Excel会计数据处理

1、会计数据的基本处理,1、鼠标左键双击EXCEL程序启动 2、按住CTRL键双击启动EXCEL程序。,启动EXCEL,1、窗口有标题栏、菜单栏、工具栏、工作区 、状态栏。 2、EXCEL分为两个窗口，主程序窗口和工作簿窗口。,进入EXCEL,退出EXCEL程序,1、双击控制菜单。 2、打开控制菜单，看到关闭，左键单击。 3、右上角有两个（）号，一个关闭工作簿，一个退出EXCEL程序。 4、ALT+F4 5、文件菜单下一个关闭(关闭工作簿窗口)，一个退出(退出整个程序)。,1、工作簿窗口：默认的是3个工作表。 2、如果我们用的工作表是比较多的，例如13个，这个时间我们怎么把3个工作表变成13个工作

2、表？,窗口,1、重复行和列的插入 2、重复工作表的插入 3、重复一些条件格式的插入 4、重复背景颜色的插入。,F4功能,单个单元格：单击所需的单元格。 连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格。 多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格。 整行或整列：单击行头或列头。 全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮。 清除选定的单元格：工作表任意处单击。,单元格的选取1,Ctrl+shift+ Crtl+shift+ Ctrl+shift+ Ctrl+shift+,个别区域的选取,单元格的切换：鼠标左键单击 下一行切换：enter键 返回上一行：shift+enter组合键 下一列切换：

3、tab键 返回上一列：shift+tab组合键,单元格的切换,单元格的切换：鼠标左键单击 下一行切换：enter键 返回上一行：shift+enter组合键 下一列切换：tab键 返回上一列：shift+tab组合键,区域中单元格的切换,区域较大，直接在名称框输入范围，如：在名称框输入 A3:C7 来选择区域，输入 3:7 来选择区域所在的行 常用区域，先选择区域，然后在名称框输入名称，再使用时从名称框直接选择名称 ALT+；选定可见单元格,区域的选定,快速选定区域也可选定起始单元格如A1，按F8，再选终止单元格如WC2000，就可选定A1：WC2000区域。,快速选定区域,快速到达行首：CT

4、RL+（向左小箭头）快速到达行尾：CTRL+（向右小箭头）快速到达列首：CTRL+（向上小箭头）快速到达列尾：CTRL+（向下小箭头）按Ctrl+上下左右箭头可快速移动到数据清单的顶端、底部、最左边及最右边。,快速到达前后左右,使用“编辑”菜单下的“定位”命令。(F5或ctrl+G) 按住Shift键，双击活动单元格在待选中方向上的边线，可以选中属性相同的区域。,单元格的选取(附),Excel数据输入,数据输入：单击要输入数据的单元格，利用键盘输入相应的内容,提示： F2用来修改单元格内容，像改文件名一样简单,数值数字右对齐，字符左对齐。 在常规下，数值输入超过单元格长度，以科学记数法显示；在

5、数值下，数值输入超过单元格长度，以#号显示。 字符输入超长，扩展到右边列；若右边有内容，截断显示。 按Tab、Shift+Tab、 enter、 进行个单元格之间的移动。,Excel数据输入,Excel数据输入,（2）输入字符：如果数字作为字符型数据输入，数字前必需 加 （单引号） （4）默认情况下Excel把 xx/xx 格式的输入当字符数据处理，若需要保留分数形式，需在分数前先输入 0和空格。 按ALT+向下键，即可得到本列中原有文本的列表。,（3）输入日期或时间 认可的日期格式：如 98-12-1、 2002-2-2、1998/12/1、 1-Dec-98、12-1-98、1/Oct/9

6、9 认可的时间格式：如 5:34、5:34AM、16时45分、下午7时15分,快速输入今天的日期：ctrl+; 快速输入当前的时间：ctrl+shift+;,7. 插入根号的简单方法 “插入”-“对象”-“新建”-“microsoft公式3.0”,2 数据输入技巧,多个单元格中输入相同数据：键入数据后按 Ctrl+Enter组合键。,在同一单元格内输入数据换行：Alt+Enter。自动换行,工作簿中工作表输入相同的数据,16. 如果你的工作薄中的所有的工作表都具有相同框架，可以直接把所有的工作表都选中，然后在其中一个工作表中作输入，就可以完成多个工作表中相同数据的填充了。,替换的功能,2、查找

7、替换法 有时候我们要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如），非常麻烦，这时我们可以用“替换”的方法来进行： 先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，但要注意的是，该字母不能与单元格中需要的字母相同，也可以选择其他的特殊字符），等表格制作完成后，用“编辑替换”命令（或直接按Ctrl+H快捷键），打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换值”下面的方框中输入“”，将“单元格匹配”前面的“”号去掉（否则会无法替换），然后按“替换全部”按钮即可。,自动填充： 就是通过简单的双击或拖动操作快速、准确地输入大量有规律的数据。,填充

8、句柄,选定一个单元格，仔细观察后，会发现在单 元格右下方有一个小黑方块，这就是填充句柄。,填充句柄,Excel数据输入,填充和自动填充,自动填充：,自动填充操作步骤:,当鼠标光移动到填充句柄上方时,鼠标会变成“ + ”字形状,此时可能通过按住鼠标左键拖动实行自动填充操作。,Excel数据输入,竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作。,自动填充操作步骤:,Excel数据输入,在最后一个填充的单元格右下角,会出现一个“自动填充选项”,单击“自动填充选项”标记,会出现如图所示的自动填充选项,在这里我们可以重新选择自动填充的方式,默认填充方式为“以序列方式填充”。,自动填充操作步骤:,Ex

9、cel数据输入,填充和自动填充,在Excel中，对于一些规律性比较强的数据，如果逐个手动输入比较浪费时间，而且容易造成数据输入错误，为此， Excel提供了填充和自动填充功能，可帮助用户快速输入此类数据,填充：,单击编辑填充菜单命令，弹出如图所示子菜单：,Excel数据输入,向上填充、向左填充、向下填充、向右填充,选定一个单元格，然后选择向上填充选项，则会将选中单元格的内容，复制到上面的单元格中，其他类推。,Excel数据输入,填充和自动填充,填充：,Ctrl+d和ctrl+r,键盘：Ctrl+D 复制上一单元格的公式或内容；填充纵向区域（与双击黑十字功能相仿） 键盘：Ctrl+R;复制左边单

10、元个的公式或内容；填充横向区域 11选中要向右填充的单元格，按住shift,选中要向右填充的目标单元格，松开shift，再按ctrl+R,可将此单元格的值向右填充。 按住ctrl键的同时拖动填充柄，这样可使自动填充变为复制了。 6. 当你想复制公式到整列（至文件尾）可选中有公式的单元格，待出现黑色填充柄时，双击即可，只要相邻列没有空格，多少条记录也会一下子到底，很快噢！,Excel中数据输入的有效范围控制。,如何在Excel中正确输入身份证号码。,如何在Excel自定义自动填充序列。,在Excel中获取网络数据,在Excel中为导入外部数据,在Excel中字符替换,在Excel中行列快速转换,

11、3 数据的填充,（1）、先写内容然后选区域再填充 1、行填充：ctrl+r 2、列填充：ctrl+d 3、区域填充：先ctrl+d后ctrl+r 或者 先ctrl+r后ctrl+d （2）、先选区域再写内容再填充 区域填充：ctrl+enter,3 数据的填充 自动填充快速输入, EXCEL可以完成的填充序列类型：复制、等差、等比、自定义 。,（1）自动填充数据,A 鼠标拖曳法,B 用“编辑”菜单 “填充” “序列”,初始值为纯字符或纯数字，填充相当于数据复制。,初始值为Excel预设的自动填充序列中一员，如一月、一季度、星期一等按预设序列填充。,初始值为文字数字混合体，填充时文字不变，最右边

12、的数字递增。,鼠标拖动法填充数据分以下情况：,选中两个单元格拖动填充是等差填充。,（2）自定义自动填充序列,A 利用工作表中已有数据 选中要作为自定义序列单元格范围， “工具”菜单“选项”，单击“导入” B 直接创建 “工具”菜单 “选项”,单元格的编辑,移动单元格,单击选择单元格或多个单元格，按住鼠标左键拖动目标位置，即可完成对单元格的移动操作。将鼠标移动到单元格边框图上，鼠标变成移动状态，然后拖动鼠标到目标位置即可。,首先在一个单元格中输入100，再复制；选定你要加的数，再来个“选择性粘贴”，选择里面的“相加”；,复制单元格,传统方法是通过选择单元格，单击编辑-复制菜单命令，将单元格内容复

13、制到剪贴板中，然后选择目标单元格，单击编辑-粘贴菜单命令，完成对单元格的复制。,单元格的编辑,提示： 在执行移动单元格的过程中，按住【Ctrl】键，在箭头的右上角会出现一个“+”号，这进可以完成对单元格的复制操作。,清除与删除,清除：只要选中单元格，然后按【Delete】键，就可以清除单元格中的内容，或在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【清除内容】命令。,单元格的编辑,删除：要删除单元格，则在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，在“删除”对话框中选择一种删除形式，然后单击【确定】按钮。,清除与删除,单元格的编辑,一些小技巧,双击格式刷，可反复使用。,格式设置,选择单元

14、格后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单选项，如图：,单元格属性的设置,单元格格式的设置,常用工具按钮：,单元格格式的设置(数字),单元格格式的设置(数字),中文日期格式,大写数字设置,数据自动添加单位,常用工具按钮：,单元格格式的设置(对齐),设置数据对齐方式,标题跨列居中设置,单元格的合并和撤销,常用工具按钮,单元格格式的设置(字体),字符格式设置,常用工具按钮：,单元格格式的设置(边框),边框设置,常用工具按钮：,单元格格式的设置(图案),一、数据的删除、清除、移动和复制,删除与清除单元格数据 (请注意删除与清除的区别;选中单元格后按Delete键是清除数据） 增

15、减行列 增减单元格 移动与复制单元格数据 恢复或重复所做修改,请熟练操作,二、查找与替换,“编辑” “查找”,操作方法与Word中相同,在Excel中添加说明文字,表格中如何按条件显示数据颜色,条件格式,对于选定的单元格，如果满足一定条件， 即设置相应的格式，否则保持原格式。 方法： “格式” “条件格式” ,三、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式条件格式”

16、命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”）。3.设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。,在单元格属性中自定义数据类型：红色0;蓝色0，这样单元格的值为正数就显示红色，是负数就显示蓝色,Excel中为了方便对数据处理，可以通过定义单元格的“数字”选项卡，来定义不

17、同的单元格数据格式。,例：输入电话号码的区号“010”,如果直接输入，“010”中的第一个“0”会被忽略掉。此类数据已经不是数字，这是我们需要通过先将单元格的数据格式修改成“文本”类型后，再在该单元格处输入“010”。,格式设置,单元格属性的设置,【对齐】选项卡，可以对单元格的文本进行对齐方式、文本方向等的控制。其中“文本控制”中的“自动换行”选项，在单元格内容比较多需要用多行来进行显示 时，可能使用这个选项达到换行的效果。,格式设置,单元格属性的设置,Excel中的字体、边框、图案的设置与word里面的基本相同。,郑州华润管理咨询有限公司,会计数据的基本处理(公式与函数),Office家族成

18、员之一电子报表软件,Excel公式,1. 计算商品金额数值,像这样使用具体数值建立的公式，适应性很差，因此用得也很少。,所谓“引用”，指的是引用相应单元格或区域中的数据，而不是具体的数值。,1. 计算商品金额数值,更改数值,三种不同的引用(相对引用),相对引用：当把公式复制到其它单元格中时，行或列的引用会改变。,绝对引用：当把公式复制到其它单元格中时，行和列的引用不会改变。,三种不同的引用 (绝对引用),方法二：先选中D2单元格，然后把光标插入点定位于编辑栏的“B”和“2”字符之间，按一下键盘“F4”键，字符“B”和“2”之前分别被添加了“$”符号。,混合引用,三种不同的引用 (混合引用),创建三维公式,不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称! 单元格引用地址 不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：工作簿名称 工作表名称! 单元格引用地址,=Sale1.xls 销售统计! $E$4+ Sale2.xls销售统计! $E$4+ Sale3.xls 销售统计! $E$4 + Sale4.xls销售统计!$E$4,2. 计算销售额总和,2. 计算销售