公司采购内控管理制度综述

公司选购内控管理制度

1、目的

为加强选购支配管理，规范选购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持

续供应，降低选购成本，提高公司选购效率、明确岗位职责、有效降低选购成本，

满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资选购流程，加强与各部门间的协作，物制定

本制度。

2、适用范围

适用于本公司生产用设备、原材料、帮助材料、生产用耗材等公司生产性物资选购过程，

包括出口物资的选购。

3、职责

3.1总经理负责选购管理制度的审批。

3.2选购部负责合格供方的开发和管理，合格供方物资供应实力应涵盖公司全部生产性物资需

求：对供方在制过程和生产进度限制：对供方库存的核对与限制：与供方的协调与沟通。

3.2工程部和销售部负责供应详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要忖由

工程部出图，并由销售部门经客户确认后以请购单的形式强报给选购部。

3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。

3.4财务部负责对选购物及预付款和货款的结算和给付。

4、选购闵位职责

4.1找寻物料供应来源，并分析相关市场。

4.2与供货商洽谈，并支配工厂参观、建立供货商之数据。

4.3要求报价与进行议价并做出比价分析。

4.4获得所需之物料。

4.5查证购进物料之数量与质量。

4.6建立选购业务进行顺遂所须要之数据和合格供应商名录。

4.7了解市场趋势，搜集市场供应与需求价格等适时数据加以成本分析。

4.8呆料与废料之预防与处理，

5、物资选购工作程序

5.1选购工作流程图

销售部工程部选购部财务部

注：工程部门提报的请购单，则由工程部

干脆提交选购部进入选购流程。

］拍照存档备查

5.2新供应商开发评定工作流程图

如请购的项目在《合格供应商名录》中没有找到合适的买方，需开发新供应商。新供应商开

发评定工作流程如下图：

销售部工程部选购部财务部

5.3样品管制流程图

销售部工程部选购部财务

部

OK

____V____

《顾客签评记录》।।样品保管与记录

6、请购及其规定

6.1请购的定义

请购是指某人或者某部门依据业务须要确定一种或几种物料，并依据规定的格式填写一份要求

获得这些物料的单子的整个过程。

6.2《请购单》的要素

完整的请购单应包括一下要素：

<1)请购的部门；

(2)请购物品所属项目；

(3)请购的用途；

(4)请购的物品名；

(5)请购的物品数量；

(6)请购的物品规格；

(7)请购物品的样品、图纸或技术资料等；

(8)请购的物品的需求时间：

(9)请购如有特别须要请备注；

(10)请购单填写人；

(12)选购负责人；

6.3《请购单》及其提报规定

(1)请购单应依据要素填写完整、清晰，由请购部门领导审核批准后提报工程部;

（2）请购人应刚好与客户沟通确认图纸参数等要素尽可能详细地供应应工程和选购部门：

（3）工程部进行审核，如须要图纸，工程部要附上审核后的图纸和《请购单》•起返给请购人;

（4）请购部门确认无误后把请购单与确认后的图纸一起提报给选购部门；

（5）请购人在提报请购单后是应要求选购部请购单接收人签字回执；

（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需

一并提交；

（7）遇公司业务急需的物资，部门领导不在的状况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提

报选购部门，签字确认手续后补。

（8）假如是单•来源选购或指定选购厂家及品牌的产品，请购部门必需作出书面说明。

（9）请购单的更改和补充应以书面形式由部门领导签字后报选购部。

6.4公司物资请购单的提报部门

<1）公司经营生产的物费、劳务、固定资产、工程及其他项目由工程部门提报；

（2）公司销售业务物资或样品由销售部门提报。

6.5请购单的接收及分发规定

6.5.1《请购单》的接收要点

（1）选购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否依据规定填写完整、清晰，检查

请购单是否经过部门领导审批，图纸是否经过确认，有无确认签字；

（2）接收请购单时应遵循无支配不选购，名称规格等不完整清晰不选购，图纸及技

术资料不全不选购，库存已超储积压的物资不选购的原则：

（3）联系供应商管理人员核查请购物资是否有库存，确认库存数量；

（4）对于不符合规定和已经撤销的请购物资应刚好通知请购部门。

6.5.2《请购单》的分发规定

（1）对于《请购单》选购部应依据人员分工和岗位职责进行分工处理：

（2）对于紧急请购项目应优先处理；

（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门，沟通变更供货日期;

（4）重要的项目选购前应征求公司相关领导的看法。

6.6选购周期的规定

（1）单次选购金额预算在1万元以下的零星选购项目或预算在1万元以下可市区选购

的物资及产品的选购周期不应超过5天；

（2）单次选购金额预算在1万元以上的项目比价选购，选购周期不应超过15天

（3）按订单生产的公司业务性物资销售部门应在充分考虑供应商生产实力的前提下请购部门与

选购部门共同制货日期；

（4）新产品研发及样品选购部门应特别留意沟通跟进确保生产进度和交期。

（5）请购部门应依据上述条款中规定的时间提前提报请购单，选购部如未能按时完成选购

任务时应向公司领导说明缘由；

（6）遇到紧急选购应汇报公司领导实行快速优先选购的策略：

7供方开发和选择的规定

7.1选购部开发新供应商要通过各种渠道对其进行调查摸底，通过状况汇总认为可以进行合作,

将供应商的状况登记到《合格供方登记表》中，交由工程部进行供应商资格评定。

7.2工程部应对选出的重点供方进行培训和沟通，让对方理解我公司的产品结构、工艺和理念。

7.3工程部对评定合格的供应商要在《合格供方登记表》上签字确认，由选购部录入《合格供

应商名录》与《合格供方登记表》一起存档。

8样品管制的规定

8.1选购部门要刚好跟踪供应商样品制作的过程，遇到问题要刚好反应给销售和工程部门，避

开因各方沟通不刚好造成的样品生产错误。

8.2选购部门对供应商生产产品质量、数量和工期负有跟踪和管制的责任。

8.3取得样品后选购部门要进行自检并在《样品评测表》签字确认，再与样品实物•起提交

给工程评测确认签字，最终交由销售和客户进行确认，由选购对本单进行存档备行。

9询价及其规定

9.1询价比价原则

除固定资产外单次选购金额在1万元以下项目可以自行选购；单次选购金额预算金

额在1万元以上的全部项目都应要求至少对三家以上的供应商进行询价；由三家以上供应商供

应报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评

估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

9.2低价搜寻原则:

选购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，

实现最优化选购。全部选购项目上必需向生产厂家或服务商干脆询价，原则能不通过其代

理或各种中介机构询价；

9.3询价请应细致批阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，对请购产

品的规格型号、产品工艺、及表面处理等各种信息进行了解，快速由外行变为内行。遇到问题

应刚好的与请购部门沟通：

9.4属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类假如选购周期相差不多应集中打包选购：

对于紧急请购项目应优先处理；

9.5对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以举荐选购替代品，但必需与请

购人进行沟通并征得同意由请购人在请购单背面进行背书签字；

9.6询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

9.7比价选购所询问的单位均应具备确定资质和实力，并能供应三证合一的资质证明具有供应

或完成我公司所需物资和项目的实力；

9.8比价选购应依据《询价对比分析表》的格式填写完整询价比价分析内容与请购人进行沟通,

并存档备查；

9.9在询价时遇到特别状况应书面报请公司领导批示。

10比价、议价

10.1对厂商的供应实力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

10.2对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条

件更加突出；

10.3收到供应单位第一次报价后应向请购部门领导汇报状况，设定议价目标价格；

10.4重要项目应通过确定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地

考察了解供应商的各方面的实力等；

10.5参考目标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。

10.6廉洁原则:

（1）自觉维护企业利益，努力提高选购物品质量，降低选购成本。

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

（3）严格按选购制度和程序办事，自觉接受监督。

（4）加强学习，广泛驾驭与选购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

（5）工作细致细致，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

11比价、议价结果汇总

11.1比价、议价结果汇总应依据《询价对比分析表》的格式完整列出报价、工期、付款方式

及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，依据确定依次逐一审核；

11.2如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

11.3供应商选择：

（1）具有合法经营主体者，

（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

（3）信誉良好者。

（4）客户认可的供应商。

12合同的签订及其规定。

12.1合同

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律

爱惜。广义合同指全部法律部门中确定权利、义务关系的办议。目前我们的选购工作主要涉

及工矿产品买卖合同。

合同止文应包含的要索

（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点：

（2）选购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文

件与确认图纸是合同不行分割的部分：

（3）包装要求；

（4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特别状况应注明；

<5）付款方式；

（6）工期：

（7）质量保证期;

（8）质量要求及规范:

（9）违约责任和解决纠纷的方法；

（10）双方的公司信息；

（11）其他约定。

合同签订及其规定

供应商经送样审查合格后，经总经理批准，由选购部门与选定的供应商签订合同。

交易发生争吵时，依据合同的核定条款进行处理。详细要求如F：

1）如涉及到技术问题及公司机密的，留意保密责任；

2）拟定合同条款时确定要将各种风险降低到最低；

3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包选购时要求供货方供应分项报价清单；

4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的状况时务必请厂商派代表来场帮助清点；

5）质保期确定要明确从什么时候起先并应尽量要求厂商延长产品质保期；

6）详细约定发票的供应时间及要求；

7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分依据预付款、验收款，调试

服务款、质量保证金的依次明确付款额度、付款时间和付款条件等

8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；

9）违约责任确定要详细、详细：

10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可.进行合同的签订工作；

11）合同签定签应依据《合同范本》的格式对合同初稿进行巡签审行；

12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；

13）签订的全部合同应刚好报送财务部门。并将合同原件及扫描件分别进行存档。

13付款及合同执行

13.1付款规定

1）全部已签订合同付款时应参照公司财务中的相关规定执行;

2）依据进度付款的选购项目必需确保质检合格方可付款；

3）依据公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写（资金支出审批单）或：付款

审批单），该审批单巡签完毕后提交财务部付款；

4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特别状

况限延期付款的应刚好的通知选购部并汇报公司领导。

13.2合同执行

已签订合同由选购部项目负责人负责跟进，由选购部负责人进行监督，若选购物

品（物资）无法在预定时间内交货的，选购人员须提前通知需求部门，寻求解决方法，并须

重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。

己签订的合同在执行期间，应刚好驾驭合作单位对于合同义务和责任的履行状况，跟踪并督促

其保质保量，按时履约；

合同在履行期间应依据上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应刚好协商并签订补充合同；

14报验与入库

14.1报验

（1）供应单位已经履行完毕的合同，选购部应刚好的通知工程部门共同进行验收：

（2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质量标准的相关规定执行；

（3）达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请工程部门进行质检、验收；

（4）工程部门在接到选购部报验通知后应刚好报验，并出具《选购物品验收单》，对于

质检不刚好延误生产部门运用或不能入库的状况工程部门应负主要员任；

（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。

14.2.入库

1）公司全部的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；

2）合同标的物在运达公司后选购部应刚好通知请购部门，由请购部门刚好支配卸货与搬运;

3）质检部门未刚好验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受：

4）质检部门已阅历收的产品仓库应刚好的入库，并刚好出具《入库单》：

5）外协加工件应依据原材料入库:

6）质检合格后的固定资产及服务依据公司财务规定不入库。

7）如验收不合格的，由验收部门通知选购部门，2日内办理换（退）货手续。

15、考核：

凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行惩处。

16、本制度说明权归人力资源行政部，自公布之日起执行。

17、本制度附件：

1、《选购申请单》

2、《询价对比分析表》

3、《合格供应商名录》

4、《合格供方登记表》

5、《样品评测表》

6、《合同范本》

7、《入库单》

8、《选购物品验收单》

一般选购流程表:

流程作业要求记录表单责任单位/人

、物资需求部门依据生产或经营实际须要请购单需求部门

选购申请—►1

填写请购单。

1、选购接收请购单，T脆选购或转请购单选购员

接收请购单给工程出图出参数，完成后附图返回请购工程部

―►

部门确认，完成确认后将资料返给选购请购部门

询价比价议价O

―►

1、选购人员依需求缓急，参考选购询价对比选购员

历史记录或供应商所供应的更料，至分析表

样品供应确认

―►少精选三家以上供应商进行比价和议价。

1、以满足需求部门所提出的性能、指标、样品评测选购员

供应商选择

—►品质为原则。记录表工程部

1、依优质低价原则进行选择询价对比请购部门/工

签订选购合——>

r-^i分析表程部/选购

员

、依据供需双方确定的条件签订合同选购选购员

进度跟催―►1

合同

1

1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确选购选购员

验收入库——>

认，发生异样刚好处理合同

1、按选购需求进行验收，办理入库手库管员

入库单

续/请购部门

1、库管员按已办妥的请购单、送货单整理送货单库管员

1汇总发票选购员

2、选购员依据库管员供应的相关资料进支付凭证

对帐/整理付款

资料—►行对帐，到财务部办理付款手续。