河南省医学会档案管理刍议

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 河南省医学会档案管理刍议 河南省医学会是全省医学科学技 术工作者自愿组成、依法登记成立的学 术性、公益性法人社团。每年组织上百 次医学学术会议，形成大量档案资料。 医学学术会议资料档案是在开展医学学 术交流的筹备、组织和实施活动中形成 的，对医学学术会议信息管理系统的建 立，提高医学学术水平、科研水平具有 重要的参考价值。加强这些档案资料管 理利用势在必行。 中国论文网 /4/view-12749918.htm 1 档案管理存在的主要问题 1.1 管理人员不到位。我部主要 负责医疗系统各个专科分会学术交流活 动的举办，每年举办百余次学术交流会 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 议，每个专科分会每四年进行一次换届 改选，每次会议产生大量各类档案资料， 但目前还没有专门的档案管理人员，档 案主要由会议负责人整理保管。 1.2 规章制度不完善。对档案管 理工作的重视程度不够，未形成足够完 善的管理制度。现有关于档案管理的规 章制度对许多细节没有明确要求，只是 笼统提出一些模糊概念，实际归档时， 大部分工作人员都只做到对纸质文件的 归档。电子文档及电子照片类没有明确 的归档制度，以致某些工作人员忽视了 这方面文件的保存，需要查询时，所需 文件缺失现象严重。 1.3 管理条件较简陋。档案室比 较简陋，仅有一个 10 平方米左右的房 间，且缺乏必需的档案管理设备，导致 档案存管有乱堆乱放现象。大多数档案 材料属于纸质档案，长时间无人管理， 容易出现虫蛀或霉变情况，导致档案受 损，也影响档案整洁与外观，且不方便 查找。特别是电子档案管理方面，软硬 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 件缺失严重，根本没有形成一个专业的 电子档案系统。很多会议内容的电子文 件都无规范化存档，且有些存档是以较 老的计算机系统格式保存，新的电脑设 备更新后无法识别旧的、较低版本的文 档而造成文档丢失。还有一些以光盘形 式保留的文档，因光盘的保存不当，被 划、刻、折等而导致保存内容失读。 1.4 档案保密存隐患。主要存在 着保密意识不够、保密措施不当的问题， 导致档案资料丢失泄露。特别是电子档 案流通性强，更容易导致失密、泄密。 同时，在处理、销毁一些档案的过程中， 存在鉴定不规范，甚至没有鉴定的问题， 也容易发生泄密事故。 2 解决问题主要的应对措施 2.1 增加档案人员配置。必须配 置专门档案管理人员，并着力提高档案 管理人员素质。主要是选择聘用具有较 强政治觉悟、良好工作作风、高度热情 负责的职工来从事这项工作，并对其进 行相关专业档案业务培训，使其具备档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 案管理工作知识和技能。作为档案员， 也必须具备一定的计算机操作能力。档 案管理人员若有调动，应给出一定衔接 期，以便做好交接工作。 2.2 建立健全规章制度。 “执法必 严”首先得“有法可依”，有一套相应科 学的档案管理制度，尤其是归档制度和 保管制度。建立档案管理制度应该遵循 几个基本原则，即科学化、合理化、简 明化、实用化，也要具有严肃性、开放 性和双向性。收集、整理、鉴定、保管、 统计档案的主要目的就是为了方便将来 提供阅览、复制、咨询、函调、外借、 参考甚至出版、展览等多项活动而服务。 要形成一套管理科学、结合实际、规范 整齐、查找方便的管理制度。不管是归 档，还是利用，各个方面都要正规有序， 科学实用。 2.3 及时完善硬件设施。必须适 应形势发展，按照档案管理要求，尽快 完善硬件设施，配备合适的档案室、档 案柜等，并严格按照档案安全“十防” 的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 标准确保档案安全无虞。特别是要配备 内存容量较大的电脑及电子设备以便储 备越来越多的电子档案。随着大数据时 代的到来，对于大量的电子档案也可以 考虑采用云数据库进行储存。 2.4 强化电子档案管理。加强电 子档案正规化管理迫在眉睫。一是要对 电子档案的生成、储存和传输设备进行 维护和保养；二是尽量将入档存储的电 子文档设为只读模式，只有经过专门的 修改系统才能进行修改，避免文档被随 意删改；三是在电子档案进行储存时尽 量选用通用的储存格式，当电脑系统进 行升级时，对不能兼容的老的格式进行 转换重新保存，保持其长期可读性；四 是做好文件的备份工作，加强安全防护 措施，避免病毒及黑客的入侵。 2.5 努力杜绝失密泄密。针对医 学会的工作，档案的保密性主要体现在： 对各个专家个人信息保密；对专家的尚 未公开发表的论文及研究成果保密。那 么，如何才能杜绝档案的失泄密呢？提 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 高档案管理人员的保密