如何编写职位说明书[new]

如何编写职位说明书 人事科 2 随着公司的业务发展步伐加快，职位的规范化、专业化已经成为重新 梳理和调整组织架构后需要解决的问题。 本次培训的主要目的在于： u加深对于职位分析相关知识的认识、理解； u重新设计职位说明书结构，突出直观性、实用性； u规范职位说明书的书写方法。 培训目的 一 .职位与职位分析 二 .职位说明书的构成 三、职位说明书的撰写 目录 一 . 职位与职位分析 5 职位（ Position）：是指承担一系列工作职责的任职者所对应的组织位置，它是 组织的基本构成单位，是连接组织与人的基本单元。 它和任职者之间的关系就是 “ 胡萝卜坑 ” 和 “ 胡萝卜 ” 的关系。 示例：公司人力资源部的组织结构图 什么是职位？ n 职位是企业管理活动的一个重要组成部分，是 组织结构中的基本单位 ； n 职位是 属于组织 的 ，而不属于职位任职者 ,职位不随人走。同一职位在不同时间可 以由不同的人担任 ； n 职位是以事为中心设置的，其设置的数量是有限的。职位数量取决于该组织的任务 大小、复杂程度及任职者的能力等因素 ; n 职位 明确了每个员工的权利与责任，职位必须遵循职、责、权统一的原则，即职务 、责任和权利三者应成为统一的整体，即一定的职务会具备相应的责任和权利； n 职位因为其对企业的价值贡献而存在； n 职位是 动态的，又是相对稳定的 。 6 职位的特征 职位分析又称职位分析又称 “ 工作分析工作分析 ” 、 “ 职务分析 ” 或或 “ 岗位分析 ” 。 是人力资源管理的一项核心基础职能，通过对工作内容与工作责任的资料汇 集、研究和分析，来确定组织中职位的定位、目标、工作内容、职责权限、工作 关系、业绩标准、人员要求等基本因素的程序。 核心 是解决 “ 某一职位应该作什么？ ” 和 “ 什么样的人来做最合适？ ” 的问 题。 职位分析的直接结果就是 职位说明书 。 7 什么是职位分析？ 职位评估管理 职位分析 任职资格管理招聘管理 绩效管理培训管理 人力资源规划 职业生涯管理 薪酬激励管理 职位分析是人力资源管理的平台，是整个人力资源管理体系搭建的基础 8 职位分析的作用 职位分析的原则 n分析而非罗列 关键点、关键控制环节的结果性确认 n针对的是职位而非任职者本人 防止分析对象夸大自己工作的重要性 n最佳实践的做法： 基于企业价值链，从资源输入与输出来确定 界定职位的目的和相互关系 ，而 不会 依据现 任者的表现 （ 优点和缺点 ）来 分析 职位； 参照部门组织结构图和职责，基于有效绩效的前提下， 界定职位的名称 、范围和职责； 综合考虑职位合格任职者的特征，界定所需要的知识、技能与相关经验 等特征； 准确动词表征，尽量减少不必要的歧义。 10 组织的期望与要求 对下级的管理 责任 流程上游环节 的要求 流程下游环节 的期望 职位 的现 状 基于战略与组织的分析 侧重于职 位角色的 合理化 侧重于职 责内容的 合理化 基 于 流 程 的 分 析 在对企业的战略进行剖析的基础上，对组织结构进行调整，对部门职能职责重新进行 界定。然后，对新的部门职能职责进行分解，形成对部门内各职位功能的新的要求，新的 要求与原职责进行对照，将形成该职位基于战略的新的职责和工作内容。基于战略和组织 分析的关键点在于对该职位上级管理者的深入访谈。 在企业的流程再 造或优化的基础 上，对该职位在 流程中角色和功 能重新进行界定 ，对该职位在流 程中与其他职位 之间的交叉、重 叠、扯皮、推委 之处进行深入剖 析，以消除职位 边界的重叠与模 糊之处；同时， 通过分析流程上 下游环节的相互 期望和要求，从 流程中内部客户 的角度赋予该职 位新的内涵和要 求 职位分析的本方法 AMA对美国公司职位分析用途的调查结果 职位分析结果的用途 回答数目 百分比 明确工作职责 220 90 为职位评价与薪酬决策提供数据 192 79 为建立绩效标准提供基础 110 45 为建立目标管理提供基础 80 33 为人员招聘提供支持 68 28 界定工作权限 40 16 组织结构调整 23 9 明确职位对其他部门的价值 12 5 支持职业生涯管理 10 4 识别培训与开发需求 6 2 上岗引导 3 1 其他 3 1 说明 ： 该数据来自于美国管理协会对财富 500强中的 244家企业的调查。该调查要求回答者列举在公司中在 职位分析的三项最主要的用途。 关于职位分析的用途的调查 目录 二 .职位说明书的构成 一、基本信息 职位名称 绩效专员 职位代码 所属一级结构 人力资源部 所属二级结构 绩效薪酬 直接上级 绩效薪酬经理 职位编制人数 1 二、职位目的 根据公司的人力资源发展战略，负责公司的绩效管理体系建设、绩效考核工作的组织和实施等工作；组 织公司各部门起草绩效考核方案、审核绩效考核方案，指导和监督各部门有效地开展绩效考核工作 ;负责公 司职位管理体系的建立和维护，以促进公司年度经营目标的实现。 三、组织关系与工作联络 组织关系图 绩效薪酬室经理 绩效专员 薪酬专员 13 职位说明书的范例（人力资源部绩效专员） 日常工作联系（应包括主要工作联系单位或职位的名称、内容等） 直接上级 向绩效薪酬室经理汇报，听取其工作指导和分配； 本部门 与人力资源部其他同事保持良好沟通，共同推动公司人力资源目标的实现； 其它部门 与公司其它部门保持良好的沟通，协助其开展工作； 对外联系 四、主要职责 （请依照重要程度由高至低的顺描述本岗位的主要责任和主要工作成果） 序 号 主要职责 输出成果 1 负责起草和维护公司绩效管理体系，规范绩效管理流程，监督绩效管理 制度的执行； 公司绩效管理体系 2 根据公司年度经营计划和年度人力资源规划，组织编制各部门年度绩效 考核方案，监督绩效考核的执行过程； 年度工作计划 、 公司各部门年度绩效考核方案 、 公司各部门绩效考核结果 3 负责收集、分析各部门绩效考核结果，评估绩效考核的执行效果，组织 各部门调整和修正绩效考核方案； 公司各部门绩效考核方案 4 负责组织和指导公司各部门年终考核评价工作； 各部门年度绩效考核评价结果 14 职位说明书的范例（人力资源部绩效专员） 15 五、主要权限（正常履行职责所需的建议、审核、批准、检查、考核、奖惩等权力） 序号 权 限 1 开展公司的绩效管理工作的执行权； 2 对各部门绩效考核方案的建议权； 3 对各部门绩效管理管理人员的奖惩的建议权； 4 对各部门绩效考核结果的核实权、监督权； 六、基本任职资格条件（任职要求是指完成岗位职责必须具备的基本资格要求，体现的是岗位的客观要求） 教育 与专 业资 质 学 历 本科及以上 ; 专 业 人力资源管理专业或相关专业 ; 资 质 接受过人力资源管理方面的专业培训 . 工作 经验 请说明所需经验的具体内容和最短工作时间 专业 经验 在中型以上制造类企业从事过 2年以上绩效考核工作 ; 管理 经验 在中型以上企业担任过 1年以上部门主管 . 职位说明书的范例（人力资源部绩效专员） 16 知识 要求 请使用 了解 、 熟悉 、 掌握 或 精通 来描述掌握程度 基本 知识 掌握计算机及互联网应用知识，熟悉各类办公软件的操作，熟悉国家相关的人事法律 、法规，熟悉企业行政管理知识 ; 专业 知识 精通企业绩效管理的流程，掌握各类绩效考核的方法，熟悉企业目标管理的方法 . 个人 品质 为人正直诚信，有很强的工作责任心，做事务实肯干，富于团队精神，有良好的服务意识，善于控制 自我 . 技能 要求 具有较强的目标管理能力，能根据公司年度经营计划和企业现状制定合理的工作计划和考核方案； 具有较强的沟通协调能力，能协调、组织相关部门或人员开展绩效考核工作，妥善处理相关事务； 具有一定的分析判断能力，能及时发现和预见工作中的问题，并能推动问题的解决； 具有较强的执行能力，能采取有效的工作方法，充分调动各方面资源，实现既定目标； 具有一定的指导能力，能在工作上给与所服务的部门或对象有效的指导，协助其完成任务； 具有一定的学习创新能力，能不断借鉴、吸收优秀理论、经验并应用于实际工作中 . 职位说明书的范例（人力资源部绩效专员） 职位说明书主要包括两个组成部分： 一 .职位描述（ 1-5） 主要对职位的工作内容进行概括，包括职位设置的目的、组织图 （职位在组织中的位置）、日常工作联系、基本职责、工作权限等内 容； 二 .职位的任职资格要求 (6) 主要对任职人员的标准和规范进行概括，包括胜任职位所需要的 知识、技能、能力、个性特征以及对人员的培训需求等内容。 职位说明书的这两个部分并非简单的罗列，而是通过客观的内在 逻辑形成一个完整的系统。 17 总结一下： 职位说明书的构成 18 n 职位存在的价值是什么； n 在组织中，工作是如何有效地组合成为一个整体的； n 每一个环节 /职位的任职者应该如何规范地行动； n 适合于此项职位要求的人是什么样的。 通过职位说明书，我们能获得什么？ 三 .职位 说明书的 撰写 说明：是关于职位的基本信息，是一职位区别于其他职位的基本标志 . 职位基本信息 工作分析的基本信息 职位名称 职位代码 所在部门 直接上级的职位名称 工作地点 现任任职者的姓名 该职位的职位等级 该职位的薪点范围 工作分析的时间 职位说明书的有效期 工作分析员人名或代码 职位描述部分 -基本信息 21 说明： 又称为工作概要，是指用非常简洁和明确的一句话来表述该职位存在的价值 和理由。对该职位目的的获取一般都通过战略分解的方式而得到，并且职位目的的 书写要遵循其严格的规范 。 工作依据 工作行动 工作对象 工作目的 /结果 根据公司经营目标 和集团公司人力资 源部的业务指引 负责督导、规划与执行工作各项 人力资源管理政策、规章制度相 关事务 建立和完善人力资源 管理体系与人才培养 体系。 范例（某公司人力资源部经理） 职位描述部分 职位目的 22 直接下属人数 0 间接下属人数 0 “ 直接下属人数 ” 指直接向该职位 进行工作汇报的人员总数。 说明： 主要描述该职位与周边职位的关系。 绩效薪酬经理 绩效专员 薪酬专员 重点写直接上级和直接下级，人数 少时可以罗列职位，人数多时可以 概括。 日常工作联系（应包括主要工作联系单位或职位的名称、内容等） 直接上级 向人力资源部总监汇报，听取其工作指导和分配； 本部门 与人力资源部其他同事保持良好沟通，共同推动公司人力资源目标的实现； 其它部门 与公司其它部门保持良好的沟通，协助其开展工作； 对外联系 每一项都要写明： 1、联系单位或职位名称； 2、联系的内容。 职位描述部分 组织关系与工作联络 说明：主要指该职位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成 果。 工作职责的特征 F成果导向： 它是 成果为导向 ，而非以过程为 导向。即它要表达的是该职位要完成什么工 作，以及为什么要完成这些工作； F完备性： 它表达了该职位所要取得的所有关 键成果， 全面性 ，且突出关键节点； F稳定性：不受时间影响， 仅仅包含该职位的 稳定性的工作内容，而不包含上级那些临时 授予的、动态性的工作内容； F 独立性： 每一项工作职责都直接指向一个 唯一的工作成果，不允许职责与职责之间的 交叉与重叠； F 系统性： 同一职位的若干项工作职责之间 必然存在着某种逻辑关系，而非任务的简单 拼凑与组合。 l 侧重于对具 体职责内容的 界定； l它要回答的是 “ 该职位需要 通过完成什么 样的职责，来 为组织创造价 值？ ” 。 l侧重于对每项 工作职责中的 角色与权限进 行理顺； l它要回答的是 “ 在每项工作 职责中，该职 位应该扮演什 么样的角色？ 应该如何处理 与流程上下游 之间的关系 ？ ” 基于战略的职责分解 基于流程的职责分析 完整的职责 描述 落实为具体的 工作 行为！ 职位描述部分 主要职责 职位 目的 业务管理 计划管理 组织和人力资源管理 对企业发展的战略贡献 建立和完善公司的职位管理体系 ，推动员工职业生涯发展规划建 设 制订公司年度招聘计划和费 用预算 建立和完善公司的绩效考核体系和薪酬福利管理体系，逐步完善人力 资源管理体系 制订本部门的年度工作计划， 及实施行动方案 制订公司的年度人力成本分析报 告，编制公司年度薪酬福利方案 负责每月对公司各部门、车间的 月度绩效考核、评议、奖惩 负责审核员工考勤、职工工资 核算 根据部门发展状况，向上级主管 提出本部门的组织架构构想及岗 位编制计划 信息管理 定期向上级主管提供公司 员工状况分析报告和员工 考核分析报告 负责组织编写各类人事报表， 并负责审核后提交给相关部门 管理职位分析范例（某公司人力资源部经理） 24 制定公司整体人力资源规划，组织实 施员工的招聘和培养计划，满足公司 及各部门用人需求 负责本部门的日常管理工作，直到 下属开展工作，评估其工作业绩， 协助其制订合理的工作计划，定期 开展培训，帮助其提升工作能力 制订本部门的年度费用预算， 并控制本部门的管理成本 收集、整理区相关 的人事法律、法规 和政策，向上级主 管提供分析报告 协助下属处理公司的员工关系 问题 完成上级交办的其它工作 主要职责的梳理 -鱼骨图法： 管理的五大 职能：计划 、组织、（ 指挥）指导 与领导、协 调、控制。 25 行为对象精确动词 期望的最终结果 适用条件 职责描述常用行为动词 制定政策或设定目标 制定、指导、建立、控制、计划、准备 执行工作 分析、达到、估价、实施、评估、预测、确认、落实、提高、增加、安装、维 护、监控、谈判、建议、回顾、明确、订立 完成较低的任务 查验、校对、分配、收集、运作、加工、生产、提供、提交 提示： 1.重点描述该职位通常情况下的主要工作职责，可以以日常工作内容为思路，但不能记 流水账； 2.一些临时性的、琐碎的内容不必列出； 3.但不宜过于概括，尤其不能空泛； 4.在确定职责次序时，请依据其对公司业务的贡献价值由大至小排序。 “ 职责 ” 书写格式 26 职位描述部分 主要职责 岗位名称 品管部 经 理 岗位编号 岗位目的： 负责建立公司质量管理体系并组织实施，并保证达到公司的质量目标 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述： 协助技术总监制定年度质量计划，为重大质量管理决策提供建议和信息支持 工作 任务 根据公司 发 展 战 略， 协 助技 术 品管部 经 理 组织 制定公司年度 质 量 计 划，并 负责实 施 组织 搜集国内外相关行 业 技 术 信息、 质 量管理体系 发 展 动态 信息、国家相关政策等，分析技 术发 展 趋势 定期、准确向技 术 品管部 经 理和相关部 门 提供有关 质 量管理信息， 为 公司 质 量管理决策提供信息支持 职 责 二 职责表述： 组织建立和完善公司质量管理体系 工作 任务 根据公司 发 展 战 略 规 划， 负责 制定公司 质 量管理 规 划； 负责 建立公司 质 量管理体系 负责 制定和完善公司各 项质 量管理制度并 贯彻实 施； 负责 建立 产 品 质检标 准和 质检 程序 负责 公司各部 门质 量管理培 训 和指 导 内部 质 量管理 审 核 职 责 三 职责表述：实施产品质检，参与对采购商的质量管理并提供技术支持 工作 任务 组织对 新、老采 购 商的 质 量管理水平 进 行 论证 负责 指 导 采 购 商建立相 应质 量管理体系，提供 质 量管理与 质 量技 术 支持与培 训 ，确促公司 质 量目 标实现 负责对 采 购 厂商原材料、关 键 部件的 质 量 鉴 定 组织 参与采 购 商生 产过 程 质 量控制， 负责对 采 购 商交 货 前的成品 质 量 检验 参与 质 量事故分析，提出解决建 议 ， 组织 建立 产 品 质 量管理档案，提出 产 品 质 量改 进 方案 职 责 四 职责表述： 部门 组织 管理工作 工作 任务 负责 本部 门员 工 队 伍建 设 ，提出 对 下属人 员 的 调 配、培 训 、考核意 见 负责协调 下属 员 工之 间 、本部 门 与相关部 门 之 间 关系 监 督下属 员 工的工作目 标执 行情况，及 时给 予指 导 职责五 职责表述：完成技术总监交办的其他工作任务 27 职位描述部分 主要职责 岗位名称 品管主管 岗位编号 岗位目的： 负责建立公司质量管理体系并组织实施，并保证达到公司的质量目标 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述： 协助技术品管部经理制定年度质量计划，为重大质量管理决策提供建议和信息支持 工作 任务 根据公司 发 展 战 略， 协 助技 术 品管部 经 理 组织 制定公司年度 质 量 计 划，并 负责实 施 组织 搜集国内外相关行 业 技 术 信息、 质 量管理体系 发 展 动态 信息、国家相关政策等，分析技 术发 展 趋势 定期、准确向技 术 品管部 经 理和相关部 门 提供有关 质 量管理信息， 为 公司 质 量管理决策提供信息支持 职 责 二 职责表述： 组织建立和完善公司质量管理体系 工作 任务 根据公司 发 展 战 略 规 划， 负责 制定公司 质 量管理 规 划； 负责 建立公司 质 量管理体系 负责 制定和完善公司各 项质 量管理制度； 负责 公司 质 量管理文件的制定并 贯彻实 施 负责 建立 产 品 质检标 准和 质检 程序； 负责 各部 门质 量管理培 训 和指 导 内部 质 量管理 审 核 职 责 三 职责表述：实施产品质检，参与对采购商的质量管理并提供技术支持 工作 任务 组织对 新、老采 购 商的 质 量管理水平 进 行 论证 ； 负责 指 导 采 购 商建立相 应质 量管理体系，提供 质 量管理与 质 量技 术 支持与培 训 ，确促公司 质 量目 标实现 。 负责对 采 购 厂商原材料、关 键 部件的 质 量 鉴 定； 组织 参与采 购 商生 产过 程 质 量控制 负责对 采 购 商交 货 前的成品 质 量 检验 ；参与 质 量事故分析，提出解决建 议 组织 建立 产 品 质 量管理档案，提出 产 品 质 量改 进 方案 职 责 四 职责表述： 部门 组织 管理工作 工作 任务 负责 本部 门员 工 队 伍建 设 ，提出 对 下属人 员 的 调 配、培 训 、考核意 见 监 督下属 员 工的工作目 标执 行情况，及 时给 予指 导 。 职责 五 职责表述：完成技术品管部经理交办的其他工作任务 28 职位描述部分 主要职责 岗位名称 质 量工程 师 岗位编号 岗位目的： 负责建立公司质量质量标准，并研究开发质量检验技术，开发与维护相关质量检验设备 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述： 协助品管主管参与制定部门发展规划和年度工作计划 工 作 任 务 协 助品管主管参与制定部 门发 展 规 划和年度工作 计 划 职 责 二 职责表述： 协助品管主管制定年度质量计划，为公司质量管理决策提供信息支持 工 作 任 务 根据公司 发 展 战 略， 协 助品管主管制定公司年度 质 量 计 划，并参与 实 施 负责 搜集国内外相关行 业质 量管理体系 发 展 动态 信息、国家相关政策等 职 责 三 职责表述： 组织建立并完善公司质量管理体系和质量检验体系 工 作 任 务 参与建立公司 质 量体系， 协 助制定和完善公司各 项质 量管理制度及 质 量管理文件 负责 制定 产 品 质 量 标 准和 检验标 准，参与公司各部 门质 量管理培 训 和内部 质 量管理 审 核 负责 研究开 发产 品 质 量 检验 技 术 ，参与 对质 量 问题 分析，提出改 进 建 议 ； 负责 开 发 和 维护质 量 检验设备 职 责 四 职责表述：对质量检验数据进行分析，为质量管理决策提供依据 工 作 任 务 对质 量 检验 数据 进 行分析， 监 控公司 产 品 质 量水平并 为质 量管理决策提供依据 职 责 五 职责表述：参与采购商管理并提供技术支持 工 作 任 务 参与 对 新、老采 购 商的 质 量管理水平的考核和 论证 指 导 采 购 商建立相 应质 量管理体系，提供 质 量管理与 质 量技 术 支持与培 训 ，确促公司 质 量目 标实现 职责六 职责表述：完成品管主管交办的其他工作任务 29 职位描述部分 主要职责 岗位名称 质 量 检验员 岗位编号 岗位目的： 负责公司的产品质量检验，确保公司质量目标的实现 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述： 协助品管主管制定年度质量计划，为公司质量管理决策提供信息支持 工作 任务 根据公司 发 展 战 略， 协 助品管主管制定公司年度 质 量 计 划，并 负责实 施 负责 搜集、整理和分析采 购 商 质 量管理 资 料 /信息和相关 产 品 检验 信息，并形成 质 量分析 报 告 定期、准确向品管主管和相关部 门 提供有关 质 量 检验 信息， 为 公司 质 量管理决策提供信息支持 职 责 二 职责表述：对采购商的质量目标管理 工作 任务 参与 对 新、老采 购 商的 质 量管理水平的考核和 论证 负责对 采 购 厂商原材料、关 键 部件的 质 量 鉴 定 负责对 采 购 商交 货 前的成品 质 量 检验 参与采 购 商生 产过 程 质 量控制 参与 质 量事故分析，提出解决建 议 参与建立 产 品 质 量管理档案，参与 产 品 质 量改 进 分析 职责 三 职责表述：完成部门经理交办的其他工作任务 说明：指任职者为正常履行职责所需要的人、财、业务管理等相关权限。 它回答以下问题： 为履行其应付职责，需要赋予什么样的权限？ 针对的对象是谁？ 针对的内容是什么？ 要求： 与其职责相对等的，体现职位特点 需要有相关文件、制度明确 格式：对象权限 常规的，而不是临时授权的 职位等级 权限选项 较高 审批权 审核权 审议权 决定权 确认权 提案权 较低 执行权 建议权 30 职位描述部分 主要权限 范例（某公司人力资源部经理） 备注： 对于一些层级较低的职位，也不一定写 “ 权 ” 。 序号 主要权限 1 公司各部门绩效考核和激励方案的建议权和执行权； 2 公司内部人事调配和中层干部选拔、晋升、调配等建议权； 3 公司各部门保健、福利费和小工费的计算和审批权； 4 公司重大人事违纪事件处置的建议权和执行权； 5 公司人力需求计划和培训需求计划的建议权和执行权 6 31 任职资格，与工作绩效高度相关的 一系列人员特征。 任职者能够做什 么？ -知识、技能、 能力 任职者乐意做什 么？ -态度、价值观 、动机、兴趣 职位要求 人事 匹配 满