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文档简介

1、XXX有限公司合同管理系统一、合同管理的一般原则1.目的和基础为加强公司合同管理,预防、减少和及时解决合同纠纷,维护企业合法权益,提高经济效益,根据中华人民共和国合同法及政府相关部门的规定,结合公司实际情况,制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司与其下属单位、法人单位、其他经济组织、自然人之间或相互之间签订的各种合同和协议,包括但不限于销售合同、贷款合同、租赁合同、加工合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。3.合同管理原则合同管理必须遵循依法办事、预防为主、层层把关、跟踪监督、及时调解、维护企业合法权益的原则。签署、履行、变更或终止本合同,必须遵守中华人民共和国合同法

2、及相关法律、法规和规章,并参考相关政策。4.保守商业秘密所有管理和参与合同工作的相关人员都应为公司保守商业秘密。二、合同管理职责1、企业合同管理部(法律部)的主要合同管理职责1)认真学习贯彻中华人民共和国合同法及相关规定,依法保护企业合法权益。2)制定和修订公司的合同管理制度和方法,并组织实施合同管理。3)审查合同以防止不完善或非法的合同。4)协助承包商依法签订合同,参与重大合同的谈判和签订。5)做好合同的统计、归档和保管工作。6)监督检查公司合同的签订和履行情况。7)宣传合同法及相关法律法规,培训合同管理人员、业务人员和采购人员。8)依法处理我公司的合同纠纷。9)禁止公司或个人利用合同从事非

3、法活动。10)按时对公司合同的签订、履行和合同纠纷的处理情况进行统计和总结,并向公司领导汇报。2、供销部的主要职责1)依法签订、变更和终止本部门的合同。2)严格审核本部门签订的合同,重大合同提交相关方共同审核。3)认真执行签订的合同,定期检查合同的履行情况。4)合同履行过程中,加强与其他相关部门的联系,如有问题及时通知法律部。5)本部门合同的登记、统计和归档。6)协助法律部处理合同纠纷。3、财务部门的主要职责1)加强与供销等相关部门的联系,在合同履行过程中及时报告应收应付账款。2)对与合同有关的应收账款和应付账款进行统计分析,提出处理建议,妥善保管收付凭证。3)配合法律部进行合同管理。三。合同

4、审查与签订管理1、公司签订合同,应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权,任何人不得以公司的名义签署合同。2.严禁将合同业务介绍信借给其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年备查。3.除及时结算的以外,合同采用书面形式,合同文本采用司法部颁发的合同示范文本;对方提供的合同文本必须提交法律部审核。4.所有合同应由法律部按顺序统一编号。5.本合同及其相关书面材料应语言规范、字迹(符号)清晰、条款完整、内容具体、语言准确、不含糊。6.要订立合同,必须完成合同条款。精读8.订立依法可以担保或者对方履约能力不确定的合同,应当要求对方依法以担保、抵押、留置、定金等相应形式提供有效担保。对方

5、提供的保证人必须是法律允许的有能力代其清偿债务的法人、其他组织或者自然人。另一方担保人的主体资格和偿债能力参照本制度的规定进行审查。9.在与外国签订合同时,有必要明确选择争议的管辖权,并尽量选择公司所在地的法院。10.法定代表人或承包人应亲自签署并盖章合同文本。11.签订合同时,应加盖单位专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。一份超过两页的合同应加盖骑缝章。四.合同审查和签署程序1.在签订合同之前,必须严格审查对方的主体资格。法人必须审核加盖工商行政管理机关复印专用章的公司营业执照或营业执照的正本或副本(必须有最新的年检印章)对于非法人经济组织,应当依法审查其是否登记注册并取

6、得营业执照。分支机构、事业单位和社会团体设立的事业单位,除审查其业务范围外,还应审查其下属法人资格。对于外方的资格审查,有必要调查其地位和性质,公司或组织是否合法存在,公司或组织的法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍和注册地。2.在签订合同之前,有必要检查代理人的身份和资格。代理人的职业资格证书和个人身份证;委托人出具的授权委托书;代理行为是否超越代理权限或代理权限是否超越代理期限。3.签订合同时,必须仔细检查对方的履约能力。4.签订合同时,应仔细审查对方提供的相关证明材料,必要时,应在发证部门进行核实或现场调查,防止对方伪造或篡改证明材料。另一方提供的各种证明材料中使用的双方名称和印章必须完

7、全一致。5.下列材料不能作为主体资格和履约能力的证明材料,但可以保存在合同文件中进行审查。名片;制造商介绍、产品介绍等信息;各种广告和宣传材料;电话、BP机等通讯工具的数量;另一方提供的未经我方合同承担者见证或未经与原件核对的资料复印件。6.承包合同的承包方应及时将合同副本送单位财务部门备案,作为财务部门接收和支付资金和材料的依据。V.合同的履行、修改和解除1.合同绩效管理1)公司法定代表人和总经理对合同的履行负完全责任。合同承办单位、部门和人员对其签订的合同的履行负有具体责任。2)在履行合同过程中,根据情况的变化,跟踪调查对方的履约能力。如发现问题,承包商应及时处理。必要时,经单位负责人同意

8、,承包人可以调查合同标的和对方的履约能力。3)接收对象必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的物,应当在法定期限内及时提出书面异议。4)合同结算必须通过本单位财务部门进行。对于合法有效的合同,财务2.合同的变更和解除1)另一方要求变更资金物资接收方时,必须有书面变更协议。严禁在未获得另一方书面材料的情况下,通过口头协议向变更后的接收方交付或支付。2)当我方因不可抗力或其他原因不能履行合同时,应及时收集相关证据,立即书面通知对方,并积极采取补救措施减少损失。3)如发现对方不履行或未完全履行合同,合同承担者应督促对方采取有效的补救措施,收集并保存对方不履行合同的相关证据,并及时向

9、法律部报告。4)如我方因任何原因变更或解除合同,应及时书面通知对方,说明变更或解除合同的原因及要求对方书面答复的期限,并尽快与对方达成变更或解除合同的协议。六.合同纠纷的处理1.合同纠纷管理1)为解决合同纠纷而采取的所有措施必须在法定诉讼时效和期限内执行。(二)发现对方利用合同进行欺诈等犯罪活动时,应当立即向单位负责人报告,并向公安机关报告。3)合同承办部门及人员应配合公司法律部参与仲裁或诉讼。4)合同争议发生后,可以通过协商、调解、仲裁和诉讼解决。5)合同纠纷发生后,如需委托代理人参与仲裁或诉讼活动,应及时委托有资质的代理人进行处理。6)申请、起诉、证据、辩护、协议、调解、仲裁、裁决、判决等

10、。承办单位应当在结案后十日内将合同纠纷的处理情况报送法律部门备案。2.合同争议处理程序1)合同发生争议时,合同承办部门及人员应立即向主管领导、法律部及公司领导汇报,法律部、供销部、财务部等相关部门应及时提供解决争议所需的相关材料。(二)在处理合同纠纷过程中,因对方当事人的行为或者其他原因导致判决不能执行或者难以执行的,应当及时向法院申请财产保全。3)合同纠纷发生后,应依法采取一切措施,积极收集和整理相关证据。证据可能灭失或者难以取得的,应当向法院申请证据保全。4)向法院提供原始证据时,必须先复印,并要求法院承包商出具证据以供接受。七、合同数据管理1.档案内容以下信息可用作合同文件:谈判记录、可行性研究报告、申请和批准文件;对方的法人营业执照、营业执照和营业法人执照复印件;对方履约能力证明复印件;对方法定代表人或合同承担人的岗位资格证书、个人身份证明、介绍信及授权委托书的原件或复印件;我方法定代表人授权委托书原件及复印件;保证人的保证能力和对方主体资格证明复印件;供双方签署或履行合同的书面材料和电报、电传、信函、电话记录等视听资料;登记、见证、认证、公证等文件;合同正本和副本以及合同变更和解除的书面协议;目标验

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