2026年外包人员信息采集知情同意书

2026年外包人员信息采集知情同意书一、文书说明与签署提示本同意书依据《中华人民共和国个人信息保护法》（2021年11月1日起施行）、《中华人民共和国数据安全法》及《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）制定，用于说明【××××有限公司】（以下简称"我司"或"信息处理者"）在您入驻我司工作期间，将如何收集、使用、存储、共享和保护您的个人信息。请您在签署前逐项阅读本同意书全部条款，特别是以粗体标注的条款。您有权就本同意书内容向我司人力资源部（联系方式见文末）提出询问，我们将在3个工作日内予以书面答复。您签署本同意书的行为，视为您已充分理解并自愿同意全部条款内容。您也可以选择不签署，但需知悉这可能导致您无法办理入厂和考勤等必要流程（详见第九条）。本同意书一式两份，您与我司各执一份，两份具有同等法律效力。电子签署的，电子版与纸质版具有同等法律效力。•签署时间：\\\\年\\\\月\\\\日•签署地点：\\\\省\\\\市\\\\区\\\\•外包人员姓名：\\\\\\\\\\\\•身份证号（脱敏显示）：\\\\\\\\\\\\（第7-14位以`******`代替）二、信息处理者基本信息项目内容信息处理者名称××××有限公司（用人单位/外包服务商）统一社会信用代码91××××××××××××××（示例，以营业执照为准）注册地址××省××市××区××路××号办公地址××省××市××区××大厦×层个人信息保护负责人张某某（数据安全部总监）联系方式座机0××-××××××××（工作日9:00-17:30）、邮箱privacy@特别提示：您的用人单位是××××有限公司（外包服务商），我司是您提供服务的客户方（用工单位）。双方依据《外包服务合同》（合同编号：\\\\\\）共同处理您的个人信息。您在本同意书中授权我司处理的信息，我司将与您的人事档案归口管理单位——××××有限公司共享至完成人力资源管理所必需的程度（详见第五条）。三、采集目的与合法性基础我司采集您的个人信息，限于以下明确目的，不用于超出本条款范围的任何其他用途：1.入职与身份核验：依据《中华人民共和国劳动合同法》及其实施条例，核实您的身份真实性、学历真实性、工作经历真实性，防范冒名顶替和简历造假。法律依据：您与我司的潜在雇佣关系/劳务关系（《个人信息保护法》第十三条第一款第二项），以及您作为外包人员入驻所依据的《外包服务合同》。2.薪酬发放与税务申报：办理工资银行卡、代扣代缴个人所得税、社会保险及住房公积金缴纳。法律依据：法定义务（《个人信息保护法》第十三条第一款第三项、《中华人民共和国个人所得税法》第九条、《社会保险法》第五十八条）。3.考勤与门禁管理：验证您的出入权限、记录出勤情况。法律依据：劳动合同管理所必需（第十三条第一款第二项）。4.工作沟通与业务协同：开通企业邮箱、即时通讯账号、内部系统账号，便于开展工作对接。法律依据：劳动合同管理所必需。5.后勤保障：办理员工食堂餐卡、宿舍入住登记、工位分配、访客预约等。法律依据：劳动合同管理所必需。6.安全保障与应急联络：办理入厂安全培训记录、特种作业资质备案、应急情况下的紧急联系。法律依据：安全生产法定义务（《中华人民共和国安全生产法》第二十五条）及劳动合同管理所必需。7.合规审计与争议处理：配合监管机构检查、劳动争议仲裁、诉讼举证。法律依据：法定职责或法定义务（第十三条第一款第三项）。不得将您的个人信息用于以下目的：用户画像与精准营销、市场调研数据池构建、与您的工作表现无关的行为分析、向第三方出售或交换、任何与上述目的不直接相关的数据处理活动。具备下列任一情形的，我司将优先采用替代方案，最大限度减少信息采集：（a）凭身份证原件可现场核验的信息，不额外采集复印件；（b）可在政府公开渠道核验的资质信息，不重复采集证明文件；（c）可通过系统接口实时校验的信息，不做本地留存。四、采集信息范围与分类4.1必采信息（不提供则无法办理入职/入驻）信息类别具体字段采集用途采集时点留存期限身份信息姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、身份证正反面照片、户籍地址身份核验、劳动合同签订、社保公积金办理入职前合同终止后3年联系信息本人手机号、电子邮箱、现居住地址、紧急联系人姓名及关系工作联络、应急通知、工资条送达入职前合同终止后2年教育与资质信息最高学历学位证书编号及扫描件、职业资格证书编号、特种作业操作证资质核验、岗位匹配、安全许可备案入职前合同终止后3年工作履历以往单位名称、任职岗位、起止时间、离职证明背景核验、经验评估入职前合同终止后3年薪酬与财税信息银行卡号、开户行、身份证号（税务用）、社保缴纳基数工资发放、个税申报、社保缴纳入职后7日内合同终止后5年（税法规定备查年限）考勤门禁信息人脸照片/指纹特征码（仅存特征码，不存原图）、工号、门禁卡号出入口控制、考勤记录入职后3日内离职后30日内删除健康申报信息入职体检报告（含血常规、胸片、听力等）、既往病史申报岗位适配性评估、职业健康监护建档入职前职业健康监护档案保存期按《职业病防治法》第三十六条执行4.2选采信息（不提供不影响入职，但可能影响对应福利）信息类别具体字段采集用途不提供的后果婚姻与家庭状况婚姻状况、子女数量及年龄办理补充商业保险、子女医疗报销、育儿假备案无法办理对应福利，但不影响入职紧急联系人详细信息紧急联系人身份证号、工作单位高精度应急响应（如工伤急救时需要核实身份）仅能录入联系电话，紧急情况下联系效率可能降低驾驶证件信息驾驶证准驾车型、有效期、驾驶证扫描件安排需驾驶的工作任务（如有）无法安排驾驶类岗位个人邮箱私人邮箱（除企业邮箱外）接收非工作场景通知（如福利发放）改为手机短信通知4.3敏感个人信息（单独告知与同意）以下信息属于《个人信息保护法》第二十八条定义的敏感个人信息，除本同意书第六条另有明确授权外，我司不采集您的此类信息；确需采集的，将逐一单独取得您的书面/电子签名同意：敏感信息类型可能的采集场景单独同意的形式生物识别信息（人脸、指纹、虹膜）刷脸考勤、指纹门禁《生物识别信息专项授权书》健康生理信息（体检数据、病历）入职体检、职业健康检查《健康信息专项授权书》行踪轨迹（GPS定位、Wi-Fi定位）外勤管理、车辆调度《定位授权书》（注明定位频率和保留时长）宗教信仰、政治面貌仅限依法必须申报的情形（如涉密岗位政审、少数民族饮食习惯安排）一事一议单独书面授权14周岁以下未成年人信息子女福利登记（如有）须取得其监护人另行同意4.4不需要采集的信息为贯彻最小必要原则，我司明确不采集以下与工作无关的信息：•银行卡密码、支付密码、网银U盾信息•社交账号聊天记录（工作沟通除外）•家庭住址精确到门牌号的定位信息（仅采集到区县级）•与工作无关的医疗就诊记录（如牙科、皮肤科等非职业相关就诊信息）•宗教信仰（涉密或特种岗位除外）•性生活、性取向等与劳动管理完全无关的隐私信息五、信息使用、共享与委托处理5.1信息使用规则1.我司对您的信息实行分级分类管理：身份信息、薪酬信息为最高访问级别，仅人力资源部薪酬专员（2人）、财务部出纳（1人）可接触；考勤门禁信息仅行政部安防管理员（1人）可接触；其余岗位人员无法直接查看。2.任何内部访问均在系统中留存日志，日志保存不少于6个月，以备审计。3.非经您另行书面同意，我司不使用您的信息进行任何形式的营销推广、用户画像或自动化决策。5.2信息共享共享对象共享信息范围共享目的法律依据××××有限公司（您的签约外包服务商）身份信息、教育经历、工作履历、健康申报、银行卡号办理劳动合同备案、发薪、社保劳动合同管理所必需社保/公积金经办机构姓名、身份证号、工资基数法定缴纳义务法定义务税务部门姓名、身份证号、收入、专项附加扣除信息个税申报法定义务劳务派遣/外包监管平台（如有）身份信息、用工单位、岗位行业监管上报法定职责保险公司（补充商业保险）姓名、身份证号、婚姻状况、子女信息（如参保）投保理赔您的单独授权背景调查机构（仅入职阶段）学历学位编号、工作履历学历与履历核验您的单独授权我司与上述各共享对象均签订了《个人信息保护协议》或包含数据保护条款的协议，约定其仅可在上述目的范围内使用您的信息。任何共享均不涉及出售、出租或变相交易您的个人信息。5.3委托处理（供应商管理）以下服务商可能受托处理您的个人信息：受托方处理内容保护措施要求云服务提供商服务器托管、数据备份存储数据加密存储，服务商不得查看明文考勤系统供应商考勤系统运维签订保密协议，禁止用于任何其他用途食堂/后勤服务商餐卡余额、消费记录仅保留消费流水，不获取身份全量字段安防系统供应商门禁系统维护生物特征数据不得导出至其本地服务器委托处理均签署了《委托处理协议》，受托人不得将您的个人信息转委托给第三方。5.4跨境传输声明本同意书签署时，您的个人信息全部存储于中国境内服务器，不向境外传输。若未来因业务需要确需将您的信息传输至境外（例如我司与境外关联公司协同办公），将依据《个人信息保护法》第三十八条至第四十三条，单独向您告知境外接收方名称、联系方式、处理目的、处理方式、个人信息种类、向您行使权利的方式和程序等事项，并另行取得您的单独同意；对于《数据出境安全评估办法》规定的特定情形，将依法申请数据出境安全评估。目前确认的存储位置：××省××市××数据中心（电信运营商A级机房），具体机房编号记录于我司《数据处理活动台账》备查。六、信息存储与安全保障6.1存储方式与期限存储载体存储形式加密措施访问控制人力资源管理信息系统结构化数据库存储层AES-256加密，传输层TLS1.2及以上基于角色的访问控制+双因素认证纸质档案原件/复印件装订归档存放于财务部档案室带锁铁柜仅档案管理员持钥匙，查阅经人力资源部负责人书面审批监控视频数字录像存储加密，回放需双人授权保存90日后自动覆盖（按当地安防要求如更长则从长）保存期限总原则：仅在实现处理目的所必需的期限内保留您的个人信息，超过期限后30日内进行匿名化处理或删除。数据类型最短保存期最长保存期到期处理方式入职登记表等基本人事档案劳动合同终止后2年劳动合同终止后3年到期后彻底删除或匿名化工资发放记录3年5年（含个税备查年限）到期后删除考勤记录1年2年到期后删除门禁人脸特征码在职期间离职后30日内到期即永久删除体检报告按《职业病防治法》职业健康监护档案要求离职后继续保存30年不删（法律规定）监控录像90日90日（涉纠纷可延长至结案）自动覆盖6.2安全技术措施（按《个人信息安全规范》第11章执行）措施类别具体技术手段对应风险加密存储数据库敏感字段（身份证号、银行卡号）加密存储，通过应用层密钥管理服务（KMS）轮换密钥防止拖库后明文泄露加密传输全站HTTPS协议，拒绝TLS1.0/1.1弱加密连接防止传输中间人窃听脱敏展示系统界面上身份证号显示为`310*********1234、手机号显示为1385678`防止低权限人员"顺手看到"完整信息访问控制最小权限原则+动态令牌双因素认证防止内部越权访问审计日志所有查询、导出、修改操作记录操作人、时间、IP、操作内容威慑与追溯备份容灾每日增量备份+每周全量备份，备份数据同样加密防止病毒攻击/硬件故障导致数据丢失防病毒与补丁管理终端统一安装EDR，操作系统补丁≤72小时完成更新防止勒索软件加密数据物理安全机房门禁+24小时视频监控+出入登记防止物理入侵窃取存储介质6.3安全事件应急处置预案事件等级判定标准启动权限处置原则Ⅰ级（特别重大）涉及100人以上敏感个人信息泄露，或可能造成人身损害、重大财产损失由公司法定代表人立即启动，2小时内向属地网信办和公安机关报告立即切断泄露源→通知受影响个人→配合监管调查→全网舆情监测Ⅱ级（重大）涉及10-100人敏感信息泄露，或涉及100人以上一般信息泄露由分管副总启动，24小时内向网信部门报告定位漏洞并修复→通知受影响个人→评估影响面Ⅲ级（一般）涉及10人以下且不涉及敏感信息，系统日志可完整追溯由数据安全部负责人启动，48小时内完成内部处置并报备修复漏洞→加强监控→内部复盘事件发生后72小时内通知您本人（通过短信、电话或邮件），告知泄露信息类型、可能影响、已采取的补救措施及您可自行采取的降低风险措施。因泄露造成您实际损害的，我司依法承担赔偿责任。您本人也可以依据《个人信息保护法》第六十九条，就损害事实向我司主张赔偿；协商不成的，通过第九条所述争议解决途径处理。6.4对您本人的安全建议•不要将工牌、门禁卡转借他人•收到涉及个人信息的可疑短信/邮件时，第一时间转发至反诈专线96110核实•离职后如收到以我司名义发送的信息索要验证码，立即致电人力资源部核实七、您的权利与行使方式依据《个人信息保护法》第四章，您对您的个人信息享有以下权利。除法定例外情形外，我司将在收到申请后15个工作日内处理完毕并书面答复：权利内容说明行使方式响应时限知情权了解您的信息被谁、为何、如何、在何处处理随时可查阅本同意书及我司《隐私政策》实时决定权有权同意或拒绝我司处理您的信息行使撤回同意权即时查阅复制权获取您的个人信息副本向人力资源部提交书面申请，或通过企业微信机器人自助导出15个工作日更正补充权发现信息不准确或不完整时要求更正填写《个人信息更正申请表》或通过HR系统自助修改15个工作日删除权符合法定情形时要求删除（具体见下文）提交书面申请15个工作日撤回同意权撤回对本同意书的授权拨打专线或电邮联系个人信息保护负责人15个工作日（撤回即生效）解释说明权要求我司对信息处理规则作出解释提交书面问询15个工作日注销权注销您在HR系统中的内部账号离职流程中同步处理，特殊情况可单独申请15个工作日7.1删除权的法定情形以下情形您可随时要求删除您的个人信息，我司将在15个工作日内完成删除并告知您结果：1.处理目的已实现、无法实现或者为实现处理目的不再必要2.我司停止提供产品或服务，或者保存期限已届满3.您撤回同意，且无其他合法依据继续处理4.我司违反法律、行政法规或者违反约定处理个人信息5.法律、行政法规规定的其他情形7.2撤回同意的后果告知您撤回同意后，我们将停止处理您的个人信息。但请注意：撤回同意不影响撤回前已基于您同意开展的信息处理的合法性。同时，因以下业务功能依赖您的个人信息，撤回后将无法继续提供：•撤回人脸/指纹信息授权→无法使用刷脸/指纹门禁与考勤，需要您改用刷卡/密码方式（由我司行政部为您配置替代门禁卡，办理时限为撤回后3个工作日）•撤回银行卡信息授权→无法通过银行代发工资，需您本人提供他行账户或到我司财务柜台领取现金（每周三14:00-16:00办理）•撤回紧急联系人信息授权→紧急情况下将无法第一时间联系您的亲属，需您自行承担相应风险（我司将改用110/120报警渠道）任何撤回均不会导致对您的歧视性对待，更不影响您依据劳动法律法规应享有的权益。7.3权利行使不收费与例外•我司不收取任何"信息查询费""信息调取费"等费用•您重复、无正当理由多次行使查阅复制权（如每周申请一次全套副本），我司可收取合理成本费用（按实际打印/刻录成本收取，每次不超过10元）•以下情形无法满足您的查阅复制请求：与国家安全、国防安全直接相关；与公共安全、公共卫生、重大公共利益直接相关；与犯罪侦查、起诉、审判和判决执行等直接相关；法律法规规定的其他情形——在此情况下，我们会书面告知您拒绝的理由，并说明您可以通过投诉、诉讼等途径救济7.4权利行使联系方式•个人信息保护负责人：张某某•专线电话：0××-××××××××（工作日9:00-17:30，自动录音）•电子邮箱：privacy@•邮寄地址：××省××市××区××大厦×层数据安全部（信封注明"个人信息权利申请"）•线上渠道：企业微信→工作台→HR服务→个人信息管理八、受保护的特殊信息类型8.1未成年人信息1.我司不主动采集14周岁以下未成年人个人信息2.如您为未成年人且需办理子女福利登记，采集其信息前须取得其父母或其他监护人另行签署的同意书3.如发现误采集了未成年人信息，将在发现之日起48小时内删除8.2残疾与无障碍信息1.如您为残障人士，我司采集相关信息的范围仅限为落实《残疾人保障法》《残疾人就业条例》规定的无障碍设施适配、岗位合理调整所需的必要信息2.此类信息按敏感个人信息管理，仅人力资源部无障碍专员可见3.您是否申报残障状况完全自愿，不申报不影响录用决定8.3职业健康监护信息1.依据《职业病防治法》第三十五条，从事接触职业病危害作业的员工，我司组织上岗前、在岗期间和离岗时的职业健康检查2.检查结果仅告知您本人，不对外公开；我司仅留存结论页（"可从事原岗位/调离岗位/复查"），不保存详细检查数据3.如检查结果异常，由职业卫生医师直接与您沟通，我司人力资源部仅接收结论性意见4.涉职业禁忌证的人员，我司依法调整其岗位，并书面说明调整原因九、不同意采集的后果说明您有权拒绝签署本同意书。如您拒绝，我们将无法开展以下依赖个人信息的法定或必要业务流程：您拒绝提供的信息无法办理的业务替代方案身份信息（姓名、身份证号）签订劳动合同、社保开户、个税申报无（法定义务必需）银行卡号银行代发工资自行领取现金（每周三财务柜台）或提供他行账户紧急联系人应急联络机制无法保障紧急情况下的亲属通知，建议自行评估风险人脸/指纹刷脸门禁、指纹考勤转为刷卡/密码方式，由行政部办理替代门禁卡学历/资质证明岗位资质认定无法安排需要特定资质的岗位拒绝采集的底线说明：依据《劳动合同法》第八条，用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。因此，身份信息、学历信息、工作履历、健康申报属于劳动合同签订的必要信息，拒绝提供将导致无法建立劳动关系和办理入厂手续；除此以外，任何超出法定范围的采集您均有权拒绝。如您拒绝提供次要信息，我司不得因此拒绝录用或降低待遇，但应提前书面告知因此可能影响的具体业务功能。如您拒绝签署，我司将在3个工作日内与您沟通确认，若仍无法达成一致，将无法安排您入厂，外包服务商将根据与您签订的劳动合同另行处理。十、本同意书的变更1.因法律法规修订、监管要求变化或业务调整，我司可能修订本同意书2.重大变更（如采集范围扩大、共享对象增加、保存期限延长）将单独通知您并重新取得同意3.非重大变更（如表述优化、排版调整）将通过企业微信公告或短信通知您，并在30日后生效；您可在生效前提出异议，我司将评估是否重新取得同意4.当前生效版本：V1.3（2026年1月15日发布），历史版本存档于数据安全部备查十一、争议解决与投诉渠道11.1内部投诉如您认为您的个人信息权益受到侵害，可通过以下任一渠道投诉，我司承诺5个工作日内响应并启动调查：•拨打0××-××××××××转1（投诉专线）•发送邮件至complaint@•通过企业微信→工作台→员工服务→投诉建议提交投诉处理流程：受理登记→数据安全部3个工作日内初查→15个工作日内出具书面处理结论→如属实则立即整改并书面回复您。11.2外部举报渠道•国家网信办举报中心：•属地网信办：××省互联网信息办公室（0××-××××××××）•个人信息保护监管部门：××市市场监督管理局（12315）11.3司法救济•您有权依据《个人信息保护法》第五十条，向法院提起诉讼•您有权依据该法第六十一条至第六十三条，向履行个人信息保护职责的部门投诉举报•若我司违反规定处理个人信息，侵害您权益，您可依《民法典》第一千零三十四条至第一千零三十九条主张侵权责任十二、签字确认页12.1本人确认声明本人已仔细阅读并充分理解《2026年外包人员信息采集知情同意书》全部内容，包括但不限于：•信息采集的范围（第四条）、目的（第三条）与方式（第五条）•信息共享的对象与边界（第五条第（二）款）•信息存储的期限与安全保障措施（第六条）•本人享有的知情权、查阅复制权、更正权、删除权、撤回同意权等各项权利（第七条）•拒绝提供的后果（第九条）与争议解决途径（第十一条）本人确认已获得充分时间提问，相关问题已得到明确答复。本人同意我司按照本同意书所述目的、范围和方式处理本人的个人信息，并授权我司在约定的共享对象范围内提供相应信息。•签字（正楷）：\\\\\\\\\\\\\\•日期：\\\\年\\\\月\\\\日12.2可选条款签署区以下条款为可选授权，请您逐条勾选并签字：授权项目授权内容是否同意（勾选）签字确认商业性信息推送接收我司节日福利、员工活动通知（短信≤4条/月）□同意□不同意\\\\\\紧急联系人详细信息采集并存储紧急联系人身份证号、工作单位，用于高精度应急响应□同意□不同意\\\\\\工资单短信通知每月工资发放后通过短信发送工资明细□同意□不同意\\\\\\工作手机号公示将您的工作手机号公示于内部通讯录，便于业务协同□同意□不同意\\\\\\12.3紧急联系人授权本人\\\\\\\\（紧急联系人姓名），系上述外包人员之\\\\\\（关系），知悉并同意××××有限公司在紧急情况下（包括但不限于工伤事故、突发疾病、失联确认）通过电话、短信方式联系本人，并知悉本人以下信息被采集用于应急联络目的：•手机号：\\\\\\\\\\\\•工作单位：\\\\\\\\\\\\•签字：\\\\\\\\\\\\\_•日期：\\\\\\年\\\\月\\\\日12.4外包服务商确认我司（××××有限公司，外包服务商）确认已向外包人员充分说明了本同意书内容，并监督其完成签署。我司承诺仅在与××××有限公司约定的《外包服务合同》范围内使用外包人员的个人信息。•经办人签字：\\\\\\\\\\\\\\•盖章：\\\\\\\\\\\\\\•日期：\\\\\\年\\\\月\\\\日十三、附件附件一：可执行工具包1.外包人员信息采集范围清单（用于入职办理时逐项打钩）序号信息项是否采集提供方式办理人完成时间1身份证原件核验□是□否现场出示人力资源部入职前2身份证复印件□是□否原件复印人力资源部入职前3学历学位证书□是□否原件核验+复印件人力资源部入职前4职业技能证书□是□否原件核验+复印件用人部门入职前5离职证明□是□否原件人力资源部入职前6体检报告□是□否原件人力资源部入职前7银行卡信息□是□否系统录入财务部入职后7日内8紧急联系人姓名电话□是□否系统录入人力资源部入职前9人脸特征码□是□否门禁采集终端录入行政部入职后3日内10指纹特征码□是□否考勤机录入行政部入职后3日内经办人签字：\\\\\\\\日期：\\\\\\\\2.个人信息更正/删除申请表（模板）项目填写内容申请人姓名\\\\\\\\工号\\\\\\\\申请日期\\\\\\\\联系电话\\\\\\\\申请事项□更正□删除□查阅复制□撤回同意涉及信息项\\\\\\\\具体事由\\\\\\\\期望处理时限\\\\\\\\申请人签字\\\\\\\\受理人签字：\\\\\\\\受理日期：\\\\\\\\处理结果：\\\\\\\\3.员工应急联络通讯录（节选）部门/角色联系人电话职责人力资源部李某某138\\\\1234入职办理、信息权利申请数据安全部王某某138\\\\5678安全事件、数据泄露举报行政部（门禁）赵某某138\\\\9012人脸/指纹采集、门禁卡财务部（薪酬）孙某某0××-××××××××工资卡、薪酬咨询个人信息保护负责人张某某0××-××××××××投诉、权利行使安全生产部周某某0××-××××××××安全培训、工伤应急工会（如适用）吴某某0××-××××××××劳动权益维护4.外包人员同意书签署SOP步骤操作人操作内容时限要求1人力资源部招聘专员向外包人员发放本同意书电子版/纸