物业公司全套作业指导流程作业指导书

工程维修专项文件发布日期：2012 年 10 月 1 日 实施日期：2012 年 10 月 15 日2目 录第一部分 审批页 3第二部分 工程维保授权委托书 4零星工程授权书 6第三部分 远见小区工程维保沟通机制 7第四部分 维保工作实施办法 8第五部分 维保工作实施细则 10第六部分 工程维修程序15第七部分 零星工程批复流程图16附件一 付款审批表17附件二 零星工程修缮协议书18附件三 工程质量保修协议书21附件四 维修资金分配计划表243工作申请审批表项目名称： 编号：申 请 主 题 关于远见小区维修工作实施方案申 请 部 门 和创远见物业事务部 申 请 日 期 年 月 日申 请 人 辛亚林 回 复 时 间 年 月 日内 容：为使远见小区维保工作有序进行，内部流程更通畅，能及时、高效的 处理问题，同时也能促进施工方维保意识、提高客 户满意指数，我部 门根据 项目实际情况制定此方案。请领导审批！申请部门负责人：集团职能部门：成本部财务部会签部分管副总审核 常务副总总经理审批 董事长4申请表备存和送达原件备存部门 复印件送达部门 工程维保授权委托书致： （工程承包商）河北和创远见物业服务有限公司，是根据中华人民共和国法律成立并有效存续的公司。为了优质高效地响应客户对于工程返修的诉求，理顺本公司所开发物业的工程返修程序，根据本公司作出的决定并依据本文件，谨郑重授权河北和创远见物业服务有限公司（以下简称和创远见物业公司） ，办理如下事宜：以本公司名义，全权负责管理本公司开发建设范围内建筑工程项目的质量保修后续工作，并以本公司的名义具体处理以下工作内容： 1、管理总包商/分包商/供应商（以下简称“承包商” ）的工程保修期间的工程（设备）维修事宜，属于本专业保修范围与保修期限的项目，承包商应当在接到和创远见物业公司的保修通知之时起，按照该项目规定的维修时限及时安排上门维修，并自行承担维修费用。2、管理承包商的工程维修效果（1）承包商在报告工程维修完成之后，和创远见物业公司将按照相关合约和国家相关规范负责组织维修效果的验收，并出具验收单。若验收不通过，则承包商须按照验收单上的整改意见，继续组织维修，直至验收通过。（2）对于涉及结构安全的质量问题，应当按照房屋建筑工程质量保修办法的规定，立即向当地建设行政主管部门报告，采取安全防范措施；由原设计单位或者具有相应资质等级的设计单位提出保修方案，承包商实施保修。（3）质量保修完成后，由开发公司组织创远见物业公司与承包商共同验收。3、参与管理维修费用（1）若承包商未按规定的时限响应维修通知，或者在规定的时限内未能按照约定和国家相关规范达成维修效果，则和创远见物业公司有权自行组织维修，其维修费用按实际发生费用编制预算一式三份，分别送达至开发公司和承包商，开发公司可直接从承包商的工程质保金中扣除支付给和创远见物业公司或指定的维修单位。（2）参与承包商的工程费用结算环节。在开发公司与承包商在质保期满后进行工程结算时，和5创远见物业公司有权参与结算环节，将其在结算前实际发生的工程维修费用从承包商的质保金中扣除。本公司郑重声明：对于河北和创远见物业服务有限公司在本公司上述授权范围内的一切经营、管理活动所产生的后果，本公司愿承担法律责任；对于河北和创远见物业服务有限公司超越上述授权所从事的民事行为，除本公司明确以书面形式确认外，本公司概不承担任何法律责任。本授权书经本公司法定代表人签署并加盖本公司公章后生效，复印有效。有效期：本授权委托撤销前有效。本公司有权随时撤销本委托。（本页以下无正文）公司：（盖章）公司代表签字：签署日期：6授 权 书授权远见小区零星返修工程单项总额在 5000 元以下（含 5000 元）由和创远见物业公司李安平总经理审批后可直接付款。超出此限由物业公司按流程进行申报。工程的组织实施、监管、验收由和创远见物业公司负责。执行过程受我方监督。本授权书经本公司法定代表人签署并加盖本公司公章后生效，复印有效。有效期：本授权委托撤销前有效。本公司有权随时撤销本委托。（本页以下无正文）公司：（盖章）授权人签署签署日期：7远见小区工程维保沟通机制1、对于一般性问题，由和创远见物业房修技术人员联系施工维保单位进行现场处理。2、对于有争议的问题或疑难问题，由和创集团地产工程管理中心与维保单位进行有效沟通，具体事宜跟进由物业事务部进行负责。3、对于所发生的重大问题，由物业公司、地产公司、维保单位进行沟通，以专题会形式协商解决，以示重视并缓和矛盾。4、在维修过程中，物业相关人员参与其中，由物业事务部与聚和公司人员对接，共同处理维修问题；问题处理维修完毕后，由业主、物业代表验收签字确认，完成移交。组织保障与工作对接人聚和地产对接负责人 ：刘应发和地产业务对接人 ：王晓飞远见物业对接负责人 ：李安平见物业业务对接人 ：辛亚林 159311728808远见小区维修工作实施办法和创远见物业事务部自成立以来，就承接项目遗留问题进行梳理归纳、个案分析、流程培训，培养房修专业技能和协调能力。在人员不足、工作量大的情况下，主导思想以预防为主，避免新的重大、群体事件的发生，先易后难、高效优质的满足客户就房屋工程维修方面的合理诉求。由于部分维保单位配合力度欠佳甚至不配合，加之物业公司目前没有相应签约的第三方零星工程合作方和专项可用资金，维保工作一直处于被动局面，为使维保工作有序进行，内部流程更通畅，及时、高效的处理问题，同时也为促进施工方维保意识，根据目前状况特设立本实施管理办法。一、物业公司设立远见小区维修专用资金账户，专项资金金额暂定为 195 万元，先期拨付 20 万元，余额不足及时申请拨付，该资金适用情况如下（目前需资金协调支持事项见附件四）：1、无法界定责任方且情况紧急，需事后进行鉴定的；2、存在设计缺陷，确实对业主生活造成重大影响的；3、发生紧急事件，需要紧急支付赔偿的； 4、原施工单位在规定时间内不予配合维修或维修达不到规范要求的；5、原施工单位认可，但无维修人员和资金的；6、原施工单位已无工程款或质保金的；7、原施工单位无法进行有效联系的；8、公司领导特别安排的维修项目；9，零星工程工程款支付；以上各项内容所垫付的资金，如原施工单位有质保金的，由财务根据付款审批单自动扣款；如原施工单位无质保金的，物业公司将相关文件及证据资料交由地产审批；因存在设计缺陷，确实对业主生活造成重大影响的，经鉴定后由地产公司先行支付，再追究相关单位的责任。 为了与各方保持良好的合作关系，进行更有效的沟通，每月在此专项资金中申请 3000 元作为业务协调费。9二、工程维修用款审批流程，根据维修所需资金数额分级设立签批权限，保证维修资金及时到位，提高处理问题的时效性。具体签批流程：物业事务部提出申请物业负责人签字地产相关部门会签地产分管总经理审核总裁审批董事长审批备注：1、地产成本合约部重点核查原施工单位是否有质保金，以及相关成本预算。2、单项工作用款审批权限划分：5000 元以下(含 5000 元)由物业公司总经理审批即可；5000 元以上由物业公司申报，3 万元以下（含 3 万元）签至分管总经理；3 万元以上、10 万元以下（含 10 万元）签至总裁；10 万元以上的由董事长决定；3、业务协调费由分管总经理审批；4、如遇紧急情况（例如：供电、供水、燃气、电梯故障等） ，特事特办，由公司高层电话通知相关人员及时处理，相关文件延后审批；5、付款审批表附相关资料完成审批程序后，即可生效、付款。 （付款审批表见附件一）三、第三方维修单位管理办法暂定由“ ”作为第三方维修单位，我方与其签订零星工程修缮协议书 ，并按照协议书内容对施工方进行有效管理，按期支付工程款。四、零星工程修缮协议书（见附件二）五、零星工程定义、内容1，零星工程的定义：在原承包方无法满足工程维修的前提下，为满足客户工程修缮诉求、公共设施设备功能完好而需要请第三方进行修缮改造作业且涉及工程款项较小的单项工程。2 零星工程的内容：A，工程竣工验收后为完善、为补充原设计缺陷，需要对局部进行调整，以满足美观、适用等功能所产生的工程项目；B，因施工、安装缺陷原承建商在保修期内不及时履行保修义务而又急需对工程进行返修，需速另请施工单位进行修复的维修工程；C，工程保修期满后，设计、施工、安装、供货、绿化、景观等出现缺陷需要局部整改的工程项目；D， 庆典、突击检查、参观、突发事故等引起不可预见的工程项目调整工程；六、维保业务、证据、资料物业事务部负责收集、整理，建档。10远见小区维修工作实施细则1. 目的为理顺工程保修、物业保修的管理程序和内容，使各交付后项目的物业管理顺利进行，确保保修工作的有效协调，特制定本工作指引。2. 适用范围适用于聚和置地开发的所有工程项目在保修阶段的管理和维修工作。3. 职责3.1. 物业公司负责自交付之日起的工程保修工作，各物业服务中心经理为工程保修管理的第一责任人，进行统一的协调和监督管理。3.2. 地产工程管理中心确保项目达到交付标准；负责房屋交付前工程保修工作的统一安排、协调和物业交接；自房屋交付之日起，安排专职工程师配合物业集中入住整改；在保修期内配合物业公司进行工程保修。3.3.物业事务部负责各服务中心工程保修工作的对接；行使物业公司与地产其他部门之间的总协调职责以及重大投诉的指导、处理。 4. 术语和定义4.1.保修期限：指从质监站竣工验收合格签字之日起至合同保修期满为止为总包单位对发展商的保修期。发展商对业主的保修期为房屋交付日起按国家规定的期限。4.2.房屋交付：指公司与房屋购买者合同约定的交付日期。4.3.房修工程师：指物业公司事务部房屋保修管理的专职工程师。4.4.地产工程师：指地产项目部派出，配合项目物业管理部处理房屋保修期内房屋质量问题的工程师。