电子档案异地备份台账规范课件

档

案

合

规

培

训电子档案异地备份台账规范台账规范·归档要求·备份介质·管理规范依法备份

有据可依汇报时间：2026目

录课程导览壹制度依据与法规框架明确异地备份的法规依据贰台账规范与登记要求建立备份全流程台账叁归档要求与备份套数落实归档与备份数量要求肆备份介质与标准要求选对介质并符合标准伍管理规范与运输检测落实运输、检测与恢复要求陆责任分工与最新政策明确职责并跟进政策动向制度依据与法规框架依法备份，有据可依01法规依据档案法确立异地备份法定依据法定授权《档案法》第三十九条档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管这是备份工作与台账建立的根本法律依据。实施条例细化第四十一条明确三个操作维度：介质磁介质、光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的存储介质检测定期检测载体完好程度与数据可读性选址异地备份选址应当满足安全保密等要求台账要素来源两条法规共同回答"能不能备、用什么备、备在哪里"，对应台账登记中"介质类型""存放地点"等字段的法定依据。电子档案异地备份台账规范04/30政策依据重要档案实行异地异质备份中办发〔2014〕15号政策口径重要档案实行异地异质备份保管，县以上国家综合档案馆须对同级党政机关、企事业单位、社会组织的重要档案落实异地备份，重要电子档案落实异地异质备份。档发〔2016〕11号·第二十六条配套制度项目电子档案保存实行备份制度，重要电子档案应当异地异质备份。台账操作登记时须准确把握两个概念异地解决单点灾害风险异质解决同载体失效风险备份方式栏须准确区分“异地备份”与“异地异质备份”，两者介质与流程要求不同电子档案异地备份台账规范05/30规范依据DA/T99-2024规范备份实施壹规范定位《档案数字资源备份实施规范》（DA/T99—2024）经国家档案局批准，2025年2月1日起实施。适用于各级综合档案馆，其他档案保管机构参照使用。贰覆盖内容系统规定在线备份、离线备份、异地备份三类流程，涵盖技术环境、数据组织、传输、制作、检测、维护与恢复各环节。技术环境·数据组织·传输·制作·检测·维护·恢复叁台账价值规范界定了档案数字资源、备份对象、完全备份、增量备份、差分备份等核心术语。台账中“备份方式”“备份类型”等栏目应对照术语定义填写，避免同一概念多种表述。电子档案异地备份台账规范06/30政策依据电子档案管理办法细化备份要求施行节点国家档案局令第22号《电子档案管理办法》自

2024年11月1日

起施行第二十六条备份方案与套数第二十七条异地备份与备份中心台账落点：上述条款直接决定台账中“备份套数”“介质种类”“备份方式”等核心字段的填写标准电子档案异地备份台账规范07/30制定电子档案备份工作方案，对电子档案及管理信息系统完整备份介质选择：磁介质、光介质、缩微胶片中至少两种符合长期安全管理要求的存储介质保存方式：在线+离线，至少三套完整数据，每种介质一套配置结构：一套在线应用，两套备份档案馆对重要电子档案进行异地备份有条件的档案馆可建设灾难备份系统国家档案馆可建设电子档案备份中心，提供备份服务台账规范与登记要求全程留痕，可查可溯02制度依据备份台账登记有明确要求档办发〔2025〕3号《推进数字档案馆建设实施办法（试行）》明确：数字档案馆应当具备对备份数据和介质进行登记与管理的功能，实现备份全流程的登记台账管理。台账不是可选项，而是必备功能。台账登记须覆盖备份作业完整链条壹备份任务发起贰数据制作叁介质写入肆运输交接伍入库上架陆定期检测《电子档案管理办法》同时规定：转换与迁移活动应当记入电子档案管理过程元数据，保证全流程可追溯。一次备份，一次登记，全程留痕电子档案异地备份台账规范09/30填写规范台账核心要素逐项填写十项必填要素登记逐项齐全，缺一不可01备份批次编号06数据套数02备份时间07存放地点03备份对象范围08经办人04备份方式09检测记录05介质类型及编号10恢复验证记录介质编号：一物一号离线载体一物一号、一号一档，编号与台账记录一一对应在线备份加密传输，传输日志一并纳入台账备查填写纪律及时·准确·完整不事后补记、不涂改；确需更正须按流程审批并保留修改痕迹台账既是日常管理工具，也是迎检审计时证明备份真实性的直接依据。电子档案异地备份台账规范10/30台账管理台账支撑全流程可追溯台账覆盖介质全生命周期，每个节点必须留痕采购初始化写入运输入库检测销毁制度三层面责任制度谁牵头、谁执行、谁监督工作制度备份周期、操作流程、登记规范安全制度介质保管、人员权限、保密要求检查人员核查备份工作，首先看台账——是否按期备份、是否账实相符、检测有无记录。台账完整，备份工作才经得起检验。电子档案异地备份台账规范11/30归档要求与备份套数套数合规，备份到位03归档数量底线电子公文归档一式3套法定依据国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》第十七条——归档电子公文须拷贝至耐久性好的载体，一式3套。壹封存套长期保存贰异地套灾难恢复叁利用套日常查阅台账要求逐卷逐件登记三套数据的载体编号、存放位置、保管状态，确保账实相符三套数据分别管理，不得混用维护要求封存套与异地套定期检测发现载体老化或数据不可读时，按流程重新制作并更新台账电子档案异地备份台账规范13/30叁·台账核对要求备份数据至少形成2套DA/T99-2024底线2套至少

2套完整备份数据，其中至少

1套离线。重要档案加码3套再增至少

1套异地，合计3套——本地在线、本地离线、异地各一。台账核对重点逐套登记要素每套数据须标注备份方式、存储位置、介质类型。区分两类备份区分“本地离线”与“异地备份”，两者不可替代。核实风险隔离核对存放地点是否真正满足风险隔离，防止同楼存放失去“异地”意义。电子档案异地备份台账规范14/30介质与套数要求至少两种介质三套数据《电子档案管理办法》第二十六条对介质与套数提出组合要求，核心是两种介质、三套数据。壹介质选择贰套数配置叁操作示例肆台账核对电子档案异地备份台账规范15/30从磁介质、光介质、缩微胶片等中选至少两种符合长期安全管理要求的存储介质在线方式与离线方式共保存至少三套完整数据每种介质上保存一套完整数据：一套在线应用，两套备份硬磁盘存放在线应用数据；一次性刻录光盘与另一块硬磁盘分别承担两套备份逐套记录介质类型、介质编号、数据内容、存放位置，确保“每种介质一套完整数据”可核对、可追溯备份介质与标准要求介质达标，异质备份04备份介质介质类型与选择依据法规依据《档案法实施条例》第四十一条：异地备份须采用磁介质、光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的介质。来源：《档案法实施条例》第四十一条介质分类壹磁介质硬磁盘、磁带贰光介质档案级可录类DVD光盘、蓝光光盘叁缩微胶片适用于长期保存选择依据依据一保管期限依据二数据容量依据三检测条件依据四成本因素台账填写介质类型须写规范名称，注明具体类别与标准编号，不得笼统写“硬盘”“光盘”。电子档案异地备份台账规范17/30介质入口介质标准决定质量底线光盘类档案级可录类DVD光盘DA/T38-2021档案级可录类蓝光光盘DA/T74-2019磁介质类硬磁盘离线存储DA/T75-2019磁带存储DA/T83-2019执行要求采购时查验产品符合对应标准，并留存检测报告台账登记标准编号与批次信息，便于追溯介质质量标准编号是介质质量的直接依据使用不符合标准的普通光盘、移动硬盘开展备份，检查中通常会被认定为不合规，档案管理人员应把好介质入口关。电子档案异地备份台账规范18/30介质管理异质备份降低同载体风险壹同载体风险三套数据若全存同一种介质，批次缺陷或普遍老化会使其同时失效。贰异质备份要求《电子档案管理办法》要求至少两种不同介质长期保存；归档格式须开放、不绑定软硬件、可转换、易于利用。叁台账核对登记时核对同一批备份是否使用两种以上介质，并在“介质类型”栏如实记录。单一介质多份复制，不等于异质备份电子档案异地备份台账规范19/30介质管理介质保管与检测条件壹保管环境温湿度须参照标准控制，避免阳光直射、磁场干扰与有害气体侵蚀。贰检测要求《电子档案管理办法》要求定期检测可读状况、软硬件环境与介质完好程度，发现问题及时处理，必要时转换或迁移数据。叁检测周期胶片载体五年一次磁性载体四年一次数据异常实时监测肆台账闭环检测的时间、项目、结果、处理措施逐项记入台账；发现介质损坏或数据不可读，立即启动重新备份或迁移流程。电子档案异地备份台账规范20/30管理规范与运输检测规范运输，定期检测05备份策略3-2-1原则量化备份策略3份副本生产可用+在线异地+离线异地严禁单一副本2种介质磁带冷备+磁盘阵列在线严禁同类型硬件1份异地满足风险隔离要求杜绝主备同处一个风险场景对照《电子档案管理办法》“至少两种介质、至少三套数据”逐项检查：副本数量介质异构异地隔离台账须清晰反映这三项落实情况。电子档案异地备份台账规范22/30DA/T75-2019·运输管理硬磁盘运输六条硬要求运输前壹清点记录，到达后及时核对。运输中贰禁止液体淋袭、机械受损；避免挤压、堆叠、碰撞。拿取叁尽量避免直接拿取；必须拿取时轻拿轻放，严禁剧烈震动和翻滚。安全肆专人负责，防止丢失、信息泄露。容器伍宜用防震、防尘、防水、防晒、防磁专用容器；温度

4℃～40℃，湿度

30%～80%，24小时内温湿度变化均不得超过

±10%。交接陆运输交接单作为台账附件留存，记录清点数量、交接人员、运输环境数据。依据DA/T75-2019·运输交接单随台账附件留存，形成可追溯闭环23/30备份有效性保障备份检测与恢复演练「备份不验证，等于没备份」恢复是备份的最终目的；未经恢复验证的备份，不能视为有效备份。壹检测不止“能读”依据：《电子档案管理办法》贰演练是“期末考试”演练记录=台账证据电子档案异地备份台账规范24/30定期检测可读状况、软硬件环境、介质完好程度发现问题及时处理，必要时转换或迁移验证数据内容是否完整、可用定期开展恢复演练，检验备份的真实可用记录演练时间、范围、恢复结果与发现问题记录纳入台账，作为备份真实性的证据，并据此整改薄弱环节档案安全管理灾难备份与应急管理壹法规依据《档案法实施条例》第四十一条、《电子档案管理办法》第二十七条：档案馆可根据需要建设灾难备份系统，实现重要电子档案及其管理系统的备份与灾难恢复。贰备份范围不只备份数据，还须备份电子档案管理系统，确保灾难后快速恢复业务。叁应急管理制定档案安全事故应急预案，落实事故预警、信息报送、分级响应制度。台账记录灾难备份系统建设情况、演练情况、应急响应记录，确保关键时刻“拿得出、恢复得了”。档案管理人员应熟悉应急预案流程，定期参与应急演练。电子档案异地备份台账规范25/30责任分工与最新政策职责清晰，政策引领06岗位责任RACI矩阵明确岗位职责责任模糊是失效主因——异地备份失效事件中，多数源于责任边界不清。用RACI矩阵把每项操作钉到具体岗位，杜绝管理真空。档案管理部牵头制定备份范围清单与优先级，组织四性检测与恢复演练，建立并维护全流程台账，管理离线介质全生命周期；主任为第一直接责任人信息技术部配置在线备份链路，执行自动化备份作业，监控任务运行状态，负责备份系统安全防护异地备份点运维方管控机房环境与离线介质存放库安全，接到介质调取指令后

2小时内

响应交付合规审计部每半年开展一次专项审计，核查备份记录、演练记录、介质巡检记录的真实性台账落责到人台账中逐项记录各环节责任人，确保每项操作可