navision之采购管理

采购管理 采购工作主要是适时、适量、适质、适价为生产部门提供生产所需要的原材料（或外加工 件） 。采购管理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。 采购部流程图如下示: 相关部门 流程图 相关单据 PMC/其 它部门 采购部 采购部 采购部/ 主管审批 采购员 采购部 仓库 IQC/品管 科/物管 科 仓库 资讯科 仓库 财务部 采购部 财务部 是否新品 否 是 新品试产打烊 是否原供应商 是 否 供应商发货 是否在交期 数量是否正确 分批 入库 是 是否 否另作 处理 PR,请购单 (必 须注明交期) 新品承认书 新品承认书, 供应商评价 表 报价单 采购单 送货单 送货单/退货 单 IQC 检验报 告 仓位调整单 送货单,收货 单,已过账收 货单,IQC 检 验报告,入库 单(共五份送 交财务) 供应商评价 表,合格供应 商名单 采购申请 仓库收货 IQC 检验 仓库接受 付款(发票) 供应商评价/考核 PO 归档 不 合 格 退 货 并 通 知 采 购 OK 询价,议价,报价 PO 收货 委外收货 从 ERP 中打印收货单,过账 直接 PO 收货 收货过账待检仓 正式下 PO 给供应商 过账 资讯过账仓位调整 新供应商开发流程 不 合 格 退 货 并 通 知 采 购 3 采购管理下,主要讲解以下几个模块的使用: 1、供应商卡的建立和维护 2、采购业务（包括报价和订单） 3、贷方通知单 4、退货管理 采购管理的操作界面如下: NAVISION 的工具栏,如下: 工具栏图标: 打印.此处需设定打印端口,与所选择要打印的文档相联. 放大.将所选文字区进行放大. 剪切.将当前选定内容剪切至剪切板. 复制. 将当前选定内容复制至剪切板. 粘贴. 将当前选定内容复制至剪切板. 撤消.撤消当前最后一步操作. 新建.新建一张单据或记录. 删除.删除单据或记录. 查找.查找所需要的单据或记录. 区域筛选. 标签筛选. 筛选. 显示所有记录. 排序. 第一条记录. 前一条记录. 下一条记录. 最后一条记录. 列表.显示所有记录. 1.1 供应商卡的建立和维护 操作人：采购员 操作界面：采购管理订单处理供应商 操作步骤： 1、点击 F3 创建一个空白的供应商卡 2、输入供应商信息 注意：每个供应商卡片有多个有效栏。这样就可以把相似的信息放在同一栏中而不会 使屏幕混乱不堪。当采购单据创建时，采购单据表头中的供应商信息将从供应商卡中自动 获取。 供应商卡片也包含了一个供应商和一个采购按钮： 供应商-用于显示该供应商的更多信息如，供应商的维。它也用于访问所有供应商的列表。 采购-用于显示该供应商的不同的采购单据和与该供应商相关的标准发票折扣。 5 1.2 采购业务（包括报价和订单） 如果您向供应商索求报价，您可以在 NA 中准备一张采购报价并作为采购 -报价报告发 送给供应商。供应商就可以使用该信息为您准备一张报价。 NA 采购报价不会影响其它的应用区，所以采购报价的物料不会在库存中。当您想确认 从供应商中购买货物的协定时，可使用采购订单。 一个采购报价也可作为采购订单的一个预示。采购报价转换成采购订单后，物料就可 以储备在库存中了。 下面，我们将采购一些无库存的物料。首先，创建一张报价，然后，当批准该报价时， 可把其转换成订单。 1.2.1 创建一个新的采购报价 1.操作人：采购员 操作界面：采购管理订单处理报价 操作步骤： 1、新建：按 F3 新建采购报价，按回车获得编号。 、选择供应商：在采购自供应商代码中选择某一供应商，按回车。 会带出相应的 供应商信息. 、填写采购行：在类型中选择相应类型，编号中选择物料名称，数量中输入要采购 的数量。可以在一张报价单中建立多个采购行，要确定这些物料都是由同一个供应商提 供。物料卡的目标价格将显示在行中，并且用数量和折扣进行计算。 这样，您就已创建了一张采购报价。 2.将同一物料的每个厂商的报价资料录入 ERP 系统中,具体操作如下: 在采购管理计划物料,最下面 采购价格 点价格后进入下面的页面 在 Quotation No.录入相应的报价单号,选择相应的供应商代码,录入直接单位成本和相应 的日期. 7 1.2.2 将采购报价转换成采购订单 操作人：采购员 操作界面：采购管理订单处理报价，采购订单 操作步骤： 1、在刚才建好报价的订单上点击“建立订单” 2、出现一个提示，询问您是否想把报价转换成订单，点击是。注意系统为其创建的订 单所生成的订单编号。如当您想进一步操作订单时，这将十分有用。 3、关闭报价窗口。 4、在“采购订单” 窗口可以查找到刚刚生成的订单。 1.2.3 PR 转采购 在采购管理计划需求工作表.如图示: 9 将所需求的物料确认后,由采购进行转 PO 操作,点击功能执行行动信息如图示: 点 OK 即转为 PO,转为 PO 后 ,如下显示已经转成的 PO 订单:订单中一定要注意几点: 一:首先采购单号对应相应的采购员 .天彩对天彩(SL-LPO),达升对达升(TS-TPO), 如下图,采购员一定要选择好自己的代码,是 SL 还是 TS 二:在发票一栏,需要注意,付款至供应商代码与过账序列号 11 1.2.4 仓库收货 操作人员:仓库人员 操作界面:采购管理-订单处理-采购订单 操作步骤: 1. 找到相应的采购单号,把数量确认后输入, 2. 然后点过帐,出现提示:收货还是开发票 , 此处注意,收货指仓库收货入库,开发票指财务过 账. 1.2.5 接收订单 操作人：财务会计 操作界面：采购管理订单处理采购订单 操作步骤： 供应商发票和货物可能不会同时收到。采购订单功能就像销售订单，只是由发货变为 收货。您可以分期接收和分期开发票，就和销售订单一样。 当仓库管理员告知物料已经入 库时，我们就可以接收订单了。 操作如下： 1、选择对应的采购订单。 2、在过帐日期中输入接收物料的日期。 3、点击过帐- 过帐。我们可以选择单独 “收货”或者“开发票 ” 。 注：我们不必一定遵照上面程序，如 1、不用报价直接创建采购订单，创建方法同创建报价一样。 2、不用由报价转换而是直接创建并过帐订单 。 3、不创建订单就创建和过帐发票 。创建发票的程序与报价和订单的类似。 采购订单和发票在过帐其数据到一个或多个日记帐的过帐程序中，具有一系列的过帐 方法。这些过帐方法的目的是通过合适的分类帐从一个订单或发票过帐到合适的日记帐中。 这是这样完成的：转换数据到分类帐，然后用其自身功能过帐分类帐。这一定可以完成因 为系统的数据结构的统一性。如下图表描述了采购过帐流程： 13 1.3 贷方通知单 在本节将学习贷项通知单，重点是收取一个贷项通知单，把贷项通知单和相应的发票 相吻合，过帐贷项通知单。 如果您要使用系统的开发票工具，使用采购贷项通知单也是一个好办法。他们帮助您 更简单地管理您的付款。 1.3.1 接收贷方通知单 操作人：采购员 操作界面：采购管理订单处理贷方通知单 操作步骤： 通常当您退货给供应商时常接收采购贷方通知单，但您也可作为赔偿-采购宽限来接收。 另外，您可以用采购贷方通知单来纠正一项错误的采购发票。 当您接收采购贷方通知单时，您将在采购贷项通知单窗口中输入详情。 1、按 F3 并按回车来创建新的贷项通知单。 2、点击功能- 复制单据。 3、选择文件类型：为已过帐发票。 4、在文件编号中，点击帮助按钮以显示已过帐的采购发票。 5、为某一供应商选择已过帐发票。 6、选中 Include Header，保留 Recalculate Lines 为空白。 7、点击确认。 您将看到贷项通知单现在已填写了已过帐采购发票的所有信息。 8、在供应商贷项通知单编号中输入。 15 1.3.2 过帐贷方通知单 操作人：财务会计 操作界面：采购管理订单处理贷方通知单 操作步骤： 在采购贷项通知单窗口中输入了所有信息并做了更改后，您就可以过帐贷项通知单了。 推荐在您过帐一项贷项通知单前，打印一份测试报告。 操作如下： 1、在您想过帐的贷项通知单中，点击过帐-过帐。如果您也想在过帐的同时，打印贷 项通知单，点击过帐- 过帐并打印 。 2、贷项通知单和发票过帐十分相似，只是发货变为收货。点击是来确认贷项通知单的 过帐。 备注： 点击采购_应付款项-已过帐贷项通知单和导航，可以看到已完成的分录。 如果您在采购_应付款设置窗口中选中贷项通知单中的退回发货，系统将创建一个已过 帐退货和已过帐贷项通知单。要查看已过帐退货，点击采购_应付款项-已过帐贷项通知单。 1.4 采购退货 由于供应商提供物品不合要求,我们需要进行退货就需要用到采购退货 TS 及 HK 采购退货处理方法： TS：采购打印退货单交于 财务，财务过帐并保留黄联，其他联交给仓库退货， 退货后白联交给财务保留； HK：采购打印退货单交于财务，财务保留黄联但不过帐，仓库打印 Trans Order 及退货单其他三联单交宗天带于 HK 李生过帐，白联给供应商签收并收回退给 TS 财务，HK 留红联。 各单据（除 SPO）收齐后 TS 将单据寄到 HK。 退货/补货注意事项：今后所有补货单须经林总审核方可发行；当退货与补货不同时， 请采购及时将信息知悉相关部门跟进；退货单编码以订单编码为基准，在其后加-1、-2 、- 3以区分多次退货。 1.4.1 建立一个采购退货单 操作人：采购员 操作界面：采购管理订单处理退货单 操作步骤： 1、按 F3 并回车创建一个新的退货单，并自动产生退货单号 2、选择“采购至供应商代码”选择需要的供应商 3、勾选 Verified 和 Approved (主管确认的过程) 4、填写退货单行，包括类型、编号、货币代码、退货原因、 、货仓代码、数量、单价、 需发货退货数量和需开票退货数量。 17 1.4.