项目五书面沟通技巧

项目五书面沟通技巧

教学规定

理解书面沟通的含义、特点和原则；

掌握书面写作的基本流程；

熟悉多种书面沟通日勺文种及写作措施。

教学重点

书面写作的基本流程

教学难点

掌握多种书面沟通日勺文种及写作措施

课时安排

本章安排8课时。

教学内容

模块一书面沟通概述

一、书面沟通的含义

书面沟通是指沟通双方运用书面文字作为重要体现方式，在人们之间进行信

息传递和思想交流MJ工具。在平常生活和工作中，书面沟通包括公务文书、启事、

海报、商务信函、电子邮件等多种文种。书面沟通往往可以弥补难以言传或多说

无益的局限性。它是人际沟通中必不可少的方式。

二、书面沟通的I特点

严谨精确、便于保留、广三传播、间接婉转、灵活以便。

三、书面沟通欧I长处与缺陷

1.书面沟通日勺长处

书面沟通精确而不信，有形有据，可反复使用，永久保留；书面沟通可以不

停修改，直至满意体现；书面沟通愈加正式，使沟通能更有组织、更审慎地传递

信息；书面文本可以复制；弱化沟通者的消极情绪。

2.书面沟通口勺缺陷

花费较多的时间；不能即时反馈；规定沟通主体口勺文字体现能力强；书面沟

通若写得太匆忙，也许会有悔之不及的事情发生，甚至导致难以挽回的失误或不

良影响。

四、书面沟通的种类

根据不同样日勺分类原则，书面沟通可以划分为不同样类型。

(1)按照沟通目的划分，书面沟通大体分为告知型书面沟通、说服型书面

沟通、指导型书面沟通和记录型书面沟通。

(2)按照书面材料和沟通的用途划分，书面沟通可以分为通用公文、事务

文书、专用文书、生活文书和涉外文书。

(3)按照沟通渠道日勺不同样，书面沟通可以分为纸张沟通与电子沟通，纸

张沟通包括文献、汇报、信函、启事、海报和备忘录等一般纸张沟通，还包括沟

通。电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟通。

五、书面沟通的基本原则

好日勺书面沟通文书都在遵照基本原则的基础.上有特色风格。书面沟通的基本

原则可称为7个"C"1,即清晰(clarity)＞简洁(conciseness)洋细

(concreteness)、完整(completeness)、礼貌(courtesy)、体谅

(consideration)、(correctness)o

模块二书面写作的过程及影响原因

一、写作的环节

书面沟通很重要的一种方面就是怎样进行写作。一般来讲，顺利完毕写作大

体包括如下三个环节。

(-)准备阶段

1.确定写作目的I

书面沟通首先要明确：写给谁？写什么？为何写？书面沟通日勺目日勺不同样，

所采用日勺写作措施、写作风格和格式也就不同样。

2.认真分析读者

从读者出发，以受众为导向是进行书面沟通的最重要的方略。为了使书面沟

通更有效，必须要考虑几种方面H勺原因：读者的特性、读者需要日勺信息、怎样激

发读者日勺爱好。

3.搜集信息材料

在动笔之前，沟通者要明确搜集哪些信息材料与写作目的和重要内容有关

系，使之成为沟通者形成观点口勺基础。在动笔之际，搜集的信息材料又会成为沟

通者体现其观点的支柱。在搜集材料时，一般要保证搜集的信息材料真实、精确,

并将客观事实与主观意见和推论相分离。获得信息材料日勺途径有书面媒体、现代

媒体、非书面的资料。

4.列出大纲

在做好上述准备工作之后，可以列出本次写作的写作大纲，确定本次写作的

类型、构造和方略等，耍简要扼要地将信息传递出去。

一般状况下，可以把书面沟通提成如下几种类型。

（1）肯定型沟通。肯定型沟通直接给出好的信息、解释好的信息、用好的

祝愿结束。

（2）否认型沟通。否认型沟通用“缓冲”式的自然论述开头，在给出坏的

信息之前加以解释，假如也许，要提议某些也许的选择，用好的祝愿结尾。

（3）指示型沟通。指示型沟通以一种具有吸引接受信息人注意力的论述开

始，表述提议或规定及也许的利益，清晰地指示受信者应怎样去做，鼓励克服困

难，尽早完毕工作。

（二）草稿阶段

在完毕准备工作之后，下一步就是开始草稿的创作。这也是写作过程中日勺关

键环节。一般性H勺书面沟通日勺草稿创作可细分为两个阶段，即开头和进行。

1.开头

在开头部分，写作者要考虑怎样称呼对方,哪些内容应当放在显眼的地方等。

书面沟通的开头将决定阅读者对文书的第一印象。

2.进行

这个阶段是根据准备阶段的思绪、大纲及材料内容进行写作。在创作时进行

过程中，伴伴随沟通者思维日勺不停变化，可以不拘泥于在准备阶段形成日勺写作构

思。

（三）修改、编辑与成稿阶段

在这一阶段，沟通者要从事的工作有修改和编辑。无数事实证明，好文章是

精益求精的成果，既是写出来的，也是改出来的。托尔斯泰日勺《战争与和平》，

成稿后还改正7遍。他H勺另一部小说《为克莱赛尔乐章而作》，手稿约800页，

刊登时只剩余5页。

1.修改

修改是根据评估过程中发现的问题对草稿进行改动、增删、替代、重组等。

在正式修改之前，沟通者应先做某些检查。检查对象不只局限于已完毕的I草稿，

还可以是经历的各个写作环节。例如，对写作目日勺的理解与否确切；写作需要的I

资料与否完备；信息来源可靠与否；修改得彻底与否；等。

2.编辑

编辑的目的是保证语言符合规范H勺规定和商务写作的原则。其包括改正拼写

错误、打印错误、修辞错误及格式错误等。编辑与修改不同样，修改可以对文章

整体内容做大的改动，而编辑重视对版面的加工。

模块三常见文体的写作

根据沟通双方的关系特性不同样，书面沟通可分为私人间的书信和组织司的

文书。组织间H勺文书又因其写作的格式、规定的差异，可分为公务文书和商务文

书。

一、公务文书

（一）公务文书日勺含义

公务文书简称公文，是党政机关、社会团体、企事业单位在开展公务活动时

所形成和使用的、具有法定效力和规范体式H勺书面材料，是贯彻贯彻上级机关有

关政策法规、重要精神、依法行政和实行行政管理职能的重要工具。

（二）公文口勺种类

按照《党政机关公文处理工作条例》的规定，共有15种。

（三）公文口勺格式

公文的格式要合乎规范。公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、秘

密等级、紧急程度、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、发文时间、印章、

抄送机关、印发机关和印发日期等部分构成。在实际工作中，假如格式不合乎规

定，就会影响公文的效用发挥。

（四）公文日勺写法

1.文头

公文的文头是公文首页红色分隔线以上口勺部分。此部分重要包括公文份号、

机密等级、缓急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。

2.主体

公文的主体部分一般包括标题、正文、发文机关、发文日期、附件等。部分

简朴的公文可省略其中某些内容。其中标题和正文是写作的重点。

3.版记部分

版记部分是对公文印发状况加以阐明的部分，包括抄送机关、印发机关、印

发时间、页码等要素。版记部分位于公文的最终一页后半部分。

000001000001

机密★三年机密★三年

特急特急

XXXX文献XXXX文献

XX(2023)X号签发人：XXXXX(2023)X号

有关XXXXXXX的请示有关XXXXXXX的告知

xxxx：xxxx：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXX。

XXXXXXXXXXXX.xxxxxxxxxxxx,

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

XXXXXX.XX。

2014年4月1日2014年4月1日

抄送：XXXXX,XXXXXXX.抄送：XXXXX.XXXXXXX,

XXXX印制2023年4月1日印发XXXXX印制2014年4月1日印发

（五）公文日勺语言规定

使用规范的书面语言；广泛使用公文专用词；常常使用介词构造，使体现更

为确切；常用对偶、排比、对照、反复等修辞手法，加强体现效果。

（六）公文写作的注意事项

弄清本文献H勺性质、行文目日勺、任务和范围；认真阅读有关文献，明确政策

界线；要符合有关政策、法律、法令和上级机关的规定；熟悉业务，必要时进行

调查研究；理解实际状况，掌握工作规律；简要扼要，请示应当一文一事；谦虚

谨慎，勤勉及时.；贵在得体，合乎体式，合乎身份；人名、地名、数字、引文要

对时，时间一般要写详细日勺年、月、日；一般不能越级行文来沟通，因特殊状况

必须越级请示时，应当抄报被越过的上级机关。“请示”应当一文一事，一般只

写一种主送机关，如需同步送其他机关，应当以抄送形式列出，但不得同步抄送

下级机关；除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人；部门之

间对有关问题未经协商沟通一致，不得各自向下行文；“汇报”中不得夹带请示

事项；受双重领导H勺机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主

送机关负责答复。

二、商务文书

（-）商务文书的概念

商务文书是经济组织在市场经济环境中经营运作、贸