第六章会展信息化管理

1、第九章会展信息管理本章主要讨论以下问题：会展信息管理内容会展数据库的建设与维护会展管理信息系统配置会展项目运营信息管理要点电子商务在展览会上的应用第一节会展信息管理系统的构建一、会展信息管理的意义和作用(a)会展信息化的含义近10年来随着计算机和网络技术的快速发展和信息技术的广泛应用信息化浪潮席卷全球信息化管理渗透了每个发达国家的所有行业。信息管理对传统会展产业的变化也在进行。企业信息化是指企业应用现代信息技术，采用生产、管理、经营等各个层次、各个环节、各个领域的计算机、通信、网络等现代信息技术，充分开发、广泛利用企业内部外部信息资源，不断提高生产、经营、决策的效率和水平，提高企业经济效率，提

2、高企业竞争力的过程。企业信息不仅可以明确地改善和优化企业的资金流动、人力资源流动、材料流动和信息流，而且还可以对企业当前的管理方式产生强烈的影响，不断创新企业经营，不断提高竞争力，对企业的生存和发展具有重大的影响和作用。专家指出，服务产业的演变和演化与外部环境的演变相结合，外部刺激有国家政策、社会进化、业务趋势、信息技术进步、国际化等5大要素。信息技术的进步被认为是五大要素之一，新技术的使用和技术进步是提高服务营销和管理水平的唯一途径。服务业之一会展产业的发展也是由信息技术进步主导的。信息管理系统是一个广泛的概念，通常是指收集、存储、处理和传播各种类型信息的完整功能集。特别是，信息系统是由人员

3、、硬件、软件和数据资源组成的人机系统，通过及时准确地收集、处理、存储、交付和提供信息，管理、协调和控制组织的各种活动。计算机信息系统通常是指企业支持管理和决策的信息系统。企业信息管理是企业经营的重要组成部分，其在现代企业经营中的重要性毋庸置疑，一个企业信息资源的开发利用和管理水平直接决定着企业的生命。(b)会展信息管理的类别战时信息化包括战时和会议企业及其项目管理的信息化。展览业的服务链包括场所、组织者、服务提供者(建筑、酒店、食物、运输、观众注册等)、展示者、购买者、普通参观者等。展览服务通过展览前、展览中、展览后等各种阶段，展示产业的信息管理广泛，需要处理的业务和数据庞大。通过展会的综合信

4、息管理和深入挖掘，提高参展企业和参观者的交流效率，建立以展览会为基础的行业客户数据中心，全面提高展会的品牌竞争力。国际会展产业在多年的实践中形成了一系列的接待服务体系，目前我国的会展产业也形成了自己的服务体系。会议和展览组织者(PCO)、目标插座(DMC)。节奏快、巨大的会议服务产业已经从占点产业、旅游业逐步分离，迅速形成一个独立的产业。该工业园包括规划、会议公司、酒店、翻译、速记、会务用品、摄影相机、宣传通信、售票服务等18个领域。会议信息管理在创建新的经营模式中，对降低成本、提高效率、提高服务质量也起到了很大的作用。每个企业都有自己的主要业务，即核心业务，其运营流程是企业的主要流程，是企业

5、信息转换的关键目标。会展企业也存在内部经营信息化问题，但会展及会议项目是信息化的焦点，也是本章提出的重点。二、会展信息化的作用会展信息管理的作用主要体现在四个方面：优化企业的各种资源、提高客户关系管理能力、提高会展服务质量和效率、扩大会展事业领域。(a)优化企业的各种资源资源和资产的最大区别在于其价值是潜在的，通过高水平的管理可以最大限度地发挥其价值。这就是资源优化。计算机和互联网技术的使用为企业管理员提供了企业资源规划和整理的平台，提高了决策的效率和水平。任何企业的资源都可以分为有形和无形资源。会展产业也是如此。贸易展览会行业最主要的类型资源是展厅及资金，最重要的无形资源是客户信息及知识资源

6、。信息管理在这些资源的优化中发挥着越来越大的作用。例如，信息管理允许展览和展览经理选择使用和租赁展厅的最佳方案，以最大限度地提高利润。同时，可以改善赛场的日常管理，保持良好状态。信息技术也有助于准确预测场所的需求，并进行必要的更新、改造或增设。另一个例子是，客户资源管理软件通过收取整理客户资源，构建和扩展客户数据库，分析客户偏好，与客户进行双向沟通，实现以客户为中心的管理模式。通过客户资源分析，为咨询的项目、宣传、支持服务提供参考和依据。(b)提高客户关系管理能力事实上，公约行业，尤其是公约，不仅仅是把客户当作简单的资源。客户批准和参与决定了直接展示的成败，因此，客户关系管理成为展示管理的首要

7、课题。展示产业是一个特殊的服务产业，面向商品生产领域和流通领域的很多客户，需要强大的客户关系管理能力。法兰克福春季消费品博览会、法兰克福国际图书博览会、纽伦堡国际玩具博览会、杜塞尔多夫国际鞋展等欧洲最受欢迎的大型专业贸易博览会，每个会议的出席者数千人，专业观众数万人。大型展览馆一年的观众人数必须超过100万人。法国巴黎国际博览会一年一次，两周的参观人数达100万人。开发和维护这样的大客户群体通常需要巨大的努力，而不是少数几个人能做到的。客户组越大，信息量越大，控制和分析客户信息以确定客户关系就越困难。计算机和互联网的出现使展览的大量客户信息的高效管理成为可能。客户关系管理系统(Custarer

8、 Relationship Management，CRM)是当前业务活动从产品中心向客户中心转变的必然产品，并且是企业管理中继ERP后的另一个热点。与EFP系统相比，CRM系统被重新分类为企业的前台系统。典型CRM系统的主要功能包括市场营销管理、销售管理、客户服务支持管理和客户分析。CRM强调全面改进与客户相关的业务流程，因此过去难以量化管理的市场、客户服务和物流服务部门都可以根据客户满意度和其他与客户相关的指标进行量化管理。采用CRM系统和理念的公司可以在市场领域提高客户保持的指标，在客户服务等物流部门添加客户满意度等综合指标，以使企业中的所有人员都面向客户。同时，对营业的评价不是销售和利润

9、等简单的指标，而是几名职员能够以一定的指标进行工作，工作效率高，目的性强。(c)提高会展服务的质量和效率会议、展览、展示企业、展示馆等会展业的各种经济要素，无疑利用多种信息化手段提高了生产率，提高了整个行业的运营水平。从展览组织者的角度来看，展览会通常提供的内容已不能满足需求，需要提供给观众的服务。也就是说，要应用信息技术提高次效率。例如，传统的参观者注册的手工方法往往会造成人为的拥挤，延迟观众的入场观看，影响展示效果，利用信息技术快速制作和发放个性化胸卡，设置现场网络连接、触摸屏等现场导航系统，使观众非常方便。通过快速的时间内信息收集和处理，可以为展示商提供符合分析报告、潜在客户数据等要求的

10、信息反馈服务。展览组织者为了给参展商和参观者提供一切支持服务，经常最大限度地自行开发酒店预订、交通、展品运输和报关、展台建设、展台租赁、服务人员(保安、翻译等)、广告宣传、餐饮等业务。会议组织者要完成由策划、会议公司、酒店、翻译、速记、会务用品、摄影、宣传通信、售票服务等18个部分组成的工作。这些相关业务往往被多家企业共同妄称，它们的规范、调整和交互与mice的服务质量直接相关。通过信息管理系统的强大功能，展览组织应更多地集中精力提高服务质量，增加服务内容，使展览衍生产业的规范和控制成为展览机构关注的问题。欧洲几个有影响力的国际贸易展览会开始为参与企业提供包括展品、展示台、人员等各方面参展活动

11、的综合服务包(PACKAGE SERVICE)。展示商不需要为展示品的运输、旅行商、展示台的设计和改造找其他经纪人。所有这些都可以由展示公司调整。这种服务方式在10年前是无法想象的。在拥有数千名展示企业的国际展览会上，如果想把客户想要的所有服务都交在自己手里，经营者们的很多努力和组织肯定不会有助于提高展览核心工作的质量。实现信息管理，最初简化了复杂的运营，经过了程序，特别是已经很成熟的人气展览会，因此，展览组织者可以充分满足顾客的要求，有效地提高展览服务质量，提高顾客参展者的满意度，进而提高忠诚度。大自然通过保证会展项目的成功和可持续发展，给会展组织者带来实际的经济利益。(d)扩大会展业务领域

12、最典型的是在线会议。随着电子商务成为经济运营的重要形式，电信运营商提供了多种方便的网络手段，如果过去品牌展览主要是通过建立网站来宣传自己的话，今天的网络会议已经具备了一些传统的会议中所没有的功能和手段，在传统的会议中，它不再是单纯的宣传手段，而是成为一种相对独立的新形式的会议。目前，一些大型会议还开设了电子版，干脆全部转到了网络上。网页设计也是新的，不仅设计精美，还添加了很多实用的功能，如在线合同、订单、链接贸易伙伴等。与传统的会议相比，网络会议没有地理限制，交易费用低廉，组织工作简单等优点，使mice主办方越来越受欢迎。在线咨询将以低投资高效率为特征，有效地补充和扩展传统的咨询。三、会展信息

13、管理工作内容(a)会议展览信息管理的基本工作内容会展信息管理的具体工作内容包括：1.信息收集。在展览会现场，主办方通过观众登记等方式收集的参观信息可供展示者使用，展示者可以在展示台上收集参观信息。展览公司可以通过文字、图片、视频等方式将最新的展示动态放置在网上，以便在展览摊位首次举行的时候了解展览的最新进展，也可以及时告知没有参加展览的企业有关展示的情况。实现数据的综合分析和利用。在数据库的支持下，主办方的各会议会议会议间数据可以及时整合和统一，实现信息共享，更好地了解观众的行为习惯和价值判断。对重复收集的投入也会减少。3.会展服务公司可以通过信息资源的共享，为客户提供更多的支持服务(如商务旅

14、行、VIP礼仪招待会等)。(b)利用会展信息实施分类统计和分析会展信息是可以细分为各种信息的多要素信息。例如，观众信息可以分为基本信息、要求信息和行动信息。1.观众基本信息观众信息以名片和现场登记为主收集。主要是听众的姓名、单位、部门、工作信息，以及通过邮件、电话、传真、电子邮件、手机、网络等联系这些听众的必要资料。包括以下方面：(1)参观者的业务部门、职务的规范信息：标准化在展览会上收集的各种各样的参观者工作的部门和职务信息，生成规范的观众职务部门和职务信息，使用户可以按部门类别、职务类别查看参观者信息，使参观者信息更加针对性，减少和降低工作费用。如果需要发送知识库，则只能选择技术类别的观众

15、发送电子邮件或发送电子邮件。如果需要发送采购会议相关信息，要邀请各部门负责采购工作的同志，可以选择“采购”类别的听众，向他发送信息资料；或者在听众中向有决策能力的“高级管理人员”的资料等发送信息。(2)观众所在的国家、省、市、地区信息：根据观众的基本信息生成观众的目的(居住)地区信息(外国观众的国家信息)，通过按地方、城市、地区查看相应的观众，可以轻松获取特定地区的观众信息。(3)目标受众信息：通过关键字查找或按受众过滤来定义目标受众的信息。特别是如果是业界领先的企业或有发展潜力的企业，那么，在使用信息时，这些对象听众需要特别注意，使其成为更大的目标。2、观众需求信息听众在入口处写的调查表回答

16、反映了听众的需求信息。参观者的要求信息可以明确定义每个参观者的访问目的和个人的要求，因此可以从这个角度找到有价值的参观者。例如，如果想获得“下一次参加的客人”的名单，可以在调查表查询中找到回答该问题的听众。3、观众现场行动信息参观者进入展览会各体育场，参加研讨会，访问各展示台留下的资料是参观者的行动信息。通过这些资料，可以得到第一天上午来的人、参加某个会议的观众、某个参观者多次访问过、访问过哪个地点或展示台、每天高峰情况、参观者停留率等有用的结果。会展公司的客户管理目标是提高客户忠诚度。扩展有效客户的信息收集渠道。定量客户积分指标；提高客户服务满意度集中式安全客户数据管理；展览公司系统的客户关

17、系管理相关模块包括：参展企业管理；专业观众管理潜在客户管理相关服务公司管理；来宾管理媒体资源管理客户点系统。(c)数据库的建立和维护1.数据库概述(1)数据库系统概念数据库是存储在某种存储介质上的相关数据的有组织的集合。不是简单地将几个数据堆在一起，而是按照一定的结构组织几个彼此有一定关系的数据的集合。例如，创建一个单位的员工文件，每个单位都具有编号、姓名、性别、出生日期、结婚否、职务、薪金和简历等数据要素。显然，这八种资料与说明每位员工的自然情况有密切的关系。如何以一定的方式组织说明每位员工的资料，以便于管理？一般来说，人们使用二维表来实现(见表1)编号名称性别出生日期结婚否职务工资简历001件南05/16/74T硬币180.00memo002 Li linv 02/30/71T