国家行政机关标准公文写作格式

国家行政机关公文格式 目录隐藏 前 言 1 范围 2 引用标准 3 定义 4 公文用纸主要技术指标 5 公文用纸幅面及版面尺寸 6 公文中图文的颜色 7 排版规格与印制装订要求 前 言 1 范围 2 引用标准 3 定义 4 公文用纸主要技术指标 5 公文用纸幅面及版面尺寸 6 公文中图文的颜色 7 排版规格与印制装订要求 8 公文中各要素标识规则 9 页码 10 公文中表格 11 公文的特定格式 国 家 行 政 机 关 公 文 格 式 GB/T 9704-1999 代 替 GB/ 9704-1988 Layout key for official document of admini stration 编 辑 本 段 前 言 本 标 准 根 据 国 务 院 办 公 厅 发 布 的 国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办 法 的 有 关 规 定 对 GB/T 9704 1988 进 行 修 订 。 本 标 准 相 对 GB/T 9704 1988 作 如 下 修 订 ： （ 1） 将 原 标 准 名 称 国 家 机 关 公 文 格 式 改 为 国 家 行 政 机 关 公 文 格 式 ； （ 2） 删 去 原 标 准 中 的 引 言 部 分 ； （ 3） 删 去 原 标 准 中 与 公 文 格 式 规 定 无 关 的 一 些 叙 述 性 解 释 ； （ 4） 对 公 文 用 纸 的 幅 面 尺 寸 作 了 较 大 调 整 ， 将 国 际 标 准 A4 型 纸 作 为 用 纸 纸 型 ； 删 去 国 内 16 开 型 纸 张 的 相 应 说 明 ； （ 5） 对 公 文 用 纸 的 页 边 尺 寸 作 了 较 大 的 调 整 ； （ 6） 不 设 各 标 识 域 ， 而 按 公 文 眉 首 、 主 体 和 版 记 三 部 分 各 要 素 的 顺 序 依 次 进 行 说 明 ； （ 7） 增 加 了 公 文 用 纸 的 主 要 技 术 指 标 ； （ 8） 增 加 了 印 刷 和 装 订 要 求 ； （ 9） 增 加 了 每 页 正 文 行 数 和 每 行 字 数 以 及 各 种 要 素 标 识 的 字 体 和 字 号 ； （ 10） 增 加 了 主 要 公 文 式 样 。 本 标 准 中 所 用 公 文 用 语 与 国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办 法 中 的 用 语 一 致 。 本 标 准 为 第 一 次 修 订 。 本 标 准 由 国 务 院 办 公 厅 提 出 。 本 标 准 起 草 单 位 ： 中 国 标 准 研 究 中 心 、 国 务 院 办 公 厅 秘 书 局 。 本 标 准 主 要 起 草 人 ： 孟 辛 卯 、 房 庆 、 李 志 祥 、 刘 碧 松 、 范 一 乔 、 张 荣 静 、 李 颖 。 编 辑 本 段 1 范 围 本 标 准 规 定 了 国 家 行 政 机 关 公 文 通 用 的 纸 张 要 求 、 印 刷 要 求 、 公 文 中 各 要 素 排 列 顺 序 和 标 识 规 则 。 本 标 准 适 用 于 国 家 各 级 行 政 机 关 制 发 的 公 文 。 其 他 机 关 公 文 可 参 照 执 行 。 使 用 少 数 民 族 文 字 印 制 的 公 文 ， 其 格 式 可 参 照 本 标 准 按 有 关 规 定 执 行 。 编 辑 本 段 2 引 用 标 准 下 列 标 准 所 包 含 的 条 文 ， 通 过 在 本 标 准 中 引 用 而 构 成 为 本 标 准 的 条 文 。 本 标 准 出 版 时 ， 所 示 版 本 均 为 有 效 。 所 有 标 准 都 会 被 修 订 ， 使 用 本 标 准 的 各 方 应 探 讨 使 用 下 列 标 准 最 新 版 本 的 可 能 性 。 GB 148 1977 印 刷 、 书 写 和 绘 图 纸 幅 面 尺 寸 编 辑 本 段 3 定 义 本 标 准 采 用 下 列 定 义 。 3.1 字 Word 标 识 公 文 中 横 向 距 离 的 长 度 单 位 。 一 个 字 指 一 个 汉 字 所 占 空 间 。 3.2 行 line 标 识 公 文 中 纵 向 距 离 的 长 度 单 位 。 本 标 准 以 3 号 字 高 度 加 3 号 字 高 度 7/8 倍 的 距 离 为 一 基 准 行 。 编 辑 本 段 4 公 文 用 纸 主 要 技 术 指 标 公 文 用 纸 一 般 使 用 纸 张 定 量 为 60g/m280g/m2 的 胶 版 印 刷 纸 或 复 印 纸 。 纸 张 白 度 为 85 90 ， 横 向 耐 折 度 15 次 ， 不 透 明 度 85 ， pH 值 为 7.59.5。 编 辑 本 段 5 公 文 用 纸 幅 面 及 版 面 尺 寸 5.1 公 文 用 纸 幅 面 尺 寸 公 文 用 纸 采 用 GB/T 148 中 规 定 的 A4 型 纸 ， 其 成 品 幅 面 尺 寸 为 ： 210mm297mm， 尺 寸 的 允 许 偏 差 见 GB/T 14 8。 5.2 公 文 页 边 与 版 心 尺 寸 公 文 用 纸 天 头 （ 上 白 边 ） 为 ： 37mm1mm 公 文 用 纸 订 口 （ 左 白 边 ） 为 ： 28mm1mm 版 心 尺 寸 为 ： 156mm225mm（ 不 含 页 码 ） 编 辑 本 段 6 公 文 中 图 文 的 颜 色 未 作 特 殊 说 明 公 文 中 图 文 的 颜 色 均 为 黑 色 。 编 辑 本 段 7 排 版 规 格 与 印 制 装 订 要 求 7.1 排 版 规 格 正 文 用 3 号 仿 宋 字 ， 一 般 每 面 排 22 行 ， 每 行 排 28 个 字 。 7.2 制 版 要 求 版 面 干 净 无 底 灰 ， 字 迹 清 楚 无 断 划 ， 尺 寸 标 准 ， 版 心 不 斜 ， 误 差 不 超 过 1mm。 7.3 印 刷 要 求 双 面 印 刷 ； 页 码 套 正 ， 两 面 误 差 不 得 超 过 2mm。 黑 色 油 墨 应 达 到 色 谱 所 标 BL100%， 红 色 没 墨 应 达 到 色 谱 所 标 Y80 ， M80 。 印 品 着 墨 实 、 均 匀 ； 字 面 不 花 、 不 白 、 无 断 划 。 7.4 装 订 要 求 公 文 应 左 侧 装 订 ， 不 掉 页 。 包 本 公 文 的 封 面 与 书 芯 不 脱 落 ， 后 背 平 整 、 不 空 。 两 页 页 码 之 间 误 差 不 超 过 4mm。 骑 马 订 或 平 订 的 订 位 为 两 钉 钉 锯 外 订 眼 距 书 芯 上 下 各 1/4 处 ， 允 许 误 差 4mm。 平 订 钉 锯 与 书 脊 间 的 距 离 为 3mm5m m； 无 坏 钉 、 漏 钉 、 重 钉 ， 钉 脚 平 伏 牢 固 ； 后 背 不 可 散 页 明 订 。 裁 切 成 品 尺 寸 误 差 1mm， 四 角 成 90， 无 毛 茬 或 缺 损 。 编 辑 本 段 8 公 文 中 各 要 素 标 识 规 则 本 标 准 将 组 成 公 文 的 各 要 素 划 分 为 眉 首 、 主 体 、 版 记 三 部 分 。 置 于 公 文 首 页 红 色 反 线 （ 宽 度 同 版 心 ， 即 156mm） 以 上 的 各 要 素 统 称 眉 首 ； 置 于 红 色 反 线 （ 不 含 ） 以 下 至 主 题 词 （ 不 含 ） 之 间 的 各 要 素 统 称 主 体 ； 置 于 主 题 词 以 下 的 各 要 素 统 称 版 记 。 8.1 眉 首 8.1.1 公 文 份 数 序 号 公 文 份 数 序 号 是 将 同 一 文 稿 印 制 若 干 份 时 每 份 公 文 的 顺 序 编 号 。 如 需 标 识 公 文 份 数 序 号 ， 用 阿 拉 伯 数 码 顶 格 标 识 在 版 心 左 上 角 第 1 行 。 8.1.2 秘 密 等 级 和 保 密 期 限 如 需 标 识 秘 密 等 级 ， 用 3 号 黑 体 字 ， 顶 格 标 识 在 版 心 右 上 角 第 1 行 ， 两 字 之 间 空 1 字 ； 如 需 同 时 标 识 秘 密 等 级 和 保 密 期 限 ， 用 3 号 黑 体 字 ， 顶 格 标 识 在 版 心 右 上 角 第 1 行 ， 秘 密 等 级 和 保 密 期 限 之 间 用 “ ”隔 开 。 8.1.3 紧 急 程 度 如 需 标 识 紧 急 程 度 ， 用 3 号 黑 体 字 ， 顶 格 标 识 在 版 心 右 上 角 第 1 行 ， 两 字 之 间 空 1 字 ； 如 需 同 时 标 识 秘 密 等 级 与 紧 急 程 度 ， 秘 密 等 级 顶 格 标 识 在 版 心 右 上 角 第 1 行 ， 紧 急 程 度 顶 格 标 识 在 版 心 右 上 角 第 2 行 。 8.1.4 发 文 机 关 标 识 由 发 文 机 关 全 称 或 规 范 化 简 称 后 面 加 “文 件 ”组 成 ； 对 一 些 特 定 的 公 文 可 只 标 识 发 文 机 关 全 称 或 规 范 化 简 称 。 发 文 机 关 标 识 上 边 缘 至 版 心 上 边 缘 为 25mm。 对 于 上 报 的 公 文 ， 发 文 机 关 标 识 上 边 缘 至 版 心 上 边 缘 为 80mm。 发 文 机 关 标 识 推 荐 使 用 小 标 宋 体 字 ， 用 红 色 标 识 。 字 号 由 发 文 机 关 以 醒 目 美 观 为 原 则 酌 定 ， 但 最 大 不 能 等 于 或 大 于 2 2mm15mm。 联 合 行 文 时 应 使 主 办 机 关 名 称 在 前 ， “文 件 ”二 字 置 于 发 文 机 关 名 称 右 侧 ， 上 下 居 中 排 布 ； 如 联 合 行 文 机 关 过 多 ， 必 须 保 证 公 文 着 页 显 示 正 文 。 8.1.5 发 文 字 号 发 文 字 号 由 发 文 机 关 代 字 、 年 份 和 序 号 组 成 。 发 文 机 关 标 识 下 空 2 行 ， 用 3 号 仿 宋 体 字 ， 居 中 排 布 ； 年 份 、 序 号 用 阿 拉 伯 数 码 标 识 ； 年 份 应 标 全 称 ， 用 六 角 括 号 “ ”括 入 ； 序 号 不 编 虚 位 （ 即 1 不 编 为 001） ， 不 加 “第 ”字 。 发 文 字 号 之 下 4mm 处 印 一 条 与 版 心 等 宽 的 红 色 反 线 。 8.1.6 签 发 人 上 报 的 公 文 需 标 识 签 发 人 姓 名 ， 平 行 排 列 于 发 文 字 号 右 侧 。 发 文 字 号 居 左 空 1 字 ， 签 发 人 姓 名 居 右 空 1 字 ； 签 发 人 用 3 号 仿 宋 体 字 ， 签 发 人 后 标 全 角 冒 号 ， 冒 号 后 用 3 号 楷 体 字 标 识 签 发 人 姓 名 。 如 有 多 个 签 发 人 ， 主 办 单 位 签 发 人 姓 名 置 于 第 1 行 ， 其 他 签 发 人 姓 名 从 第 2 行 起 在 主 办 单 位 签 发 人 姓 名 之 下 按 发 文 机 关 顺 序 依 次 顺 排 ， 下 移 红 色 反 线 ， 应 使 发 文 字 号 与 最 后 一 个 签 发 人 姓 名 处 在 同 一 行 并 使 红 色 反 线 与 之 的 距 离 为 4m m。 8.2 主 体 8.2.1 公 文 标 题 红 色 反 线 下 空 2 行 ， 用 2 号 小 标 宋 体 字 ， 可 分 一 行 或 多 行 居 中 排 布 ； 回 行 时 ， 要 做 到 词 意 完 整 ， 排 列 对 称 ， 间 距 恰 当 。 8.2.2 主 送 机 关 标 题 下 空 1 行 ， 左 侧 顶 格 用 3 号 仿 宋 体 字 标 识 ， 回 行 时 仍 顶 格 ； 最 后 一 个 主 送 机 关 名 称 后 标 全 角 冒 号 。 如 主 送 机 关 名 称 过 多 而 使 公 文 首 页 不 能 显 示 正 文 时 ， 应 将 主 送 机 关 名 称 移 至 版 记 中 的 主 题 词 之 下 、 抄 送 之 上 ， 标 识 方 法 同 抄 送 。 8.2.3 公 文 正 文 主 送 机 关 名 称 下 一 行 ， 每 自 然 段 左 空 2 字 ， 回 行 顶 格 。 数 字 、 年 份 不 能 回 行 。 8.2.4 附 件 公 文 如 有 附 件 ， 在 正 文 下 一 行 左 空 2 字 用 3 号 仿 宋 体 字 标 识 “附 件 ”， 后 标 全 角 冒 号 和 名 称 。 附 件 如 有 序 号 使 用 阿 拉 伯 数 码 （ 如 “附 件 ： 1.”） ； 附 件 名 称 后 不 加 标 点 符 号 。 附 件 应 与 公 文 正 文 一 起 装 订 ， 并 在 附 件 左 上 角 第 1 行 顶 格 标 识 “附 件 ”， 有 序 号 时 标 识 序 号 ； 附 件 的 序 号 和 名 称 前 后 标 识 应 一 致 。 如 附 件 与 公 文 正 文 不 能 一 起 装 订 ， 应 在 附 件 左 上 角 第 1 行 顶 格 标 识 公 文 的 发 文 序 号 并 在 其 后 标 识 附 件 （ 或 带 序 号 ） 。 8.2.5 成 文 时 间 用 汉 字 将 年 、 月 、 日 标 全 ； “零 ”写 为 “”； 成 文 时 间 的 标 识 位 置 见 8.2.6。 8.2.6 公 文 生 效 标 识 8.2.6.1 单 一 发 文 印 章 单 一 机 关 制 发 的 公 文 在 落 款 处 不 署 发 文 机 关 名 称 ， 只 标 识 成 文 时 间 。 成 文 时 间 右 空 4 字 ； 加 盖 印 章 应 上 距 正 文 2m m4mm， 端 正 、 居 中 下 压 成 文 时 间 ， 印 章 用 红 色 。 当 印 章 下 弧 无 文 字 时 ， 采 用 下 套 方 式 ， 即 仅 以 下 弧 压 在 成 文 时 间 上 ； 当 印 章 下 弧 有 文 字 时 ， 采 用 中 套 方 式 ， 即 印 章 中 心 线 压 在 成 文 时 间 上 。 8.2.6.2 联 合 行 文 印 章 当 联 合 行 文 需 加 盖 两 个 印 章 时 ， 应 将 成 文 时 间 拉 开 ， 左 右 各 空 7 字 ； 主 办 机 关 印 章 在 前 ； 两 个 印 章 均 压 成 文 时 间 ， 印 章 用 红 色 。 只 能 采 用 同 种 加 盖 印 章 方 式 ， 以 保 证 印 章 排 列 整 齐 。 两 印 章 之 间 不 相 交 或 相 切 ， 相 距 不 超 过 3mm。 当 联 合 行 文 需 加 盖 3 个 以 上 印 章 时 ， 为 防 止 出 现 空 白 印 章 ， 应 将 各 发 文 机 关 名 称 （ 可 用 简 称 ） 排 在 发 文 时 间 和 正 文 之 间 。 主 办 机 关 印 章 在 前 ， 每 排 最 多 排 3 个 印 章 ， 两 端 不 得 超 出 版 心 ； 最 后 一 排 如 余 一 个 或 两 个 印 章 ， 均 居 中 排 布 ； 印 章 之 间 互 不 相 交 或 相 切 ， 在 最 后 一 排 印 章 之 下 右 空 2 字 标 识 成 文 时 间 。 8.2.6.3 特 殊 情 况 说 明 当 公 文 排 版 后 所 剩 空 白 处 不 能 容 下 印 章 位 置 时 ， 应 采 取 调 整 行 距 、 字 距 的 措 施 加 以 解 决 ， 务 使 印 章 与 正 文 同 处 一 面 ， 不 得 采 取 标 识 “此 页 无 正 文 ”的 方 法 解 决 。 8.2.7 附 注 公 文 如 有 附 注 ， 用 3 号 仿 宋 体 字 ， 居 左 空 2 号 字 加 圆 括 号 标 识 在 成 文 时 间 下 一 行 。 8.3 版 记 8.3.1 主 题 词 主 题 词 ”用 3 号 黑 体 字 ， 居 左 顶 格 标 识 ， 后 标 全 角 冒 号 词 目 用 3 号 小 标 宋 体 字 ； 词 目 之 间 空 1 字 。 8.3.2 抄 送 公 文 如 有 抄 送 ， 在 主 题 词 下 一 行 ； 左 空 1 字 用 3 号 仿 宋 体 字 标 识 “抄 送 ”， 后 标 全 角 冒 号 ； 回 行 时 与 冒 号 后 的 抄 送 机 关 对 齐 ； 在 最 后 一 个 抄 送 机 关 后 标 句 号 。 如 主 送 机 关 移 至 主 题 词 之 下 ， 标 识 方 法 同 抄 送 机 关 。 8.3.3 印 发 机 关 和 印 发 时 间 位 于 抄 送 机 关 之 下 （ 无 抄 送 机 关 在 主 题 词 之 下 ） 占 1 行 位 置 ； 用 3 号 仿 宋 体 字 。 印 发 机 关 左 空 1 字 ， 印 发 时 间 右 空 1 字 。 印 发 时 间 以 公 文 付 印 的 日 期 为 准 ， 用 阿 拉 伯 数 码 标 识 。 8.3.4 版 记 中 的 反 线 版 记 中 各 要 素 之 下 均 加 一 条 反 线 ， 宽 度 同 版 心 。 8.3.5 版 记 的 位 置 版 记 应 置 于 公 文 最 的 一 页 ， 版 记 的 最 后 一 个 要 素 置 于 最 后 一 行 。 编 辑 本 段 9 页 码 用 4 号 半 角 白 体 阿 拉 伯 数 码 标 识 ， 置 于 版 心 下 边 缘 之 下 一 行 ， 数 码 左 右 各 放 一 条 4 号 一 字 线 ， 一 字 线 距 离 版 心 下 边 缘 7mm。 单 页 码 居 右 空 1 字 ， 双 页 码 居 左 空 1 字 。 空 白 页 和 空 白 页 以 后 的 页 不 标 识 页 码 。 编 辑 本 段 10 公 文 中 表 格 公 文 如 需 附 表 ， 对 横 排 A4 纸 型 表 格 ， 应 将 页 码 放 在 横 表 的 左 侧 ， 单 页 码 置 于 表 的 左 下 角 ， 双 页 码 置 于 表 的 左 上 角 ， 单 页 码 表 头 在 订 口 一 边 ， 双 页 码 表 头 在 切 口 一 边 。 公 文 如 需 附 A3 纸 型 表 格 ， 且 当 最 后 一 页 为 A3 纸 型 表 格 时 ， 封 三 、 封 四 （ 可 放 分 送 ， 不 放 页 码 ） 就 为 空 白 ， 将 A3 纸 型 表 格 贴 在 封 三 前 ， 不 应 贴 在 文 件 最 后 一 页 （ 封 四 ） 上 。 编 辑 本 段 11 公 文 的 特 定 格 式 11.1 信 函 式