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华东理工大学商学院管理沟通（第7版）ManagementCommunication康青

宋渊洋第14章书面沟通书面沟通的类型书面沟通电子邮件备忘录报告信函建议书摘要备忘录的4个要素日期主题送交发送附件复印件日期：主题：送交：发送：送交：日期：主题：发送：送交：发送：日期：主题：送交：主题：日期：发送：复印：件附件：信函信函的要素写在印有公司抬头的信笺上包含日期、接收者的姓名与地址和称谓1至2页的篇幅以结束语、签名和工作头衔作为结尾信函的基本格式无缩进式修正的无缩进式半缩进式建议书的种类建议书的种类1推荐报告2解决技术问题3具体的管理计划4具体的补偿措施构建建议书的大纲1简介2根据有关规定对所建议的问题展开讨论3管理计划4成本分析5公司能力6总结报告的结构1标题/副标题2报告摘要3可视图像列表4报告主体5参考书目6附录构建摘要1用自己的语言描述文章内容2围绕文章主题撰写3列出主题，加上衔接部分与过渡句4编辑摘要以提高可读性写作写作过程确定思路写草稿编辑文章形成思路的不同方法列提纲头脑风暴思路草稿思路树编辑过程及内容检查逻辑检查表述检查思路之间的关系再次阅读文章，检查错别字、列表及格式不一致处商务写作的语气1专业但不僵硬2友善但不虚伪3自信但不傲慢4礼貌但不卑微商务信函类型三种类型说明性和肯定性信函负面性信函劝说性信函说明性和肯定性信函的种类1内部信函2确认信3摘要4致谢和祝贺投诉的回复说明性和肯定性信函的结构报告好消息,综述要点列出细节和背景资料不避讳地说出可能的消极因素—只是尽量强调积极方面阐明读者的受益处结尾充满友善、积极、关怀、有远见负面信函的正确语气1将自己放在读者的位置2对公司的规定作出解释3设想顾客是想将问题妥善解决4表扬个别,批评一群5平心气和负面信息的缓冲语1表示同意2表示谢意3作出承诺4给予赞扬5合作意向6好消息7表示理解负面信函的种类否定和拒绝纪律警告和不良业绩评估解雇和开除劝说性信函的种类催款函业绩评估推荐信建议书有效书面沟通的策略策略之一正确应用书面沟通语

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