浅析档案管理理念存在的问题及对策

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析档案管理理念存在的问题及对 策 摘 要：随着档案信息化管理步 伐的加快，档案管理实现了自动化、现 代化，按照国家档案行政管理部门的要 求，要全面取缔人工档案管理的模式， 提高档案管理的信息化建设。这就需要 创新档案管理理念，构建新档案管理模 式，确保档案信息化管理发挥时效性。 中国论文网 /4/view-12806583.htm 关键词：档案；管理；模式；信 息化；理念 档案是指在各项生产、经营活动 中形成的对国家、社会和本企业具有保 存价值的各种文字、图表、声像等不同 形式的历史记录。随着时代的发展与改 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 革的深化，档案管理也显得十分重要， 因为档案是企业信息的重要载体，它记 载着在过去期间运行留下的痕迹，它可 以为今天的人力、物力、财力的管理上 助上一臂之力，在激烈的竞争中求得发 展与生存。档案管理工作如何主动顺应 时代发展的要求，更新档案管理的内容、 范围，档案收集的方式、方法以及档案 服务的对象等，是我们档案管理者需要 面对和认真思考的问题。现就 档案管理现状、存在的问题和解 决办法进行分析。 一、档案现状及存在的问题 1.档案管理人员对档案的重要性 宣传不到位。一是档案管理人员对档案 的重要性未M 行广泛宣传，使得本人 和档案管理人员对档案中缺少的材料不 能及时补充、完善、更新；二是人事档 案管理基本上是兼管，属于非专业人员 管理。由于受专业和时间限制，档案管 理人员也不能及时地掌握档案管理工作 的新知识、新技术。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 2.档案交接手续不严密，重视不 够。档案管理人员大多不是专职的，所 以在离岗或调动工作时，移交档案、手 续不按程序办理，该检查的不检查，该 清理的不清理，该签字的不签字，导致 档案数量、材料等问题责任不明、界限 不清。甚至有人认为，档案交接只是一 串钥匙的问题，使得档案交接工作前后 脱节，出现档案管理硬件设施不完善、 档案管理人员培训不到位等现象。 3.管理能力不强，管理手段落后。 大部分工作人员没有经过专业的档案知 识培训，对档案的重要性、管档要求， 档案材料的收集、整理、归档、装订等 业务不太了解，档案收集意识淡薄。而 且大多数档案管理人员身兼数职，对档 案工作精力投入不足。一些归档的材料 还不够真实准确，归档材料未能及时、 准确地得到补充，使存档的材料不能真 实地反映本人现实情况，导致档案的不 完整。 4.不够重视档案。长期以来，相 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 当一部分人包括部分领导干部对档案工 作的认识都存在一些误区，认为档案工 作就是抄抄写写、保管的事务性工作， 不是单位的主要工作，不能给单位创造 经济效益，只要“ 守好摊”，不丢失，不 泄密，能应付外调、查档就行了。这表 明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档 案工作，这种轻视档案工作的思想已无 法适应现在的管理需求。 5.档案管理手段落后。在档案管 理手段上，没有单独的计算机和档案管 理软件，查阅人事档案信息仍采用手工 查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮 柜，占地面积大，使用空间也不能完全 合理应用。 二、档案管理对策及思考 档案是对个人经历、政治思想、 品德作风、业务能力、工作实际等内容 的真实记载和反映，所以，只有加强档 案的管理，充分发挥其利用价值，才能 更好地为党组织、部门提供工作参考， 为人民服务。针对以上存在的问题，就 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 干部档案管理工作提出以下几点思考及 对策。 1.强化档案管理意识，严格档案 管理程序。引进计算机管理软件，建立 档案的信息存储和检索系统。档案管理 是管理工作的重要环节，与工资福利、 职称评聘等个人利益息息相关，因此应 提高档案管理人员综合素质，提高工作 主动性，从根本上确保档案材料准确完 备、及时归档。此外，还应建立健全档 案管理制度，努力做到档案收集齐全完 整、内容真实可靠。 2.加快档案信息化进程，提高工 作效率。如何利用计算机技术对人事档 案进行信息存储、检索，进而实现网络 化管理，已经成为人事档案管理工作的 重要课题。这就要求尽快建立人事档案 数据库，使人事档案的管理实现信息化、 网络化。同时，在规定相应使用权限的 情况下，部分信息对部门和个人开放， 建立公开、透明的人事档案管理机制。 3.健全档案管理制度。建立档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 工作制度必须遵循以下要求：第一，规 章制度要体现合理性、科学性。第二， 简明实用。制度必须具有可操作性，其 建立应以方便实用、简便易行、可操作 性强为目标，以便更好地发挥制度的指 导和规范作用。第三，坚持制度约束的 双向性。既约束领导又约束职工。第四， 坚持制度执行的严肃性。档案部门既是 制定档案规章制度的主管部门，又是规 章制度的执行部门。在规章制度的执行 过程中，要做到有功必赏、有过必罚， 充分体现制度的权威性。 4.建章立制，有章可循，规范操 作。积极主动做好档案收集工作，做到 制度上墙，操作人员有章可循。建立职 工借阅档案登记簿，职工档案转入、转 出登记簿，职工档案材料转入、转出登 记簿，档案材料移交表等。 5.严格按程序交接。档案交接是 一项认真细致、手续严密、责任重大的 工作，应按程序办理。档案交接手续： 一是对所保管的档案进行一次全面清理， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 做到账务相符；二是对借出的档案要及 时催还，整理好借据，并在借据上注明 原因及催还情况；三是对未整理的零散 文件材料要分类存放、清理排序后及时 归档；四是按档案移交要求进行移交， 并在交接手续上注明交接时间、地点和 监交人、移交人、接收人的姓名职务及 移交清册、页数等，还应在移交文件上 签字盖章，要做到对交接工作负责。 6.加快档案信息化进程，提高工 作效率。如何利用计算机技术对人事档 案进行信息存储、检索，进而实现网络 化管理，已