数据表汇总、排序

1、Microsoft Office Access 2007 培训,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,公司名称 演示：,课程内容,概述：执行汇总等多项任务 课程：轻松计算、排序和搜索,本课包含一个建议任务的列表和一组测试题。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,概述：执行汇总等多项任务,在 Access 2007 中，对数据执行数学函数比以往任何时候都要轻松。 现在，数据表视图提供了排序和筛选命令；其“汇总”行允许计算数据的总和、计数或平均值；而新增的搜索功能又可帮助您查找 数据。 本课程介绍如何使用这些新增的工具，同时指出它们如何帮助您解决一些常见的业务 问题。,数据表 II：汇总

2、、排序、筛选和查找数据,课程目标,在数据表中显示“汇总”行。 对列中的数据计算总和、计数和平均值。 对一个或多个列中的数据进行排序和筛选。 使用“搜索”在表中查找数据。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,课程,轻松计算、排序和搜索,轻松计算、排序和搜索,假设经理需要了解过去四年中公司在计算机方面投入了多少资金。,利用“汇总”行，将可以轻松地在 Access 数据库中找到这类信息。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,轻松计算、排序和搜索,假设经理需要了解过去四年中公司在计算机方面投入了多少资金。,在导航窗格中，双击您的表。这将自动在数据表视图中打开该表。,在“开始”选项卡上的“记

3、录”组中，单击“合计”。这将在数据表的底部显示“汇总”行。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,轻松计算、排序和搜索,假设经理需要了解过去四年中公司在计算机方面投入了多少资金。,在“汇总”行中，选择要在其中执行计算的字段，然后从 列表中选择一个函数。在本示例中，您需要对列中的数字求和，因此应选择“合计”函数，之后便大功告成了！,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,始终井然有序,现在，您已计算出公司在计算机上投入的资金，这时经理又说她需要了解每家供应商都提供了哪些计算机。,这同样很简单：您只需按供应商的名称对数据排序即可。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,始终井然有序,现在

4、，您已计算出公司在计算机上投入的资金，这时经理又说她需要了解每家供应商都提供了哪些计算机。,在要排序的列中，单击列标题右侧的箭头，然后单击 “升序”。这将按字母顺序对该列进行排序。,经过排序的列中会出现一个箭头。如果按升序排序， 则箭头方向朝上。如果按降序排序，则箭头方向朝下。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,始终井然有序,现在，您已计算出公司在计算机上投入的资金，这时经理又说她需要了解每家供应商都提供了哪些计算机。,排序操作可随时撤消。只需转到“开始”选项卡，然后在 “排序和筛选”组中单击“清除所有排序”即可。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,筛选器：数据的显示规则,接下

5、来，经理希望了解公司在每家供应商身上花费了多少资金。,您可以通过筛选数据来完成该任务，这同样是一个快速而轻松的过程。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,筛选器：数据的显示规则,接下来，经理希望了解公司在每家供应商身上花费了多少资金。,在要筛选的列中，单击列标题右侧的箭头，然后清除 “全选”复选框。,选择要在数据表中查看的项目。您可以根据需要选择任意数量的项目。Access 将显示与您的选择相匹配的数据，并隐藏其余的数据。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,筛选器：数据的显示规则,接下来，经理希望了解公司在每家供应商身上花费了多少资金。,单击“确定”，随后将有一个图标指示已完成对

6、列的筛选。如果指向该图标，Access 将显示您的筛选条件。,另外，当您筛选数据时，“汇总”行中的计算结果将与所做的更改保持同步。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,一个简单的数据筛选器,到目前为止，经理对看到的数据着实满意，但她接下来又想查看过去几个月中购置了哪些计算机。,为此，您可以使用一个预建的筛选器来查找某一日期范围内的数据，该日期范围的开始日期和结束日期均可自行指定。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,一个简单的数据筛选器,到目前为止，经理对看到的数据着实满意，但她接下来又想查看过去几个月中购置了哪些计算机。,单击列标题右侧的箭头，再单击“日期筛选器”，然后单击菜单上

7、的一个选项。在本示例中，您要查看某一日期范围内的数据，因此应单击“期间”。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,一个简单的数据筛选器,到目前为止，经理对看到的数据着实满意，但她接下来又想查看过去几个月中购置了哪些计算机。,在对话框中填写“最旧”和“最新”字段，再单击“确定”，随后, 数据表中即会显示筛选后的数据。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,搜索特定的记录,有时，您迫切需要找到某些数据，但不确定它们位于数据表中的什么位置。,这就难以进行有效的排序或筛选，此时可改用 Access 屏幕底部的“搜索”框。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,搜索特定的记录,有时，您迫切需

8、要找到某些数据，但不确定它们位于数据表中的什么位置。,在“搜索”框中输入单词、短语、日期或数字的某一部分或全部，然后按 Enter。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,搜索特定的记录,有时，您迫切需要找到某些数据，但不确定它们位于数据表中的什么位置。,Access 会突出显示与您的搜索相匹配的第一个记录中的相应字符。若要查找下一个匹配的记录，请再次按 Enter。Access 会在数据表的所有位置查找与您的搜索数据相匹配的全部记录。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,有关练习的建议,对数据计算总和、平均值和计数。 对数据排序。 对数据应用简单、常用的筛选器。 对数据应用预建的筛

9、选器。 保存排序和筛选结果，然后打开并关闭这些功能。 使用“搜索”框查找某个记录。,联机练习（需要 Access 2007）,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,测试题 1,如何显示“汇总”行？（请选择一个答案。）,右键单击数据表中的最后一行，然后单击“汇总”。 双击某个列标题，然后单击“显示汇总”。 在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“合计”。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,测试题 1：答案,在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“合计”。,再次单击该按钮可隐藏“汇总”行。重新显示该行后，依然能看到刚才的结果。若要清除该行，请在“汇总”行中找到每个使用函数的字段并单击其

10、中的箭头，然后从函数列表中选择“无”。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,测试题 2,如何对数据排序？（请选择一个答案。）,右键单击数据表中的任意记录，然后单击“升序”或“降序”。 在“开始”选项卡上的“排序和筛选”组中，单击“升序”或“降序”按钮。 单击任意列标题右侧的箭头，然后单击“升序”或“降序”。 以上全部。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,测试题 2：答案,以上全部。,您可以使用上述任何一种方法或命令。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,测试题 3,筛选器可从数据表中删除不需要的数据。（请选择一个答案。）,正确。 错误。,数据表 II：汇总、排序、筛选和查找数据,测试题 3：答案,错