档案鉴定和销毁制度

档案鉴定和销毁制度为规范档案鉴定与销毁工作，维护档案真实、完整与安全，优化档案资源结构，提升档案管理效能，防范档案流失与信息泄露风险，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国个人信息保护法》《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）、《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）等法律法规和规章，结合各级机关、团体、企业事业单位档案管理工作实际，制定本制度。本制度适用于全国各级党政机关、人民团体、国有企业事业单位（以下统称“各单位”）开展的档案鉴定与销毁工作。集体企业、民营企业、社会组织及个人档案管理中的鉴定销毁活动可参照本制度执行。涉及国家秘密、军队档案、司法诉讼档案等特殊领域档案鉴定销毁的，国家另有规定的从其规定。档案鉴定与销毁工作应当遵循以下基本原则：一是依法依规原则，严格遵守档案、保密、个人信息保护等领域法律法规，严格履行法定程序，确保各项工作于法有据；二是价值导向原则，以档案的凭证价值、参考价值、历史文化价值为核心判定依据，兼顾现实利用需求与长远保存需要，做到“应存尽存、应销尽销”，既避免无价值档案占用存储资源，也防止重要档案因误判损毁；三是客观公正原则，坚持实事求是，以档案实际内容为判断标准，不受主观意愿或外部因素干扰，确保鉴定结论真实准确；四是安全保密原则，全程落实档案安全与保密管理要求，严防档案丢失、损毁与信息泄露，涉密档案严格执行保密管理规定；五是全程留痕原则，鉴定与销毁各环节均需形成完整记录，所有审批文件、台账清单、工作记录均需归档保存，确保工作可追溯、可核查。一、档案鉴定工作组织与职责（一）鉴定工作机构设置各单位应当成立档案鉴定工作领导小组，作为档案鉴定工作的决策机构，组长由单位分管档案工作的负责人担任，副组长由档案部门负责人担任，成员应当包括档案管理、业务经办、保密管理、法务合规、纪检监察等部门的工作人员，涉及专业技术类档案鉴定的，还应当吸纳相关领域具有中级以上专业技术职务的人员参与。档案数量较大、类型复杂的单位，可在领导小组下设专项鉴定组，按档案类型分为文书档案鉴定组、科技档案鉴定组、会计档案鉴定组、人事档案鉴定组、电子档案鉴定组等，具体承担初步鉴定工作。临时机构完成工作任务前，应当成立临时档案鉴定小组，负责本机构形成档案的初步鉴定工作。（二）各机构及人员职责档案鉴定工作领导小组主要职责包括：审定档案鉴定工作方案与年度鉴定计划；主持重大鉴定事项审议，研究解决鉴定工作中的疑难问题；签发正式档案鉴定意见书；审核档案销毁申请；监督鉴定销毁工作全流程合规性。档案部门作为牵头部门，负责拟定鉴定工作方案与计划；整理待鉴定档案目录与基础信息；组织协调鉴定工作开展；汇总初步鉴定意见并提交领导小组审议；编制鉴定报告、销毁清册等文件；办理鉴定备案、销毁审批等手续；更新档案管理台账与全宗卷。业务部门负责提供待鉴定档案的形成背景、业务流程、效用发挥等支撑材料，对涉及本部门业务的档案价值提出专业意见。保密部门负责审核涉密档案的密级准确性、解密合规性，监督鉴定过程的保密安全。法务部门负责审核拟销毁档案是否涉及未了结的法律纠纷、债权债务、知识产权等风险事项。纪检监察部门负责监督鉴定销毁工作的程序合规性，受理相关举报与异议。专业技术人员负责对专业领域档案的技术价值、历史价值出具评估意见。（三）鉴定人员资质要求参与档案鉴定的工作人员应当符合以下条件：熟悉档案管理法律法规与本单位核心业务流程；具有2年以上档案管理或相关业务工作经验，其中专项鉴定组负责人应当具有中级以上档案专业技术职务或3年以上档案管理岗位工作经历；通过保密审查，无涉密违规记录；与待鉴定档案的形成、利用无直接利益关联。涉密档案鉴定人员还应当持有保密行政管理部门颁发的涉密岗位资格证书，定期接受保密培训。（四）利益回避制度档案鉴定工作实行利益回避机制。鉴定人员若存在以下情形之一的，应当主动申请回避：本人为待鉴定档案的主要形成者或经办者；待鉴定档案涉及本人或近亲属的切身利益；本人与待鉴定档案对应的业务事项存在利害关系，可能影响鉴定公正。鉴定工作领导小组应当对回避申请进行审核，必要时可直接指定鉴定人员回避。二、档案鉴定标准与依据（一）法定依据文件档案鉴定工作的核心法定依据包括：国家层面发布的档案管理法律法规与规章；各行业主管部门会同档案行政管理部门制定的专业档案保管期限规定；同级档案行政管理部门印发的规范性文件；本单位按程序编制并报同级档案行政管理部门备案的《文件材料归档范围和档案保管期限表》。（二）核心价值判定维度档案价值鉴定应当从三个核心维度综合判定：一是凭证价值，即档案能否作为本单位履行法定职能、开展业务活动、维护产权权益、界定责任归属的法律凭证，凡是涉及单位设立、产权证明、合同履约、权益保障、责任认定的档案，均具有较高凭证价值；二是参考价值，即档案对本单位当前及未来的决策制定、业务开展、绩效评估、风险防控是否具有参考借鉴作用，凡是反映本单位核心业务开展过程、关键数据指标、经验教训总结的档案，均具有相应参考价值；三是历史文化价值，即档案能否反映本单位发展历程、行业发展脉络、地方或国家特定时期的历史面貌，凡是涉及本单位重大变革、重要人物、重大事件的档案，均具有历史文化价值。（三）分类鉴定实施细则1.文书档案鉴定。严格对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）及本单位保管期限表执行，保管期限分为永久、30年、10年三个层级。永久保管范围包括：本单位制定的规范性文件、重要规章制度；本单位召开党代会、职代会、年度工作会等重要会议的全套核心文件；本单位主要职能活动中形成的重要请示、报告、批复、总结；本单位机构设置、人员编制、领导任免、表彰奖励、处分处理的文件材料；上级机关针对本单位的专项批示、批复与重要部署；下级机关报送的重大事项报告、统计数据与典型经验材料；涉及本单位产权、债权债务、法律诉讼的核心文件；反映本单位发展历程的大事记、史志、年鉴等材料。30年保管范围包括：本单位召开的一般性业务会议的主要文件；本单位开展常规业务活动形成的通用文件；上级机关普发的需要本单位贯彻执行的非专项文件；下级机关报送的年度常规工作报告与统计报表。10年保管范围包括：上级机关普发的无需本单位直接办理的参考性文件；本单位内部事务性、临时性通知；跨部门抄送的非核心业务文件；一般性事务往来函件。保管期限届满的文书档案，应当逐件复核内容，若仍具有未发挥的凭证、参考或历史价值，应当延长保管期限，不得直接以到期为由纳入销毁范围。2.科技档案鉴定。按照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及专业领域规范执行，分为永久、30年、10年三个层级。永久保管范围包括：重大建设项目、核心产品、重点科研项目、关键生产设备的全套核心档案，如项目立项审批文件、设计总图纸、竣工验收报告、核心工艺文件、科研成果报告、设备技术说明书等；反映本单位技术迭代、自主创新过程的关键技术档案。30年保管范围包括：一般性建设项目、普通产品、常规科研项目、一般设备的全套档案；技术引进、改造过程中形成的辅助性文件。10年保管范围包括：临时性技术试验、失败且无参考价值的科研项目、短期使用的设备形成的档案。科技档案鉴定应当遵循“底图优先、原件优先”原则，带有修改痕迹的底图、签字盖章的原件，即使有复制件留存，也应当适当提高保管期限。3.会计档案鉴定。严格执行《会计档案管理办法》规定的保管期限标准。永久保管的会计档案包括：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。保管期限30年的会计档案包括：原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿、会计档案移交清册，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。保管期限10年的会计档案包括：月度、季度、半年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。会计档案鉴定时，应当重点核查是否存在未了结的债权债务、未结清的税务事项、未完成的审计或纪检监察事项，涉及上述事项的会计档案即使保管期限届满，也不得销毁，应当单独抽出立卷，保管至相关事项完结后再重新鉴定。4.人事档案鉴定。按照《干部人事档案工作条例》《流动人员人事档案管理服务规定》执行，人事档案原则上实行终身保管，鉴定重点为档案材料的真实性、归档合规性。对于重复归档、不属于人事档案归档范围的材料，应当逐件登记后清退本人或按程序销毁；对于死亡人员人事档案，原保管单位应当继续保管50年，期满后经鉴定符合移交条件的，移交同级国家综合档案馆保存。5.特种载体档案鉴定。声像档案中，重大活动、重要会议、重要人物相关的声像档案永久保管，一般性业务活动的声像档案保管30年，事务性活动的声像档案保管10年；实物档案中，单位公章、重要业务印章、省部级以上荣誉奖牌奖杯、具有历史纪念意义的实物永久保管，一般性业务印章保管30年，临时性荣誉实物保管10年。6.电子档案鉴定。除开展内容价值鉴定外，应当先对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行“四性”检测。检测不合格的，能够修复的应当先进行数据修复，修复后符合要求的再开展价值鉴定；无法修复且无其他载体备份的，应当登记造册，经领导小组审议后确定是否留存；检测合格的，参照对应门类纸质档案的标准开展价值鉴定。具有永久保存价值的电子档案，应当同步制作纸质备份或异质备份，不得仅以电子形式留存。（四）单位保管期限表编制要求各单位应当结合自身职能与业务实际，编制本单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》，明确各类档案的保管期限与判定标准，报同级档案行政管理部门备案后，作为本单位档案鉴定的直接依据。单位职能或业务发生重大调整的，应当及时修订保管期限表并重新备案。三、档案鉴定工作程序（一）鉴定启动与方案制定各单位应当定期开展档案鉴定工作，一般每3年开展一次全面鉴定，保管期限届满档案数量较大的单位，可适当提高鉴定频次。单位发生机构改革、分立、合并、撤销、搬迁，或发生重大突发事件、完成重大专项工作时，应当及时启动专项鉴定。档案鉴定工作启动前，档案部门应当拟定《档案鉴定工作方案》，明确鉴定的目的、范围、时间安排、人员组成、判定标准、工作流程、安全保障措施与应急预案，报鉴定工作领导小组批准后实施。（二）待鉴定档案梳理档案部门应当对待鉴定档案进行全面梳理，编制《待鉴定档案清册》，逐项列明档号、题名、形成时间、形成部门、原定保管期限、载体类型、数量（卷/件/张/盘）、存放位置等信息，确保清册信息与档案实体、管理系统数据完全一致。对于年代久远、信息不全的档案，应当通过核对业务台账、询问经办人员等方式补充基础信息，无法补充的应当单独标注。（三）初步鉴定专项鉴定组应当按照逐卷逐件审核的要求开展初步鉴定，严禁批量“打包”鉴定，严禁仅以原定保管期限为唯一判定依据。鉴定人员应当根据档案实际内容，对照鉴定标准提出三类初步意见：一是继续保存，明确新的保管期限（含延长或提升保管层级）；二是拟销毁，确认无任何保存价值；三是存疑待核，暂时无法判定价值，需进一步核实相关背景信息。初步鉴定应当填写《档案初步鉴定登记表》，由参与鉴定的2名以上工作人员签字确认，注明鉴定日期。存疑档案应当由专项鉴定组商业务部门或邀请行业专家评估后，再次提出鉴定意见。（四）复核审议初步鉴定完成后，档案部门应当汇总初步鉴定结果，形成《档案初步鉴定报告》，连同《待鉴定档案清册》《初步鉴定登记表》一并提交档案鉴定工作领导小组审议。领导小组应当召开专题会议开展复核，重点核查拟销毁档案的价值判定是否准确、程序是否合规、是否存在遗漏重要档案的风险，对存疑档案进行集体研究。会议应当形成《档案鉴定工作会议纪要》，如实记录审议过程与表决结果，所有参会人员应当签字确认。拟销毁档案数量超过500件或占待鉴定档案比例超过30%的，应当邀请同级档案行政管理部门派员列席会议，进行现场指导监督。（五）公示与异议处理领导小组初步审议通过的鉴定结论，应当在单位内部进行公示，公示期不少于5个工作日。公示内容包括拟继续保存档案的数量与类型、拟销毁档案的数量与大致范围、异议受理部门与联系方式。单位职工或相关部门对鉴定结论有异议的，应当在公示期内以书面形式向档案鉴定工作领导小组提出，同时说明理由并提供相关证明材料。领导小组应当在收到异议申请之日起10个工作日内组织复审核查，出具《鉴定异议复核意见书》并书面告知异议申请人，复核结论为最终鉴定意见。（六）正式结论形成与备案公示期无异议或异议处理完毕后，档案部门应当形成正式《档案鉴定意见书》，内容包括鉴定工作基本情况、鉴定依据、鉴定结果（继续保存档案数量与分类、拟销毁档案数量与分类、存疑档案处理结果）、鉴定结论效力、后续工作安排等。《档案鉴定意见书》由鉴定工作领导小组组长签字，加盖单位公章后生效。各单位应当在鉴定结论生效后15个工作日内，将《档案鉴定意见书》报同级档案行政管理部门备案，涉及涉密档案的同时报同级保密行政管理部门备案。（七）鉴定质量管控档案鉴定实行“谁鉴定、谁签字、谁负责”的终身责任制，参与鉴定的人员对鉴定结论终身承担责任。各单位应当建立鉴定质量抽查机制，对每次鉴定的档案按不少于10%的比例进行抽查，重点核查拟销毁档案的判定准确性，抽查不合格率超过5%的，应当重新开展全部鉴定工作。四、档案销毁工作流程（一）销毁审批权限档案销毁应当严格履行审批程序，未经审批不得擅自销毁任何档案。审批权限按以下标准执行：拟销毁档案数量在100件以下的，由档案部门负责人审核，单位分管档案工作负责人审批；拟销毁档案数量在100件以上500件以下的，由单位分管档案工作负责人审核，单位主要负责人审批；拟销毁档案数量在500件以上，或涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私，或属永久保管期限档案因特殊原因拟销毁的，由单位主要负责人审核后，报同级档案行政管理部门核准，涉密档案同时报同级保密行政管理部门核准。申请审批时应当提交《档案鉴定意见书》《拟销毁档案清册》《鉴定会议纪要》《公示情况说明》等材料。（二）销毁前准备工作销毁申请获批后，档案部门应当开展销毁前准备工作：一是清点核对拟销毁档案，确保与《拟销毁档案清册》完全一致，严禁夹带未经鉴定审批的档案，清点核对需由2名以上工作人员共同完成；二是选定销毁机构，涉密档案必须送交保密行政管理部门指定的涉密载体销毁机构销毁，非涉密纸质档案、磁介质档案等应当委托具有档案销毁资质的机构销毁，不具备自行销毁条件的单位不得自行销毁档案；三是制定销毁工作方案，明确销毁时间、地点、方式、参与人员、安全保障措施与应急处置预案。（三）监销工作要求档案销毁实行全程监销制度，监销人员不得少于2名，由档案部门、纪检监察部门共同派员组成，涉密档案销毁应当有保密管理部门人员参与监销。监销人员主要职责包括：销毁前对照《拟销毁档案清册》逐一清点核查拟销毁档案，确认无误后签字确认；全程监督销毁作业过程，确保所有拟销毁档案彻底销毁、无遗漏、无流失；销毁完成后核查销毁现场，确认无残留档案后，在《档案销毁清册》上签署“已全部销毁”字样、销毁日期与监销人姓名。参与销毁的工作人员与监销人员均应当签订《保密承诺书》，严禁泄露拟销毁档案的内容。（四）分类销毁实施标准不同载体档案应当采用符合安全要求的销毁方式，确保内容无法复原：1.纸质档案。涉密纸质档案销毁应当符合《涉密载体销毁管理要求》（GB/T35574-2017）规定，绝密级档案碎纸颗粒不超过1mm×1mm，机密、秘密级档案碎纸颗粒不超过2mm×2mm；非涉密纸质档案销毁应当确保文字彻底粉碎，无法拼接复原，严禁将拟销毁档案作为废品出售给回收机构。2.磁介质档案（磁带、硬盘、U盘、软盘等）。涉密磁介质应当采用消磁加物理粉碎的双重销毁方式，消磁设备应当符合国家保密标准；非涉密磁介质可采用数据覆写或物理销毁方式，数据覆写应当达到国家规定的覆写次数要求，确保数据无法恢复。3.光介质档案（光盘、蓝光碟等）。采用物理粉碎或高温焚烧方式销毁，不得采用数据擦除方式，避免数据被恢复。4.电子档案（在线存储）。存储在服务器、云平台中的电子档案销毁，应当确保所有在线副本、备份副本、容灾副本全部删除，且无法通过技术手段恢复，云存储电子档案销毁应当由服务商出具《数据销毁证明》。5.实物档案（印章、奖牌、证书等）。金属材质实物采用熔融、深度粉碎方式，木质、塑料材质采用高温焚烧或粉碎方式，确保无法复原使用；作废的单位公章、法定代表人印章等重要实物，原则上应当永久保存，确需销毁的应当报主管部门批准。（五）销毁后续工作销毁工作完成后，档案部门应当及时完成三项工作：一是更新档案管理台账与信息系统，对已销毁档案标注“已销毁”标识，注明销毁日期、批准人、监销人，确保账实相符；二是整理归档销毁工作材料，将《档案鉴定意见书》《销毁审批表》《拟销毁档案清册》《监销记录》《保密承诺书》《销毁证明》等材料归入全宗卷永久保存；三是形成《档案销毁工作情况报告》，于销毁完成后10个工作日内报单位鉴定工作领导小组，同时报同级档案行政管理部门备案，涉密档案销毁情况报同级保密行政管理部门备案。销毁产生的废渣废料应当按环保与保密要求处置，严禁随意丢弃或外流。五、特殊类型档案鉴定销毁专项要求（一）涉密档案涉密档案鉴定应当在符合保密要求的专用场所进行，严禁将涉密档案带出档案库房或保密场所，严禁在非涉密网络、非涉密设备上处理涉密档案信息。鉴定时除核查保存价值外，还应当同步审核密级准确性与解密合规性，保密期限届满且无需继续保密的，应当按程序解密，解密后按非涉密档案管理。涉密档案销毁必须送交保密行政管理部门指定的涉密载体销毁机构，严禁自行销毁或委托非资质机构销毁，绝密级档案销毁应当由保密行政管理部门现场监督。（二）涉个人信息档案涉及公民个人信息的人事档案、社保档案、医疗档案、客户档案等，鉴定销毁应当符合《中华人民共和国个人信息保护法》规定，不得超期限保存个人信息。保管期限届满且无法定保存义务的涉个人信息档案，应当及时纳入销毁范围，彻底删除相关个人信息，不得留存副本。公民本人提出删除其个人信息申请且符合法律规定的，档案部门应当在15个工作日内启动鉴定，确无保存价值的及时销毁，并将处理结果书面告知申请人。（三）涉知识产权与商业秘密档案涉及专利、商标、著作权、商业秘密的档案，鉴定时应当充分考虑知识产权保护期限与商业秘密存续状态。尚在知识产权保护期内的档案，不得销毁；保护期届满但仍具有技术参考价值的，应当延长保管期限。涉及商业秘密的档案，即使保管期限届满，只要商业秘密尚未公开，仍需继续保存，直至商业秘密公开后再重新鉴定。知识产权转让、许可合同相关档案，应当在合同履行完毕后继续保存至少10年。（四）涉民生档案社会保险、医疗保险、婚姻登记、不动产登记、学籍管理、退役军人事务等领域的民生档案，直接关系公民切身利益，鉴定时应当从严把握保存标准。对涉及公民终身权益的档案，应当按规定执行长期或永久保管，严禁随意销毁。已到保管期限但群众仍有查询利用需求的民生档案，应当适当延长保管期限，待相关数据实现全国联网共享且经确认无纸质保存必要后，再按程序鉴定销毁。（五）撤销机构与临时机构档案单位撤销、合并、分立时，档案鉴定工作由原单位或承继单位负责，无承继单位的由主管部门牵头组织，严禁擅自处置档案。撤销机构的档案必须先完成全面鉴定，拟销毁的档案应当报主管部门与同级档案行政管理部门双重核准，重要档案应当移交同级国家综合档案馆保存。临时机构完成工作任务后，应当对形成的档案进行鉴定，具有保存价值的移交主办单位档案部门或同级档案馆，确无保存价值的按程序审批后销毁。（六）重大活动与重大突发事件档案重大会议、重大赛事