用人单位职业卫生档案管理规范

用人单位职业卫生档案管理规范第一章总则1.1目的依据为规范用人单位职业卫生档案管理工作，夯实职业卫生管理基础，保障劳动者职业健康权益，依据《中华人民共和国职业病防治法》《工作场所职业卫生管理规定》《用人单位职业健康监护监督管理办法》《职业病危害项目申报办法》等法律法规及规章要求，制定本规范。1.2适用范围本规范适用于中华人民共和国境内存在职业病危害的用人单位（以下简称“用人单位”），事业单位、个体经济组织等其他产生职业病危害的用工主体参照执行。煤矿、非煤矿山、化工、冶金、建材等职业病危害严重行业的用人单位应当在本规范基础上执行更严格的档案管理要求。1.3术语定义本规范所称职业卫生档案，是指用人单位在职业卫生管理活动中形成的，能够准确、完整反映职业卫生工作全流程的文字、图表、音像、电子数据等不同形式的历史记录，是职业病防治、职业病危害事故处置、职业健康权益保障的法定依据。1.4管理原则职业卫生档案管理遵循“统一领导、分级负责、真实准确、完整规范、动态更新、便于查阅”的原则，确保档案可追溯、可核查、可应用。用人单位应当对档案的真实性、完整性、合法性承担主体责任。第二章管理责任与体系建设2.1主体责任用人单位主要负责人是本单位职业卫生档案管理的第一责任人，负责保障档案管理所需的人员、场地、设备、经费等资源，明确档案管理的岗位职责与考核要求，确保档案管理工作与职业卫生其他工作同部署、同检查、同落实。2.2管理机构与人员2.2.1人员配置要求职业病危害一般的用人单位，应当指定至少1名专职或兼职人员负责职业卫生档案管理；职业病危害严重或劳动者人数超过100人的用人单位，应当设置独立的职业卫生档案管理岗位，配备专职档案管理人员，且人员应当经过档案管理与职业卫生专业知识培训，考核合格后方可上岗。2.2.2管理人员职责1.牵头制定本单位职业卫生档案管理制度、归档范围、归档流程、保存期限及销毁程序；2.指导、督促各业务部门（车间、班组）按要求收集、整理、移交职业卫生相关资料；3.负责档案的接收、分类、编号、装订、归档、存储及日常维护，确保档案不损毁、不丢失、不泄密；4.定期梳理档案动态更新需求，对到期需更新的资料及时向相关部门发出提醒；5.负责档案的查阅、借出登记，配合卫生健康行政部门监督检查、职业病诊断与鉴定、职业健康权益纠纷处置等工作的资料调取；6.定期开展档案有效性核查，按规定对超过保存期限的档案履行销毁程序。2.3管理制度建设用人单位应当建立健全以下职业卫生档案管理制度，纳入本单位整体管理体系：1.职业卫生档案分类归档制度：明确各类档案的责任收集部门、归档时限、资料要求、编号规则；2.档案存储与保管制度：明确档案存放条件、防潮、防火、防蛀、防盗、防泄密要求；3.档案查阅与借阅制度：明确查阅审批权限、登记流程、借出归还期限、资料保密要求；4.档案动态更新制度：明确各类档案的更新频率、更新责任部门、核查要求；5.档案销毁制度：明确销毁范围、鉴定流程、审批程序、监销要求；6.档案管理人员岗位责任制与考核制度：明确岗位职责、考核标准、奖惩机制。2.4基础保障要求1.档案存储场地：用人单位应当设置独立的职业卫生档案存放场所，面积满足档案存放需求，配备防潮、防火、防虫、防鼠、遮光、防盗等设施，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，避免档案受潮、霉变、损毁。2.设施设备配备：配备符合国家标准的档案柜、档案盒，电子档案存储应当配备专用服务器、移动硬盘、云存储等多重备份设备，重要电子档案应当进行异地备份，同时配备防病毒、防篡改的安全防护系统。3.经费保障：用人单位应当将档案管理所需的设施采购、人员培训、系统升级、存储介质更新等费用纳入年度职业卫生专项经费，保障足额落实。第三章职业卫生档案分类与归档内容用人单位职业卫生档案分为6大类，各类档案归档内容、责任部门、归档时限要求如下：3.1职业卫生管理类档案3.1.1归档内容1.职业卫生管理组织架构文件：包括用人单位成立职业卫生管理领导小组的正式文件、职业卫生管理部门设置文件、各级管理人员及岗位人员职责分工文件、职业卫生管理网络体系图。2.职业卫生管理制度与操作规程：包括职业病危害防治责任制度、职业病危害警示与告知制度、职业病危害项目申报制度、职业病防治宣传教育培训制度、职业病防护设施维护检修制度、个体防护用品管理制度、职业病危害监测及检测评价管理制度、建设项目职业卫生“三同时”管理制度、劳动者职业健康监护及其档案管理制度、职业病危害事故处置与报告制度、职业病危害应急救援与管理制度、岗位职业卫生操作规程，以及制度发布、修订、宣贯的相关记录。3.职业病危害项目申报资料：包括首次申报、变更申报的申报表、申报回执、卫生健康行政部门出具的申报凭证，申报内容涉及的职业病危害因素种类、分布、接触人数等支撑资料。4.职业卫生专项经费资料：包括年度职业卫生经费预算审批文件、经费使用明细台账，涉及职业病防护设施采购、检测与评价、职业健康检查、宣传培训、个体防护用品采购等费用的发票、凭证复印件。5.职业卫生日常检查记录：包括用人单位月度、季度、年度职业卫生专项检查方案、检查记录表、问题整改通知书、整改完成验证报告，以及日常巡查的原始记录。6.职业病危害事故处置资料：包括职业病危害事故应急预案、应急演练方案、演练记录、演练评估报告，若发生事故，还需包含事故报告、现场处置记录、事故原因调查分析报告、责任人处理文件、整改措施落实记录等。7.卫生健康行政部门监督执法资料：包括卫生健康行政部门出具的监督意见书、行政处罚决定书、整改要求回执，以及用人单位落实整改的全套资料。3.1.2管理要求本类档案由用人单位职业卫生管理部门负责收集整理，制度发布、组织架构调整、申报变更等动态资料应当在相关工作完成后10个工作日内归档，日常检查记录按月度归档，年度管理资料于次年1月31日前完成统一归档。3.2职业病危害因素监测与检测评价类档案3.2.1归档内容1.工作场所职业病危害因素定期检测资料：包括用人单位年度检测方案、委托的职业卫生技术服务机构资质证明文件、技术服务合同、现场采样记录、检测原始数据、正式检测报告，检测结果的公示记录，针对超标点位的整改方案、整改前后的对比检测数据、整改验收记录。2.职业病危害因素日常监测资料：包括日常监测设备的校准证书、检定证书、设备维护记录，每日/每周/每月的监测原始记录、监测数据统计分析报表，监测异常情况的处置记录。3.职业病危害现状评价资料：包括每3年（职业病危害严重的用人单位）开展的现状评价委托合同、技术服务机构资质证明、现状评价报告、专家评审意见、用人单位对评价报告中问题的整改落实方案、整改完成报告。4.工作场所职业病危害因素分布资料：包括用人单位总平面布置图、生产工艺流程图、各车间岗位布局图、职业病危害因素分布图，明确标注各岗位接触的危害因素种类、接触人数、接触时间、接触浓度/强度限值等信息。3.2.2管理要求日常监测记录按周归档，定期检测、现状评价资料在收到正式报告后15个工作日内归档，危害因素分布资料每年更新1次，生产工艺、原辅料、设备发生变化的，应当在变化后30个工作日内完成更新并归档。3.3建设项目职业卫生“三同时”类档案3.3.1归档内容1.建设项目前期资料：包括建设项目立项审批文件、可行性研究报告、职业病危害预评价委托合同、预评价报告、卫生健康行政部门对预评价报告的审核/备案回执。2.设计阶段资料：包括建设项目职业卫生专篇、职业病防护设施设计方案、专家评审意见、卫生健康行政部门对防护设施设计的审查/备案回执。3.施工阶段资料：包括职业病防护设施施工记录、设备采购合同、设备合格证明、施工监理记录、隐蔽工程验收记录。4.试运行与验收阶段资料：包括建设项目试运行方案、职业病危害控制效果评价委托合同、控制效果评价报告、职业病防护设施验收方案、验收会议记录、验收意见、验收通过的正式文件、卫生健康行政部门验收备案回执。3.3.2管理要求本类档案由建设项目负责部门牵头收集，每阶段工作完成后20个工作日内移交职业卫生管理部门归档，建设项目“三同时”全套档案应当永久保存，不得随项目投产、部门调整随意销毁。3.4职业健康监护类档案职业健康监护档案实行“一人一档”与单位汇总档案双重管理。3.4.1劳动者个人职业健康监护档案（一人一档）1.归档内容：（1）劳动者基础信息：包括姓名、性别、年龄、籍贯、身份证号、联系方式、文化程度、婚姻状况、既往病史、职业史、职业病危害接触史等，入职时填写的《职业健康状况登记表》及相关证明材料。（2）历次职业健康检查资料：包括上岗前、在岗期间、离岗时、应急职业健康检查的检查表、检查机构出具的个人检查报告、检查结果告知书（需劳动者本人签字确认）。（3）职业健康异常处置资料：包括检查结果出现异常的复查通知书、复查报告、职业病诊断申请书、职业病诊断证明书、职业病鉴定书、工伤认定决定书、劳动能力鉴定结论，以及职业禁忌证人员调离岗位通知书、调离后的岗位安排记录、职业病病人诊疗、康复、待遇发放记录。（4）其他资料：包括劳动者岗位调整涉及职业病危害因素变化的记录、个人防护用品发放签收记录、职业卫生培训记录。2.管理要求：劳动者入职后10个工作日内完成个人档案建档，每次职业健康检查结束后15个工作日内将相关资料归入个人档案，档案保存期限为劳动者离开用人单位后不少于50年，死亡劳动者档案自死亡之日起不少于20年。3.4.2单位职业健康监护汇总档案1.归档内容：（1）年度职业健康检查方案：包括检查机构资质证明、委托合同、检查批次安排、各岗位接触危害因素种类、检查项目确定依据、检查人员名单。（2）检查结果汇总分析资料：包括历次职业健康检查的汇总报告、异常人员名单、职业禁忌证人员名单、疑似职业病人员名单，针对检查结果的统计分析报告、职业健康风险评估报告。（3）异常处置汇总记录：包括职业禁忌证人员调离汇总表、疑似职业病人员处置跟踪台账、职业病病人管理台账、体检结果告知全员的公示记录。2.管理要求：本类档案由职业健康管理部门负责整理，每次职业健康检查完成后20个工作日内归档，年度汇总资料于次年2月底前完成归档，永久保存。3.5职业病防护设施与个体防护用品类档案3.5.1归档内容1.职业病防护设施资料：包括各岗位配置的通风、排毒、除尘、降噪、减振、防暑降温、防辐射等防护设施的台账，明确设施名称、型号、安装位置、投入使用时间、适用防护危害因素、责任人；设施采购合同、合格证明、使用说明书；日常维护保养记录、月度检修记录、故障维修记录、定期性能检测记录；设施报废、更新的审批记录。2.应急救援设施资料：包括应急救援设施（急救箱、洗眼器、喷淋装置、应急通风设施、个人应急防护装备等）的台账、配置分布点、定期检查记录、药品/耗材更换记录、校准检定记录。3.个体防护用品（PPE）资料：包括个体防护用品采购标准、供应商资质证明、采购合同、产品检验合格证书、LA标志证书（特种劳动防护用品）；年度发放计划、发放台账（明确发放时间、用品名称、型号、数量、领用人员签字）；PPE培训记录（包括正确佩戴、使用、维护知识的培训签到、考核记录）；PPE报废、更换记录。3.5.2管理要求防护设施台账每年更新1次，维护保养、检修记录按月度归档；个体防护用品发放记录实时归档，年度汇总资料次年1月底前完成归档；防护设施采购、报废等重要资料永久保存，日常维护记录保存期限不少于3年。3.6职业卫生宣传培训类档案3.6.1归档内容1.年度职业卫生培训计划：包括培训对象、培训内容、培训时间、师资安排、考核方式。2.主要负责人、职业卫生管理人员培训资料：包括培训通知、培训课件、考勤记录、考核试卷、卫生健康行政部门颁发的培训合格证书复印件。3.劳动者职业卫生培训资料：包括上岗前职业卫生培训、在岗定期培训的通知、培训课件、签到表、考核试卷、考核结果汇总表、培训效果评估报告；针对接触职业病危害严重岗位劳动者的专项培训记录。4.职业卫生宣传资料：包括年度宣传活动方案、宣传海报、视频、现场照片、活动总结、劳动者参与记录；《职业病防治法》宣传周专项活动全套资料。3.6.2管理要求每次培训、宣传活动结束后10个工作日内完成资料归档，培训合格证书、年度培训计划与总结永久保存，单次培训签到、考核记录保存期限不少于3年。第四章档案的编号、存储与动态管理4.1档案编号规则职业卫生档案实行统一编号，编号规则为：单位简称+ZW+档案类别代码+年度+流水号。其中档案类别代码为：职业卫生管理类：GL检测评价类：JC建设项目“三同时”类：ST职业健康监护类：JH（个人档案编号增加身份证后6位作为识别码）防护设施与PPE类：FH宣传培训类：PX示例：某公司简称“XX化工”，2024年的第1份职业卫生管理制度，编号为XX化工-ZW-GL-2024-001。4.2纸质档案管理要求1.纸质档案应当使用统一规格的档案盒装订，档案盒封面标注档案类别、年度、保管期限、起止编号，盒内放置卷内目录，明确每份文件的编号、名称、形成日期、页码。2.归档的纸质资料应当为原件，确实无法提供原件的，应当在复印件上标注“与原件一致”，并由提供部门签字盖章确认。3.纸质档案应当按编号顺序存放，便于检索，每年年底对当年归档的纸质档案进行全面清点，形成年度档案归档清单，由档案管理人员、职业卫生管理部门负责人签字确认后存档。4.3电子档案管理要求1.纸质档案归档时应当同步扫描形成电子档案，电子档案格式为PDF或不可编辑的图片格式，命名与对应的纸质档案编号一致，建立电子档案检索目录，实现关键词快速检索。2.电子档案应当采用“本地服务器+移动硬盘+云存储”三重备份，每季度对电子档案进行一次可读性检查，每年进行一次全量备份，防止数据丢失、损坏、篡改。3.电子档案的查阅、复制应当履行审批手续，敏感信息（如劳动者健康隐私、单位技术秘密）应当设置访问权限，防止信息泄露。4.4动态更新要求档案管理人员应当每季度对档案进行一次全面梳理，对以下情形及时更新档案内容：1.生产工艺、原辅料、设备发生变化，导致职业病危害因素种类、分布改变的，在30个工作日内更新危害因素分布、检测计划、职业健康检查计划等相关档案；2.劳动者岗位调整、入职、离职的，在10个工作日内更新个人职业健康监护档案、职业健康检查人员名单；3.防护设施更新、报废的，在相关工作完成后15个工作日内更新防护设施台账；4.法律法规、标准规范更新的，及时修订相关管理制度、操作规程，并归入档案。第五章档案的查阅、利用与销毁5.1查阅与借阅要求1.本单位内部人员查阅职业卫生档案，应当填写《职业卫生档案查阅审批表》，经所属部门负责人、职业卫生管理部门负责人批准后方可查阅；查阅劳动者个人职业健康监护档案的，还需经劳动者本人书面同意，且只能查阅与工作相关的内容，不得复制、泄露劳动者隐私。2.卫生健康行政部门、职业病诊断机构、劳动能力鉴定机构等依法履行职责需要调取档案的，用人单位应当如实提供，不得拒绝、隐匿、伪造。3.档案原则上不得借出，确因工作需要借出的，应当经单位分管负责人批准，办理借出登记，明确归还期限（最长不超过7个工作日），归还时档案管理人员应当检查档案完整性，确认无损坏、缺页、涂改后方可签收。5.2保密要求档案管理人员及所有接触档案的人员应当遵守保密规定，不得擅自泄露档案中涉及的用人单位商业秘密、劳动者个人健康隐私信息，违反规定造成不良后果的，依法承担相应责任。5.3销毁要求1.档案达到保存期限需要销毁的，由档案管理人员提出销毁清单，组织职业卫生管理、工会、安全管理等部门共同进行鉴定，确认无保存价值后，编制《职业卫生档