采购管理-采购组织及采购人员.ppt

1、本章的学习目标是掌握采购组织和采购人员、精品资料网http:/www. cnshu. cn、掌握采购部门在组织中的地位决定因素掌握采购部门的责任掌握采购组织的设置修订原则掌握采购组织的基本类型掌握采购经理的责任掌握供应链背景下对采购员的新要求第一节采购组织概要、采购部门组织的设立，其主要问题是如何协助企业的生产经营目标与其他部门的协调合作。 因为采购工作不仅要了解自己业务的特质，而且要注意各部门之间的协调合作，要及时得到经济上有效的供给，所以在建立采购组织时，特别要注意不同的业务部门共同完成，根据相同的规范，参照实际的需要，确立整体的关系，进行适当的管理一、采购部门在组织中占有地位，采购在组织

2、中影响最终地位的因素根据重要性有以下几种：在最终产品的成本中，采购原料所占的份额。 采购原料所占的份额越高，采购在企业中的地位也越高。 公司购买的原料是目前的市场供应情况。 公司购买的原料，如果现在供给市场垄断，或者中断垄断的话，管理层对购买的直接关心很多。 公司财务状况。 公司财务状况良好时，管理层对采购和物流部门比较宽松。 相反，当公司财务出现重大问题时，管理层对与采购业务和采购相关的成本提出较高的要求。 毕竟，从管理层的角度来看，采购部门是直接花钱的部门。 管理层自身的知识和认识水平。 管理层自身的知识和认识水平很高，把采购功能提高到战略的高度，采购部门也引起了比较多的关注。 二、采购部

3、门职责，1、根据公司经营生产的需要，制定并实施物资年度采购订单和资金订单，以保证生产经营所需材料的供应2 .负责各部门每月的材料需求订单审核、总结和报告3 .根据各部门每月的材料需求订单， 汇总采购资金订购计划和报告批次编制4 .负责供应商的开发，积极开展供应市场的调查和信息收集，掌握广泛的供应信息和渠道资源5 .根据采购项目的品种、金额、技术特性以及供应资源状况决定采购方案和采购方式6 .遵循最好的性价比原则， 对替代供应商的质量、价格、服务等进行综合评价确定供应商7 .负责招标采购的组织管理业务8 .负责与供应商的谈判，制定采购合同，办理申报手续9 .负责采购物资的交期管理，根据情况组织有

4、关物资需求部门进行检查入库10， 按合同办理支付手续11 .负责供应商关系协调处理，处理供应商质量问题，执行供应商提供的售后服务12 .负责制作完整规范的供应商信息文件，跟踪调查物资设备使用情况13 .负责供应商评价和评价体系的建立定期对重点供应商进行综合评价，不断优化供应商资源，提高采购质量，降低采购成本；14、与重点供应商建立战略合作关系，培养重点供应商；15、负责物资仓库管理； 分类保管材料16 .参与处理不良品及滞留货物资料17 .定期盘点仓库材料，使帐簿、物品、卡三者一致18 .负责仓库管理中出入库发票、验收发票等发票管理工作； 定期编写库存信息统一修订报告的其他事项19 .负责本部

5、门承担的各项工作的改善完善和创新20 .对公司各项管理工作的改善提出合理化建议21 .协助其他部门的相关工作22 .负责公司的采购管理制度及本部门的规章制度的优化改善23 .承担公司领导提出的其他工作三、采购部门的组织结构；(一)采购部门的基本功能采购部门的组织结构，因企业的经济类型、经营规模而异。 但是，不管采购部门的规模如何，其功能性的分类是采购业务管理专门进行采购业务。 在大型企业中，此功能可以按购买的物品类别或购买地区分类。 根据采购物料的设置，您可以为每个采购物料分配不同的采购员。根据采购流程的设置，您可以为不同的采购阶段分配不同的采购员。有些公司将采购物料和采购流程集成在一起以设置

6、采购员。 三种安装方法的各自特征在适用时也不同。 汇率管理这个功能是为了避免事务多而结束采购业务，通常是单独设立，跟踪订单的执行情况，促进各项工作的这样的完成。 有些小公司由采购员自己负责。 汇票处理在采购过程中，采购部门与企业内部的多个部门之间以及供应商之间发生很多汇票，这些汇票的审查是非常重要的。 大公司的票据由负责人审查，小公司由买方审查。 但是，一般由会议修订部门负责。 档案管理在采购业务过程中，包括原料信息、供应市场信息、供应商信息，以及询价或谈判过程中的各种记录、最终采购合同的签订，这些档案资料应当认真保管。 在保证下次采购时的使用方便性的同时，在保证采购完毕后的各售后服务的正常进

7、行的同时，万一与供应商发生故障大企业为了提高生产率而个别设立，但一般采购员的文件由自己管理，采购完成后归档。 在废物处理采购业务中，由于各种原因产生废物。 例如，供应商的产品质量不合格，供应商可能弄错了商品。 当然，企业改变了产品线，购买的原料无法使用，可能导致废弃物的产生。 废物的处理和销售在企业中一般由采购部门负责。 在运输管理采购业务过程中，完成采购合同后，应关系到运输环节。 在国内目前的大部分采购业务流程中，运输由供应商负责。 并且，随着供应链思想的广泛运用，越来越多的买家开始承担这项业务，在大企业中材料多其功能重要的话，就必须单独设立这个部门。 例如，沃尔玛、海尔等跨国公司。 (二)

8、企业采购部门的组织设定，根据采购部门的功能，无论大企业采购部门的组织结构是如图2-1，中型企业采购部门的组织结构，还是如图2-2，其采购部门一般按以下结构设定。 采购科。 您可以重新设置配料组和物料工具组。 其作用是选择供应商，协商合同、采购。 在大、中企业需要很多采购员，各采购员负责一个物品，能培养专业的学识和经验。 行政科。 设立文件组、订单组、价格发票组、汇率组。 运输科。 设立运输事务组、包装运输组、运输监察组。图2-1大型企业采购部门组织结构、图2-2中型企业采购部门组织结构、采购部门在企业中的地位可以分为以下几种：独立部门为大型企业，材料采购在产品单位成本中占很高比例，其职责范围包

9、括库存管理、仓库、检验、运输等。 单纯采购只进行物料的采购，不兼顾检查和储藏，适用于单一或采购的项目、数量少的企业。 适合生产部门，材料采购工作简单，价格稳定的企业。 附属销售部门适用于材料易于销售或不是制造业等。四、采购部门在企业中的所属关系，图2-3采购部门与生产部门的关系图，(二)采购部门属于行政部，图2-4采购部门与行政部门的关系图，(三)采购部门直接属于社长，图2-5采购部门与社长的关系图采购组织的设定订正和订正与企业对采购功能的看法有关。 如果企业将采购视为业务活动，则采购组织在企业中处于较低的地位。 如果企业将采购视为重要的竞争因素，对企业具有重要的战略意义，则采购组织处于较高的

10、地位。 一、采购组织设订原则、合理的原则责任、权利、利结合的原则统一的原则效率原则、二、分权型采购组织、(一)分权型采购组织特征分权型采购组织是指采购有关职责和工作在不同部门执行。 料号或商品的需求修订计划可能有制造部门或销售部门。采购作业可能由制造部门或销售部门负责。存货责任可能将成品归属于销售部门，将在制品归属于制造部门的原料或零件归属于料号或仓库部门。 (二)分权型采购的优缺点，一、分权型采购的优点在紧急采购时能够争取时效，自动配合生产需求，能够及时提供最佳服务。 有利于区域物资采购，仓库管理方便。 2、分权型采购缺点各部门之间重复工作项目的权责不明确，整体材料管理的功能细化，沟通不顺利

11、，相互冲突，(3)分权型采购组织结构示意图，(2-7)分权型采购组织结构示意图，(4)分权型采购适用范围，分权型采购组织在这种情况下，规模经济四、混合型采购组织、(一)混合型采购的主要特点是在公司层面存在公司采购部门，同时独立的经营单位也进行战略和具体的采购活动。 在这种情况下，公司采购部门通常会处理采购流程和政策修订问题。 此外，还会进行审计，一般来说是管理层的管理层要求的时候。 (二)混合采购的优缺点，中心采购部门对战略采购品进行详细的采购市场研究，经营部门采购部门可以通过定期发布的小册子、公告或者局域网利用这些研究结构。 公司的采购部门也可以作为促进或解决部门或经营单位之间协调的工具，但

12、不进行具体的采购活动，具体的活动完全由部门或经营单位的采购组织实施。 企业在推进集中采购时，可以合理分散执行部分工作。 例如，部分微采购、地区采购等，给予下属工厂较大的执行权，不仅可以提高采购效率，还可以降低采购成本。 图2-9混合采购组织结构图，五，采购管理组织设立步骤，图2-10采购组织设立过程，五，采购管理组织设立步骤，(一)考虑采购管理功能，首先赋予采购管理某种功能，还是赋予其他功能的不同层次的功能(二)在考虑采购任务量确定功能后，必须确定任务量。 任务量包括采购机能的多少，也包括一个机能下的工作量的大小，采购工作量(包括企业内需要采购物资的品种、数量、采购空间的范围)越大，采购工作越

13、复杂，难度也越大，采购工作量也越大。 另外，还要考虑供应商管理的工作量、进货的工作量、仓库管理的工作量、市场信息的工作量等。 无论如何，工作量越大，采购管理组织机构就越大。 五、采购管理组织成立步骤，(三)确立采购管理组织机构采购管理组织机构，是采购管理宽度和管理水平的整体组织结构框架，也就是采购管理系统的功能部门结构。 其设置状况和设置规模等取决于采购管理组织的任务量的大小，采购管理组织整体的工作量越多，采购管理组织机构就越大，反而必须越小。 (4)基于设定订正管理作业流程设定订购管理作业流程，即决定的管理功能，对各管理功能的各任务设定一个作业流程，充分论证该作业流程，进行过程化分析，过程越

14、短，将来的作业也越有效。 (5)设置部门根据具体的管理功能、管理机制和管理任务的工作流程设置各部门，设置部门包括设置每个部门的责任和权利，包括设置每个部门的人数、劳动条件等。 必须对这些进行设定、修改，制作文件，或者指定管理规范，作为招聘条件公布。 (6)在各岗位安排合适的人选择人是非常重要的一环，非常慎重，尤其是要选择在各班的高层。 人员配备完成后，配备人员和规定的岗位职责、规章制度、管理功能等相结合实施，可以建立高效的采购管理组织体系。 第三节采购员的职责，一、采购员的职责按纪律遵守法律，按章守纪律。 采购人执行工作，必须以国际法律、企业规章制度为其行为标准。 采购人员在努力成为采购、谈判

15、和质量管理方法的多方面手段的同时，要理解企业的产品、生产流程、材料的技术要求，充分利用创造力、想象力和机智，完成好的采购业务。 买方必须保持自身清洁，廉洁公开服务，自觉抵制损害企业利益或者违反法律的不当行为。 买家要努力学习，总结得好，不断提高自己的政治素养和业务能力。 买家素质的好坏，对购买任务的影响是很重要的。 因此，必须维持高度的道德标准。 不这样做的话，企业就无法获得长期的利益。 另外，在与供应商的交易过程中，买家要注意建立良好的伙伴关系，诚实是处理事物的首要原则。 树立良好的工作作风，注意维护企业形象。 在各种交易中，维护企业利益，遵守既定政策的执行。 不损害企业的尊严和利益，接受同

16、事的有利建议和指导。 公正无私，让所有的钱发挥最大的效用，获得最大的价值。 诚实执行采购业务，揭露各种商业弊端，拒收贿赂。 互相尊重，建立良好的商业信誉。 同行履行其职责发生违纪行为，应当及时提出建议。二、采购经理职责(一)基本职责1、制定和实施采购谈判策略和方案2、处理质量问题、实施退货方案3、与公司内其他各功能部门建立和维护良好关系4、有益宣传公司采购管理政策和程序提出建设性改进建议5、 运用供应商伙伴关系这样的战术方法的供应链管理等建立良好的供应商关系6，处理供应商的询问，处理异议和要求7，实施对新供应商的开发和扶植工程8，实施符合财务的整体支付战略(2) 核心职责1第一任务是保证本公司

17、所需产品和服务的正常供应，支持本公司生产和其他经营活动的顺利运作2采购过程和供应商管理过程不断改进，提高货物质量3直接采购成本和间接采购成本，管理与采购相关的所有成本， 4 .建立可靠性和最佳供应支持体系，利用5个供应商的专业优势，积极参与产品或流程开发的6家公司，确立和维护我们良好形象的7家采购单据和信息。 (三)从其他职责、采购管理角度出发，其他职责包括制定和实施采购方针、策略、流程、目标和改进订单，进行采购和供应商绩效测量，建立供应商审批、评价和评价体系，开展采购体系自我评价，建立稳定创新的专业采购团队等。 三、首席采购官职责、首席采购官职责包括： 1、主持采购部全面工作，提交物资采购订单，确保各采购任务完成。 2、调查研究各