无纸化办公系统培训PPT-JunkmailEpidem.ppt

1、办公自动化系统培训,2008年4月,一、无纸化办公系统的主要特色,角色定义清晰 校领导、校办公室主任、校办秘书、部门领导、部门文秘（信息员） 流程灵活 部门文秘负责公文的传递 发现问题可及时追回相关公文 校办秘书根据校领导签发意见，灵活选择文件下一步流转 流程实时跟踪 公文安全可靠 公文流转中可修改，痕迹保留 密码保护数字签名 网上加密传输 处理公文自动归档至学校档案馆南大之星档案系统 待办事项明确 登陆数字校园平台主页直接显示待办事项,二、无纸化办公系统的登录方式,统一身份认证。登陆上海师范大学公共数据平台（）即能直接访问办公自动化系统。 登陆方式。 用户名：校园卡卡号或者邮件帐号 密码：邮

2、件密码,二、无纸化办公系统的登录方式,三、第一次使用前准备,浏览器设置,IE7.0,IE6.0,Internet 选项,三、第一次使用前准备,浏览器设置,Internet 选项,设置,三、第一次使用前准备,浏览器设置 插件安装,三、第一次使用前准备,浏览器设置 插件安装,点击“点击下载”，下载一个压缩包，解压之后双击运行,注：解压后将文件尽量别放至桌面，避免删除。注册成功后，文件 存放地址不要再变化。,三、第一次使用前准备,浏览器设置 插件安装,四、办公系统主要角色及发文、 请示流程,角色分类 、一般工作人员 、部门信息员 、部门领导 、校办公室秘书 、校办公室主任 、校领导,本部门文秘,本部

3、门领导,校办公室秘书,校办公室主任,其他职能部门,四、办公系统主要角色及发文、 请示流程,发文流程示意图,拟稿,发送对象,发文流程描述 、职能部门拟稿 、送职能部门信息员 、职能部门信息员送本部门领导审批 、本部门领导签署审批意见后返回部门信息员 、职能部门信息员送校办秘书 、校办秘书给各领导签署意见（校办秘书负责流转） 、校办秘书办结文件 、校办秘书发送已办结文件。,四、办公系统主要角色及发文、 请示流程,本部门文秘,本部门领导,校办公室秘书,校办公室主任,四、办公系统主要角色及流程,请示流程示意图,拟稿,拟稿部门,请示流程描述 与发文流程类似,四、办公系统主要角色及发文、 请示流程,五、办

4、公自动化系统发文,发文拟稿 点击发文管理目录下的“发文拟稿”菜单，出现如下界面： 上界面为用户自己的草稿夹，显示的是已经拟稿，但还未送出的拟稿。 点击左上角的菜单可以看到自己已经送出的文档、已发的文档。,发文拟稿 点击“新建文件”，弹出如下界面： 在上界面选择发文稿纸及模板。选中之后点击确定，弹出下页界面：,五、办公自动化系统发文,发文拟稿 此页面为发文的拟稿纸，先填写拟稿纸之后再点击页面下方的编辑正文按钮。这样事先输入的文件标题便可直接插入正文中。 拟稿时填写: “标题”、“主送单位”、“抄送单位”、“主题词”,五、办公自动化系统发文,发文拟稿 点击”编辑正文”，进入word插件下编辑。 正

5、文编辑完之后，不要关闭该页面，点击最小化按钮，到稿纸页面上点击“保存文件”按钮。 若需要上传附件，在“我的文档”界面选中需要传附件的文件，点击下方的“上传附件”按钮，即可进入上传附件的界面。有多个附件需要上传的话，可以点击“添加”按钮。上传文件选定之后，点击“保存信息”按钮即可。,五、办公自动化系统发文,发文拟稿 发文拟稿完成之后，如需修改，则在“我的文档”界面选中该文件，点击下面的修改按钮便可进行修改。 文件拟稿完成，需要发送时，点击该文件标题，进入发文稿纸。此时稿纸是不能被修改的状态，稿纸下方的按钮如下： 点击“ ”按钮，该文件就被送到部门文秘手中了。,五、办公自动化系统发文,部门信息员

6、此时文件已经送到部门信息员手中。部门信息员可以在自己的“部门文秘”模块的“待处理”菜单中看见这个文件。 点击该文件标题，进入文件稿纸界面，稿纸最下方有如下几个按钮： 可以进行相应的处理。,五、办公自动化系统发文,部门信息员 若点击“送至审核”，会弹出领导选择界面，供选择的领导为本部门领导。选中领导之后点击确定，该文件便送到选中的领导“待办文件”菜单下，等待此领导签字。 领导签字之后，点击“ ”文件又会返回部门信息员。只是此时文件稿纸下方的按钮会出现新的按钮：“送至校办” 点击此按钮，文件就被送至校办秘书。,五、办公自动化系统发文,校办秘书 校办秘书此时可在自己的菜单中看到刚才部门信息员送过来的

7、文件，在还未给领导签字之前可以修改文件，修改在查看痕迹时可以看到修改的内容。选中文件之后点击“修改文件”按钮即可进入修改界面。 点击文件标题进入稿纸页面，稿纸下方可以看到如下按钮：,五、办公自动化系统发文,校办秘书 点击“流转公文”按钮，弹出如下界面： 在此界面选择动作与进行该动作的人员。 当动作及进行该动作的人员选择好之后，点击确定按钮，文件就送到选择的人员的“待办文件”菜单中了。,五、办公自动化系统发文,五、办公自动化系统发文,领导签署意见 刚才校办秘书送出的文件在领导的“待办文件”菜单中。 点击该文件标题，进入稿纸页面，点击稿纸下方的“查看正文”按钮来查看正文，查看正文之后可以在有“ ”

8、的一栏内填写自己的意见。填写完毕之后点击稿纸下方的“保存办理意见”按钮，保存成功之后该文件就带着领导批示回到校办秘书手中，校办秘书可以根据领导批示对该公文进行下一步动作。,五、办公自动化系统发文,校办秘书 校办秘书可以根据学校公文流转需要安排签字的动作与顺序，操作与上述两步相同，只是在流转时点击的按钮为“ ”。 当公文可以办结的时候，点击文件标题，进入稿纸页面，点击“改变流程”按钮，进入刚才的流转页面，在页面上方有“改变方式”选择，默认前面的“修改下步”，此时选择后面的“办结文件”，不用再选择动作、人员等，直接点击“确定”按钮，文件就办结了。,五、办公自动化系统发文,文件发送 文件办结之后会直接发送到“文件发送”菜单下。如下图： 在上图页面中，选中需要发送的文件，根据需要选择接收人员。选择好人员之后点击下方的“发送文件”按钮，文件就发送出去了。 接收人员可以在自己