取消县公司法人资格后加强档案管理工作的思考.docx

取消县公司法人资格后加强档案管理工作 的思考 档案是烟草行业改革发展的真实记录，取消县公司法人资 格后，烟草档案管理部门如何适应形势的变化，用新的理 念、新的态度、新的方法来指导新的实践，已成为当务之 急。 一、苏州烟草系统体制改革的基本情况 苏州市烟草专卖局 1984 年初成立，下辖原吴县、吴江、 昆山、太仓、常熟、张家港六个县局。XX 年 12 月完成了全 面取消县公司法人资格工作，现下辖五个县级局和吴城分 局。 二、取消县公司法人资格前后的档案工作情况 1、取消县公司法人资格前档案管理情况 近年来，苏州烟草在大力推进行业持续健康发展和各 项管理工作规范化建设的进程中，认真贯彻档案法， 把档案管理工作放在重要位置，以档案管理网络为抓手， 切实加强了对各种门类载体档案的规范管理。苏州市局本 级是 1984 年建档的，有文书档案、基建档案、专卖案件档 案、会计档案、实物档案等门类载体档案，实行集中统一 管理。综合档案室归办公室管理。所属各县级局也在成立 之初就参照市局模式建立了档案管理体制和管理网络，在 档案业务指导上是以地方档案局指导为主，条线指导为辅。 市局综合档案室在提高自身建设质量、参与企业管理、 保证档案有效利用等方面都取得了显著的成效，1996 年、 1999 年分别取得苏州市三级、一级先进机关档案管理合格 证，XX 年通过全国烟草行业机关档案工作目标管理优秀等 级验收。所辖县级市局到 XX 年全部通过了烟草行业“优秀” 等级和苏州市一级先进档案室的认定验收。 2、取消县公司法人资格后档案管理情况 随着烟草行业县公司法人资格取消，档案管理主要在 以下两个方面发生了变化：一是档案管理的主体发生了变 化。体制改革后，县级市场营销部实际上是苏州市公司营 销中心的下设部门，严格来讲，区域市场营销部的档案应 该统一收集到市公司保存，但考虑到使用的方便以及县级 局有能力、有条件进行独立保存，就没有上收。县级营销 部形成的各类文件材料单独整理归档，单独存放，也便于 将来需要集中收集到市公司时整体移交。二是各县级局形 成的文件材料明显减少，归档的材料也相应减少，产生的 文书档案只有一些上级部门要求上报的工作意见、总结、 台帐报表。取消县公司法人资格后，县级局由于统一实行 财务管理委派制，每月定时报帐，大额开支等实行报批制 等等，他们的会计资料已经基本上全部集中在市公司了， 由市公司统一归档保存，这样，县级局的归档材料相对已 经减少很多。 XX 年底，我们针对档案管理现状，为了保持县级局档 案管理水平，又自加压力，以档案升级考评为手段，进行 一次全面性地档案工作再检查、再提升，苏州市局及所属 五家县级市局已全部通过了江苏省一级的考评认定。 三、目前苏州烟草系统档案管理的做法 1、档案工作机构、网络、人员设置 一是市局综合档案室职能保持不变，隶属办公室，并 明确分管领导、办公室主任、档案员的责任。 二是县级局综合档案室职能不变，在档案业务上接受 市局综合档案室的指导、监督、检查。 三是县级局档案室工作人员兼任市局综合档案室兼职 档案员。要求政治觉悟高、保密意识强，具有爱岗敬业、 默默无闻的奉献精神；具备一定的档案管理专业知识，并 保持人员相对稳定， 2、取消县公司法人资格后档案的归属与流向 一是专卖案件档案：为了便于利用，保持原状，继续 由县级局专卖管理科按照原标准、原要求，次年立卷归档 后移交本单位综合档案室保管。 二是会计档案：各县局从始建至 XX 年度的会计档案暂 时由县级局档案室继续保存。以后县级局不再生成会计档 案。 三是证照档案：土地证、房产证、营业执照等旧证变 更后，原件留县级局档案室，把复印件移交市局综合档案 室备案管理。 四是基建档案：XX 年以后新产生的基建工程竣工验收 后，基建档案整理完毕后全部移交市局统一管理。 五是文书档案、设备档案、声像档案、荣誉实物档案： XX 年度以前，全部整理完毕，由县级局档案室继续保存。 从 XX 年开始，由各县级局档案室负责收集本单位形成的列 入归档范围的文件材料，并在规定时间内完成装订、输入 软件等立卷工作后移交市局档案室归档。 四、目前县级局档案管理工作中亟待解决的问题 1、县公司取消法人资格后是否保持独立全宗的问题 县公司变为营销部后，建立以市公司为主体的营销模 式，大营销、大物流是趋势，只保留了县级局的属地专卖 管理职能，在查处案件过程中产生的专卖案件档案仍是各 单位自己归档保管的，有利于查阅利用。但是，从严格意 义上讲，现在的县级营销部不是一个独立的立档单位，不 能构成独立全宗。 2、档案人员的问题 由于机构设置和人员配备不足的原因，各单位的档案 人员多为兼职，且流动性比较大，不利于档案工作的开展。 3、档案安全保管的问题 安全保管好档案是档案部门的重要职责，有的单位合 并了，机构发生变化了，档案处置工作还没有明确的说法。 档案保管条件随着机构的变化而受到影响，相应的安全保 障工作在人力、物力和财力上跟不上。 4、档案利用的问题 目前，改革后县级营销部已经不是独立的法人单位了， 对于档案管理来讲，不是独立立档单位。县级营销部所形 成的档案如每年向市公司进行归档，势必造成利用不便。 但是，如果不及时向市公司归档，又会造成档案的散失， 全宗内档案的齐全性和完整性受到影响。 五、建议 1、构筑区域性的烟草行业档案管理工作大网络 市级局应建立集中统一管理本区域内烟草行业的档案 管理新体制，构筑起覆盖全区域、全行业的档案管理大网 络，使苏州烟草系统档案工作真正做到有人抓、有人管、 有人做。 2、构筑区域性的烟草行业档案资源整合大格局 市级局档案工作应当分两步走：一是尽快对改革前各 县级局的档案进行全面接收，尽快整合这一部分的档案资 源，使其尽量不散失，确保档案的完整和安全。二是从构 筑区域性的烟草行业档案资源大格局的高度，尽快出台适 应改革需要的档案资源管理办法，从管理制度、归档范围、 归档时间、归档要求、管理方式以及利用、服务等方面来 规范县级局的档案资源，从上而下建立起档案资源整合大 格局。 3、构筑区域性的烟草行业档案信息化管理大平台 由于苏州烟草没有统一的档案管理系统，苏州市局和 各县级局使用的档案管理软件大多数是当地档案部门推荐 的，只能同当地档案部门连接，不能在烟草行业中共享。 取消县公司法人资格后，档案管理工作发生了变化，更加 需要统一的档案管理软件系统来支撑现行市县局的档案信 息化管理大平台的构建。因此，要加大档案管理数字化力 度，市局档案室要建立健全完善的全系统目录数据库、全 文数据库和多媒体数据库等。 4、构筑区域性的烟草行业档案信息优质服务大环境