会议进程PPT课件

1、,有限公司2015-2016年年度总结大会,一、 会议通知 二、电话礼仪 三、会议流程 四、会议讲话稿 五、会议资料 六、后勤安排 七、座位安排 八、会议设备 九、会议记录 十、会议纪要 十一、文件归档,1,一、会议通知,通知是各种党和政府的部门、机关、单位向下级机关、部门、单位或工作人员传达上级指示，要求做什么事情时，所常使用的一种公文样式。同级对同级有什么事情需要告诉，有什么活动需要对方参加，主管部门也可以发通知。 通知的样式：召开会议的通知；布置工作的通知；交流情况或信息的通知；转发请示、报告和意见的通知；传达领导意见，任免干部，发布行政法规的通知。 必要内容： 1、被通知者的单位或个人

2、名称或姓名 2、发出通知的目的和要求 3、通知的事项 4、发通知的单位名称 5、时间。,2,怎样写好召开会议的通知 须知：1、被通知的单位或个人 2、会议的名称 3、开会的时间、地点 4、要求参加会议者会前办什么事情等。 通知包括： 1、标题。写在第二行中间，字略大一点。 2、称呼。写被通知者的单位名称或者姓名。 3、正文。从标题下第二行，空两格写通知的内容，这是通知的主要部分。 4、署名和日期。分两行写于正文右下方第三、四行处。如果通知以公文形式下达，则要加盖公章。,3,二、电话礼仪, 通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。 接起

3、电话时首先应自报单位名称及所属部门。 接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。 当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。 当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。,4, 在电话中传达事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。 如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问：对不起，请问您是哪位? 要转告正在

4、接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。 听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。 如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。 挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方已挂断电话，才能放下听筒。,5,三、会议流程表,6,四、会议讲话稿,讲话稿是领导讲话必备的前提准备，所以它具有思想性与鼓动性两大特点。讲话稿要有理论色彩，要能表达思想，能够分析问题，去说服人。从而达到打动听众，让人接受，它更注重具有鼓励、激励作用。常见的讲话稿结构一般分为

5、标题和正文。 标题：讲话稿的标题一般有下面两种方式，直接法，即直接注明什么人，什么时间，什么会议上的讲话;复式标题法，即整个标题由一个主题，一个副标题和讲话时间、讲话人等部分组成。,7,(一)称谓。讲话稿一般都有称谓如“同志们”“代表们”。 (二)开头。讲话稿的开头要说明讲话稿的要领，即提出问题，说明会议的指导思想。 (三)主体。讲话的关键部分。结构布局方法有时间顺序、工作进度安排、工作性质的主次安排、讲话内容的轻重分量安排、问题的逻辑关系。讲话稿主体无非是主题明确、内容充实、层次清楚、表达通畅、文字准确。 (四)结尾。归纳出讲话的主要内容，提出解决方法、今后的任务要求或提出号召等。讲话稿一定

6、要有结尾。,正文,8,五、会议资料,9,1、文案要合理使用文字。 2、明白告知与会参者参加会议的意义、会议的目的等。 3、有的内容要用着重表明以示强调。 4、微音器与会者重视，可提供会议筹划的最新信息。 5 、如果资料中有图片，要注以文字说明。 6、正文要简明，不要使重要的信息埋没在模凌两可的段落中。 7、正文中要有行为指令，如“将你的登记表传真给我们或打电话告知”,一、文案,10,应将为每个与会者准备好的资料袋在会前分发给他们。资料袋里一般包括以下资料： 1、会议议程。 2、让与会者了解的有关领导（或权威人士）将在会议上作报告的提纲或报告的主要内容。 3、有关图文资料。 4、与会人员在会上讨

7、论或交流发言时需要作记载的表格。 在会议开始前，为了检查已经通知过的与会人员到会情况（如“准时到会”、“迟到”、“缺席”、“因故请假”等情况），有必要事先准备好会议签到表。,资料袋,会议签到表,11,六、后勤安排,桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。 会议上的茶水饮料最好用矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。,在有的场合，

8、与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然现在视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。,现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。,12,七、座位安排,13,八、会议设备,一般的会议需要准备的辅助设备有： 显示系统：投影机、液晶电视、液晶显示器 输入设备：摄像机、电脑、DVD、机顶盒 中控系统：中控主机、触摸屏、矩阵切换器、红外控制器、接收器、强弱电控制器 会议系统：会议主机、会议麦、防啸叫抑制器、多功能信息盒

9、扩声系统：调音台、功放、音箱、音频处理器、均衡器、电源时序器 其他：机柜 而一般的视频会议系统基本形态包括MCU多点控制器(视频会议服务器)、会议室终端、PC桌面型终端、电话接入网关(PSTNGateway)、Gatekeeper(网闸)等几个部分。各种不同的终端都连入MCU进行集中交换，组成一个视频会议网络。此外，语音会议系统可以让所有桌面用户通过PC参与语音会议，这些是在视频会议基础上的衍生。目前，语音系统也是多功能视频会议的一个参考条件。,14,九、会议记录,公司办公会议记录时间： 年 月 日 时 地点： 出席人： 缺席人： 主持人： 记录人： 主持人发言：(略) 与会者发言： （略）

10、（略） 散会 主持人：(签名) 记录人：(签名) (本会议记录共页) 有会议名称。会议基本情况，基本情况包括：时间、地点、出席人数、主持人、缺席人、记录人。会议内容，这是会议记录的主要部分，包括发言、报告、传达人、建议、决议等。,15,一、准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。 二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。 三、忠实记录会议上的发言和有关动态。

11、会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。 四、记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。,要求,会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。,16,十、会议纪要,BASIC HOUSE服装有限公司2015-2016年度办公会纪要 XX期 2016年4月16日下午，举行经理办公会议。经理XX主持会议，副经理XXX，XXX，XXX和经理秘书XXX出席会议，研发部，企划部负责同志列席会议。 一，会议讨论并通过了公司2015年度

12、监事会工作报告，财务决算报告，以及年度报和公司2015年度利润分配方案。 二，审查同意优秀员工名单，并落实其奖励制度。 三，同意各部门明年工作计划，并 决定由各部门具体实施。 四，同意企划部关于 体制 改革若干问题的意见 ，会后由办公室下发。 二0一六年X月X日 主题词 ：XX，XX，XX 会议纪要 抄送 ：XXX，XXX，XXX，XXX，XXX XXX经理办公室 2016年X月X日印发,17,十一、文件归档,一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件. 1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整， 字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档

13、案保护要求。,整理原则：,质量要求,18,归档程序,19,归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。,1、装订,20,归档文件可以采用年度机构（问题）保管期限或保管期限年度机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 1 按年度分类，将文件按其形成年度分类。 2 按保管期限分类，将文件按划定的保管期限分类。 3 按机构(问题)分类、将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。,2、分类,21,归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、

14、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。,3、排列,22,归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。 1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 4 件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最

15、低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。馆编件号按进馆要求标注。,4、编号,23,归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 一、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 1 件号：填写室编件号。 2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 3 文号：文件的发文字号。 4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加 号。 5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。 6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 7 备注：

16、注释文件需说明的情况。 二、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm）。 三、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。,5、编目,24,将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 一、档案盒 1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。 2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等