账务与报表处理系统.ppt

第四章 账务与账务系统,第四章 账务与报表处理系统,4.1 账务系统的基本功能与操作流程 4.2 账务系统的初始设置 4.3 账务系统的日常处理 4.4 账务系统的其他处理 4.5 账务系统的期末处理 4.6 账务系统的账簿处理 4.7 账务系统的系统维护 4.8 报表编制与报表系统,4.1 账务系统的基本功能 与操作流程,账务系统：又称总账系统，是会计核算的核心，其他业务往往需要读取账务系统的数据进行核算，而且要将处理结果汇总生成凭证送账务系统统一处理。许多企业一般都是从账务处理系统开始实行会计电算化的。 本节内容：主要介绍账务系统的基本任务、主要特点、基本功能以及操作流程。 4.1.1 账务处理系统的基本任务 (1) 力求实现会计循环的自动化(记账到编制报表)； (2) 实现会计信息的多元分类(提供辅助核算等功能)； (3) 实现数据的高度共享(与其他核算系统数据共享)。,4.1 账务系统的基本功能 与操作流程,4.1.2 账务处理系统的主要特点 计算机账务处理系统是建立在会计循环和会计恒等式基础上的一个通用系统，一般具有以下主要特点： 1.遵循世界通用的复式记账原则。即：有借必有贷、借贷必相等、资产=负债+所有者权益、利润=收入-费用。账务处理系统对会计人员的技术要求，只在于从原始凭证到记账凭证的编制和确认。 2.记账凭证是数据处理的起点。无论采用前后台或后台，一般都需要有人工编制记账凭证输入系统，并以此为起点开始数据处理。,4.1 账务系统的基本功能 与操作流程,3.部分凭证可以由机器自动生成，如：系统内部待摊、预提、损益结转等每月固定的转账凭证；应收、应付、工资、固定资产、成本、存货等核算系统转给账务系统的凭证；电子商务产生的凭证；汇兑损益转账凭证。 4.计算机内部账簿体系有较大的变化，日记账、明细账、总账之间不一定存在完全对应的账簿体系。 5.记账规则与记账程序（规则及记账内涵已有所不同） 6.内部控制已部分实现程序化 7.可以提供定期或实时的财务报表 8.查账比手工系统更为方便,4.1 账务系统的基本功能 与操作流程,4.1.3 账务处理系统的基本功能(图4-1) 具有系统设置、凭证处理、期末处理、出纳管理、辅助核算、账表管理、系统维护等功能。 4.1.4 账务处理系统的操作流程（图4-2） 填制凭证审核凭证凭证记账 账务系统允许本期结账之前输入下一期间的记账凭证 4.1.5 账务处理系统与其他系统的关系（图1-1） 成本、报表、财务分析需要读取账务数据；应收、应付、工资、固定资产、存货、成本、资金等需要将处理业务编制成记账凭证，并直接存入账务系统。,图4-1 账务处理系统的基本功能,图4-2账务处理系统的操作流程,图1-1账务处理系统与其他系统的关系,图1-1 账务处理系统与其他系统的关系,4.2 账务系统的初始设置,作用：是通过对系统进行设置，从而将一个通用账务处理系统转化为满足企业实际需求的专用系统。 4.2.1 建立和设置账套 账套：是用于存放核算单位会计数据的实体，一个账套代表一个核算单位。通常允许同时建立多套账。 一、账套基本信息：账套代码与名称、所属行业、记账本位币、科目编码规则、账套存储路径、会计分期、会计年度开始日期、账套启用期间、账套主管、核算单位信息等。 账套代码与名称：数字编码与单位名称,4.2 账务系统的初始设置,所属行业：每个企业都属于一个特定的行业。 记账本位币：每个账套必须指定一种货币为记账本位币，如果发生外币业务则需要将外币折算为本位币。 科目编码规则：指代码分多少级以及各级代码的长度 如编码4-2-3-2，科目为4级，最大长度为11位代码； 如编码4-2-2， 科目为3级，最大长度为8位代码； 其中一级科目用财政部规定的代码体系，如4位。 科目编码规则在账套正式启用之后即不允许修改。 会计分期：可按月份分期，账套正式启用后不许修改,4.2 账务系统的初始设置,二、设置系统账参数：又称账套选项，用以规定如何使用账务系统，包括基本参数、凭证规则、账簿规则、会计日历等。其中凭证规则主要包括： (1) 制单控制：资金及往来赤字控制、预算控制与支票控制、现金流量控制等。 (2) 内容控制：规定凭证是否自动编号等。 (3) 审核控制：规定凭证是否需要审核、是否允许成批审核、出纳是否需要签字等。 (4) 输出控制：规定凭证显示或打印时科目、核算项目的输出格式。,图4-4系统设置参数,图4-4 系统参数设置,4.2 账务系统的初始设置,4.2.2 设置会计科目 内容：科目代码与助记码、科目名称、科目类别、余额方向、核算外币、数量核算、辅助核算、现金流量 1.科目代码与助记码：按科目结构定义用数字编码 2.科目名称：一般用汉字或英文字母表示 3.科目类别：资产、负债、所有者权益、成本和损益 4.余额方向：用于指定科目余额的计算方法，其中： 借方余额=期初余额+本期借方发生-本期贷方发生 贷方余额=期初余额本期借方发生本期贷方发生,4.2 账务系统的初始设置,4.2.2 设置会计科目 5.核算外币：指定科目核算的货币类型 6.数量核算：指定科目是否进行数量核算 7.辅助核算：是对账务处理的一种补充，大多数账务处理软件都提供辅助核算功能，包括：往来核算、部门核算、职员核算、项目核算等。 8.现金流量：指是否现金流量科目，一般为现金、银行存款、其他货币资金科目，以及现金等价物科目。如果在账务系统中处理现金流量表，则该项设置是不可缺少的。,图4-5会计科目的新增,图4-5 会计科目的新增,4.2 账务系统的初始设置,4.2.3 设置辅助核算项目 实现方式：辅助核算一般通过核算项目来实现。 核算项目：是会计科目的一种延伸，相当于设置了该科目按核算项目进行更为明细的核算，但又不同于一般的明细科目（一个科目可以有多个明细科目）。 项目与科目的关系：一个核算项目可以在多个科目下挂接，而一个会计科目又可以同时设置多种辅助核算。(多对多关系，不同于一般的明细科目） 主要项目：包括：往来单位、部门、职员等类项目。 辅助核算的设置内容：包括两个方面，一是辅助核算种类，二是具体的核算项目。,图4-6核算项目的设置,图4-6 核算项目的设置,4.2 账务系统的初始设置,4.2.4 设置货币与汇率 设置货币：设置外币代码、名称、折算方式和小数位 设置汇率：为用户设置的每一种外币，选定是固定汇率还是浮动汇率，并至少给出本期期初汇率。 4.2.5 录入初始数据 初始数据：明细科目本位币、外币、数量的年初余额与本年累计发生额(第一期启用时，没有本年累计发生额)；辅助核算项目的年初余额与本年累计发生额。 录入时间：在系统启用(日常处理)之前和在科目余额与发生额的输入必须在会计科目、核算项目、货币的初始设置完成之后进行。,4.2 账务系统的初始设置,数据检验：因此必须对录入的初始数据进行试算平衡检验，看是否满足公式“资产负债+所有者权益”，不符合等式者输入数据必然有错。 数据修改：年初余额如果输入有错，必须在账务系统正式启用之前修改。 4.2.6 用户管理 作用：设置用户和权限分配，防止非法用户进入系统。 主要工作：设置用户组和操作员、为操作员分配操作权限、设置和更改密码。电算主管负责设置用户和初始密码（但无权更改），对操作员增加或取消权限。操作员及时更改初始密码（使用字母数字混合编码）。,4.2 账务系统的初始设置,4.2.7 其他设置 1.设置凭证类型：对凭证进行分类管理，分为现收、现付、银收、银付、转账五种类型，如果不分类即统称记账凭证。这项工作必须在初始化时完成。 2.设置常用摘要：凭证必须输入的业务说明，设置的目的是为了提高凭证的录入速度。,图4-7 货币设置窗口,图4-7 货币设置窗口,图4-8 录入科目余额与发生额,图4-8 录入科目余额与发生额,图4-9 用户权限分配窗口,图4-9 用户权限分配窗口,4.3 账务系统的日常处理,日常处理：主要是凭证处理， 主要流程：凭证的输入（填制）审核记账三个关键环节 4.3.1 凭证的形成方式 (1)手工填制的记账凭证：是主要数据源 (2)由原始凭证自动生成的记账凭证：探索中的课题 (3)内部转账凭证：由系统自动生成，不能修改和删除。 (4)外部系统生成的记账凭证：由应收、应付、工资、固定资产等管理系统生成并传递到账务系统的凭证数据，其凭证不能修改和删除。,4.3 账务系统的日常处理,4.3.2 凭证的输入 1.凭证的输入界面：是一个集成界面（收付转），且提供增加、保存、放弃、打印、预览、增行、删行、查询、计算器、获取、流量和制作红字凭证等功能。 2.基本项目与输入方法 (1)凭证日期：先自动给出、由操作员修正； (2)凭证字号：选凭证类型，按月自动编号 (3)摘要：直接输入或通过摘要库选择输入 (4)会计科目：科目一般以代码输入，可直接从键盘上输入，也可以通过参照选择输入。,图4-11 凭证输入界面,图4-11 凭证录入界面,4.3 账务系统的日常处理,(5)借贷方金额：从键盘直接输入 (6)原币与汇率：输入外币与汇率，本币金额自动折算 (7)数量与单价：输入数量和单价，自动计算金额。 3.辅助数据的输入：指辅助核算、银行存款与现金流量的有关数据，这些数据一般随凭证一起输入系统。当凭证中有现金流量科目时，操作员必须确定相应的现金流量项目与金额。 4.凭证内容的正确性检查：自动检查凭证日期、凭证号(按月编号)、摘要(不能没有)、科目代码(最明细一级科目，科目与凭证类型一致性)、金额(借贷平衡)。,图4-12 现金流量项目的确定,图4-12 现金流量项目的确定,4.3 账务系统的日常处理,4.3.3 凭证的查询与编辑 1.凭证的查询：有如下特点 (1)查询技术与方法：组合查询技术，即任意按日期等项目设置组合条件，然后按设置的条件查找会计分录。 (2)查询条件可逐条增加 (3)查询条件可以永久保存 (4)查询是其他操作的基础。即先通过查询找出凭证然后进行相应的操作。 2.凭证的打印：单张打印或连续打印。 3.凭证的编辑：凭证的修改、作废或删除称凭证编辑。,图4-13 凭证查询条件设置对话框,图4-13 凭证查询条件设置对话框,4.3 账务系统的日常处理,4.3.4 凭证的审核 1.凭证的审核方法： 逐一审核：通过热键逐一签名确认； 成批审核：通过热键自动成批签名确认（实质上是不审核）。 2.对审核的控制： 拒绝录入人员审核自己录入的凭证，且不允许审核人员修改凭证的内容； 取消审核签字只能由审核人自己进行。,4.3 账务系统的日常处理,4.3.5 凭证的记账 计算机记账涵义：又称登账，主要是将已审核凭证的信息更新各种总账文件。 1.记账的一般过程：选择记账凭证；合法性检查（凭证是否经过审核、凭证号是否连续、金额是否平衡）；正式开始记账。 2.对记账的控制：数据备份；安装不间断电源。 3.关于反记账：反记账功能不太符合会计制度，需要在严格控制下执行。登账后若发现凭证有错误，一般不要通过反记账来取消登账。,4.3 账务系统的日常处理,4.3.6 凭证的其他处理 1.凭证汇总：按范围和条件汇总凭证借贷方发生额。 2.凭证冲销：是指自动制作一张与错误凭证科目相同、金额相反的凭证。 凭证冲销方法：补入红字冲消凭证和正确凭证或补录入一张差额凭证，红字冲销凭证需要审核才可以记账。 3.凭证的引入与引出： 引入：一般用于账套之间，即从其他账套引入凭证。 引出：一般用于将凭证数据转换为其它软件系统的文件格式，以实现数据共享和二次开发。,4.4 账务系统的其他处理,4.4.1 出纳处理 出纳处理功能：包括凭证签字、支票管理、银行对账、输出日记账和资金报表等。 1.支票管理 (1)支票登记簿的初始设置。 (2)登记支票登记簿（在支票领用时和填制涉及支票报销的凭证）。 (3)支票登记簿的其他功能。 2.资金日报表 如：表4-1所示。,4.4 账务系统的其他处理,3.银行对账 对账功能及次序：银行对账初始化、输入银行对账单、自动对账、手工对账以及编制银行存款余额调节表。 系统初始化作用：将系统启用时刻的银行与企业双方的未达账项分别输入到企业对账单与银行对账单文件。 月份初始化作用：输入双方本期账面以及删除双方的已达账项。 手工对账：由人工核对两个对账单文件，对自动对账没有对出的一些已达账项用手工勾对来进行调整。只有自动对账和手工对账结合执行才能保证对账的彻底。,4.4 账务系统的其他处理,4.4.2 辅助核算 1.辅助核算的初始化 (1)对会计科目定义辅助核算属性。 (2)设置核算种类与具体核算项目。 (3)输入核算项目的余额或未清的业务。 2.辅助核算的日常处理：输入数据和进行必要的处理。其中，辅助核算相关数据随凭证输入。 3.辅助核算的输出：为用户提供辅助总账、明细账或其他信息的查询与打印。,4.5 账务系统的期末处理,4.5.1 期末转帐 1.期末转帐的主要特点： (1)一般直接编制记账凭证，且多数在会计期末进行。 (2)一般从会计账簿中取数生成，这要求转账前其他业务必须输入系统。 (3)由于某些转账依赖于其他转账业务产生的数据，所以转账有先后次序问题。 (4)转账凭证可以自动编制。自动转账按实现方式可分为两类，一类是“向导”式转账，即凭证生成过程设计为一个向导，一类是由用户自定义的转账。,4.5 账务系统的期末处理,4.5.1 期末转帐 2.向导式自动转帐 (1)结转损益：将所有损益类科目的本期余额全部转入本年利润科目，自动生成结转损益记账凭证。 (2)期末调汇：对外币核算账户自动计算汇兑损益。 3.自定义自动转账：在系统初始设置阶段由用户据此定义转账凭证的格式与金额计算方法。 (1)转账凭证的定义：用户在系统初始化时应为每一种转账业务定义一张转账凭证，其内容包括转账序号、凭证类型、转账类型、摘要、金额计算公式等。 (2)转账凭证自动生成：根据定义计算出借贷金额。,4.5 账务系统的期末处理,4.5.2 期末结账 1.结账的主要任务：月份结账主要是备份数据，有些软件需要编制结转损益凭证；年结账需要执行年度初始化的工作，将年末余额结转为下一年度的年初余额。 2.结账的操作步骤：一般设计成一个向导，见图4-15 (1)开始结账：选择或确认结账的期间。 (2)核对账簿：如核对总账与明细账、总账与客户往来账、总账与供应商往来账、总账与部门账、总账与项目账之间是否一致（无须核对总账与记账凭证）。 (3)月度工作报告：显示结账期间的账务处理工作报告,4.5 账务系统的期末处理,4.5.2 期末结账 (4)执行结账：备份账套数据，编制结转损益凭证、年末结账则执行年度初始化。 3.结账的控制作用： 结账要在本期所有会计业务全部处理完毕后才能进行； 检查本期是否还有未过账的凭证，是否执行了期末调汇，是否已经进行结转损益； 结账一般由会计主管和操作人员共同确认和执行； 结账后才能输出已结账期间的正式会计报表、总账和明细账，而且不允许再输入已结账期间的凭证。,4.6 账务系统的账簿管理,账簿输出方式：主要是屏幕显示、打印、生成磁盘文件等、其中显示和打印输出均以查询为基础。 4.6.1 日记账 日记账形式：三栏式、多栏式、复币式等。 工作规范：对现金和银行存款日记帐要求“每天登记和打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印。 4.6.2 明细分类账 格式：普通三栏式、多栏式、复币式和数量金额式。 1.普通三栏式明细账：一般按科目进行查询,用户可以设置会计期间、科目范围、币别等等查询与显示条件。,4.6 账务系统的账簿管理,4.6.2 明细分类账 2.多栏式明细账的设置与查询：因格式不固定，因此软件不可能预设多栏账的格式，多栏账只能由用户自己定义。 (1)多栏式明细账的设置。 多栏账科目：即需要设置多栏账格式的会计科目代码 明细科目代码：对每栏设置对应的下属明细科目代码。 栏目名称：对每栏设置输出的栏目名称。 借或贷方：科目的哪一方发生额输出到所定义的栏目。 (2)多栏式明细账的查询：根据设定的条件生成账表。,4.6 账务系统的账簿管理,4.6.3 总分类账（一级科目） 总账：是按照一级科目登记全部经济业务的账簿。 1.总账的格式 (1)传统三栏式的总账，其中的内容可以直接来自凭证。 (2)科目发生额与余额表式总账，反映总账科目的期初余额、本期借方发生额、本期贷方发生额、本年累计借方、本年累计贷方、期末余额等数据项。 (3)数量金额式总账，反映设置为数量核算的会计科目的起初结存、本期收入、本期发生、本年累计收入、本年累计发生以及期末结存等数量及金额。,4.6 账务系统的账簿管理,4.6.3 总分类账 2.总账的查询与打印 查询和显示条件：会计期间、科目级次、科目范围。 账表一体化查询：将光标定位于要查询的总账科目上，然后选择查看明细账选项，或双击鼠标的左键，即可调出相应的明细账窗口，可以浏览该总账科目所对应的明细账，而且在明细账中双击鼠标，还可以查询到相应的记账凭证，从而实现凭证账簿数据的一体化查询。 3.总账的打印时间要求：企业应每月结账后打印总账。,4.6 账务系统的账簿管理,4.6.4 核算项目总账 查询条件：会计期间、项目类别、项目代码范围、币别、会计科目范围。 4.6.5 账本的打印设置 设置内容：打印设置、页面设置、标题字体、表格字体。,4.7 账务系统的系统维护,系统维护：系统启用后用户对系统参数的修改、用户操作权限及密码更新、科目的增删、数据备份与恢复。 4.7.1 账套选项的维护 可维护的选项：是否要对资金及往来赤字控制、每条分录是否必须有摘要、凭证是否自动编号、是否允许成批审核、凭证显示和打印时的输出格式等。 4.7.2 会计科目的维护 内容：开新科目、修改科目、删除不需要的科目。 限制：科目代码结构、代码不能改；年内有发生额、余额不为零、上级科目、已启用科目不能删除。,4.7 账务系统的系统维护,4.7.3 账套备份与恢复 1.备份账套 作用：为防止系统因故障、感染病毒等不可预料的情况而造成数据丢失。 要求：备份文件应一式两份，妥善保管，其中有一份应存放在移动磁盘上，以防机器损坏或硬盘备份数据受破坏时使用。 2.恢复账套：当账务系统数据受到破坏时就要进行恢复工作。恢复后的账套就如备份前的账套一样，可以进行日常处理。但恢复必须要受到控制。,4.8 报表编制与报表系统,4.8.1 报表的基本结构与编制方式 1.报表的基本结构：由表头、表体和表尾组成。 (1)表头：表名、编制单位、编制日期、计量单位等 (2)表体：数据部分，由若干个方格(元素或单元)组成 (3)表尾：位于表尾的附加信息，如制表人、附注等 2.报表单元：单元是构成表体的基本元素、每个单元有自己的地址、内容和格式。 (1)单元地址：以行列坐标编号表示在表的位置（C7）。 (2)单元内容：可以是数值型数据、字符型数据，也可以是一个计算公式（公式一般以“=”打头）。,4.8 报表编制与报表系统,(3)单元格式：单元数据的显示或打印输出的格式 3.报表的编制方式：分为预置报表和自定义报表两类。 (1)预置报表：在程序中固定报表的格式和数据公式，使用时程序按规定的途径取得数据，输出一张由程序员设定格式的报表。预置报表使用较方便，适用于格式和数据来源都固定的报表的编制（如科目余额表、科目汇总表、试算平衡表、资金日报表等对外报表）。 (2)自定义报表：用户使用报表系统的功能自行定义报表的格式、数据来源、以及计算方法而生成的报表(资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表)。当报表格式变化时，只需修改报表的定义，而不必修改程序。,简单表报表,复合表报表,4.8.2 报表系统的基本功能与操作流程 1.报表系统的主要功能：文件管理、报表定义、数据处理、合并报表、报表输出、其他功能。其中报表定义功能包括：报表摸板管理、报表与单元格定义、单元数据定义、审核公式定义、批命令定义等编辑功能。,4.8 报表编制与报表系统,4.8.2 报表系统的基本功能与操作流程 2.报表处理的操作流程： 处理方法：先定义后生成，定义相当于系统初始化。 定义过程：设计报表草图、创建一张新表并定义框架、定义数据、修饰单元、设置打印参数、保存报表。 3.报表的格式状态和数据状态： (1)格式状态：在报表定义时要选择的操作状态。如在格式状态可下设置表样格式、单元格式、单元公式等。 (2)数据状态：在数据处理（重算）时要选择的操作状态。如在数据状态下可生成报表、汇总表等。,4.8 报表编制与报表系统,4.8.3 报表格式的定义 1.格式定义的内容 (1)表样格式内容：标题、表头、表体、表尾、报表尺寸、表格线、行高、列宽、组合单元、辅助性说明等。,4.8 报表编制与报表系统,(2)单元格式内容：字体、字号、数据颜色、背景颜色、对齐方式、数据类型、数字格式、边框样式、以及其他对单元的修饰。,4.8.3 报表格式的定义 2.格式定义的其他功能： (1)报表模块：提供各种行业的标准会计报表摸板，减轻会计人员定义报表的负担。 (2)引入引出：从其他账套引入报表文件或将本账套文件引出为Excel或其他软件能处理的文件格式。 (3)打印样式：打印输出一张空表，用于检查报表格式是否符合设计者的愿望。,4.8 报表编制与报表系统,4.8.4 报表数据的定义 1.会计报表的数据(单元的内容) 固定单元数据：在报表定义时直接输入的不变数据。 变动单元数据：一般为数值型数据，主要取自账簿或其他报表的数据、由公式计算产生的数据、系统外部数据(由操作员从键盘或采用其他方式输入的数据)。 2.计算公式与取数函数 计算公式的组成：运算符、常数、变量、或函数。 函数：账簿函数（包括总账取数、工资取数、固定资产取数等函数）、逻辑函数、数学函数、财务函数。,4.8 报表编制与报表系统,4.8.4 报表数据的定义 2.计算公式与取数函数 (1)总账取数函数（一般按会计科目、核算项目取数） 按科目取数要明确是取年初余额、期初余额，还是取本期发生额、本年累计额和期末余额。 总账期初余额函数格式：期初|QC(科目编码,会计期,方向,账套号,年度,编码1,编码2,截止日期,是否包含未记账,编码1汇总,编码2汇总) 例如：QC(1131,月,“借”, ,年) 表示取应收账款本月期初借方余额。,4.8 报表编制与报表系统,4.8.4 报表数据的定义 (2)表间取数(一般要在引用单元之前加上报表名称) 基本形式：!或! 如:资产负债表!C8(引用负债表第8行第3列单元的值) (3)表内运算函数。 如不连续单元求和：单元1+单元2+单元3+ 如连续单元求和：SUM(起始单元:终止单元) (4)计算公式（以“=”号打头） 如：= C14+C19+C27+C30 如：= 0.45*SUM(G5:G10),4.8 报表编制与报表系统,4.8.4 报表数据的定义 3.单元数据定义(有两种方式) (1)直接在表格上定义。这是最为流行的一种方法，在打开的一张表格上逐个单元地填写数据定义。 (2)用批命令定义。为每一个报表建立一个批命令文件，输入命令行，每一个命令行定义一个单元，执行批命令文件将