公文培训讲稿-公文格式与会议纪要.ppt

1、公文写作公文格式与会议纪要二九年五月浙江金基置业有限公司 葛文良,你被偷过吗? 为什么会被偷?,小小文字游戏： 请用一句话来介绍姓名。,公文概述 公文语言的总体要求 公文格式 公文中数字的用法 公文中易错的字词、标点符号 随堂练习交叉点评 会议纪要写作方法,培训目标： 了解公文格式基本要求。 少犯许多的低级错误。 学会检查公文的一些常见问题。 掌握会议纪要写作方法。,随堂练习预告： 请拟一篇本次培训的会议纪要。,一、公 文,（一）公文定义 公文是指各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。,（二）公文

2、的作用 1、规定约束作用 必须遵照执行，在没有修订或废止前，始终有效，有一定的强制性和行政约束力。,2、领导指导作用 贯彻领导意图，有针对性地解决实际工作问题。,3、联系沟通作用 使上情迅速下达，下情及时上报，单位之间联系密切，关系协调。,4、依据凭证作用 作为处理工作解决问题的依据。,（三）公文的特点 1、读者的确定性 （1）公文的读者是指定的主送单位、抄送单位；有的还规定了阅读范围和传达范围以及能否翻印或在报刊上刊载。 （2）指定的读者有责任对公文进行认真阅读、研究、参照和贯彻执行。,2、内容的权威性 需要有关人们理解、执行或作为处理公务的依据。,3、体式的规范性 特定的适用范围、表现内容

3、、使用格式 。,二、公文语言的总体要求,问题：以下用语能否用于公文？如何修改？ “21世纪什么最重要？人才。” 当今社会，人才对企业的发展至关重要。,问题：以下两段话存在什么问题： 日子如行云流水，一年时间弹指将过，我选择了这个有风的下午，展望一年起伏的心境，希望对自己的工作做出公允的评判。 工作不久，所得甚多。所得之一是世面确实见了不少，比之工作前埋头书堆苦况，坐办公室似乎到了另一极端，呆坐整天无所事事，这也是一种世面，它令我悻悻然，愤愤然。,问题：以下表达存在什么问题？ 2008年，公司认真开展前期开发，认真开展工程建设，认真开展队伍建设 2008年，公司积极推进前期开发，认真组织工程建设

4、，大力开展队伍建设,唐僧的家书亲爱的悟空： 我这封信写的很慢，因为知道你看字不快。我们已经搬家了，不过地址没改，因为搬家的时候把门牌带来了。这礼拜下两次雨，第一次下3天，第二次下4天。昨天我们去买比撒，店员问我要切成8片还是12片，我说8片就成了，12片吃不完。我给你寄去件外套，怕邮寄时超重，把扣子剪下来放口袋里了。嫦娥生了，因为不知道是男是女，所以不知道你是该当舅舅还是阿姨。最后告诉你本来想给你寄钱，可是信封已经封上了。,1、真实 客观、可靠，不夸张、不修饰、不编造，经得起推敲。 “应有”的作用 “极大”的作用 “一定”进展 “突破性”进展 “有所”提高 “很大”提高 “新”步伐 “实质性”

5、步伐,2、准确 遣词造句有明确的含义。 合乎语法规范，文字、数字、标点符号规范。,以下两种形象有什么不同？,3、简洁 突出主旨和重点内容，力戒空话套话。 要言不烦，精炼而无废话，避免冗繁重复。,4、庄重 不夸张、虚饰，不用口语、方言、俗语。,5、朴实 明白晓畅，质朴无华，力避晦涩、生僻 避免文艺化和抒情化。,6、严谨 严密周全，合乎逻辑。谨防自相矛盾、歧义和疏漏。 用语能被社会群体共同认可和统一理解。 臻品,7、适当灵活 同一含义选择不同的词语来表达，避免过于枯燥乏味。,回头检查唐僧的家书和三个问题,牛刀小试：请将电影非诚勿扰中葛优的征婚启事按上述公文的要求加以修改。 “你要想找一帅哥就别来了

6、，你要想找一钱包就别见了。硕士学历以上的免谈，女企业家免谈(小商小贩除外)，省得咱们互相都会失望。刘德华和阿汤哥那种才貌双全的郎君是不会来征你的婚的，当然我也没做诺丁山的梦。您要真是一仙女我也接不住，没期待您长得跟画报封面一样看一眼就魂飞魄散。外表时尚，内心保守，身心都健康的一般人就行。要是多少还有点婉约那就更靠谱了。我喜欢会叠衣服的女人，每次洗完烫平叠得都像刚从商店里买回来的一样。”,三、公文格式,公文格式的总体要求： 1、符合公文的总体要求。 规范、准确、严谨、简洁、朴实、庄重、适当灵活。 2、公文格式与商务礼仪的相似点。 尊重为本、善于表达、形式规范。,即兴演练： 找找公文案例中的格式问

7、题。,参照标准 国家行政机关公文格式（国务院办公厅秘书局编 2000年11月） 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 其他单位可以结合自己的实际执行 。,公文用纸： 一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，PH值为7.59.5。 A4型纸。,公文中图文的颜色 除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。,比较两组字体： 杭州万国投资管理有限公司 杭州万国投资管理有限公司 杭州万国投资管理有限公司 杭州万国投资管理有限公司 杭州万国投资管理

8、有限公司 杭州万国投资管理有限公司 杭州万国投资管理有限公司 杭州万国投资管理有限公司,两种形象,字体： 正文用3号仿宋体字； 文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。 排版规格： 一般每面排22行，每行排28个字。,印刷要求： 双面印刷。,装订要求： 公文应左侧装订，不掉页。 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。 平订钉锯与页边的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。,公文中各要素标识规则：公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首； 置于红色反线（不

9、含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体； 置于主题词以下的各要素统称版记。,眉首,发文机关标识： 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 注意排满整行 。,发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 mm15mm(高宽)。 发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上

10、下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,发文字号： 万国投资字2009第008号,古灵精怪的小S徐熙娣豁出去了！竟跟姐姐打起赌来，只要她敢穿私密睡衣上大街，“娱乐百分百”制作单位全体人员就必须起立为她的“勇气”鼓掌叫好！没想到她果真穿上细肩带背心上衣、高腰灯笼睡裤、斑马长袜与大红高跟鞋上班，还得意洋洋。看得姐姐大S忍不住骂说：“这有什么好得意的？我们替你拍拍手，并不会比你穿这样出门丢脸呀，你脑袋有问题啊？”,根据关于加强公司规章制度建设的通知（万国投资20098号），公司决定集中开展一次规章制度清理和修订工作，现将有关事项通知如下：,发文字号： 发文字号由发文机关代字、年份

11、和序号组成。 发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。 年份、序号用阿拉伯数码标识。 年份应标全称，用六角括号“”括入。 序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。发文字号不要紧贴红色反线 。,签发人： 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。 发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字； 签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,主体： 标题、主送机关、正文、附件、成文日期和公文生效标识、附注,公文标题： 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布； 回行时，要做到词

12、意完整，排列对称，间距恰当。,示例 关于同意国泰证券有限公司和君 安证券有限责任公司合并成立国 泰君安证券股份有限公司的批复 关于同意国泰证券有限公司 和君安证券有限责任公司 合并成立国泰君安证券股份有限公司的批复 关于同意国泰证券有限公司和 君安证券有限责任公司合并成立 国泰君安证券股份有限公司的批复 关于同意 国泰证券有限公司和君安证券有限责任公司 合并成立国泰君安证券股份有限公司的批复,主送机关： 标题下空1行 左侧顶格 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号,公文正文： 主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。 数字、年份不能回行。,该项目占全公司所有项目总利润的比例为

13、1.5 3% 。 该项目2009年销售收入比2008年增加了1500， 500元。,附件: 公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。 附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1”)； 附件名称回行对齐，附件名称后不加标点符号。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。,成文日期： 用汉字将年、月、日标全； “零”写为“”,二零零九年五月八日 二0 0九年五月八日 二O O 九年五月八日 二 九年五月八日,零 壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾 0 123456789 O PQRST 一二三四

14、五六七八 九十,公文生效标识 单一发文印章： 不署发文机关名称，只标识成文日期 成文日期右空4字 加盖印章应上距正文l行之内 端正、居中下压成文时间，印章用红色,当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上 二九年五月八日,杭州万国投资管理有限公司,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上 二九年五月八日,杭州万国投资管理有限公司,办 公 室,特殊情况说明： 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,附注： 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在

15、成文日期下1行。 附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项、联系人加以说明 。,版记,主题词： “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号； 词目用3号小标宋体字； 词目之间空1字。,抄送机关： 公文如有抄送机关，在主题词下l行； 左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号； 抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐； 在最后一个抄送机关后标句号。,印发机关和印发日期： 位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。 左右各空l字，印发日期后加“印发”二字。 印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 印发机关发文机关。,版记中

16、的反线： 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。,版记的位置： 版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。,页码： 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行。 数码左右各放一条4号一字线。 单页码居右空l字，双页码居左空1字。 空白页和空白页以后的页不标识页码。,思考点： 上行文和下行文格式有何不同? 公文各要素中左右各空一字的有 顶格的有 公文各要素中应与“红头”相一致的有 公文格式中可灵活处理的有 公文格式要求中，“以人为本”体现在哪些方面？,四、数字用法,凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较准确时，均应使用阿拉伯数字。

17、遇特殊情形，或者为避免歧解，可以灵活变通。 全篇体例应相对统一。,定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。 示例：星期五 二万五千里长征 第三季度 十七大 身边的案例（错）：,7彩阳光,时间： 要求使用阿拉伯数字的情况 公历世纪、年代、年、月、日。示例：20世纪80年代 1994年10月1日 年份一般不用缩写。如1990年不应简作“九年”或“90年”。,要求使用汉字的情况 中国干支纪年和夏历月日。 示例：丙寅年十月十五日 八月十五中秋节,物理量：必须用阿拉伯数字 非物理量： 一般情况下应使用阿拉伯数字。 示例：21.35元 550名 整数一至十，

18、如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。 示例1：一个人 三本书 四种产品 六条意见 读了十遍 五个百分点 示例2：截至1984年9月，我国高等学校有新闻系6个，新闻专业7个，新闻班1个，新闻教育专职教员274人，在校学生1516人。,多位整数与小数 非专业性科技出版物可采用传统的以千分撇“,”分节的方法。小数部分不分节。四位以内的整数也可以不分节。 示例：2,748,456 3.14159265 8703 注意千分撇“,”不是逗号“，”，用逗号容易引起数字断行。如 2,748,456 （对） 2，748，456 （错）,数值一般可以“万”、

19、“亿”作单位。 示例：三亿四千五百万可写成 345,000,000，也可以写成34,500万或3.45亿，但一般不得写作3亿4千5百万。 数值巨大的精确数字，为了便于定位读数或移行，作为特例可以同时使用“亿、万”作单位。示例：我国1982年人口普查人数为10亿817万5288人：1990年人口普查人数为11亿3368万2501人。,一个用阿拉伯数字书写的数值应避免断开移行。 阿拉伯数字书写的数值在表示数值的范围时，使用波浪式连接号“”。 示例：150千米200千米 -36-8 2500元3000元 错： 11月1日-11月5日 2030人,五、公文中易错的字词、标点符号,大家都笑话这个工程公司

20、呢 （ 2009年6月3日都市快报 ）,公文中易混用的词 度过 渡过 截止 截至 权利 权力 以至 以致 制定 制订 急待 亟待 切记 切忌 位子 位置 部署 部属,公文中易错的字 档案 时候 籍贯 竞争 会同 部分 返还 下工夫,常见易错的标点符号,有疑问词，没有疑问语气的句末不打问号。 例：不知天上宫阙，今夕是何年。 错：非疑问句误用问号 错例：我不知道这条路谁能走通？但我一定要坚定不移地走下去。,；，,分号与逗号：并列复句间各分句的停顿，若分句较单一、简短，中间用逗号，反之用分号。 例： （1）虚心使人进步，骄傲使人落后。 （2）做，要靠想来指导；想，要靠做来证明。 （3）关键是要经常保

21、持好奇心，不断积累知识；不满足于一个答案，而去探求新思路，去运用所得的知识；一旦产生小的灵感，相信它的价值 。,“ ”,引号和所引语句后面点号的搭配： 引号和所引语句后面点号的搭配可用下列方法判断：所引用的内容前面有冒号，句后点号打在引号内；若没有冒号，就不加标点，若要停顿，标点打在引号外。 例： 1、就像达尔文说的那样：“大自然是一有机会就要说谎的。” 2、他以“时间就是生命”的格言律己。 3、他们就“依葫芦画瓢”，照样去做。,，、,逗号与顿号：并列短语间用逗号，并列词语间用顿号。 例： （1）生、老、病、死，都是极普遍的人生现象，释迦牟尼偏偏要寻根求底. （2）他真是一个正直、诚实、勤勉、

22、敬业的好员工。 （3）坚决反对以强凌弱的霸权主义和强权政治，坚持原则，支持公道，伸张正义。 （4）要善于总结经验，坚持真理，纠正错误，谦虚谨慎。,错：句中未用逗号径直用分号 错例：李强一生三怕：一怕工作少；二怕麻烦人；三怕多用钱。,错：句中已用句号再用分号 错例：一、学习贵在自觉。要有笨鸟先飞的精神，自我加压；二、学习贵在刻苦。要有锲而不舍的精神，持之以恒；三、,错：在一些题序后面误用了顿号。 错例：第一、第二、首先、其次、等等，顿号（、）应改为逗号（，）。 （一）、（二）、（1）、（2） 、 、等等，这些序号既然用了括号，就不能再加顿号及其他标点。,错：概数误用顿号 错例：一天才走五、六里。

23、,错：集合词语误用顿号 错例：如今，科学、技术的发展，必然会推动工、农业的发展。,错：联合词组不同层次的词语之间误用顿号 错例：参加会议的有集团公司总部中层以上人员、全体职工代表、子公司领导、全体职工代表。,牛刀小试： 参加本次培训的有：来自专业业务部门的工程中心陈敏 研发前期部宋晓 徐钢毅 黄冰 采购成本中心程隆 段露露 营销中心林思思 其他部门的综合部徐秀芳 陈王丹 吴晓妤 财务部袁鸣等。,错：连词前用顿号 错例：观众长时间地等待，只为一睹她的风采、或签上一个名。,错：分句之间误用顿号 错例：他留给我的印象依然如故：天真中透示着纯真、活泼中蕴含着稚气。,错：冒号提示范围不清 错例：我不讳言

24、：前两年，我们确有过相当困难的时期，但是这种情况改变得很快。,错：同一句中用两个冒号 错例：昨天开大会，王总宣布：公司要实施两项重大举措：一是流程再造，二是办公自动化。,错：句中短暂停顿误用冒号 错例：他为什么总是说：“我有错，我该死”之类的话？,错：引语中句末点号误置 错例：王总说：“我们不能把功劳当资本”。,错：句内括号与句外括号相混用 错例：人家家中出了人命，如果你都不去看一下，你这不就是兆山羡鬼（典出于山东省作协副主席王兆山2008年6月6日在齐鲁晚报发表的词江城子-废墟下的自述，面对6万多死难者竟作诗道：“纵做鬼，也幸福”，被引申为冷血动物的代名词 。）了吗？,例：人家家中出了人命，

25、如果你都不去看一下，你这不就是兆山羡鬼（典出于山东省作协副主席王兆山2008年6月6日在齐鲁晚报发表的词江城子-废墟下的自述，面对6万多死难者竟作诗道：“纵做鬼，也幸福”，被引申为冷血动物的代名词 ）了吗？ （“兆山羡鬼”典出于山东省作协副主席王兆山2008年6月6日在齐鲁晚报发表的词江城子-废墟下的自述，面对6万多死难者竟作诗道：“纵做鬼，也幸福”，被引申为冷血动物的代名词 。）,错：省略号和“等”“等等”同时使用之误 错例：一起去的有十七八个人，有我姐姐、表弟、表妹、同学等。 错：未列举三个例子即使用省略号 错例：私家车辆猛增、道路设施落伍种种现状阻碍着中国交通事业的快速发展。 错例：感受

26、场馆，观察对手，摸清自身都是这次奥运会前的热身赛预定的几项任务。,错：不是书名滥用书名号 错例：6月，公司讲举办职工书画摄影作品展览。,错：省略号前后保留了顿号、逗号、分号 错例：房地产业的发展，对社会经济水平的提高有着十分重大的贡献 ，。 省略号前后的标点符号应该删去。,错：阿拉伯数字表示时间时使用中文冒号 小时与分钟之间应当使用英文冒号，如6:00、23:00，不能使用中文冒号，如6：00、23：00，否则容易断行。,错：不带宾语的谓语后用顿号，或带宾语的谓语后用逗号。 如：我们要大量培养、发现、提拔、使用“四有”人才。 错例：但是它伟岸、正直、朴质、严肃，也不缺温和，更不用提它的坚强不屈

27、与挺拔，它是树中的伟丈夫。,公文的编号应该用“”，不能用“”，如万国投资20098号。,即兴演练回顾： 你找到了吗？,四、会议纪要,会议纪要的特点 1纪实性 2概括性 3指导性,会议纪要和记录的区别: 文体性质。会议记录只是原始材料，不是正式公文。 内容。会议记录无选择性、提要性。 形成的过程和时间。会议记录是随着会议的进行过程同步产生的，而会议纪要在会议结束后才能形成。 功能。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,会议纪要与决议的区别： 重要程度。纪要的内容可轻可重。决议的内容则常常是重要问题。 内容。纪要可以反映会议上的不同

28、观点，决议则只能反映多数人通过的一种统一的观点。 形成过程。决议必须经过与会者表决。 效用。决议必须严格执行，具有更强的权威性。,会议纪要的类型 ： 决策性会议。比如办公会议，股东会、董事会监事会会议等。 非决策性会议。比如座谈会、交流会、培训会议等 。,会议纪要结构 开头：说明会议概况，包括时间、地点、主持人、参加人、列席人、会议议题等。（概述或分项式） 主体：介绍会议主要精神和决定事项：包括会议研讨的主要问题、会议意见、会议取得的成果、决定事项等。 结尾：1、号召落实会议精神；2、强调落实会议精神的关键问题；3、对会议作简要说明。（一般会议纪要可不写结束语。） 体例参考,会议纪要的要求 1

29、、实事求是。 忌添油加醋、断章取义、弄虚作假。,2、提炼梳理。 把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质。 注意“合并同类项”。,甲：A1,B1,C1 乙：A2,B2 丙：A3 甲+乙+丙 =(A1+B1+C1)+(A2+B2)+A3 =(A1+A2+A3)+(B1+B2)+C1,问题： 少数服从多数，还是下级服从上级？ 部门经理：同意该笔费用预算为20万。 分管领导：同意该笔费用预算20万。 总经理：同意该笔费用预算18万。 会议纪要：同意该笔费用预算为多少?,3、分清主次。 以主要人员意见为主，忌搞平衡。,（1）区分讨论性意见和表态性意见； （2）抓住领导人和权威人

30、士的发言； （3）注意听取主持人的总结性意见； （4）以主要领导意见为结论性意见。,4、适当纠偏、补充。 保证符合法律法规、规章制度，符合上级的要求，符合常理。切忌盲从。,在此阶段（赶工期）加班的，一律不发加班工资。 集团公司会议纪要：同意万国投资对该项目追加投资5000万元,5、及时整理。 保证时效性、准确性。,6、会议纪要语言表达方式注意事项 （1）体现集体意志。 用第三人称。 习惯用语：会议听取了、会议讨论了、会议认为、会议指出、会议决定、会议要求”等。,（2）口语要书面化。 “这个办法应该没问题。” “该办法确实可行”。,（3）少用否定性的表达方式。 封闭式表达：不能、不得、不可 开放