会议管理制度.ppt

1、会 议 管 理 制 度,主讲：,1.0会议管理制度的目的 为保证公司各类会议有序组织与管理，形成良好会议秩序，确保会议召开的质量和效率，特制订本制度。 2.0会议管理制度的适用范围 适用于公司各类会议（包括培训）的组织与管理。,3.0制度,3.1会议的重要性 3.1.1提高沟通效率。 3.1.2集思广益，解决问题。 3.1.3协调矛盾，融洽关系。 3.1.4统一思想，相互促进，共同提高。,3.2会议召开原则,3.2.1高效。凡召开的会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分。 3.2.2精简。精简会议，尽量缩短会期，能合并召开的会议要尽可能统筹合并。 3.2.3务实。把工作重点集中在解决实

2、际问题上，可采用现场办公会议等形式，及时协调研究解决有关问题。 3.2.4节约。会议要历行勤俭节约，严禁铺张浪费。,3.3 会议通知,3.3.1会议的召开，除公司例会外，需涉及其他部门或公司的，必须由组织召开会议部门填写会议通知单，通知单上应明确会议召开的时间、地点、会议内容、参会人员及需配合准备工作等内容，经部门主管审批后交办公室通知参会人员参加会议。 3.3.2办公室应通过短信和电话通知等方式通知参会人员。通知时应说明会议召开的时间、地点、会议内容等。部门参会人员较多时可通知参会部门的文员/统计员或部门领导往下通知，部门参会人员较少时，直接通知会议参会人员。,3.3.3除公司例会外，其他会

3、议应在会议召开的前一个工作日发出会议通知（紧急会议除外）。 3.3.4公司例行会议若因特殊原因不能正常召开，会议组织者必须提前一个工作日通知参会人员。 3.3.5如需使用会议室，会议组织者应提前向办公室预约并登记，在会议不相冲突的前提下，可按照会议室管理规定使用会议室。,3.4 会议室管理,3.4.1办公室负责会议室的统筹管理和协调安排。 3.4.2总务部负责会议室内财产的保管、卫生清洁、门窗及电器设备的关闭等管理工作。 3.4.3会议室的灯光、音响、多媒体投影仪等的操控、调试、保养工作由网络部指定专人负责。 3.4.4会议期间，非参会人员不得随意进入会议室。,3.4.5凡进入会议室的人员必须

4、自觉遵守会议室管理规定，遵守社会公德，讲究卫生，不得随意在会议室内进餐，不得随意移动会场内的任何设施，对于违反规定的人员，会议室管理人员将对其按相关制度进行处理。 3.4.6会议室举行专题会议和宾客的接待时，由宣传文化部配备水杯、水、茶叶等接待用品。 3.4.7会议期间，会议服务人员要及时添茶倒水，做好服务工作，确保会议正常进行。,3.5会议类型,3.5.1集团公司资金协调会 3.5.2工作协调会 3.5.3管理人员培训会 3.5.4生产经营分析会等各种培训会及日常例会,3.6会议的组织,3.6.1会议的组织者应拟定会议议程，必要时将会议议程提前下发给参会人员。 3.6.2会议组织部门应提前根

5、据会议的性质和参会人员的数量准备好相应的设施，如椅子、白板、白板笔、电脑、投影仪等，必要时，应安排好主席台座次、摆放桌签等。 3.6.3会议组织部门应事先准备签到表，参会人员实行实名签到制。,3.6.4会议组织人员负责协助主持人准备会议报告、参考材料、电子文件（如PPT等）。 3.6.5会议组织部门应安排会议记录员。会议结束后，会议记录员应整理会议记录或纪要，并连同会议文件（包括会议签到表等）一起整理归档，必要时可公布下发会议记录或纪要。 3.6.6参会人员按照规定的时间、地点有序地进入会场入座，并做好会前准备工作。 3.6.7参会人员应做好会议笔记，在会后向下传达会议精神（保密性质的内容除外

6、）。,3.6.8会议期间，会议组织者不定时地对会场纪律进行巡视，确保会议正常进行。会议结束时，会议组织人员可对出勤情况进行检查或抽查。 3.6.9对于培训会议，会议组织部门在会后应及时填写参会人员情况统计表和培训效果评估表，对会议纪律执行情况（包括会议出勤、请假及会风会纪情况）作出评估，予以通报。 3.6.10对于培训会议，会议结束后，会议组织部门需对会议做出总结，反映整体情况（阶段会议结束后再总结）；也可根据会议情况，对参会人员进行笔试答卷测试，并整理归档。,3.7 会议纪律,3.7.1参会人员应做到不迟到，不早退，提前5分钟进入会场，在签到表上签名。 3.7.2会议期间将通讯工具设置为无声

7、或振动，不得在会场内吸烟、随意走动、吃零食、接听电话，保持会场安静，不做与会议主题无关的事情；不得将饮用完的饮料瓶及其它纸屑垃圾随意丢弃于会场内。,3.7.3会议内容有保密事项时，参会者必须严格遵守保密纪律。 3.7.4参会人员不得大声喧哗，扰乱会场秩序，若有讨论必须经会议主持人允许后，方可讨论。 3.7.5各部门、车间负责人对本部门的参会人员，进行会场管理和相关纪律要求。 3.7.6参会人员因故不能参会，必须由部门在会前提交会议/培训缺席证明单至会议组织部门，并说明情况。高层管理人员因请假、出差外出工作不能参会时，由行政办公室在会前提交会议/培训缺席证明单至会议组织部门。,3.7.7会议进行

8、时，参会人员有事需离开会场者，须向会议主持人请假。短时间的离开需在会场出入登记表上。如实登记出入时间和事由及其它相关事项。 3.7.8各部门负责人会后应及时更新参会人员名单，并提交至会议组织部门加以更新。,3.8处罚规定,3.8.1 会议开始后，10分钟内为迟到，10分钟后为缺席，无故缺席者视为旷工1天处理。早退、迟到者每人罚款50200元（其中普工50元，中层管理者100元，高层管理者200元）。 3.8.2会场内通讯工具响铃，给予罚款50元/次；在场内接听电话，给予罚款50元/次。 3.8.3会场内大声喧哗或有其他扰乱会场秩序的行为，视情节将给予50元500元的处罚。,3.8.4会议期间吸

9、烟、睡觉、随意走动、交头接耳、吃零食、作与会议无关的事情者，视情节给予50200元/次的罚款，对其负责人扣2分/人/次，并计入绩效考核。 3.8.5办公室或网络部相关人员不能及时提供会议服务而影响会议正常进行的将给予100元/次的处罚。 3.8.6不按规定时间、地点入座的部门对其负责人扣2分/人/次，并计入绩效考核。,3.8.7会前未能出示会议/培训缺席证明单的人员，每人给予50200元的罚款（其中普工50元，中层管理者100元，高层管理者200元），对其部门负责人扣2分（不按人数计算），并计入绩效考核，（涉及高层管理人员，扣分计入年终考核）并限期补交会议/培训缺席证明单或其它相关证明至会议组织部门。 3.8.8会议结束后，会场内有纸屑等垃圾的区域，涉及到哪个部门，则扣罚其部门负责人2分。,3.8.9每月累计出现两次不更新参会人员名单的部门，对其部门负责人扣2分。 3.8.10