各文职岗位的工作职责

工厂文职类岗位职责专业培训资料 一、前台文员的 工作责： 2 二、人事文员职责： 3 三、行政文员岗位职责 3 四、采购文员工作内容和工作职责 4 五、生产文员: .5 六、仓库 文员的工作职责主要有： 5 七、 （销售助理）工作职责： .5 八、部门秘书 6 九、总经理秘书 6 十、跟单文员 7 一、前台文员的工作责： 一般都是客户或来访者进门，前台就要马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。前台的工作非常琐碎，但同时 也是公司运营中最重要的一部分。首先前台是一个公司的门面，每个来公司的人最先接触到的就是前台（也 包括打电话）所以前台的素质、语言、行为、举止是直接代表公司形象的。都应使用礼貌用语（参照五星级 酒店前台及电话总机）。其他的要看你所在的公司大小和需要。比如接待客人、接打电话、收发传真、快递、 给员工订饮用水、订餐、给出差人员订票、公司的卫生。 以下为大家介绍前台文员的工作内容及工作方法 前台文员负责对接听电话、接待来访、处理其它日常的工作。 工作内容 （一） 接听电话 接听电话后的第一句问候语：“您好，这里是，请问有什么需要或请问有什么可以帮到您” 1.处理外界联系业务（或推销）电话：原则上是拒绝。 对于此种电话，前台文员须先问三个问题： 你是哪里？询问公司名称。 你贵姓？ 有什么事?了解目的。 2.处理找人的电话：要先问三个问题 （你是哪里？你贵姓？有什么事） （二） 前台接待 购材料（供应商生产客户） 1. 客户来访：前台文员先进行来访登记，然后立即通知相关的销售人员（或销售部经理）到前台来接待， 客人走时登记离开时间。 2. 求职者面试：通知相关招聘人员前来接待。 （三） 销售代表：由招聘部招聘专员专门在前台接待 （四） 销售经理：总经办 （五） 招聘经理、招聘专员： 外来访客：了解探访对象，进行来访登记。 (1) 要先问三个问题（你是哪里？你贵姓？有什么事？ () 属于参观客人，先询问是与谁联系的送货人员：电话通知相关的采购人员验收货物。 (1) 属于电脑设备、网络设备，通知网管 (2) 属于办公用品，通知人事行政助理 （六）日常工作 1.开关射灯及办公区域照明。 2.来访人员的出入登记表 3.每日更新销售人员分机表。 相关表格 员工分机表 来访出入登记表 员工出入登记表 （车辆登记表） 第 3 页共 7 页 二、人事文员职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作最需要的是耐心和细心。 三、行政文员岗位职责 工作概述： 制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加规范、合理；合理安排车辆调度；员工日常行为的 督导；办公区域的管理；日常行政事务的管理。 工作职责： 1、拟制行政管理制度，并对各部门执行情况进行监督、检查。 2、有效合理的安排公司员工用车，以提高员工的工作效率。 3、负责员工餐的安排及协调工作。 4、按管理规定和作业流程及时完成公司人员的名片印制。负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。 5、根据公司年度行政预算及库存情况进行办公用品、办公设备的采购，超出预算的支出需经部门经理、财 务部总监批准后方可采购。并严格按照采购管理制度进行采购，要货比三家（至少三家），进行询价、比价、 议价按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。负责各类 办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实 相符。新进员工 办公桌位的安排。负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。 6、负责办公区域的管理。 7、员工日常行为规范的管理，并进行相应的奖罚。 8、配合行政部经理做好年度行政预算工作。 9、负责公司通讯费用的审查与管理工作。 10、负责会议室与活动中心的管理工作。 11、负责为客户和公司活动准备场地。 12、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。 负责下班时对整 个办公 13、区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等 、关闭情况并做记录。 14、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。 15、完成行政部经理临时交办的其他任务。 四、采购文员工作内容和工作职责 采购文员主要是编写采购合同等文件，整理采购资料，负责采购部门的日常事务，保证采购部门顺利 开展工作，成品半成品加工电镀 一、采购文员工作内容 1.编写采购合同等文件，单价对比，报价单输入系统。 2.编制采购部门的周报表或月报表 3.收集、整理与统计各种采购单据与报表（入库单） 4.采购品质记录的保管与维护 5.采购事务的传达 6.整理供应商资料，包括供应商的报价情况、产品种类等 7.协助采购员完成价格谈判等工作 8.管理日常采购文件，记录采购进度 业务生产需要仓库申请订购采购供应商下单 6.96.25 二、采购文员岗位职责 1.负责登记请购单、验收单 2.负责登记订购单与合约 3.负责记录和监督交货 4.负责安排与接待来访客人 5.负责申请与报支采购费用 6.负责申请进出口文件 7.负责电脑系统输入作业与档案管理 三、采购文员岗位职权 1.有权提醒采购员遵守日常规范 2.有权监督采购员的工作进度 3.有权安排上级领导的活动日程 4.有权联系并接待供应商 第 5 页共 7 页 五、生产文员: 统计 1. 协助生产经理根据销售部销售计划安排生产计划； 2. 据生产计划计算原料需求，将原料需求交采购部，随时向仓库核实库存是否满足生产要求； 3. 做周或月生产统计表； 4. 文件归档，会议记录之类的杂事； 六、仓库文员的工作职责主要有： 仓库在生产企业的意义与作用有两点: 一是在现代企业中,仓库是集中反映工厂种类物资活动状况的综合场所,清晰、准确的报表、单据账目等物料 信息的记载,为会计核算部门提供了较为便利的信息来源。 二是在生产企业中,仓库是连接生产、供应、销售的中转站,是生产过程中必备的周转场所,参与生产经营,编 制供应计划,跟踪物料消耗情况,提供物资信息已成为现代仓库管理的重要工作内容。由此可见仓库自始至终 贯穿于企业生产经营的整个过程,对促进生产提高效率起着重要的辅助作用。 1.根据各仓的上报原始单据（入库单、领料单、出入单）及时输入计算机。做好日报表、周报表。 2.根据计算机单定期或不定期对仓库账目和实物进行抽查,并向主管反映结果。 3.统计订购单的进出存状况,打印计算机汇总表。 4.向会计部门提供成本核算数据。 5.对仓库进出仓物料活动情况的终端跟踪。 6.监督仓库备料和出货情况。 7.掌握物料到厂的时间。 8.跟踪成品卸货情况。 七、 （销售助理）工作职责： 1. 电话的接听工作及上门客户的接待工作。熟悉公司产品的基本情况，得体的回答问题或转给相关人员 （部门） 。 2. 客户资料的管理工作，包括数据的收集整理分析，相应产品信息的 email，及信息反馈工作。 3. 网站的更新及相应软性文章的发表收集工作。 4. 广告的管理工作。包括印刷品的设计制作，小礼品，促销活动的策划和制作。 5. 产品的网上直销工作，包括电话销售和订单处理 6. 处理客户订单，督促生产部按时完工，保证按时交货。 7. 编制各客户销售月报表（包括产品名称、数量、单价、合计金额、出售日期等） 。并作出分析。 八、部门秘书 工作职责： 1、负责组织部召开的各种会议的会务工作，做好会议记录，起草会议纪要、简报，协助督促各单位贯 彻落实各项工作任务的情况。 2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等，保管使用印鉴、介绍信及经费本。 3、草拟年度工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。 4、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理，做好上级及校内有关文件收发、登记、传阅、下发和年 终清理、立卷、归档工作，办理定购和发放各种学习材料。 5、做好部门信件登记、分发、寄发工作，受理党员干部来信来访工作，及时做好登记、自办或传递等工作， 遇到重大问题及时向部领导汇报。 6、协助部领导协调各个岗位的工作关系。 7、深入基层单位调研做好部门领导的参谋和助手。 8、协助做好部办公室的日常工作。 9、做好部领导交办的其他各项工作。 九、总经理秘书 工作概述： 负责文件的汇签、收发管理；对公司级会议进行记录，并整理成文；处理总经理日常行政事务、会议、 接待、活动、报销单整理等工作；负责总经理和各部门总监的联络工作；整理总经理的文件；完成部门经理 布置的各项工作。工作职责： 1、协助总经理处理公司公文、行政事务。 2、执行总经理交办的各事项。 3、了解文件管理制度、日常文件的收发程序。 4、拟定文件的借阅权限及借阅规定，并严格按规定借阅。 5、负责文件的汇签、收发、管理工作。 6、做好公司级会议的记录、并整理成文。 7、严格执行保密制度，做好各项保密工作。 8、总经理活动、接待方面的安排、报销单的整理、来访的接待，与各部门联系密切。 9、有关文稿的撰写及审批。 10、公司会议、报告的安排。所有资料的存档。 11、每周一提交上周工作总结和本周工作计划 第 7 页共 7 页 十、跟单文员 一、跟单文员定义 跟单文员的定义：（什么是跟单文员？）Documentary Handler 跟单文员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不 能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。 二、跟单文员的工作定位 跟单文员的工作定位：(工作性质) 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动 的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。 因此，跟单文员要： （1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。 （2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。 （3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。 （4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。 （5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。 （6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。 （7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。 跟单员是业务助理：跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进 客户，因此跟单员要： （1） 函电的回复： （2） 计算报价单 （3） 验签订单 （4） 填对帐表 （5） 目录，样品的寄送与登记 （6） 客户档案的管理 （7） 客户来访接待 （8） 主管交办事项的处理 （9） 与相关部门的业务联系 跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度， 货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能 是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。 职责 ： 一：跟单文员是从接到订单起的那一时刻起都要忙，对价钱，跟客户确认，制作厂内订单，通知各部门。 二：待货物快完成时还要联系报关，船务公司与拖车行，以及报关单证的填制，信用证跟单和跟进有关 的业务。 三：另外，跟单文员也必须对电脑有一定的了解，熟悉互连网基本操作，比如手发 EMAL 等，报关也是 相当重要的一部分，需要有这方面的相关经验，知识。 业务要求 跟单文员主要是维护客户方面，不用自己去开发客户，相对来说。业务员压力大些，要独立开发客户.