2013年年终总结—行政办公室

1、年度工作总结报告 部门：资源保障部行政办公室 姓名： 职务：,目录,一、岗位职责履行情况说明,1、本人岗位职责及履行情况：,2、您认为您自己是否胜任现在的职务？ 本人认为自己能够胜任现在的职务。 3、您如何评价本考核周期内您的业务水平和领导才能? 在本考核周期内，本人的业务水平在各级领导的耐心指导和所有员工的积极配合之下，有了长足进步。 个人的领导才能体现在日常的管理工作中，本人认为其主要体现在组织能力、影响力与亲和力、沟通协调能力、计划及执行能力、督导能力等方面： 1）组织能力。本人在部门的日常管理工作中，能够有效的采用各种管理手段，协调部门内部关系，优化人员配置，促进部门 合作。跟据部门的

2、整体目标，为部门成员制定职责与目标，在工作中对她们进行激励与辅导，不断提高部门凝聚力与战斗力，以推动部门目标的实现。 2）影响力与亲和力。本人能够在起到表率作用的前提下，激发、引导和维持部门员工的工作热情，保证预定目标的实现。以干练、果断和坚强的形象赢得团队成员的信任，使大家愿意在本人的组织和指挥下完成工作。 3）沟通协调能力。本人能够较好的做到员工的协调工作、与相关部门的协调工作。并且具备一定的化解矛盾的能力，妥善处理与上级、平级以及下级之间的关系，促进相互理解，尽可能的获得大家的支持与配合。 4）计划及执行能力。本人在工作中能够较好的区分轻重缓急，制定、调整并完善行动计划，能够有效组织各类

3、资源，通过说服、协调等方式得到相关部门或人员的支持，以使所做的计划尽可能的推行下去。 5）督导能力。能够对下属的工作提供指导与支持，促使其能力提升；对布置给下属的工作进行跟踪，要求其及时反馈，并根据情况做出相应对策。,一、岗位职责履行情况说明,二、重点、难点工作解决情况,1）问题：考勤管理制度的执行 原因：由于各个部门的工作性质不同，目前部分人员采用的是综合时长核算制。对部分人员采用的是不计迟到早退和加班，对工作总时长进行统计核算。在这一过程中，部分人员由于工作性质等原因出现不打卡的现象。 解决方法：本人发现这一问题的出现后，及时与当事人进行沟通与协调，详细细致的讲解这部分人员的考勤特点与统计

4、方式，最终得到了大家的理解与配合。 本人起到的作用：充分的有效沟通与细致的协调讲解。 解决周期：1个月 2）问题：午餐补助 原因：由于长期以来公司的午餐补助由国际台划拨，而从2013年5月起，国际台对我公司员工一律不予办理正式带餐卡功能的证件。故形成了有餐卡员工与无餐卡员工在午餐补助上的差别化。 解决方法：就此问题，我部于2013年11月审批通过了员工午餐补助的申请，并对餐卡的功能进行统一办理，此项补助也将于2014年1月正式施行。 本人起到的作用：提供多种执行方案，经过汇总和协调各方意见，最终达成意见的统一。 解决周期：1个月,三、职责内相关数据统计分析及建议,（一）、年度内负责公司KPI指

5、标及完成情况： 1、公司级接待任务，做到了及时有力服务保障工作。 2、各类公司级活动组织和实施，均能按计划进行组织和执行。 3、办公用品采购、发放，做到了及时准确的发放。并于2013年9月起对办公用纸进行更换，以此作为有效节省开支，降低运 营成本的手段之一。 4、日常办公保障，能做到及时发现问题，及时解决问题，确保了办公环境的安全运行。 5、员工福利的完善，本部与2013年11月成功审批通过了员工的不餐补助事宜，并将于2014年1月开始实施。 6、企业文化建设，成功举办2012年年终评奖活动。完成组织公司员工对四川芦山地震灾区进行捐款活动。成功组织公司员 工参加数字广播中心举办的羽毛球比赛，并

6、获得团体第二名的成绩。协助人力资源部完成2013年“东方未来之星宝贝” 评比活动。组织公司员工参加羽毛球比赛，并为电视中心成功组织现场拉拉队，对电视中心夺取女双冠军 等优异成绩起到了有力的支持作用。,（二）、所负责部门相关数据统计分析及建议：,三、职责内相关数据统计分析及建议,1、公司2013年7-9月房租、水电、物业、电话费、办公用品、通信补助、节日礼品费等日常性行政费用开支与上年同期及2013年上半年费用对比表：,注：2013年由于双节客户礼品和员工福利均有增长，与上年相比，行政类费用支出总体增长了 %。年人均费用增长了 %。,2、公司2013年办公用品、通信补助及节日福利费各类日常性行政

7、费用开支与上年同期对比图：,三、职责内相关数据统计分析及建议,注：2013年由于公司人员总数的变化，以及后期对各类费用支出的有效控制。与2012年同期相比，行政类费用开支增长了 %,2012年公司万达办公区年均总人数为120人。 2013年公司年均总人数为137人。,3744.44元,3782.96元,4632.14元,3972.02元,3621.73元,三、职责内相关数据统计分析及建议,3、公司2013年办公用品、通信补助及节日福利费用统计表（2013年公司年均总人数为137人。）,注：公司2013年办公用品费用成本控制节约率为 %,4、建议： 在今后的工作中，为了更好控制公司经营管理成本，

8、牢固树立节约光荣，浪费可耻的思想，就日常行政工作建议如下： 1）节约用电： A、做到人走灯灭。用灯从俭，亮度在不影响工作的情况下尽量少开灯； B、空调使用要设定在合理温度。做到无人时不开空调，开空调时不开门窗，夏季气温超过31时开空调；温度设置不低于26；冬季气温低于 10时可开空调，温度设置不超过20； C、最后一名离开公司的人员必须关闭所有照明。包括办公区域、会议室、卫生间等公共区域照明用灯； D、会议结束后，必须及时关闭所有照明、空调、投影仪等用电设备； E、下班后及时关闭办公设备电源。个人办公电脑在不影响正常业务工作的前提下，应做到下班时及时关闭。传真机、复印机等办公自动化设备， 尽量

9、减少开启和使用次数，长时间不使用或下班后要彻底切断电源，减少办公设备待机能耗； F、下班后及时关闭公共设备电源。饮水机、微波炉等公共区域电器设备，要随用随开。 2）节约用水： 如发现水龙头有跑冒滴漏等现象时，应及时告知行政办公室进行维修处理。 3）节约用纸： 非正式提交的文件一律采用双面打印。打印、复印文件，资料等（正式签批的文件资料除外），必须使用双面打印、复印。讨论稿、草稿等尽量使用废纸。需要彩色打印、复印文件时，必须在18层前台处进行详细登记。 4）节俭办会： 公司所有日常性会议，不再提供小食品、矿泉水等。每次开会时强烈建议大家自带水杯，我们会及时为大家提供饮水服务。,三、职责内相关数据

10、统计分析及建议,四、团队管理及人才培养,1、相关制度流程建立： 办公室安全管理条例以提交人力资源部，将汇总到员工手册内，一并发布。 会议管理办法已于2013年5月23日起发布实施。 2、部门人员岗位职责： 1）15层前台岗位职责 组织、准备完成日常性会议接待服务；每周管理例会服务；会议接待；按照级别准备接待用品 （注：根据接待部门具体需求进行准备及服务工作）；每月考勤统计（技术部）；办公用品采购；每月考勤统计汇总（公司全员）；通讯费的申请、报销与发放；15层VIP室日常管理；日常巡查；中午参与轮流值班工作（快递接收、会议室预定、订餐等工作）；领导交办的临时性事务。 2）18层前台岗位职责 组织

11、、准备完成日常性会议接待服务；快递费统计结算；公司电话费结算；桶装水统计采购；公司每季度餐费的统计；工作证件、工位牌办理；考勤统计（18层各部门）；福利费发放；公共图书借阅管理；临时设备借用管理；机票、火车票预订，部门内部订餐、各种票类等；会议室预定；办公设备日常维护和报修 ；下班巡查；药品购买；中午参与轮流值班工作（快递接收、会议室预定、订餐等工作）；领导交办的临时性事务。 3）行政专员岗位职责 各类租赁、服务合同管理；物业管理、房屋租赁相关事宜沟通协调；公司每月的水费、电费统计核查支付；各类制作（会议接待）统计支付；报修（与物业日常工作对接）；入、离职流程协调服务；制度签批及发布；组织、准

12、备完成公司级接待、协助国际台完成相关工作；台内证件办理；日常通知类文件OA发布；部门内部设备申请；企业宣传和文化建设；名片印制及结算；中午参与轮流值班工作；领导交办的临时性事务。 3、主讲的培训课程及次数： 在行政办公室内部进行了沟通与有效沟通、会议管理办法实施要点讲解、考勤管理制度2013版实施要点详解、加强工作实效性、大力推行公司勤俭节约工作落实细则讲解等主题的培训。全年共计培训5次。 4、团队现有人力盘点及规划：（包括入职、离职及晋升、调动等） 2013年6月17日，入职一名15层前台王乐。重点培养行政办公室行政专员高颖的工作自主性与创新性，成为部门的骨干力量。 5、部门知识管理：如专利

13、、技术、培训文档数量 目前共整理完成了 沟通与有效沟通、会议管理办法实施要点讲解、考勤管理制度2013版实施要点详解、加强工作实效性、大力推行公司勤俭节约、工作中白领减压方法、生活减压、工作减压共7个培训文档。,五、年度最大收获及经验总结,2013年，行政办公室在各级领导的亲切关怀和正确领导下，通过转变思想观念，在不断强化服务意识的基础上，有机的融入了管理职能。提高了工作质量的同时，也在不断增强自身素质。顺利的完成了2013年度的各项工作，取得了一定的成绩。为部门工作的不断提高、公司全年目标的完成奠定了坚实的基础。行政办公室工作较为复杂和琐碎，一直以来，我们部门的每位员工都能认真的做好各个部门

14、的服务工作，保证各部门的日常工作的正常运行。同时，有力的保障了每次公司各级接待和会务活动的服务保障工作。回顾这一年来，在公司各级领导的指导下，以及每位同事的大力支持与帮助下，部门顺利的完成了本年度的工作计划。我们除了很好的完成了本职工作外，也顺利的完成了领导交办的各项临时性任务，整个团队在各方面都有所提升。同时也暴露出了一些不足之处，我们今后仍需要不断学习专业知识，不断充实部门每位员工的专业技能，继续提升部门内每位员工的业务能力、沟通协调能力，大力提升每位员工的主观能动性。,六、目前遇到主要问题及解决方案,1、有些工作还不够过细，一些工作协调的不是十分到位。在今后的工作中，要不断发挥部门每位成

15、员的主观能动性，遇到问题多想办法，为尽快达成工作目标积极献计献策； 2、在日常工作中，由于本部门以女性为主，且一段时间处于缺员运行的状态，遇到很多临时性事务，为尽快按计划完成工作目标，常常自己身先士卒，忽略了对于基层员工的有效工作安排。在今后的工作中，会尽量调配好部门员工的工作规划，注重管理和监督好每位员工的工作进度； 3、在公司环境美化工作中有待提高，今后在尽可能少花钱或不花钱的前提下，多想行之有效的方案，为员工的工作创造更加优美的办公环境； 4、行政办公室今后将正视自己工作中的不足之处，积极改善，在更好的完成本部门的各项工作之余，也会及时有效的配合相关部门提出的协助需求。更好的树立大集体的

16、意识，以公司整体利益为工作的统一目标。,七、下一年度工作规划及需要的资源支持、建议,下一年度工作规划,在2014年，我将带领本部门每位员工努力做到： 一、提高工作效率 1、培养员工喜欢自己的工作。 要提高工作效率，首先要确定自己对自己现在的工作是否满意，是否喜欢现在的工作。可能有人会觉得没什么关系，其实不然。一个人，只有对自己的工作满意，才会为了自己事业和追求去投入，才会时刻不忘提高自己在工作上的技能，至少在情绪上真正提高自己的工作效率。喜欢你从事的工作，清楚地认识这份工作，明白自己工作的内容，明晰自己要做什么。 2、提高工作技能，掌握正确的适合自己的工作方法。 工作技能的提高，一方面来源于知

17、识的积累，一方面来源于自己的经验。活到老学到老，做了这一行，就要喜欢和钻研这一行。每个人，都需要在自己的工作岗位上不断深入，不断发展，这样，才不至于做事时被知识和业务技能的溃乏所束缚，才不至于因解决不了问题而停滞不前。 3、为工作制定规范。 所谓无规矩不成方圆，规范是工作很好的规矩。有了规矩，就会在工作时，条理清晰，阶段明确，工作流畅，如果将分工明确到一定程度，使得工作流程呈现为流水线的形式，每个人便能将精力集中于一件事上，整体效率便会提高。 4、规划好自己的时间。 一个成功的人必定对自己的时间有很好的规划，每个人一天一般的工作时间定义在8小时，如何在这8小时内做好自己的工作，更有效地工作，时

18、间规划是非常重要的因素。对自己每天的工作一定要有认真的规划，有哪些工作要做，要达到什么样的结果，重要性各是怎样，先后次序如何安排，如果未完成如何处理，等等，一定要合理规划。只有合理规划好了时间，安排好了工作，这一天才能有条不紊，才能高效。,5、明确分工、精诚合作。 工作需要一个团队，在这个团队中，只有进行明确的分工，人员间精诚的合作，才能提高整个团队的工作效率。在合作中，发挥各人的最大优势，使每个人都能心情愉悦、高效率地工作。而对于团队中的每一个人来讲，要认真对待自己的工作，明白自己在团队中的位置，清楚自己在工作中的环节，与团队中人员多交流，多沟通，做好自己的工作，同时协助别人完成工作，营造良

19、好的工作氛围。 提高工作效率，需要每个环节的合理有效的完成才能达到效果。效率提高了才能创造更大的经济效益，产生了财富不管对个人对公司都是一个个双赢的结果。 6、培养员工的几项基本技能；1）、记住每位员工的姓名、学会正确称呼他们的职务；2）、任何服务从微笑开始；3）、任何时候注意自己的仪容仪表；4）、任何语言都要使用文明用语；5）、任何沟通都要说清楚、听明白；6）、任何信息都有反馈；7）、任何记录都要填写完整；8）、任何情况下不允许说“不知道”。 二、做好日常行政办公费用节流工作1、节约用水用电：1）、减少办公电器数量；2）、下班关好电脑等办公设备，午休时间关闭复印机，下班前关饮水机 ；,七、下

20、一年度工作规划及需要的资源支持、建议,3）、使用节能灯，大灯改小；4）、保持不同场所的照明度，白天稍微阴暗时，或室内只有一、二人时，天花板上的灯大放光 明是非常浪费的；5）、设立“节约用水、用电”等警示用语。2、固定办公用品的管理：1）、配备原则： 统一标准、新旧合理、调余补缺、减少闲置2）、四定： 定人管理、定位放置、定量损耗、定期检查 3）、五无： 无人为损坏、无残缺不全、无公物私用、无乱堆乱放、无改变用途3、低值易耗品的管理要求：1）、严格控制购买数量，适量备库，减少库存，加强管理，杜绝浪费 ；2）、制定领用明细标准，具体到人；3）、定期检查，回收多余的事务用品；4）、钉书机、剪刀、胶带

21、等尽量做到二级部门共用；5）、联络用的文书尽可能利用使用过的纸张反面；减少报告文书类；减少散发资料的份数；非重要文件的废纸做便 条纸、稿纸等再充分利用；双面复印。,七、下一年度工作规划及需要的资源支持、建议,三、提升服务意识1、自上而下的改进服务意识；2、明确工作标准和优质服务的目标；3、培训部门员工了解、理解和尊重每位员工1）、角色转化：是理解和尊重他人重要的方法之一。有些时候员工会提出一些特殊或额外的，乃至从管理者的角度看似乎是不合理的要求，但此时此刻你不要着急，将自己放到对方的角度考虑他们所提的要求，你就会理解和尽己所能帮助他/她。2）、对所有员工要一视同仁，就会赢得全体员工认可和尊重。4、不断学习，丰富自己各方面的知识 我想大家都听说过这句古话“活到老，学到老。” “学无止境”，像人类的进步，社会的发展都是经过不断的学习和创新的前提下前进。诸如人家的先进的理念，模式等；对于从事行政工作人员来讲，需要