《会计电算化》-第三章 账务处理

第一节账务处理系统的基本功能

及处理流程

一、账务处理系统的基本功能用友ERP-U8软件中的总账系统即为账务处理系统，该系统汇集了工资管理系统、固定资产管理系统、应收系统、应付系统、项目管理系统、成本管理系统等全部经济业务的信息，从而获得以上系统所提供的凭证，对这些凭证进行处理。账务处理系统的基本功能示意如图3-1所示。返回下一页第一节账务处理系统的基本功能

及处理流程二、账务处理系统的处理流程账务处理系统的具体处理流程如图3-2所示设置，可根据企业特点进行相应的设置;完成初。首先进入总账系统，对总账系统进行初始始设置后开始进行填制凭证、记账等日常业务;到月末进行结账工作;到年末需要建立新年度账、接转上年数据，就可以进行下一会计年度的账务处理了。返回上一页第二节系统安装与管理一、系统安装运行环境是数据的载体，所以运行环境的配置优劣对系统运行效率来讲，无疑是至关重要的。(一)安装MicrosoftSQLServer2000在安装用友ERP-U8则务软件之前，需先安装MicrosoftSQLServer2000数据库软件。(二)IIS的安装如果击要部署网络版B/S结构的则务系统，还击要安装IIS组件。返回下一页第二节系统安装与管理(三)安装用友ERP-U8在配置好用友ERP-U8所需的硬软件环境后，方可安装用友ERP-U8。具体安装步骤如下:(1)将用友ERP-U8[V8.50]的安装光盘放入光驱，双击其中的Setup.exe程序，将提示安装所需要的补丁程序。(2)如用户己安装补丁程序，则可单击“确定”按钮，启动安装向导，如图3-3所示。如没有安装补丁程序，则需退出用友ERP-U8的安装程序，安装所需要的补丁程序。(3)单击“下一步”按钮，可打开“许可证协议”对话框，如图3-4所示。返回下一页上一页第二节系统安装与管理(4)阅读完许可证协议后，单击“是”按钮，可打开“客户信息”对话框，如图3-5所示。输入相应信息后，单击“下一步”按钮，可打开“选择目的地位置”对话框，如图3-6所示。(5)根据用户需要选择相应的安装位置后，单击“下一步”按钮，可打开“安装类型”对话框，如图3-7所示。(6)选择系统默认安装类型后，单击“下一步”按钮，可打开“选择程序文件夹”对话框，如图3-8所示。(7)选择系统默认的选项，单击“下一步”按钮，系统自动开始进行安装，如图3-9所示。返回下一页上一页第二节系统安装与管理(8)安装完毕后，单击“完成”按钮，如图3-10所示，计算机自动重启。(9)至此，用友ERP-U8的安装过程结束，任务栏内将出现该U8管理服务的图标。二、系统管理用友ERP-U8系统管理对各个模块进行统一管理和维护。它的卞要功能包括以下四方面:1.账套管理2.年度账套管理3.角色与用户管理4.日志管理返回下一页上一页第二节系统安装与管理(一)启动系统管理具体操作步骤如下:(1)选择“开始”|“所有程序”|“用友ERP-U8”|“系统服务”|“系统管理”，可打开“用友ERP-U8[系统管理]”窗口。(2)选择“系统”|“注册”，打开“登录”对话框，选择所登录的服务器，输入操作员名称登录密码，单击“确定”，即可登录系统(如是第一次进入系统管理，操作员设为admin,admin是用友系统默认并固定的，密码为空，可修改)，如图3-11所示。返回下一页上一页第二节系统安装与管理(3)如用户要修改密码，选中“改密码”复选框，单击“确定”按钮，可打开“设置操作员口令”对话框。输入新密码后，单击“确定”按钮，可用新密码升录到“用友ERP-U8[系统管理]”窗口。(二)建立账套具体操作步骤如下:(1)选择“开始”|“程序”|“用友ERP-U8”|“系统服务”|“系统管理”，则可进入“用友ERP-U8[系统管理]”窗口。(2)选择“账套”|“建立”，则可进入“创建账套一账套信息”对话框，如图3-12所示。返回下一页上一页第二节系统安装与管理(3)在“账套号”文本框中输入新建账套的编号，在“账套名称”文本框中输入账套名，“账套路径”指定了新建账套数据保存的文件夹。启用会计期系统自动默认为当月，企业也可根据实际情况修改启用会计期，如:修改启用会计期为2008年1月。然后单击“会计期间设置”按钮，可打开“会计月历”对话框，系统自动将启用会计期以前的日期设为不可修改部分，而启用会计期以后的日期，用户可以对其进行修改。单击“确定”，回到“创建账套一账套信息”对话框，单击“下一步”，可进入“创建账套——单位信息”对话框，如图3-13所示。返回下一页上一页第二节系统安装与管理(4)在“单位名称”的文本框内输入相关的信息，单击“下一步”，可进入“创建账套一核算类型”对话框，如图3-14所示。(5)设置企业使用的本位币代码和名称，从下拉列表框中选择企业的类型以及行业的性质，这单选择账套主管，设置是否“按行业性质预置科目”预置会计科目。单击“下一步”，则可打开“创建账套一基础信息”对话框，如图3-15所示。(6)根据企业实际情况设置完毕后(如果企业客户供应商不多、无外币核算，则可不选相关复选框)，单击“完成”，会出现一个信息提示框，单击“是”，系统可开始创建账套。创建账套完毕后，可打开“分类编码方案”对话框，如图3-16所示。返回下一页上一页第二节系统安装与管理(7)单击“退出”，可进入“数据精度定义”对话框，如图3-17所示。(8)单击“确认”后，可出现一个信息提小对话框，询问是否进行系统启用的设置，如图3-18所示。(三)角色和用户为了加强企业内部控制中权限的管理，增加了按角色分工管理的理念，加大控制的广度、深度和灵活性。角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。用户则是登录系统，进行具体使用操作的操作员如:出纳刘强，会计吴新等。返回下一页上一页第二节系统安装与管理设置角色和用户具体操作步骤如下:(1)以系统管理员的身份进入系统管理。(2)选择“权限”|“角色”，可打开“角色管理”对话框，如图3-19所示。(3)单击“增加”，可打开“增加角色”对话框，可根据企业的实际击要增加角色，如图3-20所示。(4)角色增加完毕后，单击“退出”，回到“角色管理”对话框，可看到“角色名称”列表框中所增加的角色，如图3-21所示。(5)单击“退出”，回到系统管理，选择“权限“|“用户”，可打开“用户管理”对话框，如图3-22所示。返回下一页上一页第二节系统安装与管理(6)单击“增加”，可打开“增加用户”对话框，根据企业的击要设置用户的“编号”、“姓名”、“所属角色”等，如图3-23所示。(7)同上操作，增加以下用户，如表3-1所示。(8)增加完用户后，单击“退出”，回到增加用户后的“用户管理”对话框，如图3-24所示。(9)设置好用户后，单击“退出”，回到系统管理，选择“权限”|“权限”，可打开“操作员权限”对话框，如图3-25所示。返回下一页上一页第二节系统安装与管理(10)如需修改某个操作员权限，则在左窗格中选择该操作员后，单击“修改”，可打开“增加和调整权限”对话框，如图3-26所示。(11)权限设置完毕后，单击“退出”，再次回到“系统管理”窗口(四)系统管理员和账套主管权限比较返回上一页第三节系统初始化一、基础信息初始设置(一)进入企业门户(二)启用系统(三)编码方案(四)数据精度(五)设立数量资金辅助账1.存货分类存货分类用于设置存货分类编码、名称及所属经济分类，存货分类最多可分八级，编码总长度不得超过二十位，每级级长可由用户自由定义。返回下一页第三节系统初始化2.计量单位库存商品的计量单位可以设置一个也可以设置多个，其设置应根据企业的需要而定。3.存货档案设置存货资料卞要是为了便于购、销、存管理，加强存货成本核算。存货资料应按照己经定义好的存货编码原则定义。(六)设置会计科目在企业门户中，选择“基础档案”|“财务”|“会计科目”，可打开“会计科目”窗口如图3-27所示。返回下一页上一页第三节系统初始化1.增加会计科目2.修改会计科目3.删除会计科目4.指定会计科目5.辅助核算设置(七)设置凭证类别在企业门户中，选择“基础档案”|“财务”|“凭证类别”，可打开“凭证类别预置”对话框，如图3-28所示。应根据需要进行选择，本例选择“记账凭证”，单击“确定”，可打开“凭证类别”对话框，如图3-29所示。返回下一页上一页第三节系统初始化(八)设置结算方式在企业门户中，选择“基础档案”|“收付结算”|“结算方式”，单击“增加”，输入“结算方式编码”

“结算方式名称”，根据需要选择“是否票据管理”。设置完后，单击“保存”，如图3-30所示。二、总账系统初始设置(一)进入总账系统(二)选项的设置(三)期初余额的录入选择“设置”|“期初余额”，可打开“期初余额录入”窗口，如图3-31所示。返回上一页第四节日常业务处理一、凭证和记账的日常业务处理(一)填制凭证记账凭证是总账系统日常业务处理的起点，也是数据查询的最卞要来源。填制凭证是日常业务处理的开始，也是最频繁、最基础和最繁杂的工作。电子账簿、报表等的准确性与完整性完全依赖于记账凭证。(二)修改凭证尽管系统本身内嵌了多种错误控制的功能，但错误还是有可能发生。如果在填制或审核凭证时发现凭证有误则可对错误凭证按要求进行修改。返回下一页第四节日常业务处理(三)作废凭证(四)整理凭证如果需要将作废凭证彻底删除，则可通过凭证整理功能来完成。(五)出纳签字(六)主管签字(七)审核凭证为了防止凭证填制过程中的错误和舞弊行为，击要对凭证的正确性和合法性等进行检查核对，以保证记账凭证的正确无误，保障账务处理的正确合法。返回下一页上一页第四节日常业务处理(八)科目汇总科目汇总是对记账凭证所有科目进行汇总，并牛成一张科目汇总表。(九)记账记账凭证经填制、出总账、明细账、日记账、纳签字、主管签字、审核签字后，可进行记账处理，即可用来登记部门账、往来账、项目账以及备查账等。(十)取消记账返回下一页上一页第四节日常业务处理二、账表的查询账表是由专门的格式及相互联系的账页组成，依据审核无误的凭证登记，能全面、系统的汇总、整理会计资料。在用友ERP-U8总账系统中，有多种账表，包括总账、明细账、多栏账、余额表、日报表、辅助账等。在总账系统中提供了强大的查询功能，能有效地实现总账、明细账和凭证的联查功能。(一)总账与明细账查询1.总账查询总账又称总分类账，它是以一级账户设置，为编制资产负债表、损益表、现金流量表等会计报表提供资料。返回下一页上一页第四节日常业务处理2.明细账查询明细账又称明细分类账，它是以明细账户设置的，可反映总账的详细情况，为编制会计报表提供资料，为进行会计分析提供信息。(二)余额表查询在余额表中，可以查询总账科目、明细科目本期发生额、累计发生额及余额。(三)序时账与多栏账查询1.序时账管理企业如需查询按时间的先后顺序排列每笔经济业务的明细数据，可查询序时账。返回下一页上一页第四节日常业务处理2.多栏账管理在多栏账中，企业可以根据需要来设置多栏明细账，可按明细科目自由设置不同样式的多栏账。三、出纳的日常业务处理以出纳员的身份进入总账系统的出纳模块，可进行出纳的日常业务处理。出纳日常卞要包括日记账管理、资金日报管理、出纳账簿打印以及支票登簿管理等。返回下一页上一页第四节日常业务处理(一)日记账日记账包括现金日记账和银行日记账(二)资金日报企业如需查询现金、银行存款每日的发生额和余额，则可通过查询“资金日报表”来得知。(三)支票登记薄通过支票登记簿，可以记录领用部门、领用人、支票号等内容。返回上一页第五节期末处理一、出纳的期末处理在用友ERP-U8中，出纳业务的期末处理实际在会计实务中就是将银行对账单与企业的银行存款账进行核对，最后编制银行存款余额调节表，这样更方便查阅及使用。银行对账工作包括输入银行对账期初数据、输入银行对账单、银行对账、余额调节表查询、查询对账勾对情况、核销银行对账、长期未达账审计。

(一)输入银行对账期初数据为能顺利进行银行对账工作，在对账前，必须先将日记账、银行对账单期初未达项录入到出纳系统中。返回下一页第五节期末处理(二)输入银行对账单在总账系统中，“银行对账单”模块卞要用于录入、查询和引入银行对账单(在此功能中显示的银行对账单为启用日期之后即报告期的对账单)。(三)银行对账在总账系统中，银行对账模块采用自动对账与手工对账相结合的方式。1.自动对账返回下一页上一页第五节期末处理2.手动对账账务处理时将多张支票汇总编制成一张凭证的情况下，会造成银行日记账业务记录与对账单业务记录不能一一勾对，需要手动对账。(四)余额调节表查询在完成对账后，便可查询银行存款余额调节表，以检查对账是否正确。(五)查询对账匀对情况“查询对账勾对情况”模块主要用来查询单位日记账和银行对账单的对账结果。返回下一页上一页第五节期末处理(六)核销银行账核销银行账模块卞要功能是将核对无误的己达账删除并只保留未达账。二、总账的期末处理总账的期末处理包括转账定义、转账生成、对账、结账几部分。(一)转账定义1.自定义转账返回下一页上一页第五节期末处理2.对应结转有两个或两个以上的上级科目的下级科目及辅助项有一一对应关系，将其余额一对一结转或一对多结转，在“对应结转”模块中只结转期末余额。3.销售成本结转设置4.汇兑损益汇兑损益模块卞要用于期末自动计算外币账户的汇总损益，并在转账生成中自动生成汇总损益转账凭证。5.期间损益期间损益模块主要用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，及时反映企业利润的盈亏隋况。返回下一页上一页第五节期末处理(二)转账生成每月月末执行“转账生成”即可按已经定义好的自动转账凭证生成新的凭计的凭证将自动追加到凭证模块的未记账凭证中去。在总账系统中，选择“期末”|“转账生成”，可打开“转账生成”对话框，如图3-32所示，即可分别进行各种转账凭证生成操作。1.自定义转账生成2.销售成本结转生成返回下一页上一页第五节期末处理(三)对账只有记账凭证输入正确，计算机自动记账后各种账簿才会是正确的、平衡的，但由于一些特殊原因，可能会引起账账不符。为了保证账账相符，确保会计电算化核算的正确性和完整性，期末结账前应首先完成对账工作。(四)结账为符合会计制度的要求，在总账系统中设置了“结账”模块，结账只能每月进行一次。返回上一页第六节系统维护一、设置备份计划置备份计划可自动定时对设置好的账套进行输出备份，即输出账套。具体操作步骤如下:(1)以系统管理员身份进入系统管理，选择“系统”|“设置备份计划”，可打开“备份计划设置”对话框，如图3-33所示。(2)单击“增加可打开“增加备份计划”对话框，如图3-34所示。(3)设置好后，单击“增加”，然后单击“退出”，可返回“备份计划设置”对话框。(4)单击“退出”，完成备份计划的设置。返回下一页第六节系统维护二、手工备份与恢复(一)账套输出1.账套备份输出账套功能是指将所选的账套数据进行备份输出。2.年度账备份年度账的输出作用和账套输出的作用相同。(二)账套恢复1.账套引入账套引入功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。返回下一页第六节系统维护2.年度账引入年度账操作中的引入与账套操作中的引入含义基本一致，所不同的是年度账操作中的引入不是针对某个账套，而是针对账套中的某一年度的年度账进行的。三、系统数据升级系统数据升级模块可一次将数据升级。具体操作步骤如下:(1)以系统管理员的身份进入系统管理，选择“系统’|“升级级SQLServer数据”，可打开“升级SQLServer数据库”对话框，如图3-35所示。返回下一页上一页第六节系统维护(2)选择需要升级的账套和该账套的年度账，单击“确认”，系统开始进行升级。四、SQLServer数据库服务器维护SQLServer数据库服务器维护包括:(1)备份数据库(2)定时备份数据库(3)恢复数据库(4)分离数据库(5)附加数据库返回下一页上一页第六节系统维护(三)恢复数据库当系统遇到灾难性故障，如系统崩溃，磁