工作联络单管理制度

工作联络单管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司内部及对外工作事务的沟通与协作流程，明确工作指令、信息传递及任务跟进的责任与时效，确保各项工作高效、有序进行，特制定本制度。本制度旨在减少沟通壁垒，提高工作协同效率，保障信息传递的准确性与可追溯性。第二条适用范围本制度适用于公司内部各部门之间、以及公司与外部合作单位（若有明确约定）在日常工作中涉及的非紧急、需书面记录和跟踪的事务联络。凡以书面形式发起、涉及工作任务指派、信息告知、问题协调、结果反馈等事宜，均应遵循本制度。第三条基本原则工作联络单的使用与管理应遵循以下原则：1.必要性原则：确属需要书面记录、跨部门协作或有明确时限要求的事务，方可使用工作联络单。2.准确性原则：联络单内容应真实、清晰、完整，避免歧义与模糊表述。3.及时性原则：联络单应及时发起、及时传递、及时处理、及时反馈，确保工作不延误。4.规范性原则：联络单的格式、填制、流转、归档等均应符合本制度规定。5.可追溯性原则：联络单及其处理过程应留有记录，便于查询与追溯。第二章联络单的构成与填制第四条联络单的基本构成标准工作联络单应包含以下核心要素：1.联络单编号：由发起部门按一定规则编制，便于识别与归档。2.发起部门/发起单位：明确发起联络事项的部门或外部单位。3.发起日期：填写联络单提交的日期。4.联络主题：简明扼要地概括联络事项的核心内容。5.接收部门/接收人：明确负责处理或知晓该联络事项的部门或具体人员。6.联络事由与具体内容：详细阐述联络的背景、目的、具体需求、期望达成的结果等。如需附件支撑，应注明附件名称及数量。7.要求完成时限/期望反馈日期：明确提出任务完成或信息反馈的截止日期及时点（如适用）。8.发起部门负责人审批：由发起部门负责人对联络事项的必要性及内容进行审核。9.接收部门处理意见/结果反馈：由接收部门或接收人填写对联络事项的处理方案、进展情况、最终结果等。10.处理人/反馈人签字：接收部门具体处理人员或反馈人员的签字确认。11.其他需说明事项：根据实际情况需要补充的其他内容。第五条联络单的填制要求1.内容真实完整：填制人应确保所填信息真实无误，内容完整清晰，避免使用模棱两可或易产生误解的词汇。2.语言规范简洁：使用规范的书面语言，表述力求准确、简洁、专业。3.编号规则统一：联络单编号可采用“部门简称-年份-月份-流水号”的形式，具体规则由各部门自行统一并报备行政部（或指定管理部门）。4.责任明确：涉及任务指派的，应明确具体的对接人和责任。5.字迹清晰（如为纸质版）：若采用纸质联络单，手写部分应字迹工整，易于辨认；电子版则应格式规范。6.审核把关：联络单在正式发出前，应由发起部门负责人进行审核，确保联络事项的必要性和内容的适宜性。第三章联络单的流转与处理第六条联络单的提交与接收1.联络单填制完毕并经发起部门负责人审核后，方可提交给接收部门或接收人。2.提交方式可根据公司实际情况选择，如纸质版当面递交并要求签收、电子版通过指定办公系统或邮件发送并要求回执确认。重要联络单建议采用可追溯的方式提交。3.接收部门或接收人在收到联络单后，应及时确认接收。对于不符合填制要求或信息不全的联络单，有权退回发起部门并说明理由，要求其补充完善。第七条联络单的处理与反馈1.接收部门在确认接收联络单后，应根据联络事项的性质和紧急程度，及时安排相关人员进行处理。2.对于有明确时限要求的联络事项，处理人应在规定时限内完成，并将处理结果或进展情况清晰、准确地填写在联络单的反馈栏内，经本部门负责人审核（如必要）后，反馈给发起部门。3.若联络事项复杂，无法在规定时限内完成，接收部门应提前与发起部门沟通，说明原因，并协商新的完成时限。4.发起部门在收到反馈后，应对处理结果进行确认。如对结果有异议，应及时与接收部门沟通协调。第八条联络单的归档与查阅1.联络单处理完毕后，发起部门与接收部门均应将其（包括电子版或纸质版复印件）作为工作资料进行归档保存。归档应按照部门、年份、事项类型等方式进行分类，便于日后查阅。2.联络单的保存期限应根据公司档案管理相关规定执行，一般不应少于规定的最低保存年限。3.因工作需要查阅已归档联络单的，应遵循公司档案查阅规定，经相关负责人批准后，方可查阅。第四章监督与责任第九条监督检查公司行政部（或指定的管理部门）负责对本制度的执行情况进行日常监督与定期检查，确保制度得到有效落实。各部门负责人为本部门联络单管理的第一责任人，应加强对本部门联络单填制、流转、处理及归档环节的管理与指导。第十条责任追究1.对于不按规定填制、提交联络单，或在联络单流转、处理过程中出现推诿扯皮、延误处理、反馈不实等情况，导致工作失误、效率低下或造成不良影响的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评，直至与绩效考核挂钩。2.严禁利用联络单传递与工作无关的信息，或进行恶意联络、虚假汇报。违反者将按公司相关规定严肃处理。第五章附则第十一条制度解释本制度由公司行政部（或指定的管理部门）负责解释。第十二条制度修订本制度根据公司发展及实际运作情况，可适时进行修订。修订程序由行政部（或指定的管理部门）发起，征求相关部门意见后