统计普法宣传资料归档管理手册

统计普法宣传资料归档管理手册一、适用范围与管理职责统计普法宣传资料归档是落实“谁执法谁普法”普法责任制、追溯普法工作成效、应对统计法治督察的核心基础性工作，所有承担统计普法任务的单位与人员必须严格遵守本手册明确的流程与标准，杜绝档案造假、缺项、遗失等问题。1.适用范围：本手册适用于各级人民政府统计机构、乡镇（街道）统计站、承担统计普法任务的机关/企事业单位/村居（社区），所有面向社会公众、统计调查对象、机关工作人员开展的统计法宣传、普法培训、法治主题活动产生的资料，均需按本手册要求归档。2.责任划分：◦单位主要负责人：对本单位普法归档工作负总责，每年12月20日前审批本年度普法档案归档清单、拟销毁档案清单。◦普法工作经办人：负责单个活动结束后5个工作日内收集完整活动资料，对资料真实性负责，缺项资料第一时间补全。◦专职/兼职档案管理员：负责资料分类、编号、入库、保管、借阅登记，每季度第一个月10日前完成上季度归档资料核查，发现缺件24小时内向对应经办人发书面催交通知。◦上级统计机构：每年1月对上一年度下级单位普法档案开展抽查，抽查比例不低于30%，抽查结果纳入年度统计法治工作考核评分。二、归档范围与分类标准并非所有与普法活动相关的零散材料都具备归档价值，只有能够完整还原活动全流程、证明普法实效、满足追溯要求的材料才纳入归档范围，避免无效材料挤占档案管理资源、降低档案检索效率。

归档资料共分3大类，具体范围如下：1.制度部署类（永久保管）包含年度普法工作计划、正式发文（带完整文号、签发页）、普法责任清单、经费预算及批复文件、普法领导小组及成员分工文件、上级下发的普法工作相关正式通知。2.活动开展类（按活动规模确定保管期限）◦线下宣传活动：活动正式方案、现场照片（不少于3张，必须包含活动主题横幅/展板特写、参与人员全景、资料发放场景，照片分辨率不低于1920*1080，逐张标注拍摄时间、地点）、宣传资料样稿（折页、手册、海报的印刷版小样+电子源文件）、参与人员签到表（含姓名、单位、联系电话，严禁代签）、物资发放签收记录、活动总结（明确标注参与人数、覆盖群体、发放资料数量）。◦线上宣传活动：平台发布截图（含发布时间、账号主体、公开发布时的阅读/播放量数据）、短视频/图文/直播原文件、互动效果记录、平台导出的原始传播数据报表（不得篡改数据）。◦普法培训类：培训正式通知、授课课件（含授课人签字的纸质版）、学员试卷（按不低于10%比例留存原件+全员成绩汇总表）、培训满意度调查结果、现场影像资料。3.成效佐证类（按影响力确定保管期限）包含媒体报道原文（标注刊发媒体名称、版面/链接、刊发时间）、普法对象反馈的典型案例、普法工作获得的表彰证书、上级单位的通报表扬/整改通知、普法效果调查问卷及分析报告。4.无需归档的材料：活动筹备阶段的非正式草稿、重复打印的废件、无实质工作内容的群聊截图、与普法主题无关的会务材料（如用餐安排、停车券存根）。三、归档流程与质量要求普法资料归档有明确的时间节点与质量校验标准，逾期归档、资料缺项、信息失真的档案视为无效档案，不得作为统计督察、普法工作考核的有效佐证材料。1.资料收集：单个普法活动结束后，经办人必须在5个工作日内完成全部资料收集。电子资料统一存储为通用可读格式（文档用.doc/.docx，照片用.jpg，视频用.mp4，表格用.xls/.xlsx，严禁使用无法跨平台打开的专属格式）；纸质资料必须为原件，签字、公章清晰完整，优先使用原件；若原件确实丢失，需由经办人撰写情况说明，经分管领导签字加盖公章后附在复印件后方可归档；严禁在活动结束后补拍照片、伪造签到表充当归档资料（此类造假行为一经发现，直接认定为普法工作落实不力，按严重问题追责）。2.初步核验：经办人收集完成后，对照本手册第2章列明的归档清单逐项自查，缺项立即补全，自查合格后填写《普法资料归档移交单》（见附件1），与资料一并提交档案管理员。3.接收入库：档案管理员收到移交资料后，3个工作日内完成核验，核验内容包括：资料是否齐全、格式是否符合要求、签字公章是否清晰、信息逻辑是否自洽。核验合格的，向经办人出具归档回执；核验不合格的，一次性列出全部缺项/问题清单退回经办人，经办人必须在3个工作日内补正后重新提交。4.编号上架：核验合格的资料，按照“年度-类别号-活动序号”的规则统一编号，类别号统一设置为：ZD（制度部署类）、HD（活动开展类）、CX（成效佐证类），例：2024-HD-007代表2024年活动开展类第7份档案。纸质资料装入标准A4档案盒，在盒脊标注编号、档案名称、保管期限，放入专用档案柜对应区域；电子资料按照同样编号规则建立层级文件夹，单份电子文件命名为“编号-文件内容”（例：2024-HD-007-活动签到表），优先存储在单位专用加密档案服务器，同时同步备份至2个相互独立的物理移动硬盘，分别由档案管理员、办公室主任分开保管；严禁将已归档的电子资料仅存储在经办人个人电脑（电脑损坏、人员离职会导致资料永久丢失）。四、保管期限与存储要求不同价值的普法档案对应差异化保管期限，保管期限过短会导致工作追溯无据，过长则会造成档案管理资源浪费，所有入库档案必须满足防火、防潮、防篡改的基本存储要求。1.保管期限标准◦永久保管：制度部署类资料、获得省部级以上表彰的普法活动资料、被国家统计局作为典型经验推广的普法案例资料。◦定期保管30年：大型主题普法活动（单次参与人数100人以上、覆盖人数1000人以上）资料、面向领导干部/规模以上统计调查对象的专项普法培训资料、上级单位督查检查形成的普法相关资料。◦定期保管10年：常规日常宣传活动（单次参与人数不足100人）资料、线上日常推送的普法内容资料、一般性工作通知。保管期限从档案形成年度的次年1月1日起计算。2.存储安全要求◦纸质档案库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，配备干粉灭火器、除湿机、防鼠防虫药剂，严禁在档案库房吸烟、存放易燃易爆物品；涉及国家秘密、工作秘密的普法档案（如包含未公开统计执法案例、未发布统计数据的普法课件），必须单独存入保密档案柜，标注密级与保密期限，严禁连接互联网存储。◦电子档案每半年校验一次备份完整性，发现文件损坏立即从备份介质恢复；已归档电子资料的修改必须走审批流程，系统自动保留修改痕迹与操作日志，严禁任何人员擅自修改、删除已归档的电子资料。五、借阅、利用与销毁流程归档后的普法资料属于单位正式工作档案，借阅利用必须履行分级审批手续，到期档案销毁必须经过鉴定与集体决策，严禁擅自转借、篡改、销毁归档资料。1.借阅流程◦本单位工作人员借阅普法档案，需填写《档案借阅登记表》（见附件2），注明借阅用途、借阅时间、归还时间，经科室负责人签字批准后方可借阅，借阅时间最长不超过10个工作日，到期需继续使用的必须办理续借手续。◦外单位人员借阅普法档案，必须持单位加盖公章的介绍信，经本单位分管领导签字批准，原则上仅限在档案阅览室查阅，不得带出档案室；确需复印的，经档案管理员核对内容、加盖档案证明章后方可带出；涉密档案一律不得对外借阅、复印。◦借阅人必须保证档案完好，严禁涂改、圈划、拆封档案，归还时档案管理员要逐页检查，发现破损、缺页立即上报。2.档案利用：归档资料可用于普法工作考核、统计督察佐证、工作经验总结、宣传素材复用；档案管理员每年1月梳理上一年度归档的优秀普法案例，形成案例汇编供本单位工作人员参考使用。3.销毁流程◦档案管理员每年12月对到期档案进行梳理，列出拟销毁档案清单，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限、拟销毁原因。◦由单位办公室、普法业务科室、档案管理员共同组成3人以上鉴定小组，对拟销毁档案逐一鉴定，对仍有保存价值的档案重新核定保管期限。◦鉴定通过的拟销毁清单，报单位主要负责人签字批准后，由2名以上工作人员共同送指定涉密销毁机构销毁，全程监销；销毁完成后监销人在销毁清单上签字，销毁记录永久留存。◦严禁将待销毁的档案作为废品出售、转赠他人。六、责任追究与异常处置普法档案管理疏漏是统计法治督察中的高频失分项，档案丢失、损毁、泄密不仅影响考核结果，还可能触发《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国统计法》规定的法律责任，必须建立清晰的责任追溯与异常处置机制。1.问题分级与处置标准◦一般问题：归档逾期不超过3个工作日、资料存在非核心要素缺项（如照片未标注时间、表格填写不规范）、未造成不良影响的，由档案管理员对经办人发出口头提醒，3个工作日内完成整改。◦较重问题：归档逾期超过10个工作日、核心资料缺失（如无活动签到表、无影像资料导致无法证明活动真实开展）、擅自修改已归档资料、借阅档案逾期15天不归还的，对经办人给予全局通报批评，取消当年评优评先资格，1周内完成资料补全。◦严重问题：档案丢失/损毁导致无法应对上级检查、擅自销毁未到期档案、将涉密普法资料外传造成不良影响、档案造假应付检查的，按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国统计法》相关规定追究相关人员责任，涉嫌违法的移送司法机关处理。2.突发异常处置：若发生档案水浸、火灾、存储介质损坏等突发情况，发现人必须在15分钟内报告办公室与档案管理员，优先抢救永久保管与30年保管期限的档案；电子档案第一时间从备份介质恢复；事后24小时内形成正式事件报告，说明损失情况、原因分析与整改措施。七、附件附件1：统计普法资料归档移交单序号活动/资料名称资料类别形成时间纸质资料份数电子资料存储大小移交人签字移交时间核验人签字核验结果（合格/需补正）备注123附件2：统计普法档案借阅登记表序号借阅人姓名所属单位借阅档案编号及名称借阅用途借出时间拟归还时间审批人签字归还时间归还状态（完好/破损/缺页）经办人签字123附件3：年度普法档案归