秘书事务管理 事务39 信息的开发利用和反馈.ppt

1、事务39 信息的开发利用和反馈,学习目标,学习内容,课后练习,学习目标,熟悉信息开发、利用与反馈的内容、方法与要求，能够及时、准确地开发、利用和反馈信息。,学习内容,一、信息的开发 二、信息的利用 三、信息的反馈,一、信息的开发,（一）信息开发的特性 （二）信息开发的类型 （三）信息开发的方法 （四）信息开发的主要形式 （五）信息开发的要求 （六）信息开发的工作程序,（一）信息开发的特性,信息开发是对现有信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得新的高层次信息的过程。 信息开发具有多次性。一般物质资源经过消耗就可能丧失其功效，而信息具有共享的特性，它可以存储，可以被多次传输利用，能够不断地补

2、充、完善和扩散，还可以进行综合和归纳，成为可增值的资源。,（二）信息开发的类型,按照对信息加工的层次分，可分为一次信息开发、二次信息开发和三次信息开发。 一次信息开发，主要是将无序信息转变为有序信息，提高信息的利用率，如剪报、外文文献编译。 二次信息开发，是对一次信息进行加工整理后而形成的新信息，提供信息线索，便于人们对信息进行概括了解,如目录、索引等。 三次信息开发，是在一次、二次信息的基础之上，通过分析概括而形成更深层次的信息,如简讯、调查报告等。,（三）信息开发的方法,1.汇集法 2.归纳法 3.纵深法 4.连横法,5.浓缩法 6.转换法 7.图表法 8.对比法,1.汇集法,这种方法是围

3、绕一个主题，把一定范围内的有关资料有机地汇集在一起，以全面反映某一现象的基本状况。汇集法在信息资料数量多、反映面较宽的时候较为适用，比如反映一个地区或整个国家某一方面的情况时，可采用汇集法。,2.归纳法,这种方法是将反映某一主题的信息资料集中在一起，加以系统地综合归纳，以便完整地、清晰地说明某一方面的工作动态。归纳法要求加工者有较强的逻辑思维能力和文字表达水平，防止信息资料在归纳中产生变异。,3.纵深法,这种方法是从“纵”的方面，按原始信息资料提供的某一主题层层逼近，或按某一活动的时间顺序，或按某一事件的历史进程，逐步深入，搞清问题的来龙去脉。这种方法既需要利用各种最新的信息资料，也需要充分利

4、用早已贮存的信息资料，通过对比分析来揭示某一事物发展变化的特征。,4.连横法,这种方法是按照某一主题的需要，把若干个不同来源的原始信息资料从横的方面联系起来，作出比较分析，形成一个新的信息资料。采用这种方法应注意的是：来自不同方面的信息要具有一定的同质性，否则就不可比，同时还应注意选择最能说明主题的信息资料。,5.浓缩法,浓缩法就是通过压缩信息资料的文字篇幅，以达到凝练主题、简洁行文的目的。用浓缩法时，首先要使主题集中，即一篇信息资料中只表达一个中心思想，阐明一个观点，不能贪大求全；其次要压缩结构，减少层次段落，删去多余的过渡照应；再次要凝练语言，选用最精辟的词语来简明扼要地表达深刻的含义。当

5、然也应注意不能只求语言的高度凝练而影响主题的表达。,6.转换法,这种方法是把一个人们比较生疏的信息表达方式转换成一个人们比较熟悉的信息表达方式。转换法通俗、形象，给人的印象特别深刻。使用转换法要注意两点，一是要找出合适的转换对象，转换对象之间要有可比性；二是转换对象要通俗、易懂，不能越转换越深奥，使人不得要领。,7.图表法,这种方法是把原始信息资料中有一定规律性的数据制成图表，使人一目了然，既便于传递，也便于利用。,8.对比法,也叫比较法，就是把信息数据从横向和纵向两个方向进行比较，以突出地反映出事物的数量变化特征。 纵的比较，就是对某一事物自身发展的今昔对比；横的比较，就是将某一事物的某一阶

6、段的发展状况与同类事物同阶段的发展状况相比较。 例如，我国2004年拥有的电话数量和世界其他国家电话数量进行比较，这是横向比较；还可将2004年我国的电话数量和我国以往年份的电话数量进行比较，这是纵向比较，从中显示出我国电话的发展速度。,（四）信息开发的主要形式,1.剪报 2.信息资料册 3.索引 4.目录 5.文摘 6.简讯 7.调查报告,1.剪报,剪报是根据市场需求，选择不同的专题，确定时间周期，对报刊资料中有价值的信息进行选取、组合、编辑、传递等工作。剪报属于一次信息开发，开发成本相对较低，获得信息量较多，但信息零散，有的信息缺乏时效性、可靠性。,2.信息资料册,就是把某一行业或某一产品

7、的有关资料汇集起来供人们参考使用，以便于人们了解有关行业、产品的历史与现状，属于一次信息开发。,3.索引,索引是一种查找信息题名、出处等有关事项的检索工具，由一系列按字顺排列的词目组成，属于二次信息开发。信息资料索引有篇目索引和内容索引。篇目索引用于指明信息的出处；内容索引摘录信息中的事件、人名、地名等，分别按顺序排列，并指明其出处。,4.目录,目录依据信息的题名编制而成，是对相关信息的系统化记载及内容揭示，包括分类目录、专题目录、行业目录、产品目录等多种形式，属于二次信息开发。,5.文摘,文摘就是指对信息的重要内容进行简明扼要地摘录，以便使用者更深入地了解信息，属于二次信息开发。 文摘分为指

8、示性文摘和报道性文摘。指示性文摘是篇幅短小的摘要，以指示信息源的主题范围、使用对象为目的，适用于篇幅长、内容复杂的信息；报道性文摘是原文要点较详细的摘要，以提供信息的实质性内容为主要目的，适用于主题比较单一集中、内容新颖的信息。,6.简讯,简讯就是用简明扼要的语言报道最新动态信息，属于三次信息开发。 简讯应文字简洁、内容精练，篇幅较短，主要内容准确，要指明信息来源。,7.调查报告,调查报告就是在实地调查所获得的第一手信息的基础上，通过分析得出的反映有关事实的本质特征的信息产品，属于三次信息开发。,（五）信息开发的要求,1.注重调查研究：进行信息开发要注重调查研究，通过各种渠道全面、及时地获取真

9、实可靠的信息开发资源。 2.掌握开发技巧：进行信息开发要充分利用信息网络开发系统，运用信息开发技巧，加强对信息的加工、综合分析、提炼和概括，开发出有特色、利用价值大、可信度高的信息。 【情景案例】,【情景案例】,担任总经理助理的高叶有剪报并从中获取信息的习惯，她经常翻阅各种国内外经济报刊，专门从报刊上收集消费市场的信息进行分类剪贴，汇集成册，供自己或他人使用。 通过对剪报内容的分析研究，高叶得出服装市场消费者需求变化的情况和发展趋势。她还通过市场调研来验证自己的判断，这就为领导把握市场行情、进行新产品开发决策提供了有益的借鉴和参考。,（六）信息开发的工作程序,1.选定信息开发主题 2.分析信息

10、材料 3.选择信息开发方法 4.选择开发信息形式 5.形成信息开发产品,1.选定信息开发主题,选定信息开发的主题，简称选题，这是信息开发的起点和目标。 选题的来源一般有3种渠道：一是下达的任务，二是利用者提出的要求，三是根据工作需要自主选择。 选题时要根据特定的需要，通过分析现有信息资料的特点和内容来选择确定信息开发的主题。,2.分析信息材料,围绕选定的主题，对与主题相关的信息材料进行分析、梳理，筛选出最能体现主题要求的信息材料。,3.选择信息开发方法,根据信息开发主题的要求和现有信息材料的特点，选择适当的信息开发方法。,4.选择开发信息形式,如果要将信息按专题进行组合以备后用，可选择剪报等一

11、次信息开发形式； 如果要提供信息线索和信息主题、要点，可选择索引、目录、文摘二次信息开发形式； 如果要提供信息的深层次、综合加工品，可选择简讯、调查报告等三次信息开发形式。,5.形成信息开发产品,按照信息开发主题的要求和一定的逻辑顺序，把开发出来的信息材料有条不紊地组织起来，成为一个能够容易被信息利用者接受的信息产品。,二、信息的利用,（一）信息利用的概念和意义 （二）信息利用的特点 （三）信息利用的方式 （四）信息利用的工作程序 （五）信息利用的技巧 （六）信息利用的注意事项,（一）信息利用的概念和意义,1.信息利用的概念 2.信息利用的意义,1.信息利用的概念,信息利用，即信息利用服务，是

12、指通过各种有效的方式和方法，将收集、整理、开发出来的信息资源提供给信息的需求者，以发挥信息的效用，实现信息的价值。,2.信息利用的意义,（1）有利于实现信息的价值，促进管理水平的提高。 （2）有利于信息的增值和信息资源共享。 （3）有利于提高各级组织决策的成功率。 【情景案例】,【情景案例】,天地公司新上任的客户经理赵飞要去拜访公司的一个客户。为了让赵经理了解客户的情况，经理助理高叶通过索引和目录查找客户信息，为赵经理提供了公司以往收集的客户资料信息，包括以前客户的采购建议和该客户全部的历史资料，如订单、支付、送货、客户支持以及市场营销等。赵经理通过仔细阅读高叶提供的信息，掌握了该客户与公司所

13、有来往的细节，做到了心中有数，对新的销售计划的实施充满信心。,（二）信息利用的特点,1.周期性 2.经常性 3.广泛性 4.实效性 5.多样性,1.周期性,企业的工作具有一定的周期性，对相关信息的需求也呈现出一定的周期性。如每年的开始需要预测性、计划性的信息，每年的年末需要一些总结性的信息，每年生产经营的高峰期需要市场需求信息等，这些特点都说明信息利用工作具有一定的周期性，秘书人员应掌握其规律性，做好信息工作。,2.经常性,在当前这种市场形势瞬息万变的环境中，要想做出科学的决策，必须依靠及时准确的信息服务。因此，在日常工作中的每一个环节，几乎都需要相关信息的支持，这就要求信息利用服务具有经常性

14、，而不是一蹴而就的一次性工作。,3.广泛性,在企业的生产经营以及行政管理等每一个领域中，都需要信息利用服务，而不是仅仅局限于某一个领域中，因此，信息利用服务具有广泛性。,4.实效性,在企业里，及时有效的信息利用服务能够给企业带来诸如产品的更新换代、制造成本的降低、管理费用的节约等一系列的实际收益，具有可以看得见摸得着实效性。,5.多样性,信息利用服务的方式有很多，如通过报告、图书、档案、期刊、杂志、电视、广播、网络、黑板报等多种方式将信息提供给用户使用。,（三）信息利用的方式,1.信息检索服务 2.信息加工服务 3.定题查询服务 4.信息咨询服务 5.网络信息服务,1.信息检索服务,信息检索服

15、务是根据需要，将组织和存储起来的信息，通过索引、目录和计算机检索系统查找出来，直接利用信息或信息复制品。 进行信息检索有4个环节： 分析信息需求； 明确检索要求； 选择检索系统、检索途径和检索方法，确定检索词； 实施信息检索，获取信息。 在实施检索的过程中，可以根据检索结果的情况，调整检索词、检索途径和检索方式，充分利用信息检索系统提供的缩检和扩检功能，提高检索结果的满意度。,2.信息加工服务,即根据信息利用者的需求，通过对信息内容进行分析、研究、选择、加工、编辑后，提供给信息利用者的服务方式。,3.定题查询服务,即根据信息利用者的需求，向利用者提供特定主题和内容的信息，以满足利用者的需求。,

16、4.信息咨询服务,即答复利用者询问，指导其利用信息的服务方式，如问题解答、事实咨询服务、利用者教育服务。,5.网络信息服务,即建立在现代信息技术基础上，以计算机硬件和通信设备为依托，以应用软件为手段，以数据库信息为对象进行的利用服务，如电子信息发布、电子邮件、光盘远程检索服务。,（四）信息利用的工作程序,1.熟悉信息内容 2.确定利用需求 3.选择服务方式 4.查找所需信息 5.提供信息产品,1.熟悉信息内容,了解和熟悉现有各种信息的内容和成分。,2.确定利用需求,信息利用是使收集、处理、存储的信息满足工作需要的过程。因此，要结合工作中心、领导决策、日常管理，分析不同层次的利用对象，找准利用需

17、求。,3.选择服务方式,根据具体情形确定提供利用的方式，这是信息提供利用工作非常重要的一环。所选取的服务方式是否适当，会影响到信息的安全性、服务的有效性以及收益性。,4.查找所需信息,通过各种工具查找能够满足需求的信息。,5.提供信息产品,按需提供查找到的信息或信息加工品。,（五）信息利用的技巧,信息利用中可使用跟踪卡、文档日志记录信息借阅情况，进而不断探索信息利用的规律，提高信息利用服务的效率。 1.跟踪卡 2.文档日志,1.跟踪卡,跟踪卡是当信息被借出时放置在信息原存放处以提醒信息管理者信息利用情况的卡片，不管是信息被借出时还是被归还时，都要填写跟踪卡。同时，要定期检查跟踪卡，以防有些信息

18、借用者逾期不还。 【工具箱】信息跟踪卡,【工具箱】信息跟踪卡,2.文档日志,文档日志是用来按照时间顺序记录信息利用情况的簿册，当信息被借出时，借用者要在在日志上签名以示借出；归还时，再签名以示归还。通过定期查看并研究文档日志，可以了解信息利用的趋势和动向，为信息的收集、整理、开发等工作环节提供方向性的决策依据。,（六）信息利用的注意事项,信息利用服务工作，是为促进信息共享创造更大社会价值而存在的，如果对社会或个人造成损害，那就偏离了信息利用服务的宗旨，甚至会造成得不偿失的后果。因此，在信息利用工作中，最值得注意的就是要尊重信息产权和维护信息安全。 1.尊重信息产权 2.维护信息安全,1.尊重信

19、息产权,信息产权是个人、组织关于信息的劳动成果的所有权的标志，尊重信息产权就是尊重个人、组织的劳动成果。如果任意践踏他人的信息产权，就会打击他人的创造性，甚至严重违法，造成社会震荡。目前各国都有信息产权法，以保障个人的信息产权得到应有的尊重，个人、组织可以通过合法的途径进行信息交易，实现信息共享。,2.维护信息安全,信息安全是指信息保管的安全和利用的安全。要尽量避免在提供信息利用的过程中损害信息载体的耐久性和内容的完整性、安全性。如果信息载体在利用的过程中被损坏，那么不但现在有可能不能使用，甚至永远丢失信息，造成损失，因此，信息载体的保护工作不但要在存储工作中进行，也要在利用工作中开展。 此外

20、，在信息提供利用工作的过程中也要注意信息的使用范围，严禁将信息提供给超出要求之外的用户使用。,三、信息的反馈,（一）信息反馈的概念 （二）信息反馈的目的 （三）信息反馈的特点 （四）信息反馈的形式 （五）信息反馈的基本要求 （六）信息反馈的工作程序,（一）信息反馈的概念,信息反馈是指把输出信息的作用结果返送回来，并对信息的再输出发生影响，起到控制和调节作用的过程。也就是人们在实践活动中采取一定措施跟踪事物发展变化的情况，并根据跟踪过程中获取的信息对实践活动做出调整的过程。,（二）信息反馈的目的,1.检查输出信息的真实性 2.监测事物运行过程 3.为科学决策提供依据,1.检查输出信息的真实性,在

21、信息收集和整理过程中，虽然已经运用各种可能的手段对收集到信息进行了鉴别和核实，但只有在实践中才能真正检验出信息的真实性。因此，通过对输出信息在实践过程中应用情况的反馈，可以检查输出信息的真实性。,2.监测事物运行过程,人们在进行实践活动时，经常会有出乎意料的情况发生，从而使事物的发展偏离了人们的预期目标，为了及时发现这种情况，人们就不得不时时监测事物的发展变化情况，也即进行信息反馈，当发现事物的发展变化不符合预期目标时，就要采取一定措施调整有关因素，使事物朝正确的方向发展。,3.为科学决策提供依据,科学决策的过程就是不断传递和反馈信息的过程。一个决策是否科学需要到实践当中进行检验，而检验过程中

22、产生的反馈信息就是对一个决策的科学性的最好说明，也是对再次决策产生影响的最重要信息。这种反馈信息既可以让决策者知道怎么做是正确的，也可以让决策者知道怎么做是不正确的。,（三）信息反馈的特点,1.针对性 ：信息反馈不同于一般的反映情况，它不是被动反映，而是根据信息输出主动收集，有很强的针对性。 2.及时性：信息工作要讲时效，信息反馈更要及时，以便及早发现问题、解决问题。 3.连续性：信息反馈的连续性是指对工作活动的情况要连续地、有层次地反馈，只有这样才能有助于对事物认识的深化。,（四）信息反馈的形式,1.正反馈和负反馈 2.纵向反馈和横向反馈 3.前反馈和后反馈,1.正反馈和负反馈,正反馈一般为

23、决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈，使系统的输入对输出的影响增大；负反馈一般为决策执行中的问题、失误方面的信息反馈，使系统的输入对输出的影响减少。,2.纵向反馈和横向反馈,纵向反馈是向上级管理部门和决策层反映执行指令情况的反馈形式；横向反馈是同级组织之间的信息反馈。,3.前反馈和后反馈,前反馈是在信息发出前，信息接收者向信息发出者表示的要求和愿望，希望即将发出的信息能满足自己的需求；后反馈是在信息发出后，信息接收者对信息做出的反应。,（五）信息反馈的基本要求,1.准确 2.全面 3.及时 【情景案例】,1.准确,就是如实的反馈客观实际情况。任何正确的决策都必须建立在准确的信息基础之上，因此，秘书人员在收集反馈信息的时候要尽量收集第一手材料，确保信息的准确性。,2.全面,就是说信息反馈要有广度、深度，要系统，能真实地反映客观事物各个方面的情况。因此，秘书人员要建立自己的信息网络，从各个渠道全面收集反馈信息。,3.及时,就是迅速、敏感地反馈各方面的信息。信息是有时效性的，秘书人员应尽量减少反馈信息的处理环节，并运用现代化的手段