实例解析库存管理系统.ppt

1、实例分析了库存管理系统，第一节系统的调查和分析以美国一家批发服务公司的订货机信息系统为例。 该公司从制造商那里购买各种商品放入仓库，从各地的零售商那里接受订单，根据需要把货物运到指定的地方。 一般零售商总是喜欢先向这家公司下订单。 因为批发价格便宜。 但是，如果某零售商的订货要求不满足，就转向其他公司订货，那家公司就会失去顾客。 零售商的订货量受季节的影响。 为了满足顾客的订单要求，并尽可能减少库存积压，该公司计划开发库存管理系统。 主要目的是：1 )为顾客订购提供更好的服务2 )管理库存水平3 )确定向制造商订购的时间和批次。 天马行空官方博客： QQ:1318241189； QQ群： 17

2、5569632，一、系统调查与分析，系统开发团队由用户、电脑人员和高层领导。 这些在数周内调查了现在系统的运转状况和问题点。 生成了以下报告： 1 .现有系统现有系统的工作流程。 所有的处理都是手工进行的。 有些商品可能无法满足订单要求，因此有些商品可能会错过引起严重积压的适当实际情况，将客户转让给其他公司。 现在的订货时间基本上由仓库保管员决定。 它们提供经验上最佳的订货点，如果发现库存货物低于该点，则向采购部门提出订货请求。 同时仓库保管员不能参考销售预报结果。 天马行空官方博客： QQ:1318241189； QQ群： 175569632、管理业务流程图符号、系统外实体、系统内实体、表/

3、报告、信息传递过程、天马行空公式博客： QQ:1318241189； QQ群： 175569632，一个库存管理系统的业务流程图，2 .订货机系统的目标是在不降低客户服务水平的情况下降低库存水平，对于改善订货策略的季节变化和有缓慢变化趋势的商品，收集改善它们的库存管理的销售数据3 .决定内容每季度应该订购什么货物？ 在季节的需要中应该追什么样的货物呢？ 什么时候追加预约？ 我应该一次订购几件商品？ 应该从仓库淘汰的货物是哪个？ 4、信息流仓库保管人员每天检查实际库存。 如果发现库存货物低于订货点，便于日底向采购部门提出订货要求。 采购部门检查该商品是否已经订购，如果没有，则发行订货单，如果订购

4、了，则催促制造商提前交货。 每个季度末，采购部门将分析采购的订单，估计下一季度需要订购多少商品，并基于此确定下一季度的订单。 每个月的平均订货量如下表所示。 5 .几种不同方案的比较如表所示，6 .几种不同方案的详细分析(1)方案的工作方式所需费用最低，对组织的影响最小，但可以达到部分改善效果。 决策和信息流的最佳订货点和订货批次的决定变得科学，其他不受影响，信息处理方式不变。 使用的设备不用电脑也可以。 开发程序只要两三个月就可以了。 对组织的影响几乎没有影响。 对人员的影响采购人员的工作有点多，仓库人员的工作相对减少。 费用和利润。订正最佳订货点的机械时间和印刷费。 利润是指减少库存积压，

5、选择单价最低的订货量。 (2)方案2工作方式仓库人员每周两次向计算机输入货物进出数量。 计算机自动完成订单检查和通知。 采购部门按通知订货，并向计算机通知订货情况。 这个系统随时都可以查询。 决策和信息流对四项决策有良好的作用。 仓库和采购部门输入信息，采购部门从修订机获取信息。 使用的机器可以用穿孔卡输入，将订货通知作为输出印刷。 在磁带上创建文件，以存储每种产品的最佳订购点和最佳批量。计算机可以设置在公司总部，在批处理终端上执行本系统。 开发程序大约需要一年时间。 但是，为了慎重起见，估计为18个月。 这包括最佳订货点和订货批次的订正计算以及相应的文件制作。批次软件的设定订正、编程、调试输

6、入输出格式的设计仓库和采购部门如何填写输入表单，从事卡穿孔和数据输入等工作的专业操作人员对组织的影响需要在仓库配备几个人从事数据的准备和管理，也有责任将仓库填写的报告发送给批处理终端上的操作员。 调查、仓库管理人员表示，欢迎不再每天核对实际库存和最佳订货点，他们反映这一核对工作非常麻烦和容易出错。 用计算机自动核对可以减轻负担。 采购部门的人员也欢迎电脑自动发放订单和催促单。 因为他们现在每天都要从仓库收到很多订单通知，并且要查看是否已经下单了。 从表面上看，对人的影响，人的工作方式不怎么变化，但影响的范围很广，各种人的工作方式也稍有变化。 仓库的人员和购买者都要准备好在计算机上输入数据，上层

7、管理者可以随时向计算机查询得到各种报告，但具体来说对任何人来说都没有追加额外的工作。 由于费用和利润计算机在最佳订货点不会出错，可以更好地保证顾客服务水平，更大地减少库存滞纳，更准确地利用最佳批次折扣，降低采购成本。 产生的费用主要是系统开发的人工费，50 000美元是根据我们的计算机工作人员开发其他系统所用的费用估计的。 (3)方案3 :现有的库存管理软件包的购买机制开发小组，分析了几个可以购买的库存管理软件包，选定了其中最理想的一个。 此软件包的工作方式与批处理系统基本相同。 但是，此软件包有些功能是无用的，有些没有必要的功能，有些需要改造。 决策和信息流与批处理系统相同。 使用的设备与批

8、处理系统相同。 开发程序购买和装置软件包根据本公司的需要进行必要的改造，人员培训等预计需要半年左右。 对组织的影响与批处理系统相同。 对人员的影响与批处理系统相同。 费用和利润和批处理系统一样，但费用稍高一些。 包装本身的费用为40 000美元，需要改造和实施。 (4)方案4 :在线系统结构这一系统是理想的。 没有专门键盘输入的人，仓库、销售部门、采购部门都设有终端。 数据由用户随时输入终端。 决策和信息流对决策的影响与批处理相同，但更加及时。 信息流动改变，书面内容大幅减少，用户直接与计算机“对话”。 使用的设备文件不再保存在磁带上。 为了让各种用户随时都可以访问，必须保存在盘上，文件结构也

9、变得复杂，输出方式也变得多种多样，有打印报告也有画面显示。 开发程序该公司已经运行了几个在线计算机系统，但是开发这样的在线库存管理系统仍然需要很大的努力。 因此，人手和时间都很长。 对组织的影响对组织有很大的影响。 由于各种人的工作方式发生了很大变化，所以不是以书面文字为主要媒体，而是直接与计算机交流。 计算机出现故障，可能会影响正常运行。 各种备份文件也必须随时准备。 对人员的影响系统使用非常顺利，大量的派遣工作减少了。 但是，存在必须尽快熟悉这种终端上的工作方法的问题。 多年来，人们习惯于书面资料的使用，这种工作方式的转换有接受的过程。费用和利润之所以大，主要是因为数据来自现场，十分及时、

10、充分可靠。 但是，运营成本高于批处理系统。 二、经领导批准，将系统调查分析结果报告公司上层委员会。 委员们经过讨论，同意开发团队对现有系统的分析，认为应该开发新系统。 对于具体开发的4个方案，委员们否决了小改革和包装购买2个方案(注：实际上，从上面的分析发现购买现成的包装是最理想的方案)。 拒绝这个程序只是为了引入系统设定修正阶段的教育。 由于委员们就二、四个方案意见不一致，要求开发团队进一步研究可行性。 开发小组再花了两周详细地比较了两个方案的优劣，经过细致的估计，知道了初次报告的估计过于保守。 实际上，批处理系统需要12个月和8万美元，在线系统需要18个月和11万美元。 各类用户对终端工作

11、不熟悉，同意开发批处理系统，但开发团队要求在条件成熟时留有足够的馀地进行修订，以便更顺利地转移到在线系统。 根据上述指示，开发团队进入了系统设定修订阶段的工作。 第二节系统设定订正、一、代码设定订正二、输出设定订正三、输入设定订正四、文件设定订正五、程序设定订正六、人工输入准备作业、一、代码设定订正、仓库中的所有部件分为数十种，每种类型有数十种，每种小分类有数十种商品。 所以商品代码取6位数就可以了。 但是，为了减少输入错误，在多位代码后面加上勾选值，所以一共是7位。 校验码的设定订正可以采用“算术级数法”。 二、输出设定修订、系统的主要输出有4个。 库存总帐、跟踪报表、订单分析报表、库存盘点

12、调整报表。 以下，分别进行说明。 1 .库存登记册到销售部门、采购部门、仓库、会计部门。 形式缩微胶片。 顺序按商品编号排序。 2 .向采购部门增加报告。 形式印刷。 按顺序商品代码排序。 频率按批打印。 3 .订单分析报告去采购部门。 形式印刷。 有序商品代码顺序或订货来源顺序。 内容代码、商品名、单位、年订货量、最佳订货点、最佳批量、缺货数。 4 .以库存盘点后的调整报告形式打印。 顺序是商品代码的顺序。 按频率盘点打印。 内容代码，商品名，单位，前12个月的盈馀，帐簿的盈馀，前12个月的支出，本月的支出，盘点日，调整数量。 三、输入设定修订，输入的数据有四种，分别是客户订单、入库通知、采

13、购部门的订单通知和错误修正。 1 .客户订单订货方销售部门的媒体卡(每张订单各占用一张卡)字段：客户代码(8位字体)商品代码(8位字体订货数量(6位字体)制造商代码(6位字体)单价(8位字体，2位小数)2.入库通知方仓库媒体字段：商品代码(8位字体)数量(6位字体)制造商代码(6位字体)订单发行日期(6位字体)报价卡数量每天平均800张每天最多1，500张3 .订单通知方采购部门媒体卡(每件商品占用一张卡)字段： 4 .所有纠错源用户媒体卡字段：负责纠错工作的程序员设置纠正(包括盘点后实际库存的输入)，4、文档l .主文件的主文件有20个字段，下表：2 .索引文件在盘上根据商品代码建立索引。3

14、 .报告格式文件保存在磁盘上。 保存的记录的格式与打印输出格式相同。 4 .编辑文件保存在磁带上，用于临时保存输入的数据。 5 .排序文件存储在磁带上，用于存储排序后的输入数据。 6 .库存登记表文件保存在磁带上。 其内容和输出的库存登记册一样，用于生成缩微胶卷的准备。 7 .报告文件存储在磁带上，包含三种打印输出报告所需的所有信息。 五、过程设定修订、系统流程图、上图表示该系统的简单流程图。 四种输入可以解释为均在一个编辑程序中编辑以使输入数据完全具有后处理所需的格式。 然后，用排序程序对这些输入数据进行排序(按商品代码)。 更新程序使用排序的数据更新主文件，生成新的库存总帐文件和报表文件，并在发生错误时立即打印。 报告生成程序参照报告格式文件中记载的格式，从报告文件生成3种打印报告。 此外，还有专用的搜索程序，可以使用户随时进行感兴趣的查询搜索。 六、人工输入准备作业、1 .顾客注册的输入准备作业顾客注册的处理部分同步进行，分别如下图(a )和(b )所示。 在图(a )中，从接受来自顾客的订单开始。 首先，检查那个订单上的货物是否在同一仓库。 在不同的仓库时需要将订单分成几个送到各自的仓库。 仓库人员根据发货日期纳入订货人自己的文件夹。 (a) (b )，2 .订单通知的输入准备作业下图显示了订单通知的输入准备作业。 采购部门收到计算机系统的追加订单报告，着