ISO及SOP培训.ppt

1、1,ISO、SOP培训 行政管理中心,2,主要内容,一、 ISO文件控制 二、ISO记录控制 三、SOP流程管理 四、文件管理规定,3,一、ISO文件控制,ISO文件结构 文件层级划分及说明 文件编码及版本要求 文件控制程序,4,（一）ISO文件结构,1目的范围 2规范性引用文件 3术语和定义 4职责 5工作程序 6 记录 7 附录,5,（一）ISO文件结构（续）,段落序号的要求： 依据前述的序号定义，以“.”作为段落层级标识的分隔符，对不同段落进行编号。段落编号通常不超过4层（即一般不出现类似这样的编码： 5.1.4.7.2 ）。 具体形式如下例： 4职责 4.1总经理 4.1.1负责对文件

2、的发放进行核准； 4.1.2负责对文件制订、修订、废止的核准。 4.2行政管理中心 4.2.1负责对文件管理过程进行控制、监督检查，内部文件的核稿，签章工作及文件、记录的立卷归档工作。 ,6,（二）文件层级划分,ISO体系将文件划分为三个层级。 一级文件：质量手册 （包含：质量方针、质量目标） 二级文件：程序文件（目前定义有22个） 三级文件：公司内各类制度（规定）、办法、实施细则、SOP（目前定义有94个） 、操作规范等约束性文件， 以及记录（表单）和外来文件； 一、二级文件由公司统一编制、管理；三级文件为各部门分别制订，并遵照体系文件及有关具体要求颁布执行。,7,（三）文件编码及版本要求,

3、1）质量方针：MLYH.FZ2010， MLYH代表麻辣诱惑，FZ代表方针。 2）质量目标：MLYH.MB2010， MB代表目标，2010代表制作年份。 3）质量手册：MLYH.ZLSC2010，ZLSC代表质量手册。 4）程序文件：MLYH.CX*2010， CX代表程序文件，*代表顺序号。 5）管理文件：MLYH. WJ.*-*， “WJ”表示管理文件，*代表部门代号，*代表文件顺序号，*代表年度。 6）记录编号: MLYH.JL.*-*-*，“JL”代表记录或表单，*代表部门代号，*代表记录顺序号，*代表年度。 7）部门代号：行政:XZ，人力资源:RZ，运营:YY，财务:CW，生产研发

4、:YF，采购物流：CG，市场：SC，质量：ZL，工程开发：GC，审计：SJ，技术:JS，中心厨房：ZX，门店：MD （SOP为区别于ISO体系，故其编码规则未在此体现） 例： 文件控制程序：MLYH.CX012010 文件管理规定：MLYH.WJ.XZ-0012010 文件制、修订/废止申请单：MLYH.JL.XZ-0012010,8,（三）文件编码及版本要求（续）,1）版本：其内容出现在文件首页。初次制订文件版本以A表示，换版时以B、C、D表示；（针对文件存在重大更改、重新制定，或版次已递增到“9”时实施版本更换） 2）版次：其内容与版本共同出现。修订版次以19表示；（如：A.1代表初版；A

5、.2代表初版经过一次修订；B.2代表第二版经过第一次修订，以此类推） ； 3）每进行版次修订时，纸质文档仅撤换修改页部分，并于文件首页的制/修订记录表中登录更改的具体内容，如版本修改时，则全文更换，并记录于制/修订记录表 ；,9,（四）文件控制程序,文件控制程序是二级文件中最基础，也是最重要的文件，是开展质量管理的前提和依据。 文件控制程序文件(编码为MLYH.CX-01-2010)的内容除上面所述（文件结构、文件层级、文件编码、文件版本）外，主要还有以下的规范性要求： 部门及人员职责 （行政管理中心，其它各部门） 文件分类（内部文件、外部文件法规、政府文件） 文件编写及审核要求（定义文件编写

6、及审核的职责权限） 文件颁布、使用培训、实施及保证有效的相关说明 文件控制程序所涉及记录清单 如：文件制、修订/废止申请单发文记录清单 文件控制程序的工作流程图,10,二、记录控制,体系内关于“记录”的定义是：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。“记录”是文件的一种形式，是过程结果的记载，是对过程的证实。 其作用为：可用于文件的可追溯性活动，并为验证、预防措施和纠正措施提供证据。 “记录”的控制与文件控制有所不同。记录没有编、审、批，且不能更改，只能有责任人确认时的更正。 “表格”是用于记录管理所要求信息的文件，当在表格中填写了数据，表格就成为“记录”。,11,三、SOP流程管理,基

7、本概念 SOP的定义：标准作业流程（Standard Operation Procedure） 它位于ISO质量管理体系文件层级的第三层。 制订SOP流程文件的作用： 实现企业技术、经验的积累 企业最基本、最有效的管理工具和技术资料 规范操作步骤 明确岗位责任 实现事件的可追踪性 易于查找和解决问题 利于企业员工培训的开展 SOP流程图制作的工具采用的是微软OFFICE组件中的VISIO程序，因为它受到普遍认可，几乎就是行业的标准。 公司SOP流程的编码规则为：SOP-部门缩写-3位数字流水号,12,三、SOP流程管理,流程图说明 流程描述说明,13,常用图例（除“流程方向”、“文件”外，其余

8、图例在流程图中均被视作流程的“节点”）,（一）流程图说明,14,（一）流程图说明（续）,流程图绘制采用表格形式体现，表格的内容包含两大部分：一是流程基本信息，如名称、编码、编审人等；二是流程图。流程图通常纵向划分为不同“列”，以A、B、C字母标识，用于区分不同部门或岗位（以虚线分隔）；横向依据流程图例的排列分为不同的“行”，使用1、2、3数字标识 ，其目的是用于流程节点的定位，类似于地图使用的经纬坐标。,15,（一）流程图说明（续）,依据流程所涉及部门或岗位数量来决定流程列数（3-5列即可）。流程归属的上级部门或领导应位于最左侧 ，其后依次为流程归属者 、下属、其他 。在列标题内应明确书写其对

9、应的准确称谓，避免责任混淆。 流程归属者仅可为1列，其它角色可以出现多列。 “开始”和“结束”均应位于该流程归属列，且仅出现一次。,16,（一）流程图说明（续）,在流程图中，除“开始”、“结束”外，通常所有节点连线均应有进有出，以最终形成闭环结构。也有特例，如图中右下角所示的说明性节点 。 流程中关键节点使用粉底黑字标注 ；流程节点引用的文档使用黄底黑字标注 ，位于引用该文档节点左上角 ；流程节点形成的文档使用兰底黑字标注 ，位于形成该文档节点的右下角。,17,（一）流程图说明（续）,流程节点内的文字通常应采用“动词+名词”的结构，如：”拟制XX管理规定”，“审核报告”等。 流程中非异常情况，

10、应体现逐级汇报和反馈原则，避免越级和越权。 流程间的相互调用是其系统性的重要体现 ，流程中应尽可能调用已有的ISO控制程序和SOP流程，以避免重复定义。,18,（二）流程描述说明,流程描述就是配合流程图使用的说明性文件，是对流程图信息的细化和进一步明确，所以流程图的确立是流程描述工作开展的前提和基础。 流程描述文件使用WORD文档形式（公司内要求），其内容分为以下几个部分： 流程的基本信息(如：流程名、流程编码、负责人、修订颁布情况等） 以表格形式展现流程节点描述信息（如：节点、时间/频率、记录等） 流程的现状和未来预期 引用和支持性文件 记录,19,（二）流程描述说明（续）,左侧显示的是流程

11、描述表格和流程图。 表格中 “节点”列和“工作程序”列 内容对应的就是流程图内的节点编码和节点文字。 如：“节点”列第一行中内容“C1”、“B1” 就是流程图内坐标指示出的节点位置。 如：“工作程序”列第一行“原材料选送”、“原材料接收”就是流程图上节点内的文字。,20,（二）流程描述说明（续）,“依据”列就是指明该节点引用或依据的标准性文件，如：采购验收标准 。 “记录”列用于体现对应在流程图中该节点生成的表单或记录的样式名称 。 “要求”列用于填写相应节点的具体描述，如操作步骤、规范要求等 。 “节点”列中带“*”号标记的为流程图中的关键节点，不论在流程梳理，抑或日常工作中都需要重点关注，

12、它的描述信息也应格外详尽。,21,（二）流程描述说明（续）,“流程现状”应将该流程执行中的问题和不足进行表述，而“流程将来”是对该流程预期改进和完善的机会点或措施进行描述。 “引用和支持文档”指的是在流程图中引用或遵从的相关规范性文件，如：ISO控制程序、规章制度、其它SOP流程等。 “记录”指的是此流程在执行中形成的相关表单或记录文档。 注：“记录”清单及样表的提供是当前的弱项。,22,开展流程梳理的目标,短期:作业流程公告下发,长期:作业流程 优化完善,中期:作业流程工 作中固化,1)关键步骤细化 2)责权界限明确 3)提供作业时效 4)配套制度修订,1)流程图确认 2)人员权责明确 3)

13、流程描述完善 4)相关表单补充 5)部门人员培训,1)流程简化 2)流程刪除 3)流程合并 4)表单简化,23,四、文件管理规定说明,文件管理规定的定位 主要内容介绍 发文流程介绍,24,（一）文件管理规定的定位,文件管理规定的依据是文件控制程序，它属于ISO体系的三层文件，是对文件控制程序的细化和补充，也是文件控制程序有关要求得以落实的具体体现。,25,（二）文件管理规定主要内容,收文的管理 文件的签收（针对外来文接收） 文件的编号保管 文件的阅批与分转 文件的传阅与催办 发文的管理 发文及范围的定义 文件拟制格式要求 文件的借阅和清退,26,（二）文件管理规定主要内容（续）,发文及范围的界定： 界定权限（谁审核、谁签发） 界定形式及内容 （针对谁、发什么）,27,文件拟制格式要求： 明确约束对象及字体、段落要求 明确内容书写的具体样式,（二）文件管理规定主要内容（续）,28,（三）发文流程介绍,具体步骤为： 制订规章制度（B1、A1、B2） 部门拟稿，由负责人审核（C1、C2） 征求相关部门意见并修改（C3、C4） 是否需要经由办公会研究（C5） 是，提交