公文格式短班.新

1、公 文 格 式,吉林省委党校(省行政学院)基础教研部,机关公文写作与处理专题,公文写作与公文处理专题,顾铭新,公文为什么必须具备规范的格式,便于起草、阅读、办理、立卷、归档和查找利用。 公文法定权威性、严格规范性、较强时效性的外在标志。 有利于计算机录入、存储和传输 。,公文格式包括,公文用纸幅面及版面尺寸，公文的组成部分及其排列顺序和标示规则。 公文用纸幅面尺寸为国际标准纸型型（210mm297mm）。(附图1) 公文版心尺寸为156mm225mm;天头（上白边）为37mm;订口（左白边）为28mm。(附图1),附图1： A4型公文用纸幅面及版心尺寸,公文格式分为一般格式和特定格式,公文格式

2、,一般格式（文件式格式）,特定格式,信函式格式(用于处理日常事务的平行文、下行文，发文机关标识中无“文件”二字) 命令格式（国家行政机关发文的最高级形式） 会议纪要格式 （以固定形式印发机关办公会议纪要的一种格式）,公文一般格式的组成部分和排列顺序,第一，秘密等级和保密期限(非密级公文不标注) 第二，紧急程度(非急件不标注) 第三，发文机关标识 第四，发文字号 第五，签发人(下行文、平行文不标注) 第六，标题 第七，主送机关 第八，正文 第九，附件说明(无附件不标注) 第十，成文日期 第十一，印章 第十二，附注(无需要说明的问题不标注) 第十三，主题词 第十四，抄送机关 第十五，印发机关和印发

3、日期 第十六，附件（无附件不标注）,发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、印章、成文日期、主题词、印发机关和印发日期9个组成部分是固定组成要素。,眉首、主体、版记,眉 首,秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号（发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线） 签发人,主 体,标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注,版 记,主词题 抄送机关 印发机关和印发日期 注：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。,附图2：,“发 文 机 关 标 识”的标示规则 （a), 由发文机关全称或规范化简称后加“文件” 二字组成。联合行文时，主办机关排列在前 。 发文机关标

4、识使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm X 15mm 。 平行文或下行文“发文机关标识”上边缘至版心上边缘为25mm ，距上页边为25mm37mm62mm （附图2） 上报的公文，“发文机关标识”上边缘至版心上边缘为80mm。 80mm37mm117mm （附图3） ,附图3： 一般格式,“发 文 机 关 标 识”的标示规则 （b),联合行文的“发文机关标识”应使主办机关名称排列在前；“文件”二字在各个发文机关名称右侧，上下居中排布；必须保证公文首页显示正文。（附图4）,附图4：多个签发人标注规范,发 文 字 号, 发文字号由机关代字、年份、序号三要素构成。 年号要用全称，用六角

5、括“”括起， 不是方括号“ ”。 序号即发文的流水号，不编虚位（“1”不编“001”），不加“第”字。 平行文和下行文，发文字号标注在“发文机关 标识”下方，红格线以上居中位置。 上行文的发文字号排列在红格线上左侧空一字。,份数序号（同号文件的顺序号）,为了加强对机密公文的管理，对标有密级的公文一般都按同一号文件印制的份数依次给每份文件编上顺序号。 份数序号的位置：在公文首页左上角。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（附图6）,秘 密 等 级（发文）,公文密级指公文发出以后的秘密等级，一 般分为“绝密”、“机密”、“秘密”。 标注位置： 下发的公文，在首页版心第一行右侧顶格标注。（附图5

6、） 上报的公文，在“发文机关标识”上空出两行右侧顶格标识。（附图2） “秘密”、“机密”、“绝密”单标两字之间空一个字。（3号黑体字 ）,附图5：秘密等级标注规范,附图2：秘密等级标注规范,拟 文 密 级,拟文密级指文件拟制过程中的秘密程度，拟文密级一般高于发文密级。 密级标志一般采取专用印章，拟文过程中的所有秘密级以上文件讨论稿都应加注密级标志。 复印文件要在复印后标密。 机密级以上文件还应当标明份数序号，按序号 登记。重要文件的拟文底稿应作为长期档案， 保密期长于正文。,秘密等级和保密期限,标注位置： 如需同时标示秘密等级和保密期限，“秘密等级”和“保密期限”之间用五角星隔开，秘密等级两个

7、字间则不空一字距离（详见附图6） 凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。,附图6：秘密等级和保密期限标注规范,紧 急 程 度, 是对公文送达和办理的时间限度。分为“特急” 、“急件” 两种程度。 电报的紧急程度分为“特提” “特急”、“加急”、“平急”四种程度。 标注位置：与“秘密等级”的标注位置相同。 如需同时标注“秘密等级”和“紧急程度”，下发的公文， “秘密等级”在首页版心第一行右顶格标注，“紧急程度”在 版心第二行右顶格标注。（附图7 ） 上报的公文，在“发文机关标识”上空出两行，右顶格标 示。先标“秘密等级”，

8、在“秘密等级” 下一行右顶格标 注紧急程度（详见附图2） 3号黑体，右侧对齐。,附图7： 秘密等级和保密期限与紧急程度同时标注的规范,附图2,签 发 人,上行文要注明签发人。 涉及到会签的公文，要注明会签人姓名。 联合行文，要把各部门负责人的姓名全写上。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他单位签发人姓名按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。 凡标注签发人的公文，发文字号不再居中与签发人在同一行，移至左侧空1字；签发人姓名居右空1字。 签发人用3号仿宋字体，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,附图8：签发人标注规范,附图4：多个签发人标注

9、规范,联 系 人,.“联系人”，应是熟悉 “请示”内容的具体负责人 在附注处标注联系人姓 名及电话号码，附注标在 成文日期下一行，居左空 两个字，加圆括号 （附图）,标 题,由发文机关名称、公文主要内容及文种组成。 除法规、规章名称加书名号外，标题一般不使用标点 符号。 标题所表示的内容一般只概括一项最重要的主题，避 免多主题标题。 标题回行时要注意做到词意完整，数字、年份不能拆开回 行。标题应简练，一般不超过50个汉字。 同一标题的文种只可使用一种。 标题的位置：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可 分1行或多行居中排布。,主 送 机 关,主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全 称或规范

10、化简称、统称。 主送机关必须按照行文规则指明同一行政级别的机关，不可以把不同级别机关并列。 当主送机关不只一个时，机关名称的排列顺序 是：主办机关在前。 主送机关的位置：在标题之下空1行，正文上方左侧顶格 排列，移行仍顶格书写，用3号仿宋字 。最后一个主送机关名称后标冒号。 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，可将主送机关名称移至版记中标示。,上行公文确定主送机关应遵循的原则,主送一个机关。 应按隶属关系逐级主送。 不宜以机关名义向 领导者个人行文。,正 文,正文是公文的主体部分，用来表述公文的内容。 位置：在“主送机关”下一行，每自然段左空两个字，回行顶格。 数字、年份不能拆开回行

11、。 正文用3号仿宋字，文中如有小标题，可用 3号小标宋体字或黑体字。 正文部分已取消“此页无正文”。,附 件 说 明,公文附件是指随文件正文同时印发的辅助性文件。 办法规定：“公文如有附件，应当注明附件顺序和名称” “附件说明”标注位置：在正文下方，空一行，左空两个字标示“附件”，后标冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号，如文字过长需回行时，应与上一行开头文字上下对齐；有两个以上附件的，应用阿拉伯数字标注顺序号，顺序号上下对齐。（附图1）,附图1：附件说明标注规范,附 件,公文附件是指随文件正文同时印发的辅助性文件。 附件应与公文正文一起装订，并在附件首页版心左上角第一行顶格标注“附件”，有

12、序号时标序号（如“附件1”）； 如附件与公文正文不能一起装订，应在附件首页版心左上角第一行顶格标注公文的发文字号和附件的顺序号（如“吉政发2009号附件1”） 附件与公文正文具有同等的效力。正文后“附件 说明”中的序号和名称与“附件”上的序号和名 称应前后一致，这是一条原则。,成 文 日 期,成文日期是公文生效的时间。 公文成文日期的确定规则： 一般以负责人签发的日期为准。 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。 电报以发出日期为准。 政府公文成文日期使用汉字写明年月日。 党委公文成文日期使用阿拉伯数字。 不在正文之前标明主送机关的公文，成文日期标 注于标题下方，用圆括号括起来。,印 章

13、, 办法规定，“公文除会议纪要和以电报形 式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章” 印章是公文生效的标志，也是鉴别公文真伪的 重要标志，无印章的文件不生效。这一点不同 于党的机关公文，党的机关公文印制的有特定 版头的普发性公文不加盖印章。,加盖印章的两种方式（a),下套方式：当印章下 弧无文字时，采用下 套方式，仅以下弧压 在成文日期上 （附图1）,加盖印章的两种方式（b),中套方式：当印章 下弧有文字时，采用 中套方式，即印章中 心线压在成文日期上 （附图1）,单一发文印章 和成文日期,单一机关制发的公文 在落款处不署发文机 关

14、名称，只标示成文 日期，成文日期右空 四个字；加盖印章上 距正文一行之内， 端正、居中压在成文 日期上（附图1）,联合行文印章和成文日期 （a),当联合行文需加盖两个 印章时，落款处不署发 文机关名称，应将成文 日期拉开，左右各空七 个字，主办机关印章在 左侧，两印章不得相交 或相切，两个印章平行 排列，上距正文一行之 内，采用同种加盖印章 方式(或下套方式，或中 套方式)（附图1）,联合行文印章和成文日期 （b ),当联合行文需盖三个以上 印章时，为防止出现空白 印章，应落款发文机关名 称（可用简称），主办机 关名称排列在前，印章对 应盖在机关名称之上，每 排最多排三个印章。最后 一排如余一

15、个或两个印章, 均居中排布，成文日期 标示在最后一排印章之下 空一行位置，右空两个字 （附图1）。,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位 置时，应采取调整字距、行距的措施，务 使印章与正文同处一面，不得采取标识“此 页无正文”的方法解决。 行政机关联合向上行文，为简化手续和提 高效率，由主办单位加盖印章即可。,印章和成文日期说明,附 注,附注是对公文使用时 需要注意的其他事项 的说明。 位置： 在成文日期的下一 行，居左空两个字， 用圆括号括入。 （ 3号仿宋字）,主 题 词 (A),主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词或词组。 上行文按上级机关主题词表标注主题词。 下行文按本

16、级机关的主题词表标注主题词。 一份文件标注的主题词词目，除类别词外最多不超过个主题词词目(在主题词表中，一般分三个层次:第一层为“区域分类”，第二层为“类别词”，第三层为“类属词”）,主 题 词 (B),主题词的位置在版记中。“主题词”三个字居左顶格用3号黑体字标在“抄送机关”之上。 “主题词”后标冒号；每个主题词词目之间空一字，词目用3号小标宋体字。 先标类别词，再标类属词。 在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。 一份文件如果有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。,抄 送 机 关(a),抄送机关指除主送级机关外需要执行或知晓公

17、文的其他机关。抄送使用全称或规范化简称、统称。 确定抄送机关，应注意以下几点： 请示不要同时抄送下级或同级机关。 向下转发上级机关的公文，不必再抄送上级机关。 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。 上级机关向受双重领导的下级机关行文，应皆抄送到,抄 送 机 关(b),位置：在主题词下一行；左右各空一个字。“抄送”后标冒号，抄送机关名称间用逗号隔开。回行时与上一行的抄送机关名称对齐，最后要标注句号。（附图 16） 用3号仿宋字标识。 主送机关（公文的主要受理机关）过多，而使公文首页不能显示正文时，可在抄送机关之上

18、、主题词之下标注主送机关，其标示方法与抄送机关相同。,附图16：,印 发 机 关,印发机关一般都标注机关办公部门的名称。 印发机关位于抄送机关名称的下一行，居左空一个字。 印 发 日 期 印发日期位于印发机关名称同行的右侧，右空 一字，用阿拉伯数码标识。,关于字体字号：,公文中的标题用2号小标宋体字，小标题可用3号小标宋体字或黑体字；密级、保密期限、紧急程度和“主题词”用3号黑体字，主题词的词目用3号小标宋体字；签发人姓名用3号楷体字。除此之外，公文的其他部分均使用3号仿宋体字。一般每面排22行，每行排28个字。 关于公文中的数字： 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,公 文 的 特 定 格 式,信函式格式