学校收费退费管理制度

学校收费退费管理制度学校收费退费管理严格恪守教育收费相关法律法规、政策文件要求，坚持公益属性导向、公开透明运行、权责清晰对等、服务师生为本的基本原则，覆盖所有学历教育、非学历教育、自主举办培训及配套服务类收费场景，全流程规范收费项目设立、标准核定、票据管理、费用收缴、退费办理、监督问责各环节操作，坚决杜绝乱收费、乱退费、流程梗阻、损害师生及学校合法权益的行为。本制度适用于学校面向普通本专科生、研究生、非学历继续教育学员、在校接受服务的其他人员开展的所有收费行为，以及对应缴费主体符合条件的退费办理，涵盖行政事业性收费、服务性收费、代收费、合规培训收费四大类收费范畴，任何二级学院、职能部门、校属企业、学生社团、教职工个人均不得在制度框架外私自设立收费项目、制定收费标准、收取任何名义的费用，不得违规干预收费退费流程办理。学校成立收费管理工作领导小组，由校长任组长，分管财务、教学、学生工作、后勤保障的校领导任副组长，成员单位包括财务处、教务处、学生工作处、研究生处、继续教育学院、招生就业处、后勤管理处、审计处、纪检监察室、网络信息中心及各二级教学单位主要负责人，领导小组办公室设在财务处，统筹负责全校收费项目的立项审核、标准核定、公示报备、日常收缴及退费审核的扎口管理，定期召开专题会议研究收费退费管理中的重大问题、调整优化管理规则、处置相关舆情及信访事件。各成员单位严格按照权责划分履行对应职责：财务处是收费退费管理的核心执行部门，负责严格按照经核准的项目和标准收取费用、开具合规票据、办理退费资金支付、建立收费退费全量台账、定期开展收费数据核对，牵头做好收费政策的宣传解读；教务处、研究生处、继续教育学院分别负责普通本专科生、研究生、非学历继续教育学员的学籍管理、学业完成情况认定，出具与退费核算直接相关的教学服务提供凭证、学时完成证明、退学/休学/转学审批材料，准确核算学生实际完成的教学周数、课时比例、学分修读情况；学生工作处、各二级学院负责面向学生做好收费退费政策的日常宣传解释、学生退费申请材料的初步核验、家庭经济困难学生的费用减免及缓缴帮扶，跟进做好学生的思想引导，避免因收费退费问题引发学生情绪波动；后勤管理处负责学生公寓住宿、后勤配套服务类收费的基础数据核实，包括学生实际入住时长、退宿手续办理情况、服务性耗材成本核算、代收费的供应商公开招标及据实结算工作；审计处负责按年度对全校收费退费管理全流程开展内部审计，核查资金流向、流程合规性、成本核算准确性，及时发现管理漏洞并提出整改建议；纪检监察室负责受理收费退费相关的信访举报，对违规违纪行为依规依纪追责问责；网络信息中心负责缴费平台的技术运维、网络安全保障，确保缴费系统稳定运行、学生个人信息安全。学校所有收费项目必须严格对照国家及省级发布的教育收费目录清单设立，目录清单外的项目一律不得收取费用。其中行政事业性收费包括学费、住宿费、经核准的教育考试考务费，严格执行省级教育、发改、财政部门联合核定的收费标准，任何部门和个人不得擅自提高标准、扩大收费范围：学费按照不同办学层次、不同专业类别、不同培养形式对应核定的标准执行，其中中外合作办学项目、辅修双学位项目、学分制改革专业的收费标准严格履行报批程序，经省级主管部门核准后执行，严禁在核定标准外额外收取“外方学分认证费”“专业建设费”“拔尖人才培养费”等违规费用，必修课补考不得收取任何费用，重修课程收费严格按照省级教育、发改部门核定的学分收费标准执行，不得超标准收取重修费，严禁在学生转专业、专升本、评优评先、毕业答辩等环节收取“转专业费”“答辩费”“毕业证工本费”“校友卡费”等政策规定外的费用，相关环节运行成本纳入学校办学经费统一保障；住宿费按照学生宿舍硬件配置等级对应的核定标准执行，宿舍定额标准内的水电费用纳入住宿费成本，不得额外向学生收取，超定额使用的水电部分严格按照当地居民用水用电价格据实收取，定期公示水电使用明细，不得加价牟利；各类教育考试考务费严格按照国家和省级考试主管部门公布的标准代收代缴，不得加收任何服务费用。服务性收费是学校为在校学生提供由学生自愿选择的非教学计划内服务所产生的费用，涵盖上机上网服务、校园公共洗浴、直饮水供应、档案补领、校医院诊疗服务、校内体育场馆课余开放服务等，坚持学生自愿、非营利、成本补偿原则，不得强制或者变相强制服务并收费，不得将正常教学安排内的上机实验、图书馆借阅、毕业证学位证发放、学籍注册等教育教学活动范畴内的事项拆解纳入服务性收费，服务性收费标准由服务提供部门会同财务处开展全成本核算，严格扣除财政已拨付保障的运行成本，仅核算服务直接产生的耗材、人工、设备折旧支出，核算后提交收费管理工作领导小组审议，报属地发改部门备案后方可执行，面向家庭经济困难学生的服务性收费按规定设置减免通道。代收费是学校为方便学生学习生活，统一代第三方收取的费用，涵盖教材费、新生入学体检费、军训服装费、城乡居民基本医疗保险费、公寓生活用品代购费等，严格坚持自愿选择、据实结算、多退少补原则，不得在代收费过程中加价牟利，不得将代收费与学费、住宿费捆绑强制收取，严禁强制学生购买指定的教辅材料、文具、数码产品、校服等物品，严禁将捐资助学与学生入学、学籍注册挂钩：教材费按照学生实际选用教材的正版采购价格核算，每学年结束后由教务处会同财务处公示教材采购清单、采购折扣、实际支出总额，按每位学生实际领用教材的费用据实结算，结余部分全部退还学生，不得截留挪用；军训服装费、公寓生活用品代购费通过公开招标方式确定供应商，按照中标价格收取，采购全程邀请学生代表参与监督，费用直接支付给供应商，学校不得从中获取任何收益；体检费按照属地医疗保障部门公布的公立医疗机构体检服务价格标准收取，对接具备资质的医疗机构入校开展体检，据实结算。培训收费是学校利用自身教学资源面向社会或在校学生举办的合规非学历教育培训、职业技能培训、继续教育研修班所收取的费用，收费标准由培训举办单位会同财务处开展成本核算，成本范围包括授课教师课酬、场地耗材、教材资料、教学管理等直接支出，核算后提交收费管理工作领导小组审议，按照培训类别报属地教育、发改部门备案后执行，严禁与社会培训机构合作违规开展面向中小学生的学科类培训并收费，严禁以“校企合作”“订单班培养”等名义向学生收取企业培训费、就业推荐费等违规费用，严禁任何部门和教师以家委会、班费、学生会活动费等名义向学生摊派费用。所有收费项目、收费标准、收费依据、计费单位、监督投诉电话必须在学校官网、财务处缴费平台、新生入学须知、学生公寓公告栏、各二级学院公示栏长期公示，新调整的收费标准提前30天向学生和社会公示，未公示的项目一律不得收费，公示期间安排专人接受师生咨询，对学生提出的异议在3个工作日内核实回应。所有费用全部由财务处统一归口收取，通过学校官方智慧缴费平台、银行对公转账、财务处现场刷卡等合规渠道收缴，任何二级单位、个人不得私自收取学生任何费用，不得要求学生将费用转入私人账户、非学校对公账户，不得委托社会中介机构、个人代收除政策明确允许外的任何费用。严格规范收费时限：学费、住宿费按学年收取，不得跨学年预收，新生按照录取通知书载明的缴费流程，在入学报到前10天至报到日期间完成费用缴纳，老生在每学年开学注册前1周内完成学年费用缴纳；服务性收费按照学生实际享受服务的周期即时或按月收取，不得一次性预收超过1个学期的服务性费用；代收费按照对应服务开展的实际节点收取，其中教材费在每学期开学初收取当学期教材预估费用，体检费在新生入学体检前收取，医保费按照医保部门规定的参保缴费期收取；培训收费按照培训协议约定的缴费节点收取，不得一次性收取时间跨度超过3个月的培训费用。建立健全家庭经济困难学生缴费帮扶机制，学生工作处牵头落实新生入学“绿色通道”，对建档立卡脱贫家庭学生、低保家庭学生、特困救助供养学生、残疾学生、烈士子女等符合国家政策减免条件的学生，按照对应标准直接减免学费、住宿费，不得要求学生先缴费再办理减免；对暂时存在缴费困难的学生，经学生本人申请、二级学院审核、学生工作处批准，可办理最长不超过1个学年的费用缓缴，缓缴期间不得影响学生正常注册选课、参加教学活动、参与评奖评优，缓缴期内各二级学院要协助学生申请生源地信用助学贷款、国家助学金、勤工助学岗位，帮助学生筹集应缴费用，严禁因学生未缴费用采取停课、劝退、不注册学籍、扣发毕业证学位证等违规行为，对确实无力缴纳费用且符合资助条件的学生，优先通过各类资助渠道覆盖应缴费用，不得简单以欠费为由剥夺学生受教育权利，不得在公共场合公示欠费学生名单、歧视欠费学生。严格规范收费票据管理，财务处收取所有费用必须按照收费类别开具对应合规票据：行政事业性收费开具省级财政部门统一监制的行政事业性收费票据，服务性收费开具对应增值税发票，代收费根据实际情况开具财政票据或代收凭证，票据如实填写缴费人姓名、收费项目、收费金额、收费日期，不得虚开、套开、错开票据，不得向缴费人开具与实际收费项目不符的票据，票据存根按照会计档案管理要求留存归档，保管期限届满后按规定程序核销。持续优化缴费信息化服务，网络信息中心会同财务处升级智慧缴费平台功能，实现缴费项目查询、费用缴纳、电子票据即时下载、退费申请提交、退费进度实时查询等全流程线上办理，减少学生线下跑腿次数，缴费平台严格落实网络安全等级保护三级要求，强化学生个人敏感信息防护，不得泄露学生身份证号、银行卡号、联系方式等信息，平台内不得接入任何商业广告、第三方信贷产品链接，严禁引导学生使用校园贷等高风险信贷产品缴纳费用。学校办理退费严格执行“据实结算、及时高效、应退尽退”的总原则，根据缴费主体实际在校学习时间、住宿时间、服务享受情况、费用缴纳情况精准核算退费金额，不得设置不合理退费门槛、不得拖延退费时间、不得截留应退费用。针对不同收费类别明确统一的退费核算标准：学历教育学生的学费、住宿费退费方面，学生因退学、转学、提前结业等原因终止学业的，学费按照学生实际在校学习时间占当学年总教学时长的比例折算扣除，剩余部分全额退还，核算公式为：应退学费=当学年已缴学费总额×（1-当学年实际已完成教学月数/当学年总教学月数），其中当学年总教学月数按照校历公布的10个教学月计算（不含法定节假日、寒暑假），学生实际在校学习时间从学生正式注册学籍之日起计算，到学生提交退学/转学申请并经学校正式批准之日截止，学生在校学习时间未满1个月的按1个月计算，已满1个月未满2个月的按2个月计算，以此类推，在校学习时间达到或超过10个教学月的，当学年学费不予退还；学生因患病休学、应征入伍、不可抗力因素（重大自然灾害、疫情管控等）无法继续在校学习的，按照实际未开展教学服务的时长核算退费，不扣除任何违约费用，其中学生应征入伍的严格执行国家征兵工作相关学费补偿代偿政策，对应学期或学年已缴纳的学费全额退还，同步按规定办理学费补偿手续。住宿费退费参照学费核算逻辑，按照学生实际住宿时间占当学年住宿总时长的比例折算扣除，剩余部分予以退还，学生办理退宿手续后当月剩余住宿时间不足15天的按半个月计算，超过15天的按1个月计算，学生因休学、校外实习、外出交流学习等原因连续超过3个月不在校住宿且提前办理退宿手续的，对应时段的住宿费据实退还，未提前办理退宿手续私自离校的，不予退还对应时段住宿费。针对不同时间节点的特殊退费情形执行差异化标准：新生在入学报到前提出放弃入学资格的，已缴纳的学费、住宿费全额退还，不扣除任何费用；新生报到后至正式学籍注册前提出退学的，扣除不超过10%的实际已发生的教学、住宿准备成本后退还剩余费用。服务性收费退费方面，按照学生实际未享受服务的对应余额核算退费，学生预存的上网服务费、洗浴服务费、直饮水费用等，在学生提出销户申请后，账户内剩余预存金额全额退还，不得设置“预存费用概不退还”的霸王条款；学生缴纳的校医院诊疗服务费用，未实际接受诊疗的全额退还，已接受部分诊疗的扣除实际产生的诊疗费用后退还剩余部分；学生因毕业、退学等原因离校的，服务性收费账户内的剩余余额由财务处会同后勤管理部门统一梳理后主动退还，无需学生单独申请。代收费退费方面，严格执行据实结算原则，教材费在每学年结束后统一完成结算，学生领用教材总费用低于预交金额的，结余部分全额退还学生，学生中途退学的，按照已领用教材的实际采购价格扣除费用，剩余预交教材费全额退还；军训服装费、公寓生活用品代购费，学生在未领取对应物品前提出退费申请的全额退还，已领取物品的不予退还，若物品存在质量问题则无条件全额退还；城乡居民基本医疗保险费，在医保待遇生效前学生提出不参保的，全额退还代收费用并协助办理停保手续，医保待遇生效后不予退费，同步协助学生对接医保部门落实医保待遇；体检费在统一体检开展前学生提出不参加集中体检的全额退还费用，体检已完成的不予退还。培训类收费退费方面，非学历教育培训的退费严格按照培训协议约定执行且不违反教育部门相关规定：学员在培训开课前提出退学退费申请的，扣除不超过培训总费用10%的报名费、资料准备成本后剩余费用全额退还；培训开课后学员完成面授课程进度不足1/3的，扣除已完成课时对应比例的培训费及已发放的教材资料成本后退还剩余费用；完成课程进度超过1/3但不足2/3的，退还50%的培训费用；完成课程进度超过2/3的，不予退还培训费用；若学校因自身原因调整培训时间、更换核心授课教师、缩减培训课时导致学员提出退费的，不受上述课程进度限制，按照学员实际未参加的课时比例核算退费，不得扣除任何违约金；学员因患病、不可抗力、应征入伍等原因无法继续参加培训的，凭相关证明材料按照实际未完成课时比例核算退费，不扣除违约费用。其他情形退费方面，因银行转账故障、缴费平台系统错误导致学生多缴、错缴费用的，财务处发现后第一时间主动联系学生，在5个工作日内将多缴错缴费用全额退还，无需学生提交额外申请；学校因自身原因存在超标准收费、自立项目收费、强制收费等违规行为的，一经核实无条件全额退还所收费用，不得设置任何扣除条件。建立“线上线下融合、流程清晰透明、时限明确可查”的退费办理机制，常规退费按照标准化流程办理：申请提交环节，退费申请人（学生本人或委托代理人，未成年人由法定监护人代办）根据退费类别准备对应材料，包括退费申请书（明确退费原因、退费类别、本人有效收款账户信息）、原始缴费凭证，涉及学籍异动的需提供教务处/研究生处/继续教育学院出具的退学、转学、休学审批文件，涉及住宿退费的需提供后勤管理处出具的退宿手续证明，涉及培训退费的需提供培训报名凭证、课程参与进度证明，特殊原因退费的需提供对应佐证材料（如应征入伍通知书、医院诊断证明、不可抗力相关证明等），申请人可通过智慧缴费平台线上提交材料，也可线下提交至所在二级学院。初步核验环节，各二级学院或培训举办单位收到退费申请后，由专门负责的教学秘书或辅导员在3个工作日内完成材料真实性核验，重点核对学生身份信息、实际在校/参训情况，确认无误后由单位负责人签字盖章，提交至对应业务主管部门。业务审核环节，教务处、研究生处、继续教育学院、后勤管理处等业务主管部门收到初审材料后，在3个工作日内完成业务维度审核，重点核实学籍异动材料真实性、实际学习时长/住宿时长/服务享受时长/课时完成进度核算准确性，精准计算应退费金额并出具审核意见，将全部材料流转至财务处。财务复核与审批环节，财务处收到业务部门提交的退费材料后，在3个工作日内完成财务核验，重点核对学生原缴费记录、缴费金额、资金到账情况、已开具票据情况，对应退费金额进行复核，确认无误后按照学校资金支付审批权限分级报批：单笔退费金额在1000元以下的由财务处处长审批，1000元以上5000元以下的由分管财务校领导审批，5000元以上的由校长审批。涉及已开具票据的退费，学生需将原票据交回财务处作废或冲红，确实无法交回原票据的由学生出具书面情况说明，财务处按照票据管理规定办理，不得因票据问题拒绝学生合理退费申请。资金支付环节，审批完成后财务处原则上在15个工作日内将应退费用全额划转至退费申请人本人名下银行账户，不得支付给第三方个人账户，不得私自抵扣未经学生本人同意的其他费用，学生确有未结清合规欠费的，需明确告知学生并经学生签字同意后方可抵扣，对学生已经获得的国家奖助学金部分，不得作为学费抵扣部分克扣，需按照奖助学金发放规定足额保障学生权益。针对教材费结余退费、政策性统一住宿费退费等批量退费场景，简化个人申请流程，由业务主管部门统一梳理退费清单、核算退费明细，在学校官网、二级学院公示栏公示不少于5个工作日，无异议后由财务处统一批量支付到学生绑定的缴费银行卡中。针对特殊情形建立退费绿色通道：学生死亡、丧失民事行为能力的，由其法定继承人或监护人持身份关系证明、死亡证明或民事行为能力认定材料办理退费，安排专人对接优先办理，全流程压缩至10个工作日内完成；因疫情、自然灾害等不可抗力因素需要统一批量退费的，第一时间制定退费方案并向全体学生公告，不得要求学生提交不必要的证明材料，在对应学期结束前完成全部退费工作；涉及国家助学贷款抵扣学费的退费，按照助学贷款管理规定将对应资金直接退回贷款发放银行冲抵学生贷款本金，不得支付给学生个人，避免贷款资金挪用风险。所有退费申请从受理之日起，全流程办理时长不得超过30个工作日，对材料不全的申请要一次性告知申请人需要补充的材料清单，不得反复要求申请人补交无关材料，不得无故拖延、推诿。建立“内部审计+纪检监督+社会监督”三位一体的监督体系，审计处每年对全校收费退费情况开展至少一次专项审计，重点核查是否存在自立项目收费、超标准收费、强制收费、应退未退、退费核算不准确、截留挪用退费资金、私设“小金库”等问题，审计结果向收费管理工作领导小组汇报，对发现的问题建立整改台账，明确整改责任人与整改时限，跟踪整改到位；纪检监察室常态化开展收费