企业档案业务工作和信息化建设ppt课件.ppt

1、企业档案业务工作与信息化建设，1、按1。DA/T 42-2009企业档案工作规范2。GB/T 11822-2008科技档案构成的一般要求3。GB/T 17678.1-1999计算机辅助设计电子文件光盘存储、归档和档案管理要求第一部分3360电子文件归档和档案管理4。GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范第5条，文件整理规则第2条。关于企业档案工作规范(1)简介：企业档案工作规范首次对社会企业的档案管理提出了全面系统的管理要求：不仅是具体的档案业务工作，还包括档案工作的政策法规和环境要求，包括档案形成中的领导和员工责任。1.管理创新2。概念创新3。经验基础4。信息化方向3。(2)企

2、业档案工作规范：的结构和主要内容企业档案工作规范主要从企业档案工作组织建设、档案工作制度建设、档案工作业务建设、档案信息化建设、档案管理设施和设备配置等方面提出了企业建立和开展档案工作的要求。第一章范围：根据标准格式要求，定义并介绍了标准的适用范围；第二章规范性参考文件：列出标准中引用的相关标准和规范性文件；第三章术语和定义：列出并解释本标准中使用的档案工作基本术语中未提及的术语；第四章档案工作原则：提出了企业档案工作的基本原则，明确了企业档案和企业档案工作的性质和作用、企业档案工作的管理体制、企业档案工作的任务和目标以及企业依法管理档案的责任。4、第五章档案工作组织：明确了企业档案管理网络的

3、组成、企业、文件形成部门和档案部门的职责以及档案人员的素质要求；第六章档案工作制度：应制定企业档案工作制度、制度制定程序、工作规则、管理制度和业务规范；第七章档案业务工作：文件资料的形成、积累、归档、收集和整理的职责和方法，以及档案的保管、鉴定、统计和利用的具体要求；第八章档案信息化建设：明确了档案信息化的目标和原则，对电子档案归档、传统载体档案数字化、网络服务和业务系统、电子档案的安全保存提出了要求；5，第9章档案工作设施设备：提出企业档案工作设施设备配置要求；附录标准的两个附录是标准的信息附录。附件一企业档案归档基本范围和保管期限参考表，列出产品生产企业应归档的文件资料的基本范围和保管期限

4、参考；附录b中的表格样式是本标准第二章规范性引用文件所列引用文件中未涉及的文件管理业务的申请表。企业档案业务(1)企业档案工作和业务活动这里有几个含义需要解释：1。完整的档案管理包括三个阶段：(1)档案(即未来档案)形成阶段(2)档案保存阶段(3)档案保存阶段(2)企业档案管理需要明确的概念：(1)企业档案的形成和管理是企业技术和生产等方面的管理。(2)做好文件的形成和管理是企业科技、生产和管理人员的责任。(3)检查和指导文件的形成和管理是档案部门和档案工作者的职责。不同时期企业档案管理职责的划分：(1)文件形成部门应根据档案管理的要求承担文件形成阶段的管理工作；(2)档案人员主要负责档案保存

5、阶段a4.企业各级档案工作职责：(1)在企业领导层面；(2)在企业管理的中层；(3)在企业的基层；“四参与”:企业档案部门或档案人员应参与产品鉴定、科研成果审批、项目验收、设备开箱验收等活动。并负责检查归档文件的完整性和系统性。“四同时”:企业下达项目计划任务时，应同时提出项目文件的归档要求。在检查项目计划的进度时，应同时检查项目文件的积累情况。在验收和评价项目成果时，应同时检查和评价项目文件的归档情况。(2)文件的形成与积累从档案管理的角度出发，在文件形成阶段提出了“归档”的管理要求。两个要求：1 .文件记录载体和记录方式的要求；根据文件类型要求使用耐用可靠的记录载体和记录方法，特别是对于那

6、些需要永久保存的重要文件。2.文件内容的要求。要求文件形成者将已完成的有保存价值的文件及时移交给部门、项目或专项工作的档案人员进行保管，以确保归档文件的完整性。(3)文件整理归档要求：文件整理范围、文件归档时间、文件归档要求，9.1。文件整理(1)文件整理的原则(1)注意文件之间的有机联系(2)区分文件的存放期(3)便于存放和利用(2)各种文件整理要求基本上都有相关的标准和规范，整理文件时可以遵循这些标准和规范。管理文件的编排应符合文件文件格式GB/T9705和归档文件编排规则DA/T22的要求；科技文件的编排应符合科技档案构成的一般要求(GB/T 11822)；10、基本建设项目文件的整理应

7、符合或可参照国家重大建设项目的归档要求和档案整理规范DA/T28的要求；会计凭证的整理应符合会计档案管理办法199832号文件的要求；员工档案的整理应符合企业员工档案管理规定的劳动档案编号要求；照片文件的排列应符合国标/T11821的要求；录音、录像、软盘等磁性载体文件的排列应符合DA/T15的要求；电子文件的编排应符合国标/T18894和DA/T32的要求；计算机辅助设计文件的编排应符合计算机辅助设计电子文件光盘存储、归档和文件管理GB/T17678.1的要求。11，(3)组织企业管理文件有两种方式：一种方法是以“卷”为单位组织它们。这是传统的归档方式，即根据文件的形成规律，按照既定的分类方

8、案，将一组密切相关的文件组合在一起。基本存储单位是卷。另一种是以“块”为单位进行组织。是根据文件材料形成和处理的基本单位。一般来说，一份文件、一张照片、一盘录音或录像带、一份名单或证书、一面旗帜和一个奖杯都是一个整体。文件和资料的固定方法如下：正本和最终版本为一件，转发件和转发件为一件，文本和附件为一件，正本和副本为一件。它的基本存储单元是。12，2。备案范围(1)备案范围应包括企业的筹建、经营、生产、产权变更和注销。各个阶段的文件都应记录并保存在档案中，档案应能真实记录和准确反映企业的发展历史；(二)归档文件的主要来源；(3)备案范围应突出企业的特点和主要活动。关于附录a的说明：1)附录a是

9、一个信息性附录。2)附录A不作为分类13、制定备案范围的基本方法：1)掌握依据，调查研究2)起草初稿3)广泛征求意见4)经备案部门负责人审核5)修改完善后报批6)主管部门批准，发布执行7)纳入相关制度4)需要注意的问题：1)确定备案范围时，要特别注意容易忽视或不易完整接收的文件和资料。2)企业应根据新的变化调整和完善文件资料的归档范围。3)在确定科技档案的归档范围时，也要注意“以人为本”的原则。文件材料的归档时间主要有两种：随时定期归档。定期归档是指企业文件按有关规定，经过一段时间的形成和处理后，移交给档案部门。按年度、按项目结束时间或按工作阶段归档是常规归档，是企业文件材料归档的典型形式，适

10、用于管理文件、科技文件、会计文件等材料的收集和归档。随时归档是指企业文件一形成就归档，或在形成和处理后立即归档。临时归档和即时归档都是随时归档，是收集企业文件资料的补充形式，也是保证企业文件资料的完整性、准确性和系统性的有效途径。本办法适用于产品更新、项目改扩建、设备开箱等资料的收集和归档。16、(1)业务管理、生产技术管理、行政管理和党群工作形成的文件一般应在完成后的第二年第一季度归档。对于一些特殊的文件和资料，可以根据具体情况适当放宽归档时间。(2)科研和工程建设文件应在项目评估和竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产和服务业务应定期或分阶段归档。(3)产权、质量证明、资质信

11、用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；采购的设备和仪表或进口项目的文件应在开箱验收或收到后立即登记和归档。(4)会议档案应在会计年度结束后由会计部门归档，保存一年后移交档案部门。17、(5)电子文件的逻辑归档应定期进行，物理归档应与相应类别或内容的其他载体的归档时间一致。完整的电子文件包括内容信息、背景信息和元数据。逻辑归档是指在不改变原有存储方式和位置的情况下，将电子文件的管理权移交给档案部门的过程。它可以实时或定期执行。权限移交给档案部门后，档案部门应做好以下工作：(1)根据文件的归档范围界定电子文件；按照相关规定授权查询和归档电子文件；及时记录和标记收到的电子文件；备份和保护收到的电子

12、文件。物理归档是指将电子文件下载到载体上，离线保存并移交给档案部门的过程。实物归档应按照相关纸质文件的规定定期完成。18、(6)其他载体形式的文件应在工作完成后及时归档，或纸质载体与相应内容的归档时间应一致。(7)更新补充文件、内部机构变动、干部职工调动离职时应退休的文件、企业资产产权变动过程中形成的文件、其他活动中形成的文件等。应随时归档。在产品升级、项目改扩建和设备使用过程中将形成新的文件和资料，这些文件和资料应随时归档并包含在原始资料中(2)归档文件的质量。归档文件应当完整、准确、系统，制作和书写材料应当有利于长期保存。(3)档案应为原件。档案有两个基本功能，即证据功能和参考功能。原始文

13、件不仅具有证明功能，还具有参考功能，而非原始文件仅具有参考功能。(4)非纸质文件和外来资料应一起归档。为了便于储存和使用，视听、电子和其他载体形式的文件应与其书面说明一起归档；如果有外语或少数民族语言的翻译，它们应该一起归档，未翻译的材料至少应该翻译成标题和目录，然后归档。20、(5)归档文件的份数。原则上，备案材料要求一式两份。在特殊情况下，可适当增加份数，以确保归档文件不会因频繁借阅等原因而损坏。(6)合作项目文件。当两个或两个以上单位合作完成一个项目或活动时，形成文件和资料的单位不是唯一的一个，有关单位应以合同和协议的形式商定备案要求。主办单位一般应保存一套完整的文件，协办单位应保存与所

14、承担任务相关的原始文件。(7)填写档案移交登记表。双方应根据档案移交登记表进行核对，核实后签署档案移交登记表，双方各执一份。(4)档案收藏有两种收藏形式：一种是内部收藏。即根据企业档案系统的要求，接收企业内部各部门形成的文件和资料；第二，外部收集。即企业根据国家有关政策规定，收集、购买或接收境外单位保存的相关档案资料。2.两个要求：(1)做好档案移交工作。企业档案的移交是保证企业档案质量的重要障碍。只有完整、准确、系统的科技档案才能充分发挥其应有的作用。因此，企业档案的移交必须严格控制质量。1)文件形成部门应将文件移交登记表连同整理好的文件按期移交给文件部门。2)档案部门接收档案时，应认真检查

15、档案质量。双方在档案移交登记表上签字后，各保留一份。22，(2)企业应向外部接收的文件和数据的范围。1)企业服装接收下属单位产权变更后企业拥有的档案。2)资质不合格的挂靠单位档案按资产管理权限接收。3)不敢根据需要宣传报道本单位的新闻资料。4)根据R&D和市场竞争的需要，可以收集与企业业务范围相关的数据。5)根据需要向社会和离退休人员收集档案资料。23、(5)档案整理1。企业变革与整个家族的分裂。对分类方案的要求(1)企业档案分类方案的结构：由编制说明、分类表和类别号三部分组成。(2)企业档案分类方案编制要求(1)确保企业档案分类方案类别体系的完整性。2)体现企业档案分类方案类别体系的包容性。3)保持企业档案分类方案的相对稳定性。24，(3)企业档案分类的基本方法1)按功能分类2)按年份分类3)按存储期分类4)按组织分类5)按问题分类6)按专业分类7)按模式分类8)按项目分类9)按特征分类10)按载体分类25，3。分类编号可以是阿拉伯数字、英文字母和拼音字母中的一种(1)采用中文拼音或英文字母和阿拉伯数字相结合的混合编号方法。(2)类别号采用阿拉伯数字统一编号法。例如，如果A是u目前，企业档案的一级类目大多是用两