企业财务管理信息系统

摘要 信息化、数字化、网络化的今天，财务管理系统的开发和使用已经成为各行各业推行现代 化管理的必要手段。本财务管理信息系统的设计与开发正是适应了这种需要。它旨在完整地实 现了从凭证到报表的账务处理，包括从凭证的录入、修改、过账等到生成各种明细账及总账最 后输出会计报表的全过程，成为一个小巧但功能完善、具有一定实用价值的管理信息系统。帮 助使用者有效简化原有的财务系统流程，提高工作效率。 本系统通过 Visual Basic 语言和 Foxtable 数据库设计开发，具有较高的稳定性和运行速度。 关键字：信息系统，企业财务管理，Visual Basic，Foxtable ABSTRACT In nowadays of informatization, digitization and networking, it is a necessary method for enterprises to carry modernization management to develop and use a financial management system. The design and development of the financial management information system just meets the needs. It will become a tiny but full-functional and useful management information system, which can realize financial procedure from the voucher to the report, including voucher input, modification, posting and final financial report generation. The system can aid users to cope with the financial business easily and effectively. The system is developed with Visual Basic language and Foxtable database. It has excellent stability and working speed. Key words: Information system, enterprise financial management, Visual Basic, Foxtable III 目 录 中文摘要 I 英文摘要 .II 目 录 .III 第一章 绪论 1 1.1 研究背景和意义 .1 1.2 研究的现状 .1 1.2.1 目前财务管理的基本状况 1 1.3 系统开发的可行性 .2 第二章 系统开发的初步调查与分析 3 2.1 系统业务流程的调查 .3 2.2 系统数据流程的调查 .4 2.3 数据字典 .5 第三章 系统的详细分析 10 3.1 财务信息系统子系统划分 .10 3.1.1 子系统的划分原则 10 3.1.2 常见子系统的划分方法 .11 3.2 各子系统之间的联系 .12 3.2.1 账簿管理子系统与凭证管理子系统的联系 .12 第四章 系统的初步设计 13 4.1 各子系统功能模块的划分 .13 4.1.1 系统维护子系统 13 4.1.2 凭证管理子系统 13 4.1.3 账簿管理子系统 14 4.1.4 报表管理子系统 14 4.2 计算机财务管理信息系统的处理流程 15 4.3 系统的代码设计 16 第五章 系统的详细设计 18 5.1 系统维护子系统 18 5.2 凭证管理子系统的详细设计 18 5.2.1 凭证管理子系统的处理流程 18 5.2.2 凭证管理子系统各模块的功能设计 19 5.3 账簿管理子系统的详细设计 25 5.3.1 总账模块的设计 25 5.3.2 明细账模块的功能设计 26 5.3.3 科目汇总模块的功能设计 26 5.3.4 数据查询模块的设计 26 5.3.5 会计科目体系维护的功能设计 27 5.4 报表管理子系统的详细设计 .27 5.4.1 会计报表处理方法分析 28 5.4.2 会计报表结构分析与结构数据 29 第六章 系统的实施与维护 31 6.1 设计工具分析 31 6.2 数据库分析 32 第七章 结论 34 7.1 结论 .34 致谢 35 V 附录 36 参考文献 44 1 第一章 绪论 1.1 研究背景和意义 管理信息系统是在电子数据处理系统的基础上逐步发展起来的。它是一个组织内部用于收集和 处理数据以产生各种管理信息的系统。由于管理信息系统是在数据处理系统的基础上发展起来的， 因此，管理信息系统往往包含了数据处理系统和业务处理系统的功能。但管理信息系统的目标是满 足管理方面的信息需求，其研究内容主要集中在三个方面：其一是信息需求的研究。信息需求决定 了系统必须输出什么，从而也就确定了应该如何处理，需要采集哪些资料和数据。一个组织内部各 级领导、各个部门、各种管理人员的信息需求是不尽相同的，搞清他们各自的信息需求，是建立起 一个实用的管理信息系统的前提条件；其二是信息流程和信息量的研究。也就是准确描述管理过程 或生产经营过程中的信息流动过程，即信息的来龙去脉。信息量是指需要采集、存储、加工、传输 和输出的信息的种类、内容、格式、频率和数据长度等等，这些需要通过信息的定性和定量的调查 来获得；其三是信息系统结构和计算机作业方法的研究，即如何进行信息的采集、存储、加工、传 输，并将这些信息及时、准确、可靠的送到信息使用者的手中。 财务信息系统是管理信息系统的一 个子系统，是专门用于收集、存储、传输 和加工会计数据，输出财务信息的信息系统。它运用本身所特有的一套方法，从价值方面对事 业、机关团体的经营活动和经营成果，进行全面、连续、系统的定量描述。财务各项活动都与信息 有关，收集原始凭证是获取用于生成财务信息的会计数据；设置账户是对财务数据进行分类；填制 记账凭证和登记账簿是把财务数据转化成财务信息并进行信息的传递和存储；账簿和报表的查阅则 是财务信息的输出。财务活动的各个环节相互联系、相互衔接，实现了由财务数据到财务信息的转 换过程。财务活动的每个步骤都有信息处理任务，每一步都服从于一个统一的目标，所有步骤以及 在各步骤中所采用的方法和程序加起来就形成了一个财务活动的有机整体，这个有机整体就是财务 信息系统。 1.2 研究的现状 1.2.1 目前财务管理的基本状况 手工核算方式下存在的多种数据流程都是围绕如何减少或分散工作量，便于人员分工，或 为了提供更丰富的信息而产生的。由于受会计人员所能完成的工作量的限制，对于某一特定单 位来说，选择了一种核算形式，就不能同时使用其他核算形式。而计算机的参与完全可以突破 会计核算形式的界限，一个计算机系统完全可以提供手工核算形式下所有会计核算形式所能提 供的全部信息。如科目汇总完全可以做到既提供科目汇总表又提供汇总记账凭证，既可以提供 定期汇总登 记的总账，又可以提供逐笔登记的总账或日记账。 手工核算方式下，不论采取哪种会计核 算形式，为了满足在会计期末及时编制会计报表的需要，必须将大部分工作量分散到日常工作 中完成，因此需要将从凭证到报表的数据处理过程，分解为若干工作步骤，每一步骤都产生一 些中间数据（如：科目汇总表、汇总记账凭证、日记账、明细账、总账等）。为保证个步骤的 连续性，逐步积累编制会计报表所需要的数据，必须将每一步所形成的中间 结果存储起来。这样，“逐步加工、步步存储”，就成为手工核算的重要特征。但如果分 析一下各步骤存储的内容，就不难发现，各步骤所形成并存储的都是由记账凭证派生出来的中 间结果，或由凭证分类汇总而形成（如：科目汇总表、汇总记账凭证、总账等），或由凭证分 类顺序而形成（如：日记账、明细账、逐笔登记的总账等）。由此可见，从信息量来看，记账 凭证是账簿、报表的数据源，所有凭证的信息量几乎等于各种明细账、总账、报表所含信息量 的总和，各步骤存储的会计信息只不过是对记账凭证的重复存储而已。这种逐步转抄，重复存 储，不仅浪费资源，而且极易导致数据的不一致性。可以说，手工核算中经常出现的账证不符、 账表不符的现象与这种同一信息的重复再现有密切关系，因而也就产生了账证核对、账表核算 的需要。 由于手工工作固有的缺陷，使得会计在财务处理部分不仅劳动强度大、重复数据多而且及 时性、准确性差。 1.3 系统开发的可行性 原始的手工处理方式为了使会计信息有清新的来龙去脉，需要将从凭证到报表的数据处理 过程，分解为若干步骤，每一步都产生一些中间数据。其实各步骤所形成并存储的都是由记账 凭证派生出来的中间结果，只不过是对记账凭证的重复存储而已。这种逐步转抄、重复存储， 不仅浪费资源，而且极易导致数据的不一致性。 根据现行状况中存在的问题，又从计算机的优势看，它具有根据原始凭证和记账凭证按需 要瞬时生成所需要的账表的能力。只要有了原始数据和加工数据的程序指令，在此基础上生成 其他派生数据，对计算机来说是轻而易举的事情。手工状态下的财务管理主要是围绕如何减少 或分散工作量，便于人员分工而展开的。而该系统的开发和引用将大量减少人力资源的浪费从 管理和经济上都将提供莫大的帮助。 3 第二章 系统开发的初步调查与分析 在根据会计学财务处理里程提出建立新系统的要求，进行可行性分析，下面对现行系统的 状况进行进一步的了解和分析。该初步调查是认识、了解现行系统状况的过程。 2.1 系统业务流程的调查 系统业务流程的调查是按照现行系统中信息流动过程，逐个调查分析所有环节的处理任务、 处理内容、处理顺序的要求，弄清各个环节需要的信息、信息来源、流径去向、处理方法和信 息形态（报告、报单、屏幕显示）等。并将其用规范的业务流程图表示。其完成业务如下： 1、根据原始凭证编制原始凭证汇总表； 2、根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证和转账凭证； 3、根据收款凭证和付款凭证登记日记账； 4、根据原始凭证、原始凭证汇总表或收款凭证、付款凭证、转账凭证登记日记账/明细账； 5、根据收款凭证、付款凭证、转账凭证形成总分类账； 6、根据收款凭证、付款凭证、转账凭证形成试算平衡表和科目余额表； 7、根据总账和明细账业务台账定期编制会计报表。如图2-1所示。 图例如下： 单据、报表、账目 数据流向（不含数据内容） 系统内的部门或人员（含处理过程） 系统外的实体（部门或人员） 制证 人员 原始凭证 原始凭证 汇总表 收款凭证 付款凭证 转账凭证 数据 登录 人员 数据 登录 人员数据 登录 人员 日记账 凭证汇总 表 财务 人员 财务 核对 人员总账 会计 总账 财务 核对 人员 财务报 表 图 2-1 系统业务流程图 2.2 系统数据流程的调查 有了业务流程图，还需要对信息的流动、传递、处理、存储等进行分析。这就要求把数据 在现行系统内部的流动情况抽象的独立出来，舍去具体的组织机构、信息载体、处理工具、物 质、材料等，单从数据流动过程来考察实际业务的数据处理模式，即数据流程图。如图2-2所示。 图例如下： 外部实体 数据存储 数据处理 数据流 科目汇总D3 记账凭证D1 收付款凭证D2 原始凭证或原 始凭证汇总表 原始 凭证 经办单 位或经 办人 P1 审核汇总 财务部 P2 编制记账凭证 财务部 P3 登记明细账 财务部 P4 编制科目汇总表 财务部 P7 登记日记账 财务部 明细账及业务台账D4 日记账 D6P5 登记日记账 财务部 P6 编制报表 财务部 会计报表D5 总账D4 图 2-2 系统数据流程图 5 2.3 数据字典 数据流程图构造出了财务管理信息系统的组成和各部分间的关系，但没有说明各部分的具 体内容，它仅是一个框架，据此还不足以准确充分地了解系统，无法根据此图进行程序设计， 因此还需要编制数据字典。 数据字典将对数据流程图中的各种文件和数据流进行详细的描述和确切的解释。即定义文 件和数据流由哪些更小的单位组成（这些单位一般称为字段或数据项） ，并描述每个数据项的数 据类型、长度、取值范围等具体内容。有了数据字典就便于随时查阅和修改，所以它是数据流 程图的辅助资料，起注解的作用。 表 2-1 凭证 序号 字段名 数据类型 字段长度 备注 1 凭证编号 整数 32 惟一，自加 1 2 日期 日期时间型 10 存储时用 10 位，显示时转换成 10 位 3 摘要 字符型 100 4 借方科目 整数 32 5 借方金额 单精度小数 32 6 贷方科目 整数 32 7 贷方金额 单精度小数 32 8 附单据数 微整数 8 9 记账员 字符型 16 10 审核员 字符型 16 11 制单 字符型 16 12 是否审核 逻辑型 1 True: 已共过审核、False：未通过审核 表格 2-2 凭证模板表 序号 字段名 字段类型 字段长度 备注 1 2 3 4 模板编号 摘要 借方科目 贷方科目 整数 字符型 整数 整数 32 255 32 32 以该字段建立索引标记“凭证模板”的主索引 表格 2-3 会计科目白表 序号 字段名 字段类型 字段长度 备注 1 2 3 4 5 科目序号 科目代码 科目名称 科目类别 余额方向 整数 整数 字符型 字符型 字符型 32 32 16 2 2 以该字段建立索引标记“会计科目”的主索引 可以取值“资产” 、 “负债” 、 “权益” 、 “损益”或“成本” 7 可取值“借方”或“贷方” 表格 2-4 运行环境表 序号 字段名 字段类型 字段长度 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 建账起始年份 建账起始月份 账套启用时间 当前年份 当前月份 企业名称 企业法人 企业地址 短整数 为整数 日期时间性 短整数 为整数 字符型 字符型 字符型 16 8 21 16 8 255 16 100 此表在程序第一次运行时填充 表格 2-5 公告表 序号 字段名 字段类型 字段长度 备注 1 2 3 4 5 6 7 ID 标题 作者 时间 内容 类型 完成 整数 字符型 字符型 日期时间性 备注型 字符型 逻辑型 32 50 16 21 65535 4 1 以该字段建立索引标记为“公告”的主索引 9 表格 2-6 管理员表 序号 字段名 字段类型 字段长度 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 15 16 17 18 19 20 名称 职位 创建日期 密码 发表公告 管理员管理 会计科目管理 凭证模板管理 凭证增加 凭证修改 凭证删除 凭证审核 试算平衡表管理 科目余额表管理 凭证过账 本月结账 数据导出 数据导入 日志管理 字符型 字符型 时间日期型 字符型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 16 16 21 32 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 MD5 加密 21 22 23 24 25 26 27 日记账明细账管理 总分类账管理 员工管理 报表管理 采购管理 销售管理 往来企业管理 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 逻辑型 1 1 1 1 1 1 1 11 表格 2-6 员工表 序号 字段名 字段类型 字段长度 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 员工 姓名 性别 出生日期 雇佣日期 部门 职位 地址 照片 备注 整数 字符型 字符型 时间日期型 时间日期型 字符型 字符型 字符型 字符型 备注 32 16 2 21 21 10 10 100 32 以该字段建立索引标记为“员工”的主索 引 存放照片路径 表格 2-7 往来企业表 序号 字段名 字段类型 字段长度 备注 1 2 3 4 5 6 企业名称 企业类型 联系人 联系电话 QQ Email 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 字符型 16 10 16 20 20 50 “供应商” 、 “生产商”或“客户” 表格 2-8 物料产品表 序号 字段名 字段类型 字段长度 备注 1 2 3 编号 类型 名称 整数 字符型 字符型 32 4 16 以该字段建立索引标记为“物料产品表”的主索引 13 表格 2-9 采购表 序号 字段名 字段类型 字段长度 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 采购编号 物料名称 计量单位 单价 采购数量 金额 采购人员 供应商 已付款 已编制凭证 备注 整数 字符型 字符型 单精度小数 整数 单精度小数 字符型 字符型 逻辑性 逻辑性 字符型 32 50 16 64 32 64 16 16 1 1 255 以该字段建立索引标记为“采购表”的主索 引 表格 2-10 销售表 序号 字段名 字段类型 字段长度 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 订单编号 产品名称 计量单位 单价 销售数量 金额 销售人员 客户 已收款 已编制凭证 备注 整数 字符型 字符型 单精度小数 整数 单精度小数 字符型 字符型 逻辑性 逻辑性 字符型 32 50 16 64 32 64 16 16 1 1 255 以该字段建立索引标记为“销售表”的主索 引 表格 2-11 日志表 序号 字段名 字段类型 字段长度 备注 1 2 3 执行者 时间 操作 字符型 时间日期型 字符型 16 21 255 以该字段建立索引标记为“日志表”的主索 引 15 第三章 系统的详细分析 系统的详细分析不同与初步调查，它要求深入到会计部门，详细了解财务系统的每一部分， 每一环节，明确输入输出的内容和格式，弄清信息的流向及各种数据、账表之间的关系。 3.1 财务信息系统子系统划分 财务信息系统是行政事业单位管理信息系统的一个子系统，它本身也是由若干个子系统组 成的，这些子系统相互联系，共同完成财务信息系统的全部任务。由于存在不同子系统之间的 相互关系和相互影响，为了便于今后不同子系统之间的数据交换，有必要对财务系统进行合理、 规范的子系统的划分。 3.1.1 子系统的划分原则 1可拆装性原则 一个好的系统应允许用户方便地安装或卸掉某些模块，而不必作大的修改，也就是说系统 应具备良好的适应性。适应性一般包括可移植性、可扩充性、可维护性等。可移植性使系统 （或某些子系统）不需要做大的修改就能顺利地从一个单位移植到另一个类似单位。可扩充性 使系统能不断加挂新的功能模块，不断从小到大，从简单到复杂。可维护性使系统能适应一个 单位内部 各种变动。 2高内聚低耦合原则 即尽量把联系密切的功能放在一个子系统或模块中，一个子系统内，诸功能联系越密切， 其内聚度越高。把联系不密切的功能放在不同的子系统中，尽量减少不同子系统之间的联系， 包括程序调用关系和数据传递关系。模块之间联系越少，耦合度越低。子系统之间高内聚低耦 合的关系使各子系统之间的接口关系简单明了，对提高系统的适应性有重要作用。 3通用化原则 子系统及模块划分要有助于提高系统的通用性，也就是说要尽量把能通用的子系统和功能 模块独立出来。不能通用的子系统和功能模块也应尽量独立出来，并采用外挂方式与其他子系 统联系起来。 4与会计人员的岗位分工和工作组织相协调 各子系统的功能模块的划分要以会计工作本身的职能分工为基础，体现财务会计工作的业 务流程和岗位分工习惯，以便实现电算化后的人员分工和工作组织。 5以凭证、账簿、报表处理子系统为核心 任何单位的财务管理过程无不以“凭证账簿报表”为主线，凭证处理、财务处理、报 表处理是任何财务系统必备的功能，否则就不能称其为财务系统。其他各子系统则通过与核心 子系统的直接或间接联系，而成为财务系统的外围子系统，它们一般采用外挂方式而成为计算 机财务系统的组成部分。 3.1.2 常见子系统的划分方法 由于各会计主体业务性质、业务内容和业务分工情况不同，财务管理信息系统的子系统划 分也不尽相同。本系统将系统维护子系统、凭证处理子系统、账务处理子系统和报表处理子系 统作为核心系统并加以研制和开发，基于以下几点理由： 系统维护、凭证处理、账务处理和报表处理四个子系统是任何财务系统所必须的，它们 体现了财务系统的本质特征，而其他子系统是否需要，则取决于各单位业务特点。如商业企业 就不需要材料核算、成本核算子系统，而行政事业单位只需要具有几个核心子系统，即可满足 会计核算的需要。 会计信息系统的核心子系统是单位中任何其他管理信息系统所无法代替的，而各外围子 系统的功能与管理信息系统中的设备管理、劳动工资管理（或人事管理）、库存管理子系统存 在大量的重复和交叉。对于一个拥有完善的管理信息系统的单位，其财务信息系统只是其中的 一个子系统它通过提取其他管理信息系统的数据。如果财务信息系统中仍包括上述子系统，就 会使财务信息系统过于庞大臃肿，这样不仅没有必要，而且会造成数据重复输入、重复加工， 影响数据的一致性，徒增会计人员的工作负担。 上述几个核心子系统不仅是所有财务系统所必备的，而且具有统一性高、规范性强、容 易实现通用化的特点。对核心子系统开发方法和技术细节进行研究，更具有普遍意义和实用价 图 3-1 企业财务管理信息系统的功能模块图 17 值，相反，外围子系统，可谓形形色色，其统一性和规范化程度都较差。 因此系统的总体框架和子系统的划分如图 3-1 所示： 3.2 各子系统之间的联系 研究各子系统之间的联系，其目的是：首先，有助于合理设计整个财务系统的数据流向； 其次，有助于划清各子系统的边界，设计合理的数据接口，实现最大限度的数据共享；第三， 有助于确定系统开发的先后顺序。 3.2.1 账簿管理子系统与凭证管理子系统的联系 凭证管理系统是账簿管理系统的上游系统，是账簿管理系统的数据源。凭证管理系统通过 凭证过账处理来更新各科目的本月发生额、累计发生额及期末余额数据；账簿管理系统生成总 账和明细账时，凭证管理系统为其提供审核无误的记账凭证。由这些记账凭证及各科目的年初 余额、各月发生额、各月累计发生额、各月余额构成了账簿所需的全部数据。 第四章 系统的初步设计 4.1 各子系统功能模块的划分 4.1.1 系统维护子系统 该子系统中的各模块对整个系统的运行起控制作用，因此必须独立于其他子系统。系统维 护子系统主要完成如下一些操作： 系统初始化设置：财务管理信息系统被安装到计算机上之后，还必须进行初始化设置 才能正常使用。进行初始化设置时要求输入用户单位名称、建账起始年月、单位会计 主管姓名等基本信息。 操作员维护：进行操作员增添、删除、姓名修改、口令修改、操作权限分配，以及操 作员登录口令检查等。 账簿年、月初始化，月终结账等。 数据备份与恢复，表清理等。 运行日志查询等。 其他辅助性工作。 根据这些任务来是设计系统维护子系统的功能模块，如图 4-1 所示： 系统维护模块 企 企 业 基 本 信 息 年 会 计 准 则 月 员 工 管 理 数 往 来 企 业 管 理 运 系 统 用 户 管 理 19 图 4-1 系统维护模块的功能模块的划分 系统维护子系统并不一定是一个独立的模块。系统维护子系统的各下级功能模块将分散出 现在财务系统的系统主菜单的各菜单项或子菜单项、工具栏里。 4.1.2 凭证管理子系统 凭证管理子系统完成凭证的录入、修改、查询、审核、汇总、过账处理等任务。该子系统 是财务系统的重要组成部分，为财务系统采集、整理原始数据，并保证数据的正确性和可靠性。 凭证管理子系统完成从凭证录入到过账处理的一系列数据处理任务，包括凭证录入、凭证 修改、凭证查询、凭证审核与审核修改、科目汇总、过账处理等功能。具体功能模块如图 4-2 所 示： 图 4-2 凭证管理的功能模块的划分 4.1.3 账簿管理子系统 在账务系统中，账务处理的主要任务就是对会计科目和会计凭证数据进行分类、重组、归 并、汇总等处理，以此形成各种账簿和科目汇总数据。因此，账务处理子系统应具有总账、明 细账、科目汇总、科目体系维护和数据查询等功能模块，如图 5-3 所示： 凭证管理 凭 证 输 入 凭 证 模 板 管 理 凭 证 查 询 修 改 凭 证 审 核 凭 证 打 印 账簿管理 科 目 余 额 表 账 日 记 账/ 明 细 账 总 分 类 账 凭 证 过 账 本 月 结 账 试 算 平 衡 表 图 5-3 账簿管理功能模块的划分 4.1.4 报表管理子系统 报表处理子系统有两大功能：一是报表结构数据维护；二是报表生成和报表输出。 1、报表结构数据的维护 由于报表的格式和内容都不断地发生变化，为了能够适应这种变化，方便灵活地生成和输 出各种报表，该子系统必须满足：一、报表的栏目标题、栏目宽度、输出字体字号都可以自由 调整。还要能方便地向一个报表增加或删除栏目，以及不删除一个栏目而在输出时根据需要屏 蔽该栏目；二、报表的主标题、副标题、脚注等都可以由用户随意调整；三、报表的各单元格 数据值或数据源表达式可自由修改。而进行所有上述维护工作都不必改动源程序。 2、报表的生成和输出 包括报表的生成、报表查阅和报表打印。 4.2 计算机财务管理信息系统的处理流程 为了设计与计算机特点相适应的财务管理信息系统，在设计思想上要产生质的飞跃，彻底 摆脱手工会计形式的束缚。其中主要思想是：利用计算机快速处理数据的特点，将大部分数 据存储改为数据流，即以快速的数据加工取代中间数据的大量存储；变分散处理为实时处理， 即利用计算机的快速处理能力，将手工核算的长时间，分步骤的核算过程视为可瞬间完成的计 算机程序运行的过程；变分工协作为集中处理，即不需考虑采用分工协作方式来分散工作量 的问题。基于上述思想，该系统的处理流程如下： 由操作员通过键盘输入记账凭证，所输入的记账凭证暂时存储在记账凭证临时库中。 对凭证临时库中的记账凭证进行审核和修改，确保记账凭证无误。 随时对审核无误的记账凭证进行过账处理，更新科目发生额与余额库，并将已过账的凭 21 证转存到记账凭证总库。 根据科目发生额与余额库及记账凭证总库随时生成并输出日记账及各种明细账。 根据科目发生额与余额库随时生成并输出总账。 根据科目发生额与余额库随时生成并输出会计报表。 上述财务管理信息系统的处理流程如图 4-4 所示： 图例如下： 处理 处理流程线 打印文件 磁盘 原始凭 证 制证 输入 修改 凭证 临时 文件 输 出 记账凭 证 审核 过账 已过账 凭证文 件 登 记 明 细 账 科 目 汇 总登 记 总 账 编 制 报 表 科目发生 额及余额 库 总账 明细账 会计报表 各级科目发生额 及余额汇总表 图 4-4 财务系统的处理流程图 4.3 系统的代码设计 一、会计科目编码 本系统中对会计科目进行代码设计，会计科目是在设置账户的基础上，赋予每个账户的固 定名称。账户与会计科目的关系体现在：会计科目是账户的名称，账户是会计科目所反映的具 体内容。行政单位的会计要素分为资产、负债、净资产、收入、支出五类。与此相应，会计科 目也分为资产类科目、负债类科目、净资产类科目、收入类科目和支出类科目。每一科目除了 有名称、类别外还必须有编号。具体编码如下： 表 4-1 会计科目编码 编码对象 编码方式 位数 校验位 编码目的 会计科目编码 区间码 三位 无 将会计要素的内容具体化为会计指标 具体构成：百位数表示科目的性质与类别，百位上的 1，2，3，4，5，分别表示资产 类科目、负债类科目、净资产类科目、收入类科目和支出类科目。十位数和个位数表示每 类科目的序号。 举例： 一、资产类 三、净资产 1001 现金 3001 固定资金 1002 银行存款 3003 结余 1003 有价证券 1004 暂付款 四、收入类 1005 库存材料 4001 拨入资金 1006 固定资产 4004 预算外资金收入 23 4007 其他收入 二、负债类 . 2001 应缴预算款 五、支出类 2002 应缴财政专户款 5001 经费支出 5002 拨出经费 5005 结转自筹基建 二、会计凭证号 会计凭证是记录经济事项、明确经济责任并据以登记账簿的书面证明。凭证号要连续编号， 不得把不同类型的经济业务所涉及的凭证合并填制在一张凭证上。凭证号的编码如下： 表 4-2 会计凭证号 编码对象 编码方式 位数 校验位 代码化目的 凭证号 区间码 六位 无 连续的编码有利于后续的各种操作 具体构成：前两位为当前月份号码，后四位为当前月份的流水号 举例：060001 六月份第一张凭证 120047 十二月份第四十七张凭证 25 第五章 系统的详细设计 5.1 系统维护子系统 在系统维护子系统运行中涉及数据库表“运行环境表”、“管理员表”和“运行日志”。 为了确保系统安全可靠地运行，必须合理分配操作权限，实行系统的分权运行与分权控制， 需要建立一个表来分配各操作员的操作权限。系统程序就是根据该表的记录来判断各操作员有 权操作哪些模块、无权操作哪些模块。 1、“管理员表” 一般来说，为了系统运行的安全和分清操作责任，一个单位应只有一个人员拥有财务系统 的所有模块的操作权限（一般的系统中称为系统管理员，而在财务系统中应是身份为“会计主 管”的人员），而其他操作员都不能拥有所有的操作权限，特别是“系统设置权”。因此，首 先应确定谁是总账会计、谁做凭证审核、谁做过账处理等；从而分配给各操作人员相应的操作 权限。最后将分析确定下来的结果列成一个表。 2、“运行环境表” 为记录系统运行状态，控制系统的运行顺序，保证系统有条不紊地工作，需要建立一系列 运行环境表。系统每完成一道加工工序，就在该表中留下相应的标记，这一标记是系统进入下 一道加工工序的通道，如果上一道加工工序尚未完成，下一道工序就因没有相应的通道而无法 继续。如果某一加工工序每月只能运行一次（如：月终结算），若再次重复运行，系统标志将 起到拒绝执行的作用。该表还用于记录当前所处的会计月份和会计年度及当前凭证的编号情况 等。 该表中只存储一条记录，该记录所存储的内容是控制整个系统按步骤、有节奏地运行的环 境数据。 3、运行日志 运行日志表用于记录操作员进出系统的时间、所运行的模块等信息。它有利于强化操作人 员的责任心，分清系统的操作责任。由于这种表记录量较大，故每月建立一个表，编号从 “01”“12”。该中表分别命名为“运行日志 01.dbf”“运行日志 12.dbf”. 该表每月设置一个，用以存储各月份的系统运行日志数据。当新的会计年度开始，在做年 初始化时会自动将上一会计年度的所有运行日志复制到特定目录。 5.2 凭证管理子系统的详细设计 5.2.1 凭证管理子系统的处理流程 凭证管理子系统的处理流程如下图 5-1 所示： 原始凭证或记账 凭证 凭证录入凭 证修改 运行环境 往来档案 摘要 科目字典 临时记账凭证打印凭证 过账处理 凭证审核与审核修改 凭证查询 科目汇总 27 图 5-1 凭证处理子系统处理流程图 5.2.2 凭证管理子系统各模块的功能设计 一、凭证录入模块的功能设计 凭证录入的方式 凭证录入有两种方式，一种方式是先手工编制凭证，然后将其输入计算机。这种方式依赖 手工操作，自动化程度较低，且难以保证手工凭证与机内凭证的一致性。另一种方式是直接上 机制证，即在不编制手工凭证的情况下，直接上机编制凭证并在打印机上实时地输出凭证，这 种方式能大大提高系统的效率，确保是出凭证与机内凭证的一致性，故凭证的录入方式以直接 上机制证方式为好。本系统在凭证录入时，采用直接上机制证的方式。此种录入模式如图 5-2. 已过账记账凭 证 科目发生额与 余额 外币发生额与 余额 往来科目发生 额及余额 简化摘要输入的功能 凭证摘要主要是用汉字表述的，为了减轻录入员输入汉字的负担，本系统的凭证录入程序 采取相应的简化措施。其做法是提供一个帮助窗口，在凭证录入时，提供常用摘要的帮助和摘 要转抄。操作员可以先在凭证录入窗口输入摘要编码，帮助窗口中会动态地查找并显示对应的 摘要项，然后可在帮助中用鼠标后回车键选择所需要的摘要，这时，操作员也可以直接在摘要 输入区输入汉字或其他字母，而不使用摘要帮助窗口。另外，操作员也可以在不退出凭证录入 状态的情况下，（通过按钮 摘要维护 调用摘要维护模块）为一个新的摘要预定义一个便于记忆 的摘要编码或助记码，并将该摘要和摘要编码存储在“主表摘要.dbf”中（一般都习惯于用摘要 的前几个汉字的拼音字头组合起来作为助记码。如：摘要内容为“付职工医疗费”，起助记码 可编为“fzgylf”。于是，只要在凭证录入窗口摘要输入区输入 f、fz、fzg 、fzgy、fzgyl 或 fzgylf，在帮助窗口中就会出现输入编码所对应的一条或多条摘要的内容，输入的助记码越准确， 所获得的无用摘要就越少）。定义并存储一个新摘要项后就可在帮助窗口中使用该摘要项。另 外，为了计算机自动登账的需要，凭证上的每一行都必须输入摘要。此种输入模式见图 5-3。 图 5-2 简易凭证输入 29 简化科目名称录入的功能 方便金额的输入方法 输入借贷金额时，经常需要根据原始凭证进行简单的加减乘除运算，为此在凭证录入过程 中系统提供了计算器功能，操作员需要使用计算器时，可使用计算器 按钮调出计数器进行计算 并将结果返回到当前编辑区。如图 5-4 所示。 图 5-3 凭证模板输入 图 5-4 内置计算器 凭证录入处理流程 首先录入一张凭证，凭证录入完成后，要使用凭证检查按钮调用凭证检查程序检查凭证。 检查的内容包括：日期、附件数、摘要、科目名称等是否有漏添项，借方、贷方金额是否平衡 等。若经系统检测没有错误，则要求将该张凭证转存到“凭证表”中，并要求打印凭证。一张 凭证打印完成，使用录入下一张凭证 按钮回到凭证录入窗口录入，窗口中的原凭证自动被清除， 图 5-51 凭证打印预览 31 并提供一张新的空白凭证供录入下一张凭证。如图 5-5。 二、凭证修改模块的功能设计 凭证修改模块的设计概述 凭证修改是指对以前录入的、尚未审核（或审核未通过）的凭证进行的更正操作，从某种 意义上说，凭证修改相当于错误凭证的再次输入。因此，凭证修改模块与凭证录入模块应具有 基本相同的功能结构。但仍有以下几点应加以区别对待： 要对某一凭证进行修改,首先必须从“凭证表”中将需要修改的凭证调出来，因此凭证修改 模块中提供了按凭证号查找凭证的功能。 对凭证进行修改前，首先检查凭证是否已通过审核，对已审核通过的凭证，不允许再进行 修改，除非由凭证审核员同意修改其审核结论。另外，对已过账的凭证也不提供修改的功能。 凭证号和日期是在该凭证录入时由系统自动给给定的，因此凭证修改只能修改凭证的具体 内容，而系统不提供凭证号和日期的修改机会。 在修改凭证时，可能需要对原凭证的记录进行删除，但删除后的凭证记录数不能少于两条， 即删除后至少要保留一借一贷两条记录。也不允许将错误凭证完全删除，以免出现凭证号并不 连续的错误。 修改凭证也不要直接针对“临时记账凭证.dbf”进行，因此本系统设计了视图“凭证修改”。 凭证修改模块的工作流程 选择要修改的凭证号； 调出凭证。若在表中找不到该凭证或该凭证已审核通过，系统应给出提示，并要求重 新输入凭证号或放弃修改操作； 与凭证录入模块的操作类似，对凭证进行修改； 检查修改的凭证； 保存经过检查的凭证，并打印该凭证； 图 5-6 凭证查询、修改和删除功能 若要继续修改其他凭证，则重复步骤。 三、凭证查询模块的功能设计 凭证的查询对象和查询方式的设计 查询对象的设计：包括未过账的凭证和已过账的凭证。由于查询对象不同，涉及的表就不 同,因此设计进行选择的功能。 查询方式的设计：由于用户的需要是多方面的，而且具有很大的不确定性，在不同的情况 下可能提出不同的查询要求，因此在凭证查询模块中，本系统提供了以下几种查询方式： 按凭证号查询：即按精确的凭证号查询，用户输入准确的凭证号后，以后在查询窗口调出 这张凭证。 按凭证号区间查询：即按照凭证的起止号区间查询若干张凭证。 按日期查询：即用户输入一个日期区间，可以调出这个区间内的所有凭证。 按科目查询：即用户输入一个科目编号或科目编号的前若干位，可调出对应科目编号的所 有凭证，或科目编号的前几位与输入的号码相匹配的所有凭证。 自定义查询：由用户自己根据表中存储内容组合查询条件，以满足特殊的查询要求。 凭证查询模块的工作流程 选择查询对象（已过账或为未过账凭证）； 选择查询方式（按凭证号或科目编号或日期或自定义）； 按选择查询方式输入要查询凭证应满足的条件； 调出凭证。若在表中找不到满足条件的凭证，系统给出提示，并要求重新输入查询条 件。 四、凭证审核与审核修改模块的功能设计 记账凭证的编制，实质上是将原始凭证上用一般语言描述的经济业务，改用会计的专用语 言即复式记账语言进行再描述的过程。这种再描述的结果是否符合会计核算原理和有关规范制 度的要求，还要经过严格的审核。只有经过审核无误的记账凭证才能登记有关账簿。 计算机财务系统中的凭证审核，因采用的制证方式不同，其工作内容也不同。在“先手工 制证，再输入计算机”的制证方式下，凭证审核需要经过两个步骤：第一步是对手工凭证本身 的审核，审核的内容主要是检查记账凭证所附原始凭证是否规范完整，记账凭证与所附原始凭 33 证所反映的经济业务内容是否一致，记账凭证中应借、应贷的会计科目及其金额是否正确，记 账凭证中有关项目填列是否齐全。手工记账凭证经审核无误后输入计算机；第二步是对输入计 算机内凭证进行审核，主要检查机内凭证与手工凭证是否严格一致。在“直接上机制证”方式 下，凭证输入过程就是记账凭证的编制过程，每张凭证输入结束后立即打印输出，因此，不存 在机内凭证与手工凭证数据不一致的问题，而且凭证中有关项目填列的完整性和借贷平衡的审 核已由计算机程序自动给予保证。这样，凭证审核的对象应以打印输出的凭证为主，审核的主 要内容是检查打印出的凭证与所附原始凭证反映的经济业务内容是否一致，应借、应贷的会计 科目及其金额是否正确，日期是否正确。 凭证审核人员对凭证进行审核之后，一方面要将其审核结论输入计算机，另一方面要及时 通知有关人员对错误凭证进行修改。 之所以要将审核结论输入计算机，目的有二：其一是为了防止其他人员对已审核通过的凭 证进行修改，凡经过审核人员审核并加注“通过”标志的凭证，系统将拒绝任何人对其进行修 改操作；其二是我为了防止未经审核或审核不合格的凭证进入后续处理阶段，凡未经审核人员 审核并加注“通过”标志的凭证，系统将拒绝对其进行过账处理。 凭证审核员之所以要通知其他人员（原制证人员）对错误凭证进行修改，而不是自己去修 改，目的是为了分清责任。凭证审核员只有凭证审核权，而无凭证输入和修改权；凭证输入员 只有制证和修改权，而无凭证审核权。这样有利于形成分工明确、相互牵制的系统运行机制， 也符合会计工作内部控制原理的要求。 凭证审核的功能主要是最简洁、最快速地将审核员的审核结论正确地输入计算机，以更新 “凭证表”中审核标志字段。 审核修改实质上就是修改审核标志。即以前审核通过但还没有过账的凭证，后来发现审核 结论有误，这时候就需要对原审核标志进行修改。只有将其审核标志修改为不通过或修改为空， 才能在凭证修改模块中对该凭证进行修改，修改后的凭证还需要重新进行审核。 凭证审核与审核修改的操作过程和程序设计绝大部分是相同的，并且都较简单，因此将它 们设计在同一模块中。凭证审核其工作流程： 输入或选择待审核的凭证号（可一次选择多张凭证）。若“凭证表”中没有未审核或审 核未通过的凭证，则给出相应的提示。否则，将凭证调入审核窗口； 对调入审核窗口的凭证进行审核。没有审核的凭证的“审核标志”栏里是空格，对审核 不合格的凭证，通过在“审核标志”栏输入“F”标志来表示，对审核合格的凭证，通过在“审 核标志”栏输入“T”标志来表示。 可在“审核标志”栏用空格键在“F”、“T”、“空格”间进行切换的方法输入审核标志。 为了后续处理方便，规定：对凭证做审核合格或不合格的标志时，要对该凭证的所有记录 做标志，而且，所做标志一定要一致。 为了避免出现同一张凭证中记录间的审核标志不一致的情况发生，也为了简化操作，减轻 凭证审核人员的工作负担，可以设计一个自动检测机制，使每当修改了一张凭证中的某条记录 的审核标志时，该凭证其他记录的审核标志都同步进行修改。 进行审核确认并将审核结果写入“凭证表”，或放弃审核； 若要继续审核其他凭证，重复过程 。 五、过账处理模块的功能设计 凭证经过审核后即可登记入账。过账处理的功能就是用“凭证表”中经过审核通过的凭证 来汇总更新“科目发生额及余额表”。 由于有了“科目发生额及余额表”，在计算机中就相当于有了明细账和总账，因此，可把 用经过审核无误的凭证更新“科目发生额及余额表”的处理过程称为过账处理。这一步骤虽然 没有像手工处理那样将凭证转抄到有关账页上，但该步骤与后续的账簿生成模块结合起来，却 能完成与手工处理完全相同的过账处理。 5.3 账簿管理子系统的详细设计 5.3.1 总账模块的设计 总账是会计核算所不可缺少的账簿之一，也是最重要的账簿。总账是由表“科目发生额及 余额表”按总账科目汇总而形成的，总账科目是表“科目发生额及余额表”中出现的科目所属 的一级科目。总账模块功能比较单一，具有生成并显示总账和打印总账两个功能。如图 5-7 所示。 35 5.3.2 明细账模块的功能设计 与总账一样明细账也是账务处理所不可缺少的重要账簿。明细账与总账之间存在着数据核 对关系，这种核对关系在计算机处理时，不如手工核算那么重要，其原因是在计算机处理时， 总账和明细账的数据源都是会计凭证，并且计算机不会发生计算错误，所以在正常情况下，总 账和明细账之间的数据对应关系肯定是正确的。此外，在采用计算机进行核算时，不单独设置 现金和银行存款。而是将这两个科目与其他科目等同处理。如果对已录入的会计凭证及时做过 账处理，那么计算机可随时生成明细账。如图 5-8 所示。 图 5-7 总分类账 5.3.3 科目汇总模块的功能设计 科目汇总就是对各会计科目的发生额与余额进行汇总。本系统中对于普通科目的汇总，除 了要逐级进行汇总外，还需要按科目级别进行汇总。 逐级汇总是指对选定的一个会计科目，对该科目的所有下级科目的发生额及余额进行汇总， 或者对该科目的上一级科目进行汇总。 按科目级别汇总是指对选定的一个总账科目（一级科目）及选定的汇总级别， 将该总账科 目从二级汇总到指定的级别。 5.3.4 数据查询模块的设计 数据库查询模块要满足不同层次使用者的需要，能方便灵活的进行数据查询。除了提供一 般的特定条件查询方式外，还应提供通用的条件查询方法。 图表 2-8 日记账/明细账 37 5.3.5 会计科目体系维护的功能设计 一般科目的科目字典分