采购管理系统日常业务处理课件

採購管理系統日常業務處理

一、請購採購請購是指企業內部向採購部門提出採購申請，或採購部門匯總企業內部採購需求提出採購清單。請購是採購業務處理的起點，用於描述和生成採購的需求，如採購什麼貨物、採購多少、何時使用、誰用等內容；同時，也可為採購訂單提供建議內容，如建議供應商、建議訂貨日期等。操作要點：1.在目錄區樹型列表中選擇“業務/請購/請購單”，進入採購請購單介面，如圖7-11所示。2.採購請購單中可參照錄入的欄目有：業務類型、採購類型、單據日期、部門、業務員、存貨編碼、供貨單位、專案編碼；單據日期、存貨編碼、數量、供貨單位為必填欄目；稅率默認為17，可修改，0≤稅率＜100，一張單據中可以有不同的稅率；根據存貨編碼，系統帶入存貨名稱、規格型號、存貨自定義項等欄目。3.請購單可以修改、刪除、審核、棄審、關閉、打開。已審核未關閉的請購單可以參照生成採購訂單，或比價生成採購訂單。4.“制單人”、“審核人”、“關閉人”欄目分別在單據保存、審核、關閉時，自動帶入當前操作員。故障：某存貨已建立存貨檔案且已錄入期初餘額，但是錄入請購單時卻無法參照輸入該存貨。診斷：無法參照的原因之一是該存貨不具有“外購”的屬性，原因之二是該存貨已停用。解決方法：在該存貨檔案的“基本”頁中將存貨屬性“外購”選中；若誤設了停用日期，可在存貨檔案的“其他”頁中將停用日期欄設為空。二、訂單採購訂單是企業與供應商之間簽訂的採購合同、購銷協議等，主要內容包括採購什麼貨物、採購多少、由誰供貨，什麼時間到貨、到貨地點、運輸方式、價格、運費等。它可以是企業採購合同中關於貨物的明細內容，也可以是一種訂貨的口頭協議。通過採購訂單的管理，可以幫助企業實現採購業務的事前預測、事中控制、事後統計。操作要點：1.在目錄區樹型列表中選擇“業務/訂貨/採購訂單”，進入採購訂單介面，如圖7-12所示。2.採購訂單可以手工錄入，也可以參照請購單、銷售訂單、採購計畫生成；直運採購訂單必須參照直運銷售訂單生成。3.採購訂單可以修改、刪除、審核、棄審、變更、關閉、打開。已審核未關閉的採購訂單可以參照生成採購到貨單、採購入庫單、採購發票。4.對於已審核未關閉的訂單，可能因為意外情況而需要修改業務，此時用訂單變更功能實現，變更後即生效不必再次審核，即狀態依然為“已審核”。5.變更已審核的採購訂單有兩種方法：在單據卡片介面進行變更；在單據列表介面選擇單據，進入單據卡片介面進行變更。只能對表體的數量、計畫到貨日期、價格、金額、備註等內容進行修改操作，不可修改表頭內容。6.已執行的訂單行可以修改數量，但變更後的數量必須大於等於訂單累計到貨量、訂單累計開票量、訂單累計入庫量中的任一個。三、到貨採購到貨是採購訂貨和採購入庫的中間環節，一般由採購業務員根據供方通知或送貨單填寫，確認對方所送貨物、數量、價格等資訊，以入庫通知單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據。操作要點：1.在目錄區樹型列表中選擇“業務/到貨/到貨單”，進入採購到貨單介面，如圖7-13所示。2.採購到貨單可以手工新增，也可以參照採購訂單生成；但必有訂單時，採購到貨單不可手工新增。採購到貨單可以只錄入數量，不錄入單價、金額。3.採購到貨單可以修改、刪除，不需審核，保存單據即為有效單據，可以參照生成到貨退回單、入庫單。四、入庫採購入庫是通過採購到貨、品質檢驗環節，對合格到貨的存貨進行入庫驗收。本月存貨已經入庫，但採購發票尚未收到，可以對貨物進行暫估入庫；待發票到達後，再根據該入庫單與發票進行採購結算處理。採購入庫單按進出倉庫方向分為：藍字採購入庫單、紅字採購入庫單；按業務類型分為：普通採購入庫單、受託代銷入庫單（商業）。庫存管理系統未啟用前，可在採購管理系統錄入入庫單據；庫存管理系統啟用後，必須在庫存管理系統錄入入庫單據，在採購管理系統可查詢入庫單據，可根據入庫單生成發票。操作要點：1.在目錄區樹型列表中選擇“業務/入庫/入庫單”，進入採購入庫單介面，如圖7-14所示。2.採購入庫單可以手工新增，也可以參照採購訂單、到貨單填制，也可以拷貝其他採購入庫單、採購發票。必有訂單時，不可手工新增。3.採購入庫單可以修改、刪除，可以參照生成發票，採購入庫單與發票可以進行採購結算。4.採購入庫單中，入庫單號、入庫日期、倉庫、供貨單位、存貨編碼、數量、件數等欄目必填。單價、金額欄手工錄入，不能為負數。公式：金額＝單價*數量。輸入其中兩項，系統自動反算第三項。單價改變，反算金額，數量不變；金額改變，反算單價，數量不變；數量改變，反算金額，單價不變。五、開票採購發票是供應商開出的銷售貨物的憑證，系統將根據採購發票確認採購成本，並據以登記應付賬款。企業在收到供貨單位的發票後，如果沒有收到供貨單位的貨物，可以對發票壓單處理，待貨物到達後，再輸入系統做報賬結算處理；也可以先將發票輸入系統，以便即時統計在途貨物。運費發票，運費主要是指向供貨單位或提供勞務單位支付的代墊款項、運輸裝卸費、手續費、違約金（延期付款利息）、包裝費、包裝物租金、儲備費、進口關稅等。運費發票的單價、金額都是含稅的。運費發票的默認稅率為7，可修改。採購發票按業務性質分為：藍字發票、紅字發票。採購發票按發票類型分為增值稅專用發票和普通發票。增值稅專用發票的單價為無稅單價；普通發票的單價、金額都是含稅的，默認稅率為0，可修改。操作要點：1.在目錄區樹型列表中選擇“業務/發票/專用採購發票”，進入採購專用發票介面，如圖7-15所示。2.採購發票可以手工新增，也可以參照採購訂單、採購入庫單（普通採購）填制；或者拷貝其他採購發票填制。必有訂單時，採購發票（專用、普通）不可手工新增，只能參照生成。採購發票可以修改、刪除。3.採購發票可以現付、棄付。現付業務指在採購業務發生時，立即付款開發票。在採購發票保存後就可以進行現付款處理，已審核的發票不能再做現付處理。對當前單據現結時，點擊〖現付〗按鈕，系統彈出現付窗口，如圖7-16所示，錄入結算方式、結算金額、票據號、銀行帳號等現付內容。4.按〖確認〗按鈕，則對當前單據進行現付，發票上角注明“已現付”紅色標記。現付處理後可在應付款管理系統進行付款核銷處理。六、結算採購結算也稱採購報賬，是指採購核算人員根據採購入庫單、採購發票核算採購入庫成本；採購結算的結果是採購結算單，它是記載採購入庫單記錄與採購發票記錄對應關係的結算對照表。採購結算從操作處理上分為自動結算、手工結算兩種方式；另外運費發票可以單獨進行費用折扣結算。自動結算是由系統自動將符合結算條件的採購入庫單記錄和採購發票記錄進行結算。系統按照三種結算模式進行自動結算：①入庫單和發票--即將供應商、存貨、數量完全相同的入庫單記錄和發票記錄進行結算，生成結算單。②紅藍入庫單—即將供應商、存貨相同、數量絕對值相等符號相異的紅藍入庫單行記錄進行對應結算，生成結算單。③紅藍發票—即將供應商、存貨相同、金額絕對值相等符號相異的採購發票記錄對應結算，生成結算單。手工結算時可拆單拆記錄，一行入庫記錄可以分次結算；可以同時對多張入庫單和多張發票進行手工結算；支持到下級單位採購、付款給其上級主管單位的結算；支持三角債結算，即甲單位的發票可以結算乙單位的貨物。操作要點：1.如選用自動結算，在目錄區樹型列表中選擇“業務/採購結算/自動結算”，進入自動結算介面，顯示條件過濾窗口；系統根據輸入的條件範圍自動結算，並產生結算結果列表。如沒有則提示“沒有符合條件的單據，不能繼續”。2.如選用手工結算，在目錄區樹型列表中選擇“業務/採購結算/手工結算”，進入手工結算介面；在手工結算介面按〖選單〗按鈕，進入結算選單介面；在結算選單介面，按〖過濾〗按鈕，顯示過濾條件介面，輸入條件過濾、過濾高級條件，按〖確定〗返回結算選單介面。3.按〖刷票〗按鈕，系統將符合過濾條件的未結算完畢發票記錄帶入螢幕上方的發票列表；按〖刷入〗按鈕則將符合過濾條件的未結算完畢的入庫單記錄帶入螢幕下方的入庫單列表，如圖7-17所示。4.選擇要結算的入庫單或要結算的發票，可打勾“全選”；若選擇了入庫單記錄，可點擊〖按入〗按鈕，即按入庫單匹配發票，系統自動尋找所選入庫單記錄的匹配記錄，提示“可以匹配的發票找到[×]條”，並將匹配的記錄打勾，未匹配的記錄取消選擇。若選擇了發票記錄，可點擊〖按票〗按鈕，即按發票匹配入庫單，操作同上。5.選單完畢後返回按〖確定〗按鈕返回手工結算介面，窗口上方帶入發票記錄、入庫單記錄，窗口下方帶入費用折扣存貨發票記錄、運費發票記錄，如圖7-18所示。如果有費用需要分攤，可選擇分攤方式：按金額或按數量，然後按〖分攤〗則將費用折扣分攤到入庫單記錄。6.按〖結算〗按鈕，系統自動將本次選擇的數據進行結算。結算完成後，系統把已結算的單據數據從螢幕上清除。結算的結果可以在結算單列表功能中查看。結算規則：1.入庫單的金額可以與發票金額不等，入庫單金額可以為空。採購結算後，入庫單上的單價都被自動修改為發票上的存貨單價，即發票金額作為入庫單的實際成本。2.採購結算按照單據行記錄進行結算，結算後生成結算單，分別記下入庫單和發票的相應資訊，修改入庫單的結算數量，在當前發票的左上角增加“已結算”紅色標記。3.如果需要修改或刪除入庫單、採購發票等，必須先取消採購結算，即刪除採購結算單。取消了結算的入庫單、發票，其左上角的“已結算”紅色標記消失。4.已被存貨核算系統記賬的採購入庫單、已在存貨核算系統作