《电脑会计》讲座_1_电脑会计概述

电脑会计讲座 编者按： 第一讲 电脑会计概述 数字化正越来越强烈地撞击着传统的会计文明手工会计。电脑会计的产生对会计信息化和 管理现代化产生了革命性的影响。 电脑会计的灵魂无疑是会 计核算软件，而 电脑会计的主体始终是 也应该是会计人员。 第一节 电脑会计的意义 一、电脑会计的产生 电脑会计是经济与科技发展的必然产物。 会计起源于生产实践。社会生产的发展，生产规模的扩大，社会经济环境的不断运动， 会计经历着从简单到复杂、低级向高级的演变过程。撇开会计产生的萌芽阶段，会计 的发展过程经历了官厅会计(单式薄记)、银钱业会计(复式簿记)、商业会计(复式簿记)、 工业会计(成本会计)、公司会计(股份会计)和现代会计(电脑会计)几个阶段。 电脑以其出色的记录与计算的双重功能，通过“海量”存贮器使会计记录不受限制，通过高速 运算，将所记录的内容快速分类计算出所需结果，完成了会计工具更高层次的一次回归，使会计工 作效率提高到前所未有的高度。因此，电脑是会计技术的一次大飞跃，电脑会计解放了会计生产力。 电脑会计的诞生，适应了生产和经济的发展，适应了激烈的市场竞争，满足了现代企业管理对 会计信息量的需要和服务对象的扩大，是会计发展史上的一个里程碑。 二、电脑会计的涵义 什么是电脑会计?从不同的角度对它考察，有不同的表述。 我们认为，电脑会计，它是指会计人员运用以会计核算软件为核心的电子计算机系统按照一定 的程序和方法对会计数据进行加工处理，获取会计信息的一种管理活动。舍去“电子计算机会计” 或“计算机会计” 、 “电算化会计” 、 “电算会计”等名词，主要是考虑到“电脑”一词在我国已经到 了耳熟能详的地步，用“电脑会计”一词，顾名思义、简洁明了。 和电脑会计这一概念性名词的规范一样，有必要将会计电算化一词的由来作一说明。1979 年， 财政部以长春第一汽车制造厂为重点试点单位，拨款 500 万元,从前民主德国进口了电子计算机， 尝试将电子计算机技术应用于会计。1981 年 8 月在财政部、第一机械工业部、中国会计学会的支 持下，中国人民大学和第一汽车制造厂在长春市联合召开“财务、会计、成本应用电子计算机问题 讨论会” ，正式把“电子计算机在会计中的应用”定名为“会计电算化” 。 显然，会计电算化与电脑会计是两个不能混淆的概念。应当说， “会计电算化”在会计界的广 泛使用表明广大会计工作者对这一工作的迫切愿望，尽管学术界对这一概念有各种不同的观点，我 们认为，将会计电算化一词定位在电脑会计工作目标这一层涵义上比较恰当。 三、电脑会计的特点 比较电脑会计与手工会计，可以更好地把握电脑会计的特点。电脑会计是会计与电脑的结合产 物，和手工会计的共同点很多。 1.本质相同。电脑会计和手工会计一样，都是经济发展的产物，又都反过来促进经济的发展， 都是一个信息系统，是企业现代管理活动的一个重要组成部分。 2.目的相同。电脑会计与手工会计都通过对会计主体经济活动的核算，提供反映会计主体经济 活动的信息，满足国家、企业内部与企业相关的有关各方的需要。 3.职能相同。电脑会计与手工会计都具有核算、监督、预测与决策的基本职能。 4.基本理论与方法相同。电脑会计与手工会计都需在会计假设前提下，遵循公认会计原则，要 运用会计等式和复式记账法对会计主体的各个会计要素进行记录与计量和报告，并且都将随着实践 的丰富而发展而成熟。 5.基本工作过程相同。电脑会计与手工会计的基本工作程序和处理方法都是在遵循会计法规及 会计准则的规范下，收集确认会计数据，经加工记录计量存贮，向有关各披露各种会计信息。 比较两者的不同点，我们可以看到： 1.工具的现代化：手工会计的主要工具是纸、笔、算盘(或计算器)，而电脑会计则主要运用电 子计算机系统，它包括电子计算机硬件和软件两部分，硬件包括主机和外设，软件则包括系统软件 和会计应用软件。工具的现代化使会计的工作环境工作面貌焕然一新。 2.处理的自动化：手工会计对会计数据的处理受阅读速度、记录速度、运算速度、熟练程度等 多种因素的限制，一般比较缓慢。而电脑会计则依托先进的处理工具，会计人员在人机“对话”的 界面上指挥电脑系统工作，许多工作过程肉眼看不到，由电脑系统自动执行。 3.过程的标准化：手工会计在工作过程中完全由人工控制记录与计量的方法和结果，存在较大 的灵活性。电脑会计则受到电脑系统特别是会计核算软件的一定约束，尽管人工的主导作用没变， 但由于会计核算软件按照既定的程序和规则运行，因此具有强制力，提高了信息质量的精确度。 4.信息的电子化：手工会计信息以纸介质的方式存在，如手工账簿、报表、凭证，而电脑会计 以磁介质为信息载体。电脑会计的原始数据通过输入设备进入电脑，电脑以电器元件可识别的二进 制代码储存，以电子方式处理，最后以电子方式把会计信息通过各种输出设备提供信息使用者。这 一特点也对会计信息的安全保密提出了新的要求。 5.人员的专业化：电脑会计对会计人员素质提出了更高的要求，在电脑会计岗位上， 就既要掌握会计原理和会计方法，还需熟练运用电脑系统。这正像不会珠算的手工会 计一样，如果电脑会计工作者不能掌握基本的计算机技术肯定不能胜任这一职业。 四、电脑会计的作用 电脑会计的产生与发展对会计信息化和管理现代化产生了革命性的影响。 电脑会计促进了会计工作的现代化。 电脑会计大大减轻了会计人员的劳动强度，提高了工作效率。电脑会计工具的现代化，使过去 手工条件下加班加点、忙忙碌碌、陷入日常事务堆中的景象一去不返，会计工作者有了更多参与生 产经营参与管理决策的时间，有了更多提高自身素质的学习条件，适应了新时期会计工作职能由核 算型向管理型转变的形势需要。 电脑会计大大提高了会计信息质量，有利于会计工作的规范化。由于减少了人为干预和差错率， 会计信息质量在时效上、精度上、正确率上、明晰度上都比手工会计有了显著的提高，工作的基本 过程不能偏离既定的操作程序，因而会计工作的规范化有了更强的保障，一定程度上又简化了信息 流程。 电脑会计的普及和推广，将有利于会计信息的网络建设，为上下级或系统内甚至更大范围内会 计信息的及时传递交流、检查分析、监督提供便利，特别是由于会计信息综合性较强，在系统内或 地区内加强会计信息资源的利用，可以发挥相互调剂(如资金)、互通有无的整体优势。 电脑会计实践的丰富，参与和研究的队伍日益壮大，电脑会计理论探索将会取得实质性的进展。 事实上，电脑会计不仅改变了手工会计的核算手段，还对手工会计的核算方式、程序、内容、方法 等各个方面产生重要影响，无论是研究和比较电脑会计、手工会计的差别，还是研究电脑会计审计、 电脑会计管理等等有着十分重要的现实意义。 电脑会计推动企业管理一体化。 随着会计核算软件技术的发展和计算机硬件的进步，电脑会计的管理作用将逐步在提高核算质 量的基础上显著地表现出来，特别是在资金管理、成本管理、财务分析这些关键内容上发挥它准确、 精确、详尽地“剖析”数据的作用，从而为提高企业经济效益提供强有力的帮助。 会计信息质量的提高，不仅为强化企业生产经营管理，便于管理当局即时决策提供优越条件， 而且由于共享性的特点，使会计信息的利用率大大提高，更能使企业适应千变万化的市场环境和优 胜劣汰的竞争环境。 电脑会计为企业实现现代化管理树立了榜样，它对企业生产经营过程中会计信息的动态核算与 控制，有利于企业管理目标的完成，它对企业基础工作的高要求，又促使企业在管理方法、管理效 果、管理机制各个环节与之相衔接，逐步向管理一体化方向努力。 第二节 电脑会计的组成 电脑会计，作为一个人机系统，它通过核算反映和监督会计主体的经济活动，为会计主体实现 其管理目标服务。从实物形态来看，这一人机信息系统由五个部分构成：会计人员、硬件设备、会 计核算软件、会计数据、规则程序。 一、硬件系统 硬件系统是电脑会计中所需所有物理装置的总称。其作用是实现会计数据信息输入、处理、输 出等一系列操作。一般包括数据输入设备、处理设备、存贮设备、输出设备和通讯设备。 在电脑会计实践中，基本的硬件设备配置大多选择微型电子计算机，包括键盘、主机、显示器、 打印机、UPS 等。不同的硬件设备组合又构成电脑会计不同的工作方式： 1.单机作业， 2.多机作业， 3.局域网方式， 4.远程网方式， 二、软件系统 软件系统由系统软件和应用软件构成。系统软件包括：系统软件、数据库管理系统和计算机语 言系统。 电脑会计的应用软件专指会计核算软件，它是电脑会计的灵魂，下一节将作专门介绍。 三、会计数据 会计数据是指记录下来的会计事实，包括数字数据、非数字数据，是电脑会计的加工处理对象， 电脑会计通过对会计数据的加工处理提供所需的会计信息。当然，会计数据与会计信息之间并没有 绝对的界限。 四、规则程序 指电脑会计运行的各种规定，既包括会计工作规范、会计核算软件操作规范、也包括电脑会计 的内部控制制度等。 五、会计人员 从电脑会计的产生与发展过程看，参与电脑会计工作的队伍包括会计核算软件的研制开发人员， 也包括计算机系统的维护人员，甚至包括教学人员。我们认为，从长远看，掌握电脑会计技术的队 伍应当是广大的在职在岗的会计工作者，也就是说，电脑会计的发展和成熟的主体是会计人员自己。 从电脑会计核算确认会计信息、记录与计量会计信息、报告会计信息的基本过程中，我们可以 清晰地看到，关键的控制点都由会计人员来完成，电脑系统辅助会计人员迅速、准确地完成工作。 总之，满足宏观与微观多个管理者要求的会计信息由会计人员完成“质”的内容，而电脑系统 则是完成“量”的内容，理想的会计信息值就是在这样的分工中产生的。 第三节 会计核算软件 一、会计核算软件的概念 会计核算软件是什么?目前尚无统一定义。根据业界对会计核算软件的各种表述，可以归纳为 模块论、系统论、工具论三种。 模块论的核心观点：会计核算软件是一组程序、一组模块。这一观点的自然背景是：会计核算 软件的设计开发者多为从事编程工作的计算机专业人员，他们根据程序开发的进度和难度，按照开 发人员的分工，自然地形成了模块的概念。在实际工作中，模块论者对特定制度、特定企业、特定 时期、特定分工下的手工会计工作进行学习、研究、调查、分析，从而设计出开发方案，按任务 (即模块)分配给开发人员，从而产生了有各模块 (如按总账科目形成的应收应付账款、成本、材料、 工资、固定资产、销售等)构成的会计核算软件，在应用推广中强调计算机人员的核心和主导地位， 过分强调对会计人员在计算机知识和编程技巧方面的修养。我国早期开发并在全国普遍推广的会计 核算软件多属于这一类。这类软件对被动适应传统手工会计需求，从事短、平、快的开发和实施软 件销售商渗透式的营销策略具有重要作用，但这种思路人为割裂了会计核算工作内在的有机联系， 增加了会计人员在不同模块内的重复输入和各模块间的频繁切换操作，看似模块多、功能全，实际 上降低了软件的质量和效率，难以最大限度的地发挥电脑在会计工作中应有的作用，在应用推广中 增加普及的难度，延长培训的周期，以致难于大面积推广。 系统论的核心观点：会计核算软件是一个信息系统。这一观点的渊源可追溯到八十年代广泛流 行的系统论哲学。从哲学上看，系统论的内容很丰富 (不论是“老三论”还是“新三论”),对各类 应用科学的发展具有深刻的指导意义。从会计核算软件的开发应用看，多数系统论的倡导者开发的 会计核算软件，其系统范围大有“无所不包，无所不能”的势头。实践表明，无所不包的万能软件 是不存在的，按照系统论者的发展思路，会计核算软件应在会计核算和会计管理功能的基础上发展 成为无所不包的企业 MIS (Management Information System)，其实践结果必然导致会计核算软件 看似什么都能，其实什么都不能。我们应该汲取系统论的思想精髓，使会计核算软件在相对界定的 范围和领域里不断完善，成为全社会经济信息系统的一个有机组成部分。从事实际工作的会计人员， 在选择会计核算软件时，不宜根据广告宣传轻易选择这类软件。因为会计工作具有一定的规范性， 存在实现通用化的客观基础，而企业管理从某种程度上说是一门艺术，能满足各类企业管理需要的 通用的万能的会计核算软件是不存在的。 工具论认为，电脑是会计的工具，会计核算软件是会计人员按照会计学原理，执行会计制度， 处理会计业务的工具。工具论者充分肯定会计人员在软件的设计、应用、推广中的主导地位、核心 地位，以会计学原理为最高依据(超越具体的不同行业、不同时期、不同地域的会计制度)。系统的 流程是会计作业的流程，系统的结构以财务会计的证、账、表为基础。与系统论和模块论的软件相 比，这类软件是浓缩的、集成的、简明的、实用的，因而适用范围广，应用成功率高。从长远看， 这类会计核算软件逐渐被广大会计人员认识和接受，成为从事现代会计工作的理想工具。 综上所述，会计核算软件是在对会计学原理充分认识的基础上，对会计方法高度提炼抽象，再 通过计算机语言实现的，在电脑上使用的会计工具箱，是会计人员用来在计算机上处理会计事务、 执行会计制度、履行会计职能的应用工具软件。 二、会计核算软件的分类 按不同的划分标准可对会计核算软件进行不同的分类。 1.按照会计核算软件的是否出售和开发范围可将其分为商品化会计核算软件与自开发会计核算 软件。 商品化会计核算软件是指专业软件开发单位研制的直接投放市场的会计核算软件。一般说来， 商品化会计核算软件具有环境的兼容性、应用的广泛性、功能的可扩展性、服务的社会性、价格的 竞争性、用户的群体性等特点。 自开发会计核算软件，一般是指由用户自行组织、自行研制、自己使用的会计核算软件。这种 软件突出的一点就是更能符合本单位、特定时期内的特定需求，因而具有较好的专用性。与商品化 会计核算软件相比，这种软件通用性差，研制开发成本高，对开发人员的依赖性较高，如果企业内 部管理机制不到位，在使用中会存在一定的人才和技术危机。 从社会分工高度发达的商品经济现实出发，明智的中小企业宜选用商品化会计核算软件，本书 所述会计核算软件专指商品化会计核算软件。 2.按照会计核算软件的适用范围可将其分为通用会计核算软件和专用会计核算软件。 通用会计核算软件是指能够直接用于或通过简单设置便可直接用于各行业各单位的会计核算软 件，通用会计核算软件通常是由专门从事软件开发的公司编写的，作为商品出售给使用单位，所以 在现实生活中通用会计核算软件一般又称商品化会计核算软件。 专用会计核算软件是指应用于某一个特定行业或应用于某一特定单位的会计核算软件，这类软 件通常由某一个单位自行开发或由使用单位委托软件公司开发完成。 从近期看，会计核算软件还有一个通用会计核算软件和专用会计核算软件并存的过渡时期，从 长远看，商品化、通用化会计核算软件代表了会计核算软件的发展方向。 3.按照会计业务的核算规模(运行方式不同)可将其划分为单用户和多用户会计核算软件单用户 会计核算软件是指一套账在同一时间内只能由一个用户操作使用的会计核算软件，适用于核算规模 较小的中小企业，系统维护工作量小、难度低，数据的安全保密性能较好，硬件和软件的购置成本 较低。 多用户(网络)会计核算软件是指一套账在同一时间内可以由多个用户按照会计分工同时操作使 用的会计核算软件，适用于核算规模较大的企业，可以实现资源共享，提高会计核算的工作效率， 系统维护的技术要求较高，数据的安全保密措施比较严密，硬件和软件的投资较高。在企业内部核 算规模不断扩大、核算领域不断拓宽，国家大力发展信息高速公路的条件下，会计核算软件应用的 网络化代表了电脑会计的发展方向。 4.按照会计核算软件内定的使用期限或可使用的功能可将其划分为适用版会计核算软件(原版) 与教学版会计核算软件(实习版亦称教学版)。 适用版会计核算软件是可以供给用户永久使用的全功能开放的商品化会计核算软件。这种会计 核算软件是用户通过市场渠道获得的，可以确保自身的权益，享受软件公司提供的技术支持和版本 不断升级的售后服务。 教学版会计核算软件是会计核算软件公司或财政部门研制开发的专门用于电脑会计上岗培训或 售后服务培训用的会计核算软件。一般说来，与商品化会计核算软件相比，教学会计核算软件不能 供用户长期使用，用户在教学软件的使用中不能得到开发者的全方位服务。 理想的教学版软件应该具备、或者全方位开放适用软件的功能。只有这样，才能使电脑会计的 上岗培训落到实处，使专业软件公司的产品在公开的、公平的市场选择中确立自身应有的社会地位， 使在岗会计人员做到学以致用，使在校学生能够通过教学软件的学习，全面地、系统地掌握会计核 算的基本理论、基本知识和基本技能，促进会计核算软件的理论研究向纵深发展。当然这种局面的 形成，需要财政部门的支持，需要软件公司的配合，需要有尊重知识产业的社会环境。目前，少数 会计核算软件公司“全面开放软件功能、适度控制使用期限”的做法，不失为一种理想的选择。 三、会计核算软件的功能 根据会计工作的内容，会计核算软件至少应提供环境设置、凭证管理、账簿管理、报表管理四 大功能。 1.环境设置 环境设置的任务是实现手工会计与电脑会计的接轨，并为电脑会计工作的正常连续开展建立运 行条件，环境设置应具备的功能主要是系统初始化功能。 （1）用户单位的注册、启用时间的确定、行业制度的选择； （2）会计人员的岗位分工与权限设置； （3）档案管理包括数据的备份、恢复、整理等； （4）核算体系的建立。包括：账户体系、账簿体系、 各类自动转账凭证(成本、费用、利润、 折旧等)的结转方法和会计报表体系的建立等。 2.凭证管理 凭证管理要解决的问题有： （1）记账凭证的制作应该给会计人员提供一个多、快、好、省的制证窗口，包括人工录入、 自动转账、超级转账生成的记账凭证； （2）记账凭证的确认； （3）记账凭证的复核； （4）记账凭证的查询； （5）记账凭证的汇总； （6）记账凭证的打印输出； 3.账簿管理 电脑会计的账簿是由电脑按事先设定的格式自动生成的。账簿管理应具备的基本功能有： （1）全程试算功能； （2）生成各类预先设定格式的账簿，即记账凭证的自动登记入账； （3）账簿的浏览、查询、分析； （4）优秀的会计核算软件应提供丰富的用账功能，如直接在账务系统中提供对账、辅助账管 理、账龄分析、积数计息等等； （5）丰富的打印输出功能，贯穿账簿的浏览、查询、分析、对账、打印全过程，并且提供不 同方案的审美打印功能； （6）自动转入下一会计期间的功能； 3.报表管理 报表管理应具备的基本功能有： （1）报表种类、编制单位、上报单位管理； （2）报表表样的制作，报表数据来源及勾稽关系的确立(取数、运算公式)，报表数据逻辑关 系的审核； （3）报表数据的提取、运算、审核、汇总、上报、存贮、分析、打印自动处理。 （4）优秀的报表软件不仅是一个单一处理规范表格的财务报表软件，而且还是融电子表格、 字处理器、数据管理于一体的多功能数据处理的财经管理软件； 四、会计核算软件的特点 与其他应用软件相比，会计核算软件具有鲜明的特点： 1.系统设计的规范性 会计核算软件的设计必须以会计学原理为最高依据，按照会计公理，反映会计要素(资产、负 债、所有者权益、收入、费用成本和利润) ，设置规范的账簿，编制合法的记账凭证，采用复式记 账方法，处理会计业务，登记账簿编制报表。 2.日常使用的工具性 会计核算软件是会计人员从事会计核算工作的工具，在电脑会计工作中，只要有会计业务处理， 就必然要使用会计核算软件，这就使得会计核算软件成为比手工方式下算盘还常用的会计工具。 3.数据处理的周期性 与各类软件相比会计核算软件要处理的会计数据具有严格的期间规定，会计业务中收入的取得、 费用成本的开支、利润的实现、资金周转等都与时间这一因素密不可分，会计核算软件中凭证的制 作、账簿的生成、报表的输出等运作都必须严格界定会计核算的期间。 4.信息资源的共享性 会计信息电子化后，使会计资料的复制变得轻而易举，在网络环境下，可以实现会计信息资源 的共享，提高会计信息的时效性和信息量。 5.数据管理的安全保密性 会计信息电子化后，会计信息具有易复制和易传递的特点，如何加强会计档案的安全管理，保 密管理，如何加强电脑会计中的会计审计，防范和杜绝利用计算机犯罪事故的发生，是会计工作者 特别是审计工作者急待研究的新课题。 五、会计核算软件的设计思想 会计核算软件的开发是一个复杂的系统工程，一个成熟的会计核算软件的诞生都需要经过需求 分析、方案设计、系统实施(建库、编程、调试、编写使用手册等)运行检测、测试、优化以及周而 复始的调整、改进、充实、提高等漫长过程。而会计核算软件品位高低、质量优劣并不在于它经历 了多长的发展过程，关键在于它是否具有前瞻的设计思想。 1.面向会计的设计思想：实现会计电算化的的根本出路，在于广大会计工作者自己掌握电脑会 计新技术。会计核算软件只能直接面向会计工作者开发，而不是