高效时间管理培训课件(PPT 40页).ppt

1、高效时间管理,课程目标,认知时间，了解时间管理对个人成长、组织成功的重要性； 探寻时间管理中的常见问题，分析讨论时间管理的陷阱； 了解时间管理的辅助工具； 跨越时间陷阱，把握时间管理技巧； 做好时间管理，改变拖沓习惯，争取良好学习工作状态； 明确学习工作目标，合理规划，提高个人学习工作效率。,认识时间,1,时间可否管理,2,如何管理时间,3,课程内容,一、认识时间,时间管理的意义,1,时间的特性,2,课程内容,我们来看来自美国的一组数据： 人们一般每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50次60次。平均每次打时大约是5分钟，总共大约4小时。大约50%80%的打扰是没有意义或者极少有价值

2、的。 一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花1个半小时，每周要花7个半小时。 每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习，35年就可以成为专家。,时间管理的意义,为什么学习时间管理？ 为什么有人能把混乱复杂的工作处理的井井有条？ 为什么用了同样的时间却有明显不同的产出？ 为什么有些人付出更多的时间、精力、辛苦却没有什么收获？ 为什么大多数的人在困惑、焦虑、忙乱中进行着工作、生活、学习？ 为什么一般企业人均产值很低20%的有效工作时间？,时间管理的意义,时间管理是其他管理的基础。 成功方程式：Y=ABX2+C 即，成功=个人能力集中力时间的平方+过去的

3、累积 一个人能否成功，受综合因素影响，但时间对成功的影响非常大。,时间管理的意义,认识时间,时间的公平性 时间不可再生 时间不可逆转 时间不可停滞 时间不可伸缩 时间不可替代,时间的特性,认识时间,二、时间可否管理,时间管理是什么,1,你的时间管理现状,2,时间管理的陷阱,3,课程内容,时间管理就是找到一种方法，帮助自己组织时间，按时或者提前完成既定的任务和目标。 时间管理是有效的运用时间，降低变动性。 时间管理的目的：决定该做些什么；决定什么事情不应该做。 时间管理最重要的功能：是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。,时间管理是什么？,时间可否管理,【小测验】 选择题： 下面的每个问题，请你

4、根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。 1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。 2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。 4、我尽量一次性处理完毕每份文件。 5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。 6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。 7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。 9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事

5、情时，我会说“不”。,你的时间管理现状,结论 ： 012分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。 1317分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。 1822分：你的时间管理状况良好。 2327分：你是值得学习的时间管理典范。,你的时间管理现状,【案例分析】 时间管理出了什么问题？ 案例中的人物时间管理都存在哪些问题？为什么会出现这些问题？请一一列举。 李杨担任销售部主管3年了，由于公司销售目标压力很大，李阳的工作非常繁忙 。他经常早上起床不吃早点，就直奔公司。一天，他刚进办公室，就被告知经理下个月要出差，有一个重要的会议让他代为出席发言。听后，小李非常高兴，因为这是一次在上级面前展现自

6、己的好机会。心想，“还有一个月的时间，一定要好好准备一下。” 之后，李杨一如既往，非常繁忙。早上，没有时间送女儿上学，晚上还经常陪客户吃饭到深夜，出差和应酬不断，朋友聚会也不好推辞。就在会议的前两天，李阳突然想起开会发言的事情，心里有些着急。但是，转念一想，“还有2天时间，明天什么事情也不做，全心全意准备会议资料。 第二天一大早，女儿突然发烧，李杨心中非常着急。但是，分身无术，只好带着歉意让太太送女儿去医院，自己前往公司上班。刚到公司心情还没有平静下来，总经理秘书来找他，说总理找他谈话，他怀着忐忑不安的心情去见总经理。原来，总经理接到了一封顾客投诉信，让他马上调查清楚，下午回复。,你的时间管理

7、现状,你的时间管理现状,他不能太慢，花了整个上午的时间终于把事情处理好。当他正想一边吃便当，一边构思发言稿。突然，他的一位客户，也是他的好朋友出现在门口，说是顺便说过，想一起吃饭。李杨无法拒绝对方的美意。于是，心不在焉地和朋友吃完午饭，回到办公室已经快下午2点。看到桌上有几份紧急文件，就想先处理好，认为这并不会花太多的时间。他在处理文件的过程中，有几个电话打进来，又有两个下属找他谈话，处理好这一切之后已经是快下午6点了。这时，李杨心中惦记女儿，实在不想再加班了，于是下班回家。路上正好是交通高峰，塞车很厉害，到家已经快7点了。李杨心中想吃了再写发言稿，吃了饭，洗好澡，已经8点了。碰巧当时正转播四

8、年一次的世界杯足球赛，李杨最喜欢了，虽有些不安，但还是忍不住坐下来，安慰自己说：“看一会儿，松弛一下，做事会事半功倍。”球赛转播完毕，李杨已经在沙发上睡着了。第二天早上4点钟，。李杨设置的闹钟响了。5点钟，李杨终于爬起来，想写发言稿，但是头晕眼花的，一点思路都没有。最后好不容易写了个大概，就只好去开会了，会上的效果可想而知。 讨论：案例中的人物在时间管理中存在什么问题？ 为什么会出现这些问题？请一一列举,你的时间管理现状,时间可否管理,1、做事目标不明确。 2、作风拖拉。 3、缺乏优先顺序，抓不住重点。 4、过于注重细节。 5、做事有头无尾。 6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。 7、事必

9、躬亲，不懂得授权。 8、不会拒绝别人的请求。 9、消极思考。,时间管理陷阱,时间可否管理,三、如何管理时间,时间管理四象限法,1,时间管理工具,2,时间管理技巧,3,几个关键问题,4,课程内容,时间管理四象限法,重 要,不 重 要,紧 急 不 紧 急,时间管理矩阵图,压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局,轻视目标与计划 短视近利 缺乏自制力，怪罪他人 忙而无效 危机四伏,目标清晰、计划合理 应付自如 自制 少有危机 享受工作的成就感,全无责任感 没有危机意识 随意随性而为 不受欢迎的人 工作不保,时间管理四象限法,重 要,不 重 要,紧 急 不 紧 急,时间管理矩阵图,客户投诉 要求即将完成

10、的重要任务 即将召开的重要会议,电话 不速之客 日常行政会议 要求即将完成的一般任务 信函、报告,各项任务的准备事项 建立人际关系 新的机会 真正的休闲充电,琐碎的工作 客套的闲聊 无关重要的信件 个人爱好,不良的时间分配,时间管理四象限法,高效能时间管理方式,重 要,不 重 要,紧 急,不 紧 急,I,II,III,IV,20% - 30%,50% - 60%,15 - 20%,小于1%,时间管理四象限法,走出第一象限-没有人会在高压下能表现得最好 坚决的从第三象限腾出时间 如何进入第二象限-目标、重点、计划、坚持 改变传统的时间观念在最短的时间内做最多的事 “勤奋”是否足够 不要超过个角色

11、,时间管理四象限法,时间可否管理,时间管理工具,【课堂讨论1】 背景：项目经理王总主管公司所有新项目，周一上班，下面是一天来他所要接触的事情，请大家按照四象限法进行划分，并在后面标明。 1、周一例会 2、下周展会准备 3、上周工作报告 4、重大项目谈判 5、收广告信函 6、同事求助 7、接受专业培训 8、同事闲聊 9、总经理办公会 10、接到广告电话 11、培训朋友来访 12、项目关键资源短缺导致项目暂停 13、下期重大项目人员招聘 14、上网冲浪 15、接待甲方领导 16、了解项目进程,1、周一例会 3、上周工作报告 6、同事求助 11、培训朋友来访,时间四象限法,2、下周展会准备 7、接受

12、专业培训 13、下期重大项目人员招聘 16、了解项目进程,4、重大项目谈判 9、总经理办公会 12、关键资源短缺导致项目暂停 15、接待甲方领导,5、收广告信函 8、同事闲聊 10、接到广告电话 14、上网冲浪,时间管理工具,几种常用时间工具 传统时间管理工具： 1、日历表与月历表 2、效率手册与计划表 3、商务通与甘特表,时间管理工具,几种在线时间管理工具 rescuetime （ GTD(Getting Things Done). Intervals （ tick （ backpack （ scheduler-lenovo （,时间管理工具,时间可否管理,时间管理技巧,时刻检讨我的行为对我

13、实现目标更有意义,我本年、月、本周的目标,第一个技巧：时间管理的核心目标,N,把今天要做的事定义成目标,对于一艘没有目标的船来说无论从哪个方向来的风都是逆风,把我们需要解决的问题定义成目标,量化目标 目标分解变成每天每个时段可以执行的工作 坚决的执行 达成目标的能力与智商和教育背景的关系,第二个技巧：合理规划,时间管理技巧,SMART 明确的(Specific)、 可衡量的(Measurable)、 可达成的（Achievable）、 相适的（Relevance） 时间性（Timeliness） 目标分解,时间管理（目标设置与分解）,总体目标 （ 人生核心轴）,终极目标 （人生真谛）,长期目标

14、 （ 5-10年）,中期目标 （ 2-3年）,短期目标 （ 0.5-1年）,.,近期目标 （ 月、周、日、即时等）,洋 葱 分 解 法,分析工作内容 你抓紧分分秒秒 列出任务清单 成功的人生建立在成功的每一天,第三个技巧：分析工作,时间管理技巧,掌握工作流程：处理,第四个技巧：设定优先顺序,目标最好的答案 二八定律（帕累托原理） 一天有十件事情你该怎么做？,对我的未来会有什么样的影响？,时间管理技巧,第五个技巧：专注力,工程学研究的结论：5倍 埃里克.麦肯锡：单一的处理 崔格：不必做的事，就不要去做 德鲁克：世界上最糟糕的事把不必要的事做的完美,总结五项技能ABCDE,时间管理技巧,第六个技巧

15、：激励与时间期限,心里学家的分析-动机结果 对自己的行为设置奖励 帕金森定律 成功者的时间观,时间管理技巧,第七个技巧：授权,尽可能的在每一件事上授权,明确授权的内容：做什么、什么标准、何时结束,挑选合适的人,持续的查核对方工作的进度，以确保会如期的完工,绝不可假设每件事都会按照计划进行,时间管理技巧,第八个技巧：找到关键成果领域,企业最希望我能做出的成果是什么？,我创造什么样的业绩才能够给企业最大的帮助？,找到核心功能,你为什么会沮丧,请你的主管给你排序,向你的部属要工作清单,时间管理技巧,第九个技巧：利用零碎的时间,5-7年知识会增加一倍,每年开车时间：12-25周的工作量,中间休息时间：166小时超过4周时间,午餐时间：每年254个工作日相当于6周的工作时间,旅行时、等人时、会议推迟时间,时间管理技