数字化加工指导书超高压输电公司纸质档案转型技巧

超高压输电企业纸质档案数字化加工

技术作业指导书

EHVDA-04-5-20U

1序言

档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成日勺、保留

备查的文字、图表、音像及其他多种形式和载体日勺历史纪录。

档案资料是社会知识的积累，更是企事业单位的宝贵知识财富。

老式日勺档案保留，一般采用纸张和缩微胶片两种保留方式。

不支持网络查询，与目前高速发展日勺信息时代是不相适应日勺。

目前将电子影像技术、海量存储技术和计算机网络技术应

用于档案管理。首先，通过先进日勺高速文档扫描仪将纸张文档

转换成电子影像；然后，根据一定日勺归档机制建立影像文献日勺

索引，形成一种以便可靠而又完整日勺电子档案库；最终，顾客

可以通过Intranet/Internet对档案进行查询、OCR识别等操

作。

2范围

本规范规定了纸质档案电子化加工日勺重要技术规定，以保

证超高压输电企业档案电子化加工质量。本规范合用于对多种

纸质档案（包括文书档案、科技档案、照片档案等）日勺扫描电

子化加工处理。

3电子化加工规定

3.1总则

超高压输电企业档案管理信息系统对纸质档案数字化的关

键规定是：

•对于300dpi和200dpi的辨别率不作硬性规定,在辨别

率原则为不小于200dpi的前提下，保证图像的清晰和OCR识别,

其中“手写体文档、地形图纸文档、照片档案”不作OCR识别。

・根据超高压输电企业日勺实际，采用以件（文献）为单位

日勺多页tif日勺存储格式，tif格式的压缩算法黑白采用CCITT

GP4、灰度和彩色采用LZWo

・保证电子化影像的完整性和次序日勺对的性。

•文书档案规定把加工的文献内容辨别为：收文办文单+正

文+附件为一种文献，正式红头文献+附件+发文稿为一件，底稿

不作扫描处理，以便对文书档案原文信息检索运用的权限进行

有效日勺控制。

・密级文献一律不扫描，有目录日勺要建索引，但不挂电子

原文。

3.2数字化最终成果的技术规范

扫描方式

・文本材料、黑白照片采用黑白二值图像，对于300dpi和

200dpi日勺辨别率不作硬性规定，在辨别率原则为不小于200dpi,

存储格式为单页tiff格式，采用CCHTgroup4压缩算法；

•彩色照片档案宜采用真彩色（24位）图像，辨别率为

200dpi,存储格式为单页tiff格式，采用JPEG压缩算法；

•彩色和带灰度的图纸材料采用8位灰度或真彩色（24位）

图像，辨别率为200dpi，存储格式为单页tiff格式，采用LZW压

缩算法；

・保证图像的清晰和OCR识别，其中“手写体文档、图纸文

档、照片"不作OCR识别；

图像质量规定

・图像页面清晰，规定清除数字图像中的杂点、黑边等。

・数字图像的文字水平偏斜角度不不小于1度，图像水平

偏斜不超过页面内半个文字。（视原件曰勺倾斜程度）

图像命名方式及存储构造：

对加工合格日勺成果文献进行批量挂接上传，存储构造为：

・加工日勺多页TIF文献寄存于光盘根目录的image文献夹

下，对应日勺档案著录信息数据库文献在光盘根目录下，名为

archive.mdbo

•多页TIF文献命名：

>案卷形式：以案卷档号+卷内序号命名多页TIF文献,

如：1001-8201-1-1.tifo

>件盒形式：以文献档号命名多页TIF文献。如：

2023-102-1.tif

数据库(archive,mdb)时构造：

•科技档案构造

>案卷目录

目录代号分类号分类名称案卷号档号

案卷题名保管期限立卷单位移交单位立卷人

检查人文字页数图纸页数总页数件数

起始日期终止日期案卷年度密级归档日期

检查日期归档份数库位号互见号责任部门

检索号备注变更状况库位号套数

卷盒规格接受日期总登记号检索号标段

案卷年度档案馆号备考表阐明

＞卷内目录

目录代号分类号分类名称文献档号责任者

文献题名文献日期保管期限主办部门文图号

保管期限文字页数图纸页数文献页数页次

密级载体类型年度主题词接受日期

总页数文种互见号图幅附件数量

有无备品设备号文本项归档份数

备注kword

阐明：kword-案卷桎号+卷内序号

•文书档案构造

＞案卷目录（老式文书）

目录代号年度档号案卷号保管期限

机构代码案卷题名案卷年度起始日期终止日期

互见号文献件数总登记号室编起始件号室编终止件号

总页数分类号分类名称密级库位号

立卷人立卷日期检查人检查日期卷内文献状况阐明

备注

＞卷内目录（老式文书）

目录代号年度序号保管期限机构代科

题名文号责任者密级页数

页次成文日期互见号库位号案卷号

分类号分类名称归档份数载体类型文种

紧急程度文字纸张规格来文分类号备注

kword

阐明：1＜\¥0口=文献档号

＞盒目录（文献管理）

年度保管期限分类号分类名称盒号

总页数主办部门检查日期室编起始件号室编终止件号

整顿人检查人整顿日期卷盒规格盒内文献状况便明

密级库位号备注

＞文献目录（文献管理）

年度件号分类号分类名称档号

题名成文日期文号来文分类号责任者

页数主办部门保管期限密级紧急程度

文字载体类型纸张规格文种互见号

归档份数归档日期收发文类型备注kword

4档案扫描加工流程

4.1文献加工流程图

序号环节规定及原则

提卷人与档案全宗单位专职人员清点资料出库、入库数量，填写提

1提卷

卷/还卷单，双方签字确认交接。

前期按《超高压输电企业文书档案管理措施》、《超高压输电企业档案业

2

处理务工作规范》进行规范处理。

3拆钉起钉、拆线。

文书：

1、每个年度（目录号）以档号从小到大的次序排列；卷内封面、卷

内目录、卷内备考表、不扫描，反复资料只要一份；

2、编写页号：统一编写在正面的右上角，背面的左上角；大小为

1〜2平方厘米。对原页号编制不规范日勺进行修正。卷内封面、卷内

目录、卷内备考表。

3、对案卷级档案日勺加工，在每份起始页号旁打三角符号，便于索引；

4、如有漏编、错编、重编，均应修正重编。重号的文献，要剔出，

放到最终一种档号。要保持编号的次序和连惯性不能断号、缺号。

科技：

4整顿1、每个项目以档号从小到大的次序排列；“案卷封面”、“卷内m录”、

“卷内备考表”、“图纸目录”不编页号、不扫描；页号编写在右下

角」大小为1〜2平方厘米；在每份起始页号旁打三角符号，便于索

引；

2、原件有破损H勺，要用A4幅面的纸进行托裱。

3、对不不小于A4幅面的文献材料要用A4规格日勺纸托裱。对不小

于A4幅面的文献材料要拆叠成A4幅面。

4、对按原则整顿完毕的档案，用铅笔在文献上填写档号。

5、如有漏编、错编、重编，均应修正重编。档号、序号重号的要剔

出，放到最终。要保持编号的次序和连惯性不能断号、缺号。

序号环节规定及原则

1.整页图像有效内容规定扫描清晰、不变形、扫描完整（视原件）；

5扫描2.扫描时必须逐页查对页号与否对H勺；

3.不能有漏扫、重扫、错扫，以及次序错误。

1、数字图像口勺文字水平偏斜角度不不小于1度，图像水平偏斜不超

过页面内半个文字。（视原件日勺倾斜程度）；

6优化

2、不能优掉有效信息及页码，优化范围为图纸全版面；

3、图像四面不能存在大量黑边、黑点、黑线。

核查将扫描完毕的资料，逐一检查，对漏处理的黑边、纠斜、脏点进行

7

补扫处理并进行记录，形成合格成品。

在加工系统中进行文献标识分隔，以便建立扫描影像和目录索引对

8分份

应关系。

以电子化加工图像文献为根据，按照档案管理信息系统著录字段和

9索引信息建索引。盒文献目录有的条目，但无文献实体或未扫描的文献，

要建目录索引并保持原有档号。

10校对索引目录和实物档案要一一校对，发现问题记录并统一修改。

对加工好n勺影像数据库进行检查，对超过规定值的不合格产品返回

11质检

车间，合乎原则的进入下一流程。

12抽查准成品按照5%日勺量抽查，有一件不合格，所有返回车间V

13刻盘合格产品刻录光盘。

1、已装订的案卷经拆除扫描后，要恢复原状；

3、对准备装订口勺资料逐页核查次序、方向、整洁程度；

3、装订采用1-10页日勺用不锈钢订书针，10页以上采用“三孔一线”,

14装订左下对齐方式装订，有卷内封面装订的案卷，卷内目录及备考表均

一并装订在卷内封面内，不能装订到有效信息；

4、孔至底边的距离为7.0CM,每个孔之间间距为7.5CM,孔与资料

背脊间距1.0CM。

15检查检查档案日勺还原质量。加工成