电子档案归档实施方案

电子档案归档实施方案一、总则为规范电子档案归档工作，保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，提升档案管理数字化、规范化水平，结合本单位档案工作实际，制定本方案。本方案所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件及其元数据。电子档案归档范围覆盖办公自动化系统、业务管理系统、财务系统、人事管理系统、工程项目管理系统、音视频采集设备等形成的各类电子记录。电子档案归档管理遵循以下原则：（一）统一管理原则。所有电子档案由档案管理部门集中统一管理，任何部门和个人不得拒绝归档、分散保存或据为己有。（二）前端控制原则。在业务系统设计、开发和电子文件形成阶段即介入归档管理要求，确保归档要素在源头齐全、规范。（三）全程控制原则。对电子文件形成、流转、办理、归档、保存、利用、移交等环节实施全过程管理，做到来源可溯、去向可查、责任可究。（四）安全保密原则。严格执行信息安全等级保护和保密管理规定，防止档案数据丢失、泄密、非法篡改和未经授权利用。本方案适用于本单位各职能部门、下属机构及临时机构在履行职责过程中产生的电子文件归档管理。涉及国家秘密的电子档案，按照国家和本单位保密管理有关规定执行。二、组织管理与职责分工成立电子档案归档工作领导小组，由单位分管档案工作的领导任组长，档案管理部门、信息化部门、业务部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调电子档案归档工作，审定归档管理制度和年度工作计划，研究解决跨部门数据对接、系统改造、资源保障等重大问题。档案管理部门是电子档案归档工作的归口管理部门，主要职责包括：制定电子档案归档范围、保管期限和整理规范；组织电子档案的接收、审核、登记、保管和利用；对各部门电子文件形成和整理情况进行监督检查；组织电子档案归档业务培训；定期开展电子档案保存状况检查和数据迁移。信息化部门负责电子档案归档的技术支撑和系统保障，主要职责包括：建设、维护电子档案管理系统及其与各业务系统的归档接口；保障网络、服务器、存储设备安全稳定运行；落实数据备份和容灾措施；配合档案管理部门完成系统升级、数据迁移和格式转换；负责电子档案管理系统的权限管理和安全审计。各业务部门是电子文件形成和初步整理的责任主体，主要职责包括：按照归档范围和要求，完整采集本部门业务活动中形成的电子文件；完成电子文件的分类、命名、格式转换和初步鉴定；按时向档案管理部门提交电子档案数据；配合完成数据补录、质量整改和真实性确认工作。各部门应指定至少一名专兼职档案员，承担本部门电子档案日常整理、录入、上传、核对和移交等具体事务。档案员调整时，应办理工作交接手续，确保归档工作连续稳定。三、归档范围与保管期限电子档案归档范围按照本单位文件材料归档范围和档案保管期限表执行。凡在职能活动中形成的具有查考、凭证和保存价值的电子文件，均须归档。具体归档门类和主要电子文件类型如下：序号归档门类主要电子文件类型主要形成系统保管期限1文书类通知、请示、批复、报告、会议纪要、计划、总结、简报、制度办法办公自动化系统永久、30年、10年2财务类会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务申报材料财务系统永久、30年3人事类干部任免、考核、奖惩、职称评审、工资审批、培训记录人事管理系统永久、30年4合同类合同、协议、补充协议、招投标文件、履约文件合同管理系统永久、30年5项目类立项审批、设计图纸、施工记录、验收文件、竣工资料项目管理系统永久、30年6声像类重要会议、重大活动、工程现场照片、录音、录像音视频采集设备、多媒体系统永久、30年7专业业务类审批件、证照、执法记录、检测报告、成果数据各业务平台永久、30年、10年8网页类单位门户网站重要栏目页面、专题报道、信息公开记录网站管理系统30年、10年9数据库类重要业务数据库抽取的归档快照、报表、分析数据各业务数据库永久、30年10电子邮件重要公务电子邮件及附件、往来函件邮件系统30年、10年保管期限的判定以电子文件内容价值为依据，不以载体形式为转移。同一事项形成的不同载体档案，保管期限应保持一致。对没有明确列入期限表的电子文件，由业务部门提出初步意见，档案管理部门审核，报领导小组审定后执行。四、归档时间与归档方式电子档案归档实行定期归档与实时归档相结合的方式。各部门应在电子文件办结后五个工作日内完成初步整理，每月底前将当月形成的电子文件批量提交归档系统；年度电子档案应于次年三月三十一日前完成上年度全部归档工作。涉及重大活动、重要会议、重大突发事件、重要工程的电子文件，应在活动结束或事项办结后十五个工作日内归档。对实时性要求较高的电子文件，可通过系统接口实现办理完毕即自动归档。在线归档是电子档案归档的主要方式。各业务系统应与电子档案管理系统建立规范的数据接口，实现电子文件及其元数据在线移交。对无法通过系统接口传输的电子文件，可采用经过登记的移动存储介质离线移交，但须同时提交电子文件目录、元数据说明和内容真实性承诺。离线移交的存储介质应经过病毒检测和可读性验证，移交后由档案管理部门统一登记保管。五、电子档案归档流程电子档案归档流程包括形成捕获、整理分类、格式转换、元数据采集、组件组卷、质量检测、提交审核、接收登记和入库保存等环节。（一）形成捕获。各业务系统应在电子文件形成时自动捕获文件内容、责任者、形成时间、文号、事由、载体类型、存储格式、系统环境等基本信息。对无法自动捕获的信息，由业务经办人或档案员手工补录。捕获的信息应保持原始状态，不得擅自修改。（二）整理分类。业务部门按照本单位档案分类方案，对电子文件进行科学分类，确定所属门类、类别和保管期限。分类应遵循内容相关性和形成规律，同一事项的电子文件应保持有机联系，不得人为割裂。（三）格式转换。对不符合归档格式要求的电子文件，应转换为标准归档格式。转换时应保留文件内容和版面格式，不得降低内容完整性。对无法转换的专用格式文件，应同时归档原始格式文件、可读取软件说明或转换后的通用格式副本。（四）元数据采集。按照电子档案元数据方案采集文件级、案卷级元数据，包括标识信息、内容信息、背景信息、结构信息、保存信息和权限信息。元数据应随电子文件一并归档，形成完整的归档信息包。（五）组件组卷。电子文件经整理后，按规范命名、排列，形成电子档案组件。需要组卷的，应在系统中建立卷内文件目录，明确卷内文件顺序和关联关系。电子档案命名应简明、规范，包含责任者、事由、文号、日期等要素，避免使用默认文件名或无意义字符。（六）质量检测。归档前应进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，发现问题及时整改。检测未通过的电子文件不得提交归档。（七）提交审核。业务部门档案员将整理完毕的电子档案数据提交档案管理部门审核。档案管理部门重点审核归档范围是否齐全、保管期限是否准确、元数据是否完整、格式是否规范、内容是否清晰可读。（八）接收登记。审核合格的电子档案由档案管理部门办理接收手续，生成归档登记号，记录归档时间、数量、数据量、来源部门、责任人等信息。审核不合格的，退回原部门限期整改后重新提交。（九）入库保存。已接收的电子档案由档案管理系统按存储规则自动分配存储位置，完成入库登记和索引建立。入库后应进行核验，确保数据可读、关联正确、权限有效。六、电子档案格式与元数据要求电子档案归档格式应符合长期保存和开放利用要求。优先采用国家标准或行业推荐的开放格式，严格控制专有格式归档。各类型电子文件归档格式如下：文件类型优先归档格式可接受归档格式备注文本文件OFD、PDF/A、XMLDOCX、DOC、TXT需同时保留可转换版本表格文件ODS、XLSX、CSVXLS、ET复杂公式需说明图片文件TIFF、JPEG、PNGBMP、GIF重要图片优先TIFF音频文件WAV、MP3、AACWMA、FLAC重要录音优先WAV视频文件MP4、AVI、MXFMOV、WMV重要录像优先无损或高质量数据库文件XML、CSV、SQL导出集DBF、MDB需附数据字典邮件文件EML、MSGPST导出的EML需含附件和头信息网页文件WARC、HTML+图片PDF快照需完整保留链接关系压缩文件ZIP、RAR7Z禁止加密压缩电子档案元数据是描述文件内容、结构、背景和管理过程的数据，是电子档案真实性、完整性和可用性的重要保障。元数据采集应覆盖文件生命周期各阶段。基本元数据元素如下：元数据类别主要元素采集阶段是否必填标识信息档号、归档登记号、文件编号、URI归档、接收是内容信息题名、主题词、摘要、分类号、保管期限形成、整理是背景信息责任者、形成时间、主办部门、事由、文种形成是结构信息文件格式、版本、大小、页数、文件关系形成、整理是保存信息存储路径、校验值、保存格式、迁移记录接收、保存是权限信息密级、开放状态、利用范围、访问控制整理、接收是管理信息归档日期、归档人、审核人、处置记录归档、接收是元数据应以结构化方式随电子文件一并归档，不得与文件内容分离。对原有元数据不完整的电子文件，应通过系统补录、人工核实等方式补充完善，确保元数据能够准确说明电子文件的形成背景和管理过程。七、电子档案质量检测电子档案质量检测是确保归档质量的关键环节。检测工作应覆盖归档前、接收时和入库后三个阶段。归档前由业务部门进行自查，接收时由档案管理部门进行审核检测，入库后由档案管理系统定期自动巡检。质量检测主要围绕真实性、完整性、可用性和安全性四个方面开展。各项检测指标如下：检测类别检测指标检测方法合格标准真实性来源可靠、内容未被篡改、责任者明确校验值比对、电子签名验证、元数据核查形成过程和流转记录可追溯完整性文件数量齐全、元数据完整、结构完整目录核对、元数据项检查、文件关系验证无遗漏、无缺失可用性文件可打开、内容可读、格式有效格式识别、打开验证、软硬件环境检测归档格式可正常读取安全性无病毒、无恶意代码、权限合规病毒扫描、权限检查、加密验证数据安全可控检测中发现的问题应记录在案，明确整改责任人和整改时限。对内容缺失、无法读取或存在安全风险的电子文件，应退回形成部门重新整理。对确实无法补齐的电子文件，应说明情况，经档案管理部门同意后附说明材料归档。检测记录应作为电子档案管理台账长期保存。八、电子档案存储与备份电子档案存储遵循分级存储、集中管理、安全可靠的原则。在线电子档案存储于档案管理部门专用存储阵列，采用冗余配置，确保数据不因单一硬件故障丢失。利用频率较高的电子档案保存在在线存储，利用频率低的保存于近线存储或离线介质。离线存储介质应选用符合长期保存要求的蓝光光盘、磁带或质量可靠的移动硬盘，并实行定期检测和迁移。存储路径和命名应规范统一。电子档案管理系统应根据档案分类方案和档号规则自动分配存储位置，禁止人工随意建立文件夹或修改文件存储路径。存储卷标、目录结构和文件命名应保持清晰，便于检索和迁移。电子档案备份实行多套、多介质、异地存放策略。至少保存三套电子档案数据，其中一套为在线利用数据，一套为本地离线备份数据，一套为异地备份数据。备份频率根据数据更新情况确定，在线数据每日增量备份，每周全量备份；离线备份每季度更新一次；异地备份每半年更新一次。重要电子档案在接收后三个工作日内完成首次备份。备份数据应定期进行可恢复性验证，每年至少进行一次恢复演练，确保备份数据在需要时能够完整恢复。备份介质应登记造册，注明备份内容、时间、数据量、校验值、责任人等信息。对达到保存年限或损坏的备份介质，应按照销毁规定处理，并做好销毁记录。九、电子档案安全与保密电子档案安全管理贯穿归档、保存、利用和移交全过程。档案管理部门应会同信息化部门建立电子档案安全防护体系，落实网络安全、系统安全、数据安全和人员安全管理措施。电子档案管理系统应实行分级授权和访问控制，根据岗位职责和利用需求分配最小够用权限。档案管理员、系统管理员、安全审计员权限应相互分离，形成相互制约。对电子档案的查询、下载、打印、导出、修改、删除等操作，系统应自动记录日志，日志保存期限不得少于电子档案保管期限。电子档案数据应采取加密存储、加密传输等措施，防止数据在存储和传输过程中被窃取、篡改。涉及国家秘密、工作秘密和敏感信息的电子档案，应单独存储、单独授权、单独管理，不得与普通电子档案混存混管。各部门应加强电子档案归档人员管理，与涉密岗位人员签订保密协议，定期开展安全保密教育。归档人员离岗时，应收回系统权限，办理交接手续。对违反电子档案安全管理规定，造成数据丢失、泄密或其他损失的，依据有关规定追究责任。十、电子档案利用与移交电子档案利用应以服务本单位工作为宗旨，在保障安全的前提下提高利用效率。档案管理部门应建立电子档案利用审批制度，明确利用权限和流程。利用人员经审批后，可在电子档案管理系统中在线阅览、检索和下载。对涉及敏感信息的电子档案，应根据权限提供目录检索或受限阅览，不得开放全文下载。电子档案利用应全程留痕。系统应记录利用人、利用时间、利用内容、利用方式和用途。对重要电子档案的下载和导出，可采取添加水印、限制打印、设置访问有效期等技术措施。未经档案管理部门同意，任何部门和个人不得擅自复制、传播电子档案内容。本单位电子档案应按国家规定向同级档案馆移交。移交前，档案管理部门应进行移交前检查，确保电子档案符合接收标准。移交内容包括电子档案数据、元数据、目录数据、检验报告和相关软件说明。移交时间按照国家有关规定和档案馆接收计划执行。移交后，本单位可根据需要留存副本，留存副本与移交数据保持一致。十一、培训与考核电子档案归档培训应纳入本单位年度培训计划，分层分类组织实施。档案管理部门负责组织电子档案归档业务培训，信息化部门负责组织系统操作和技术规范培训。培训对象包括各部门负责人、专兼职档案员和业务经办人员。培训内容包括电子档案归档范围、整理规范、系统操作、元数据填写、格式转换、质量检测、安全保密等。新入职档案员应在到岗后一个月内完成培训。系统升级、流程调整或归档规范变化时，应及时组织专题培训。培训应保留签到记录、培训材料和考核结果。电子档案归档工作纳入各部门年度绩效考核。考核指标包括归档及时率、归档齐全率、元数据完整率、格式合格率、整改响应情况等。考核结果作为部门和个人评优评先的重要依据。具体考核指标如下：考核项目考核内容目标值考核频次归档及时率规定时间内完成归档的比率不低于95%季度归档齐全率应归档电子文件实际归档比率不低于98%季度元数据完整率必填元数据项完整程度100%月度格式合格率归档格式符合规范要求比率不低于98%月度质量整改率质量问题按期整改完成比率100%季度十二、应急与风险控制电子档案管理应建立风险防控和应急处置机制，防范和应