办公室事务管理课件 (2)

1、办公事务管理，学习目的，本章重点介绍办公事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印章管理等内容，以帮助您尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为主管领导的得力助手。办公室管理的名言，做好每一件简单的事情并不容易；把每一件平凡的事情做好是非同寻常的。海尔集团总裁张瑞敏说，办公室是一个常见的术语，但它有很多含义：首先，它是指所有的办公场所，不同于教学用的教室、生产用的车间、医疗室、实验室等。第二类：指某一类专业人员或某一级岗位人员的办公空间。如教师、护士、厂长、院长办公室等。第三类是指党内综合办公室、政府机关、企事业单位。如中共中央办公厅、三星公司办公室等。第四个是指一个特殊的独立工

2、作组织。如国务院台湾事务办公室。办公室实习的主要内容。中国办公实践的主要内容，文件写作(会议纪要等)。文件制作(打字、复印等)文档处理(发送和接收、传输等。)档案管理(归档、管理等。)会议组织(准备、善后等。)调查和研究(规划、实施等。)信息(收集、分类等。)信访工作(来访)接待工作(接待各种来访)协调工作(政策等。)监督工作(决议的执行)日程安排(各种日程安排)日常事务(沟通职责)办公室管理(环境等。2)其他临时交办事项。办公室实务的主要内容由国际秘书协会确定，速记老板的账户；执行录制命令；档案管理；阅读信件并进行分类；通过电话保持公共关系；为你的老板预约并记录下来；根据老板的指示完成这封信

3、；在权限范围内自发发送信件；接待来访的客人；为你的老板联系外人；自动处理日常事务；为你的老板安排旅行或检查；为公司客人预订房间票；准备公司将要披露的信息；为上级收集信息，如演讲；协助主管准备财务报告；整理和组织粗略的数据；为老板保留各种记录；协助老板纳税和处理其他事务；监督一般员工或速记员；21.做好会议事务。22.复制材料。3.外资和中外合资企业在华办公实践的主要内容，以及办公环境的布局和安排；通讯事务、电话、信件和邮件处理；执行上级交办的事项；照顾好你老板周围的杂务；接待客人和员工的来访；记录上级的指示和会谈、会议的内容；打印公告和表格；收集和整理各种信息；保存办公设备和用品；外出工作，如

4、银行、邮局、税务局等。6.1办公环境管理，6.1.1办公环境的含义是指某一组织的秘书部门工作的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。6.1.2办公环境管理的原则是方便、舒适、和谐、统一和安全。人事部、党委办公室、财务总监办公室、外事办公室、印刷室、接待室、团委、商务办公室、党委宣传部、接待科、党委书记办公室、财务部、党委组织部、工会、研究室、保卫部、党委统战部、档案室、档案室、党刊阅览室、秘书科、副主任办公室、人事主任办公室、主任办公室2。光杀手；3.声音杀手。4.太空杀手。5.设备杀手。6.文件杀手。7.功能杀手。办公室里的七大效率杀手是什么？6.1办公环境管

5、理，6.1.3办公布局和布局(1)封闭式布局。封闭式布局是一种传统的办公室布局，它将组织内的所有职能部门独立地安排在小房间内，形成小办公室。6.1 Offi它是将一个大车间“划分”成多个相对独立的工作单元，并按照工作程序安排组织内各职能部门的所有人员在各工作单元工作。6.1办公环境管理，(2)办公环境布局原则精神环境软件物质环境硬件空间布局：邮件室、接待室、接待室、阅览室、资料室、打字室档案文秘部办公设备： 1。活动范围的设计。工作姿势的设计。办公用具的设计和美化：外部环境和室内场所布局33366。使用同样大小的桌子。文件柜的高度应与其他橱柜的高度一致，以增加美观。采用线性对称排列。应在主管的

6、办公室区域预留适当的访客空间。将顾客经常光顾的部门放在入口处。主管的工作区域位于下属座位的后面，用于控制和监督。6.1办公室环境管理和布局原则所有员工的座位应安排在同一方向。常用的文档和文件应该放在用户附近。应该保持公共空间和私人空间的独立性。桌子之间应该有一米左右的距离。桌子应该布置成光线从五线谱的左侧进入。最常用的办公用品应该放在伸手可及的地方。办公室自动化设备，如电脑，应该有自己独立的空间，应该使用方便，不影响他人的工作。1.如何优化办公设备？配备合适的光源，选择理想的办公桌椅，安装隔音设备，选择合适的屏风、窗帘和文件柜，调节合适的空调温度，合理摆放办公设备。如何美化办公环境？办公室装修

7、，办公室绿化，6.1办公室环境管理，6。1.3办公视觉环境管理1。办公用品(1)有效使用颜色。(2)颜色应一致。2、照明(1)光量。(2)光的质量。(3)光的设计。明亮设计的原则：避免使用一个发光体，使用更多的灯来降低光源的强度；窗户上应安装半透明玻璃，以避免直射光和间接光；光源应放置在高处，并从后面或左侧注入。6.1办公环境管理6。1.6听觉环境管理听觉环境是指办公室所处的有益或有害的声音。消除噪音源。使用吸音材料来减少噪音的影响。适度的音乐播放。6.1办公室环境管理6。1.6办公室空气环境管理1。最舒适和健康的工作温度是1520。2.最合适的湿度是50%。3.空气循环每分钟需要65立方米的

8、新鲜空气。4.空气净化包括清洁、拖地、擦拭、打蜡和抛光。6.1办公环境管理，6。1.6办公室卫生保健和安全环境管理1。健康护理定期健康检查灌输健康知识。预防疾病，保持环境整洁。开展健康运动和组织娱乐活动。2.安全管理、防盗和防火，防止意外伤亡。思考问题：设计办公室时要考虑的因素，(1)员工人数。(2)购买或租赁的面积。(3)办公空间的组织体系和分类。(4)组织和运作的性质或内容。(5)跨部门工作联系，确保工作流程的科学有效实施，减少或避免不必要的重复和浪费。(6)办公室之间的间隔应满足工作和保密的需要。(7)走廊、楼梯、通道的宽度和平整度符合安全要求，并布置公共区域。(8)办公室需要随着组织的

9、变化而灵活。，6.2.1预约安排1。预约安排的基本原则(1)根据领导的工作规则和生活习惯进行安排(2)合理安排优先顺序(3)灵活安排，留有余地(4)以需求为标准，适度适度(5)合理分担，每天检查以防遗漏(6.2)日常安排和管理(2)。预约安排方法预先安排预约活动，记住日历和备忘录，提醒领导准时赴约，确保领导顺利赴约，做好预约前后的服务工作。3.预约安排方法电话预约。书面预约。面对面的约会。6.2日常安排和管理。配合领导安排的注意事项；不要让领导安排他出差回来那天的约会；不要在假期安排约会；对于重要的约会，你应该在约会前联系对方一次以确认此事；预约或确定预约地点；及时通知对方参加会议；提醒领导参

10、加会议；适当的保密性；处理更改的约会。6.2日常安排和管理，6.2.2时间管理时间管理通常通过安排时间预约表和时间计划表来安排和分配时间。1.时间管理的要素(1)强烈的时间观念。(2)明确时间成本效益的概念(3)始终牢记及时性的概念。(4)定量控制自己时间的能力。6.2日常安排和管理。时间管理的分类是不可控时间，即受权威要求限制而不能自由控制的时间，通常是日常工作时间；一个是可控制的时间，也就是说，可以在自己的权力范围内自由控制的时间。时间管理的成功不在于它在不可控制的时间里表现得有多好，而在于尽可能地将不可控制的时间变成可控制的时间。6.2日常安排和管理。时间管理的一般原则(1)用最好的时间

11、做最重要的工作。(2)消耗时间应计划化、标准化和量化。(3)保持时间上的灵活性。(4)反思浪费的时间。(5)保持时间利用的相对连续性。(6)一般工作“装箱”，固定工作“标准化”。(7)严禁鞠躬。(8)坚持从现在开始的信念。(9)保持最小的批量时间，以便进行自我时间管理。6.2日常安排与管理，秘书时间管理方法(1)作业成本法现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要性和紧迫性将各种事务分为甲、乙、丙、丁四类，即作业成本法。下图。(重要性)商务英语很重要，但不紧急，但也很紧急。6.2日常安排和管理，()时间表方法时间表是管理时间的一种手段。它是一个表格，清楚地记录和标记在一定时间内的明确任务，并

12、提醒用户和相关人员根据时间表的进度行动。6.2日常安排和管理，时间表大致可分为五类：年预计时间表；每月预订时间表；每周预订时间表；每日预订时间表；单个重要工作项目预订表。6.2日常安排和管理，以及进度计划的编制方法根据需求确定编制时间周期。收集并列出该阶段的所有工作、活动或任务。活动中如有矛盾，主动与负责人协商，及时做出调整。按时间顺序清楚地安排任务。画一张表格，标明日期、时间和合适的行和列项目。用简洁的文字填写信息表，包括内容和地点。6.2日常安排和管理、62.3日程、日程内容()各种接待和约会。()商务旅行活动。()参加各种会议。(4)到车间进行现场检查。()组织安排各类重大活动。()领导

13、安排私人活动。、6.2日常安排和管理、日程安排的基本要求(1)统筹兼顾(2)规范安排(3)效率原则(4)突出重点(5)留有余地(6)适当保密(7)事先同意(7)日常安排和管理、日程安排形式、年度日程、月度日程、周日程、日程安排4、注意事项留有余地以备书写。所有的时间表都应该按照领导的指示来安排。活动之间应该有一定的间隔时间。我们应该仔细检查时间表以提高工作效率。对于已处理的工作，一般应注明结果。6.2日常安排和管理、日志系统1)日志总览日志是根据周计划编写的组织和领导活动计划，一般分为纵向和横向两种方式。2)日志法手工工作日志电子工作日志，技能培训，你的老板是一家有限公司负责销售业务的经理，你

14、是经理秘书。某一天，经理要求你在工作日志中填写下周一活动安排的相关内容：董事会会议将在上午召开，所有经理都将出席。早上，给参加员工培训课的新员工做一个演讲。中午与a公司董事长马XX及其夫人共进午餐。下午，我去B公司拜访了市场部经理高XX。下午我会见了C公司销售经理张XX。6.3电话管理，6.3电话管理，6.3.1电话接听程序：1。接听电话，6.3电话管理，2。拨打电话，6.3电话管理，6.3.2。接听电话的原则和要求以标准的方式表达，具有正确的礼貌和热情，清晰的语气和温和的语言，简洁明了的保密性和对时间的关注，6.3电话管理，6.3电话管理避免在电话中争吵或产生不良的情绪反应。当对方的声音不清

15、楚时，你应该善意地提醒他。转移电话，分清情况，妥善处理。如果谈话中涉及的事情很复杂，你应该重复关键部分，尽量做到准确。在谈话结束时，表达你的感激之情，并要求对方先挂断电话。6.3电话管理，2。致电技巧(1)阐明你自己的想法(2)立即表明你的身份(3)确定对方是否有合适的通话时间(4)表明给自己打电话的目的(5)给对方足够的时间做出反应(6)避免与他人交谈(7)想象对方的问题(8)不要占用对方太长时间(9)拨错号码并道歉(6.3电话管理，6.3.6接听电话时特殊情况的处理1。当领导开会时，他可以通过告诉对方会议预定什么时候结束来处理电话。问问你是否想再一次站在自己一边战斗。在紧急情况下，你可以用

16、便条联系会议室并寻求指示。2.当领导接待来访者时，可以采用以下方法处理电话。如果领导不在单位，原则上请代理人接听或请对方留言。相关知识，电话类型单线电话，多键电话，免提电话，自动应答器，自动拨号器，无线寻呼电话，电话辅助设备，自动电话分配器，电视电话，移动电话和交换电话系统。当领导来到你的办公桌前时，你正在打正式电话。你知道电话会响一会儿，但是领导可能会等得不耐烦。你是不是应该和对方谈谈，然后再打电话，然后挂断电话；用手捂住电话，轻声告诉领导，你需要一些时间来完成通话；让对方拿着电话一会儿，然后和领导简短地说几句话。2.小张书记接到了一个投诉电话。小张应该做什么？情景培训，模拟以下秘书电话：(1)电视台广告部的一位客人正在找总经理，但总经理不在；(2)顾客打电话询问广告设计的费用和时间，秘书接听或转