办公软件Excel 2003应用技巧介绍

1、办公软件Excel 2003 应用技巧介绍,机械设计一室：刘军海,格式编辑,公式与函数,图表编辑,先选择任意一单元格，按下Shift键的同时再选定另一单元格，即可选中两单元格所包含的所有单元格。,单击“全选按钮”（工作表区域最左上角单元格）即可选中所有单元格。,1.选取全部单元格区域,2.选取有效单元格区域,3. 快捷键,单元格格式化设置： Ctrl+1 插入行或列： Ctrl+“+”（笔记本: Ctrl+Shift+“+” ） 删除行或列： Ctrl+“-”,有时公式的测试需要在同一单元格中输入多次不同的数，习惯操作是按Enter键，单元格会自动跳到下一个单元格中。 若按“Ctrl+Ente

2、r”组合键，即可避免此类问题，既能查看结果，当前单元格也仍为活动单元格。,4.每次选定同一单元格,回车键也有粘贴功能，当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框)，按下回车键可以实现粘贴功能。,5.回车键的粘贴功能,为了便于记忆和查找，双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，即可输入新的名称。 右键工作表标签，选择“工作表标签颜色”，即可对工作表添加颜色。,6.工作表命名及添加颜色,单击边框命令下拉命令中的“绘图边框”，即可绘制出斜线； 在单元格格式中，选择边框中带斜线的命令。,7.绘制斜线表头,Word表格中的内容可直接复制粘贴到Excel工作表中，即使更改单元格格式也无法变回数字样

3、式。 更改方法：在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，就会发现它们都变为数字样式了。,8.巧变文本为数字,以身份证号码的录入为例，输入后系统会将其转为科学计数的格式。 解决方法1：提前将该单元格格式设置成“文本”； 解决办法2：在数值的前面加上一个小“ ” （注意:必须是在英文状态下输入）。,9.巧妙输入位数较多的数字,自动：需要提前设置单元格格式对话框中，对齐自动换行； 强制：对格式没有设置的情况下，按组合键“Alt+Enter”。,10.在一个单元格中显示多行文字,双击表格行与行或列与列之间的调整线，单元格

4、将按单元格大小显示内容。,11.满框显示内容,要输入一些很有规律的数据，如学历(中专、大专、本科、硕士、博士)，职称(助理工程师、工程师、高级工程师)等，我们希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。,12.选用下拉列表快速输入数据,选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据有效性”命令，从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如“技术员,助理工程师,工程师,高级工程师”，此处“,”是在英文输入状态下输入的逗号，并确保复选框“提供下拉箭头”被选中，单击“确定”按钮。,具体方法为:,

5、选中要进行转换的单元格区域，然后按住Shift键，单击“编辑复制图片”命令，在弹出的“复制图片”对话框中，可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式，如果选择“如屏幕所示”，还可以进一步选择“图片”和“位图”两种格式。,13.单元格转换成图片形式插入Word中,编辑填充序列，可以修改步长值； 使用公式进行自动填充。,14.修改自动填充步长,15.自动筛选,“数据” “筛选” “自动筛选”； 选中要添加下拉列表的区域，右键选择创建列表；,二者实现功能完全相同,16.行列快速转换,选择并复制要转换的行，选择“编辑”“选择性粘贴” “转置”。,17.时间运算,(DAY(SUM(A1:A10)*

6、24+HOUR(SUM(A1:A10) & : & MINUTE(SUM(A1:A10),=TEXT(SUM(A1:A100),H:MM),时间相减，通常会出现1900的字样，可通过设置单元格格式改变结果显示。,18.冻结和拆分窗格,19.窗口重排,首先单击“窗口”“新建窗口”，根据需增加新建窗口的数目（如果想并排展示三个窗口，需新建两个窗口），然后单击“窗口”“重排窗口”，选择“排列方式（水平并排或垂直并排）”。,20.排序,一般排序： 演示文档中，要对语文成绩进行排序，可在语文成绩这列中单击任一单元格。然后单击工具栏中的升序或降序按钮，可完成排序。 注意： 若把排序的一列全部选中后再使用上

7、面的操作，将弹出排序警告，询问“扩展选定区域”还是“以当前选定区域排序”，Excel默认是将“扩展选定区域”，若选择“以当前选定区域排序”，排序将只发生在这一列中，其它列的数据排列将保持不变，这就破坏了数据。,菜单排序： 表格中如有表头，且有合并单元格的存在，再用一般的排序方法排序，会提示不能成功。 如果对这样的表格排序，可选中要排序的所有数据，包括标题行(学号、姓名等所在的行)，然后单击“数据/排序”菜单。,可将表头处加一行，即将表头和表格分离开，再 使用一般排序即可排序成功。,自定义排序 在这个成绩表中，如果我们想按职务这列排序，如先后顺序是:班长、副班长、团委书记、学习委员、学生，以上方

8、法都不能解决。,1.在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“自定义序列”选项。 2.在右侧的输入序列框中依次输入团委书记、班长、副班长、学习委员、学生，然后单击“确定”。 3.选中排序的数据，在“数据”菜单上单击“排序”，在“主要关键字”框中，单击需要排序的列，如职务。 4.单击“选项”按钮。在“自定义排序次序”之下， 单击创建的自定义列表。单击“团委书记、班长、副班长、学习委员、学生”(图4)，确定。,21.条件格式,在sheet2中插入图表，可调用sheet1工作表中的数据单元。 （插入图表（图表类型）数据区域（选择sheet1中数据单元）。,1.不同工作表间插入图表,首先要选定图表中的这

9、个数据系列，按右键弹出快捷莱单，单击“数据系列格式坐标轴”命令，选择“次坐标轴”选项。,2.对度量不同的数据系列使用不同坐标轴,右键单击图表区域，可修改“图标区格式”、“图表类型”， 在图表选项中可添加“图表标题”、“坐标轴名称”等； 右键选择“源数据”，可修改序列名称。,右键单击工具栏中的任意位置，在出现的快捷菜单中选 择“图表”，即可激活图表工具栏，进行图表编辑，图标 工具栏左侧的下拉列表，从该下拉列表中选取的任何项 目，也就等于在当前图表中选取了那个项目。,3.图表区域编辑及元素选取,函数应用,求取行或列中的最大值,求取行或列中的最小值,a1=5，b1输出0.5 b1=text(a1/10,0.0),求一行、一列或多行多列的和,求一行、一列或多行多列的平均值,函数应用,IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或FALSE 的任意 值或表达式。,Value_if_true表示logical_test 为 TRUE 时返回的值。,Value_if_false表示logical_test 为 FALSE时返回的值。,函数应用,=IF(A1