浅谈高校档案信息的开发与利用

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈高校档案信息的开发与利用 【摘 要】高校档案信息开发与 利用是为了服务学校和社会，如何开发 利用高校档案信息资源是高校档案工作 者的重要工作。本文就高校档案信息资 源开发利用的意义、存在的问题及解决 的措施做了一个简单阐述，希望档案管 理者认识到档案信息资源的重要性。 中国论文网 /5/view-5353428.htm 【关键词】高校档案信息；开发； 利用 高校档案管理工作的最终目的就 是合理的开发档案信息资源，有效的服 务于学校和社会，合理地开发、提供档 案信息资源的利用，能为学校创造一定 的社会效益和经济效益。只有有效的为 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 学校师生以社会提供优质的档案信息资 源服务，才能体现高校档案的价值。那 么如何做好高校档案信息的开发与利用 工作，是高校档案管理工作者当前的重 要任务。 高校的档案信息开发与利用有怎 样的意义，目前在高校档案信息开发与 利用工作中有怎样的问题，又该如何解 决，本人就此谈谈自己的看法。 一、高校档案信息资源的开发与 利用的意义 高校档案信息资源的开发与利用 是高校档案管理工作中的一项重要的工 作任务，是高校档案管理工作的基础。 档案信息资源是隐含在档案实体中数量 庞大、价值巨大的资源，其价值不可估 量。但是档案信息自身是不能产生任何 作用的，只有通过科学的开发、利用才 能显示其价值，开发档案信息资源，最 终的目的在于向利用者提供利用。所以 我们在平时的生活、工作、学习中，应 培训自己有意识的去管理、开发、利用 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 高校档案信息资源，去实现高校档案信 息资源共享。胡锦涛同志曾说：档案是 人类活动的真实记录，是人们认识和把 握客观规律的重要依据，借助档案我们 能更好地了解过去，把握现在，预见未 来。档案事业是党和国家事业发展的一 个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。 而做好档案信息资源的开发与利用工作， 可以使档案这种宝贵的有限资源发挥其 最大作用，提高各类档案资源利用率， 同时可以保护档案实体，尽可能的延长 档案实体的保存时限。因此，高校档案 信息的开发和利用对于提升高校档案管 理工作的管理水平有着十分重要的意义。 二、高校档案信息开发利用存在 的问题 1.开发档案信息意识淡薄。一是 领导重视不够，现在很多的领导都只重 结果，不管过程，对档案信息开发投入 精力不够。由于档案工作人员本身责任 心、业务水平等方面的原因，导致一些 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 工作人员往往只注重档案实体本身的保 管利用，而对档案信息资源的开发工作 则显得力不从心或不愿意干。另一方面， 档案信息意识不强，往往提起档案，大 家就觉得很神秘，很重要，不是一般人 可以触及的，这给档案信息资源的利用 造成了阻碍，使一些有价值的档案信息 资源白白浪费，无人问津，而高校的档 案管理人员，也是安于现状，不能主动 服务于学校及全校师生。 2.高校档案收集信息资源不够齐 全。高校档案收集工作是一个高校基础 性的全民工作，而这却又是高校档案管 理建设工作中的一个最薄弱的环节。主 要体现在档案资料收集不及时，不完整。 例如：高校的基建档案，基建档案不仅 仅是基础图纸、竣工文件，而是应该在 基础建设开始之前，所有的包括项目前 期的所有基建文件，监理工作文件，隐 蔽工程记录，图纸更改记录，材料检验 验收记录等等。可事实上很多高校档案 管理部门在基础建设完工后，才着手进 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 行收集、整理的，而收集的材料也不是 完整的，不是缺领导签字的原件，就是 没有竣工图，或者更改后的图纸不完整 等等。这都给以后的基建维修，改造留 下了极大的隐患。也使以后开发基建档 案资源缺乏必要的材料。因此，档案资 料收集如果的不完整，就会给档案信息 开发工作带来很大阻碍。 3.开发信息资源的技术手段停滞 不前。随着高校档案数字化、信息化工 作的推进，数字资源逐渐成为信息传播 的主要形式。可在现实工作中，高校档 案信息还是基本上以纸质形态存在。虽 然高校也设有文件数据库的查询，但由 于软件更新太快，而现实档案信息录入 等存在一定的问题，而且没有专项人才 和专项经费的投入，导致档案信息的加 工、存储以及开发、利用还处于滞后状 态。 三、加强高校档案信息资源的开 发利用的措施 1.树立创新意识，高校档案管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 者要主动积极的利用档案信息为全校师 生提供服务。要在提供服务的理念上、 方法上有创新，要突破传统的坐在办公 室，等人上门，被动的服务方式，高校 档案工作要围绕高校党委和学校的中心 工作，挖掘，整合档案信息，开展高校 档案的开发和利用。 2.加强高校档案电子信息工作， 高校的档案电子信息化已经普遍开展， 电子文件和纸质文件同时进入档案管理 部门，档案管理者首先要提高自己的业 务能力，要熟悉档案信息软件，熟练计 算机的操作，及时更新档案信息，方便 师生的查询，提高档案信息资料的利用 率。 3.加强高校档案信息的编辑工作， 通过高校档案管理者的采集、分析、整 理、加工制成大事记 、 专题资料汇 编 、 各种报表汇集等，可以使师生 直接了解学校发生的延革和大事记，也 方便师生查找信息，提高档案信息利用 的价值。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 4.制作形式各样的检索工具。按 照简化整理、深化检查的要求，检索工 具的制作是非常重要的，而形式简单， 内容丰富的检索工具，可以大大缩短查 找档案的时间，提高档案的检准率和检 全率。一般高校的档案检索工具有：案 卷目录、文件级目录、各种专题卡片、 文件汇编等等。 近年来，从国家到地方，各级档 案管理部门都十分重视档案信息资源的 开发利用工作，出台了相应的工作要求 和技术规范。高校档案管理工作也不能 例外，高校档案管理工作者就一定要认 识到高校档案信息资源建设的重要性， 切实做好高校档案信息资料的收集，整 理开发利用工