管理沟通（第7版）课件 第06章-教材版 会议沟通

管理沟通（第7版）第6章会议沟通🗣️不开空话连篇的会，不发离题万里的议论。———邓小平管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通本章导览学习目标1．明确会议的目的与类型2．了解组织会议的基本步骤3．认识会议中的角色及其职责4．明确影响会议效果的因素5．掌握组织有效会议的策略会议沟通6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织6.8视频会议会议在管理工作中起着十分重要的作用，它是决策的重要方式，也是沟通信息的主要手段。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通引导案例一次常规会议（一）上周末，程强请求他的老板———公司总经理吴莉召开会议，讨论公司下一年度的销售目标。吴莉公司总经理程强市场部经理严力臣生产部经理路遥仓储控制主管王贤石人事部经理程我刚参加完阶段性销售总结会，发现今年我们丧失了比预料的还要多的市场，主要原因是工厂出现了延期交货的问题。同时我们也进行了下一年度的销售预测，认为下一年度的销售量可达到11万台。我们认为这个数字是现实的，如果做得好，还有望突破这个目标。严程强，你是在开玩笑吧？就在3个月前，同样在这间办公室，我记得你对下一年度销售量做出的预测是10万台。现在，你却将预测提高了10％。面对一个不断移动的目标靶，试问我们如何去做生产计划？有关资料表明，一些管理者用于参加各种会议的时间占其工作总时间的1／3。由此可见，会议开得成功与否直接关系到企业管理效能的高低。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通引导案例一次常规会议（二）吴莉老严，我理解，你的担心是有道理的。但是，我们必须面对不断变化的市场做出相应的调整。现在刚到9月，我们还未对下一年度制定生产计划，只是在讨论计划。路遥我们必须降低生产成本。去年，我们的库存太多，占用了不少资金。鉴于我们高达30％的库存成本率，我认为明年不能再维持如此高的库存量。王贤石若降低库存成本，采用跟踪需求的综合生产计划方案，则意味着雇员数逐月波动，这样会引起雇用和解雇成本上升。会议的收尾在大家你一言我一语的发言中，不知不觉已到了午餐时间。吴莉总结道：“老严，请根据最新的预测数据拟定一个综合生产计划，我不想在下一个旺季到来时，看到公司重蹈覆辙。”然而，目前的会议却存在许多问题，或者过于频繁，或者过于冗长，或者流于形式，既浪费了宝贵的时间，又达不到预期的目的。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通6.1会议的目的与类型会议沟通是群体或组织中相互交流意见的一种形式本节要点会议既可以被看作一个集思广益的过程，也可以被当作一种传递信息的方式；会议也是组织上行沟通的途径之一，管理者可以借助开会的机会听取下属的意见和建议；会议的目的大致包括如下几个方面：交流信息、给予指导、解决问题、做出决策；按照会议目的分类，会议主要有谈判、通知、解决问题、决策、交流五种。本章节导航6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织6.8视频会议管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通会议的目的会议沟通是群体或组织中相互交流意见的一种形式，是一种常见的群体活动。会议的目的大致包括如下几个方面。1．交流信息通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给员工。同时，管理者也可以从与会者那里及时得到反馈和获得其他方面的信息。2．给予指导通过会议，企业可以针对具体工作或项目，对员工进行方向性引导、方法建议或即时反馈，帮助其明确任务要求、调整工作思路，从而提升后续的执行效果。3．解决问题会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突，并利用与会者的知识和技巧来解决问题。4．做出决策会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者和员工提供共同参与和共同讨论的机会，最终做出正确决策。一个有效的会议应该能使与会者心情舒畅并积极参与，让大家通过有效的方式得以沟通，从而获取有用的信息或达成一致的合作协议。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通会议的类型无论是企业还是其他各类组织，都经常会举行各种各样的会议。按照会议目的分类，会议主要有以下几种。1谈判这类会议的目的是解决双方在利益上的冲突2通知这类会议的目的是传播信息，其传播方式通常为单向式3解决问题这类会议的目的在于利用团队的创造力来解决问题4决策这类会议的目的是在不同方案中权衡利弊，做出抉择5交流这类会议的目的在于集思广益，常采取头脑风暴法成功的会议是达到管理沟通目的最有效的途径之一。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通6.2会议的组织会议的成功取决于会议的组织本节要点会议的成功取决于会议的组织；为了使会议有成效，必须做好以下三个阶段的工作：会前准备、会议进程的控制以及会后工作；会议能否顺利进行，很大程度上有赖于主持人对会议的节奏和方向的把握；会议结束后，会议组织者还需做以下工作：为了贯彻会议精神，执行会议决议，可将会议记录或会议简报下发至与会者及其他有关人员。本章节导航6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织6.8视频会议管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通会前准备（一）会议的组织工作常常从分析会议的主题和必要性着手。1明确会议的必要性就设定的议题而言，若不经多方讨论协商便不能解决问题，就有必要召开会议；若通过其他方式能使问题更有效地得到解决，就尽量不要召开会议。2确定会议的目标一般来说，企业中常见的会议主题有两类：讨论工作中出现的问题，或者分析将来工作中可能会遇到的问题。一旦明确了会议的主题和必要性，就应当设置一个具体的目标。3确定会议主持人会议的成败在很大程度上取决于会议主持人的能力高低。一般情况下，会议主持人常由群体中职位高的管理者担任。4确定会议秘书或记录员会议秘书或记录员是保障会议顺利进行的辅助角色，可由一人或多人担任。5拟定会议议程按会上将要讨论的问题的重要性和类别依次排序，并限定各项内容商议的时间。一次会议讨论的问题不宜太多，讨论时间也不宜太长。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通会前准备（二）影响会议场所选择的因素有很多，具体选择何地应该视会议的性质而定。6准备会议文件会前应收集和整理与议题相关的信息。7分发预阅资料会前先将会议议程和整理好的文件分发给与会者。8确定其他与会者通常选择那些对会议内容比较了解并与其工作相关的人员参加会议。9预订会议场所会议地点应事先确定好，还要事先列好相应的清单并在会前进行核实。10补充最新信息在正式开会之际，查看一下是否有最新信息。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通会议布局类型会场布置会场布置应根据会议的目的、会议的性质及与会者人数而定。会议场所的选择如果是仪式性会议，可以在自己单位的会议室或宾馆的大会议厅举行；如果是决策性会议，可以安排在一个能够真正促进沟通意见的环境中举行。座位与器材视听器材是否准备就绪？分发的材料是否准备充足？会前核实会议地点应事先确定好，还要事先列好相应的清单。图6-1会议布局类型图管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通会议进程的控制会议能否顺利进行，很大程度上有赖于主持人对会议的节奏和方向的把握。具体来说，控制会议进程大致可以按以下步骤进行：（1）宣布会议的主题和目的。（2）根据会议议程顺序提出每个议题，然后征求有关与会者的意见。（3）给每个人表述自己意见的机会。（4）控制讨论进程。如果发现讨论与议题无关或深入讨论不必要的细节，应该及时引导到议题本身。（5）如果会上出现各种不同的见解，主持人应该根据自己的理解将各种观点加以概括。（6）遵守预定的时间安排，不要拖延。（7）在每个议题讨论结束后加以概括，以便达成共识或做出决策。（8）在会议结束时，对已取得的结果进行概括。（9）确定下一次会议的议题和时间。会后工作：（1）为了贯彻会议精神，执行会议决议，可将会议记录或会议简报下发至与会者及其他有关人员。（2）根据会议精神，对执行工作进行监督和检查。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通6.3会议议程会议议程是所有会议的重要组成部分本节要点会议议程是所有会议的重要组成部分，它能够使会议目标一目了然；会议议程应该明确需要讨论的议题以及这些议题的顺序；作为一般原则，例行公事的内容放在议程一开始，然后再安排事务中的新问题；通常，会议议程应包括会议日期、时间、地点、议题及参加对象等。本章节导航6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织6.8视频会议管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通设计原则与步骤会议议程的设计原则1．明确议题会议议程应该明确需要讨论的议题以及这些议题的顺序。2．确定主次作为一般原则，例行公事的内容放在议程一开始，然后再安排事务中的新问题。3．注重实效不要将议程安排得满满的，以免造成超时，进而降低效率。4．适时调整会议主持人还应该根据具体情况对议程做适当调整。5．提供背景资料会议议程还应该包括在会前向与会者提供所需的背景资料，以便他们做好充分准备。会议议程的设计步骤（1）突出问题，即根据实际情况列出重要的问题。（2）提出新议题，即通过预测目前的发展状况和与会者的联系，提出管理活动或工作中的新议题。（3）选择重要议题，即针对诸多需要考虑的议题，确定最主要和最紧迫的事项。（4）分清主次顺序，即将例行项目放在开始，按逻辑关系或难度大小排列关键议题。（5）确定时间，即根据可用时间和与会者情况安排项目。（6）表明顺序，即对议程中的每个议题用数字排序。（7）结束议程，即提出下一次会议的细节，并在议程结尾处明确下一次会议的日程。会议议程应该明确需要讨论的议题以及这些议题的顺序，与会者可以提前递交潜在的议题，以便在会上讨论。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通会议议程实例图6-2会议议程实例各议题的时间安排1．进度安排与决定20分钟2．确定向电网送电的日期15分钟3．高热卡植物推广种植及收购政策20分钟4．下一次会议安排2分钟通常，会议议程应包括会议日期、时间、地点、议题及参加对象等。一次会议讨论的问题不宜太多，讨论时间也不宜太长。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通6.4会议记录一份完整的会议记录资料对于会后执行会议决议起着至关重要的作用本节要点在考虑会议程序时，会议记录常常被忽视；正式的会议记录应该包括下列基本要素：会议名称、会议日期、起止时间、会议地点、主办者、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员及原因等；通常，会议记录的任务由会议秘书承担。会议记录并非易事，要做好这项工作必须注意以下几点。本章节导航6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织6.8视频会议管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通会议记录的内容在考虑会议程序时，会议记录常常被忽视。一份完整的会议记录资料对于会后执行会议决议、检查会议效果，甚至是下一次会议的召开都起着至关重要的作用。正式会议记录的基本要素（1）会议名称（2）会议日期（3）起止时间（4）会议地点（5）主办者（6）主持人（7）出席人员（8）列席人员（9）缺席人员及原因（10）会议议程（11）主要发言和讨论要点（12）会议决议及任务分工（13）下一次会议的时间及地点（14）会议秘书或记录员会议记录的注意点（1）充分了解会议主题、目的及议程。（2）可以采用手工方式记录，也可以借助录音、录像等方式辅助记录。（3）记录时要紧跟会议进程。（4）及时确认要点，澄清含混不清的观点。（5）避免夹杂自己的主观意见。（6）会后应校对记录并及时打印。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通6.5会议中的角色会议的有效性在很大程度上取决于会议中的角色本节要点开会原本是为了节省时间而进行的一项活动，结果却往往浪费了时间；一个正式会议中的角色一般包括会议主持人、会议秘书或记录员、其他与会者；参加会议的所有成员都有责任使会议取得成功；可以说，对会议影响最大的就是会议主持人，会议主持人的作用包括三个方面：一是引导，二是激励，三是控制。本章节导航6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织6.8视频会议管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通会议中的角色会议主持人的作用包括三个方面：一是引导，二是激励，三是控制。会议主持人会前明确会议的目的，起草议程，决定参加会议的人员、会议举行的时间和地点，以及准备分发的材料。会议期间营造合适的氛围，宣布会议开始，控制会议进程，鼓励与会者发言，引导做出决策，确认行动和职责，以及宣布会议结束。会后重新检查会议记录，评估会议成果以及使所有成员都明确会议结果。会议秘书或记录员会前应详细检查会议的地点、时间，通知与会者，以及分发必要的背景资料。会议期间记录会议开始时间、参加人数、会议内容以及报告人和会议结束时间。会后撰写会议纪要，核对必要的事实和数据，与会议主持人协商以及分发会议纪要。会议秘书或记录员的作用很重要，因为他直接对会议主持人负责。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通会议与会者的职责表6-1会议与会者的职责角色会前会议期间会后会议主持人1．明确会议目的2．决定参加会议的人员、时间与地点3．准备需要分发的会议材料4．负责起草议程5．确保会场的合理布置1．准时开始2．阐明主题3．控制会议进程4．有效决策1．审核会议纪要2．评估会议成果3．使所有成员明确会议结果4．监控会议决议的执行会议秘书或记录员1．协助确定会议时间和地点2．协助起草会议议程3．通知与会者4．协助准备和分发会议材料5．布置会场1．做好会议准备2．记录会议进程3．记录会议内容4．协助会议主持人1．整理和撰写会议纪要2．核对事实和数据3．与会议主持人协商并分发会议纪要其他与会者1．告知会议主持人／秘书需要列入议程的事项2．阅读会议材料3．如果合适，准备自己的支持性材料1．准时出席2．按照会议要求发言3．记录会议决议及需要采取的行动1．阅读会议纪要2．执行会议分配的任务3．必要时汇报执行情况注：如果没有指定的会议秘书，会议主持人要确保有人承担会议秘书所应做的工作。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通6.6与会者的座次会前应该明确与会者的座次本节要点会前应该明确与会者的座次，必要时应事先做好与会者的席卡；按照职位高低以及其他不同身份排好座次；图6-3是几种常见的会场座次排列方式，其中黑圆点表示会议主持人，S表示会议秘书，×表示主席台就座的其他与会者。本章节导航6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织6.8视频会议管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通与会者的座次座次安排的基本要求会议前应该明确与会者的座次，必要时应事先做好与会者的席卡，按照职位高低以及其他不同身份排好座次。图6-3中的符号●会议主持人S会议秘书×主席台就座的其他与会者图6-3与会者的座次排列方式管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通6.7有效会议的组织这并不意味着所有会议都能达到预期的目的本节要点虽然在许多组织中会议是必需的，而且运用广泛，但这并不意味着所有会议都能达到预期的目的，会议受挫是常有的事；影响会议效果的因素是多方面的，归纳起来有以下几点；若要提高会议的效率，掌握一套行之有效的组织策略显得尤为重要。本章节导航6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织6.8视频会议管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通会议效果的影响因素虽然在许多组织中会议是必需的，而且运用广泛，但这并不意味着所有会议都能达到预期的目的，会议受挫是常有的事。1会议目的不明确由于事先准备工作没有做好，与会者不清楚会议的议题，致使讨论漫无边际。2会议持续太久原本只需花半小时就可交代的事，非要开上一小时的会，致使与会者过于疲倦。3简单问题复杂化一个很简单的问题，原本三言两语就可解决，却要与会者反反复复地讨论。4发言者过于健谈一些发言者一有机会就滔滔不绝，不仅占用其他与会者发言的机会和时间，也会影响会议的沟通氛围。欧盟委员会的内部规定——第一条：不要把纯信息性的问题摆到议事日程上，这些是您副手的工作管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通组织有效会议的策略有时开会是一种既耗时费力又令人疲倦的活动，因此，若要提高会议的效率，掌握一套行之有效的组织策略显得尤为重要。1．不搞形式主义只有在需要多方协商或有较多信息需要在一定范围内迅速传达的情况下，才召开会议。2．明确会议的目的和目标用书面的形式将会议的目的和目标记录下来。3．提前分发会议备忘录在会议召开之前，应以备忘录的形式提前通知与会者，以便他们有充足的准备时间。4．选择合适的与会者主要邀请那些能够起到积极作用的人参加会议，尽量不要邀请那些优柔寡断、缺乏主见的人。5．控制好会议进程按照会议议程上的安排按时召开和结束会议。6．分发会议纪要在会议结束后24小时之内将会议纪要分发下去。会议纪要应该列出所做出的决策以及要求采取的主要措施的具体日期和具体负责人。管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通6.8视频会议通过网络通信技术召开的虚拟会议本节要点视频会议是通过网络通信技术召开的虚拟会议，使身处各地的组织成员在网络上共聚一堂，通过视频的方式交流信息；基于硬件的视频会议系统：通过专门的视频设备来实现远程信息交换；就召开会议而言，在会前准备、会议进程的控制及会后工作等方面，无论是传统的面对面会议还是远程的视频会议，其基本要求是相同的。本章节导航6.1会议的目的与类型6.2会议的组织6.3会议议程6.4会议记录6.5会议中的角色6.6与会者的座次6.7有效会议的组织6.8视频会议管理沟通（第7版）康青、宋渊洋《管理沟通（第7版）》·第6章会议沟通视频会议系统基于硬件的视频会议系统通过专门的视频设备来实现远程信息交换。该系统操作简单，便于维护，视频效果好，但对网络的要求比较高，需要专线来保证，因而购置价格会比较高。基于软件的视频会议系统通过软件来实现硬件的功能，即主要借助于高性能的计算机来实现硬件解码功能，可利用现有的计算机设备下载和安装相关的视频会议软件，不必专门购置。网络视频会议系统可利用互联网实现远程信息交换，如腾讯会议平台等。该系统具有很强的数据共享和协同办公功能，对网络的要求较低，但视频效果一般。召开视频会议应提出的新要求（1）明确会议目的会前，参会双方可通过电话或电子邮件等方式进行沟通，决定就哪些共同关心的问题在视频会议上商讨。（2）确定会议时间召开视频会议尤其要求准时，与会者应同时出现在视频中，双方的视频系统必须同时在线。（3）确定会议主持人确定合适的会议主持人是确保会