公务卡在企业财务管理中的应用

公务卡在企业财务管理中的应用 摘 要：费用的透明化，一直是财务管理的一个难点，传统的现 金支付和报销方式已落后于现代科技，且存有现金保管不安全和 携带不方便、借款还款报销环节多和票据真实性、合法性审核难 等问题。公务卡作为一种现代化支付结算工具，不仅携带方便， 使用便捷，而且公务卡透明度高，所有的支付行为都有据可查、 有迹可寻，相关数据在网上能够及时反馈。财务人员既不需要经 常提取和保管现金，工作人员也不需要提前借款，财务部门还可 以有效监控单据支付的真实性和规范性，方便快捷，安全简单， 能有效克服传统的现金支付方式下存在的问题，对提升预算单位 财务管理水平，具有极大的促进作用。但是多数企业在使用公务 卡的过程发现，有很多实际问题得不到解决，如对账困难、员工 不及时报销、公务卡私用等。单纯的使用公务卡，最终反而使给 财务管理带来了很多麻烦，增加了很多的工作量。为此公务卡只 有结合企业的电子信息化报销管理系统才能发挥其最大的财务管 理作用。 关键词：公务卡；信息化；财务管理 一、目前存在的问题 （一）员工使用积极性不高 大多数企业为了降低公司的责任风险，一般让员工办理两张卡， 一张公务卡，另外再加办一张借记卡，两张卡进行捆绑，这样每 到账单日的时候，银行会自动从其借记卡上直接扣款还款，报销 时公司再将报销款汇到他的借记卡上或者预借一部分资金到其借 记卡上。这种方式，从根本上并没有真正做到让员工不垫付资金， 员工还是在垫付一部分资金，只是期限会短一些。而且要办两张 卡，手续麻烦，对员工来说没有真正意义上缓解资金压力，所以 大部分员工对此并不积极，反而抵触情绪加大，最终的公务卡只 成了个摆设。 （二）数据不能有效使用 虽然银行提供了大量的数据资料，但是大多数企业的报销还是 手工审核和入账，相关数据的关联性很差，对报销单的数据不可 能每一笔上网去核实，最多只能去抽查，所以往往使得公务卡的 数据优势不能发挥其应用的作用。最终使得公务卡变成了一普通 意义上的一张信用卡，其时监督的功能得不到应有的使用。员工 也往往以各种理由来说明无法刷卡，导致刷卡的信息量越来越少， 采集的数据也越来越少，越来越没有参考价值。 二、解决问题的方法 （一）建立银企互联信息系统 1.建立电子化的报销系统。企业全面推行电子化报销，建立网 上报销系统，网上预算、网上申请、网上报销、网上审核一站式 无纸化，全面废除手工报销和审核的传统方式。 2.银企互联数据对接。银行从刷卡消费入账日起以“t+2”的时 效将数据传输到数据平台供企业下载，包括每笔交易的员工卡号、 员工号、交易时间、地点、交易摘要、币种、金额等，满足企业 报销系统对于商务卡交易数据方面的需求。 3.数据上传界面的处理。各分管财务需要每天审核系统传过来 的每一个员工的每一笔消费记录，可以批量审核，对不合格的可 以退回。审核通过的系统，会用短信通知到报销人：“你最近的 公务卡消费记录已经上传到系统，请在两天内上网填报冲销！被 退回修改的，短信也会通知到报销人：“你公务卡消费的？菖？ 菖？菖元，审核没通过，请你自行还款！所有记录按人，消费日 期进行排序。每笔点击消费单号后，会看到公务卡的所有明细记 录，并能下载出来。每个人员记录后面，会自动显示公务款欠款 的余额，点击余额可以查看和导出相关明细，并有短信催报功能。 能导出所有公务卡的消费明细表。汇款批次与账单日相同，为同 一个批次。 4.被退回的界面。这个界面是收集那些被退回的公务卡消费记 录，这些退回的消费记录表明公司不承担还款，需要个人自己去 还款，这个界面只有财务经理有管理有权限，特殊情况下可以恢 复数据，并能导出相应的报表。 5.公务卡汇款明细界面。此界面将从银行下载的数据进行实时 的状态监控，各分管财务能看到分管区域的状况。可以对账单日， 还款日，上传日等字段进行选择排序，财务经理能看到所有的数 据，并能下载导出。 6.报销界面。审核通过后，在报销界面上将员工的消费作为预 付款直接挂到员工的账上，用不同的颜色标出来。系统会每天对 公务卡消费没有冲销的记录，每天一次短信通知到用卡人。 （二）会计处理自动化 1.无须手工对账。由于实现了银企互联，传统的手工对账，无 须再做，系统会自动对账。 2.会计处理。当报销系统采集到消费数据审核通过后，在还款 日直接通过网银由公司还款，无须员工垫付资金。此笔资金将作 为员工的借款入账，挂在其名下分录为： 借：应收账款？菖？菖？菖员工 贷：银行存款 当员工报销时，通过系统直接冲销其名下的借款，当所有票据 审核通过后，自动产生入账分录为： 借：营销费用 贷：应收账款？菖？菖？菖员工 月底时，应收账款的 t 字账户余额应当是平的，否则显示有问 题，需从明细账开始查对。 三、公务卡运作简单流程图 四、结论 总之，公务卡在企业中的应用不能是单一的，一定要与信息系 统相结会才能真正发挥其应有的管理作用，否则公务卡会成为一 个摆设，沦落成为一个普通的信用卡的功能。通过与企业信息化 的的配合后，真正方便了员工，真正意义上做到无须员工垫付一 分钱，员工花钱，公司付钱，通过信息系统得到及时监控，员工 也无须办理两张卡，一卡刷遍天下，方便快捷。同时，财务管理 也得心应手，大量的数据无须人工去核对，入账也变得简单自动 化，基础数据的处理全部交给系统，财务人员把更多的时间和精 力放到了管理上，对数据进行深入的分析，提出更有价值的管理 意见。 参考文献： 1 陈孝来.企业营销费用的控制模式研究d.南京：南京师 范大学商学院，2004. 2 cunningham.the sarbanesoxley yawn heavy rhetoric，light reform（and it just might work）j. connecticut university law review， 2002，vol（4）：16. 3 储稀梁.coso 内部控制整体框架：背景