办公室风险防范浅谈

浅析银行办公室工作风险及防范 沈中支行 王芃懿 银行是高风险的行业，不可预见风险在日常管理当中随 处存在，在工作或员工的具体操作当中如稍有差池，就产生 风险，带来各种不可估量的风险，甚至会带来各种各样的损 失。银行工作风险点更多地集中于一线前台、操作部门和业 务条线。近年来，总省行在系统内接连开展各种风险防范的 活动，以达到在促进业务健康发展的同时，防范风险，降低 损失，或者说防止风险的出现，就是促进业务提升的有力保 障，亦如总行目前正在开展的“贷后管理 ”、“执行年”等活动。 作为银行的后勤保障部门，办公室工作有其特殊性，工 作职责、工作范围较广，几乎涉及到服务全行各个部门。随 着总行各项制度的不断完善，办公自动化程序的不断提高， 办公室工作由最初的琐碎、杂乱、继而提升到有序、模式化， 很大程度上保证了办公室工作效率的提升。但有序的制度、 高度自动化的办公程序，依然回避不了在人为操作程序中风 险出现的可能，有操作即有风险的存在。办公室作为维持银 行正常运营不可或缺的一个部门，风险防范同样是顺利开展 各项工作的重中之重，因此关注办公室工作中的风险点对从 事办公室工作的员工至关重要。在办公室工作中，风险点主 要存在于印章管理、档案管理及机要管理当中。本文拟就以 上几个岗位的风险隐患及防范展开分析。 一、防控印章管理风险，严格执行预审批制度 一直以来，银行业防范风险的重点相对集中在业务部门， 对办公室的风险控制或少于对业务的监控。但是近年来，随 着各行法律事务工作的不断完善，印章管理也成为风险监控 的重点岗位。按银行级别划分，在总行一级分行及部分二级 分行，印章管理岗一般设专人管理，也有部分支行的印章管 理岗员工兼任文秘等职位。无论是一人多岗，还是一人一岗 的人员模式，印章管理的职责要求及安全保密原则都是相同 的。建总行发2005338 号文件当中，对印章的管理及安全使 用都有明确的规定和要求。因此在操作过程当中，印章管理 中的风险点最主要的体现在印章审批、保管和使用上。包括 未经有权人审批使用；在空白介绍信、公文用纸等上加盖公 章；携带公章外出；审批人同时是保管人或监印人；在保管中 未按规定保管；没有交接登记记录；已作废的公章未按规定 交回原制发机关；在销毁过程，对销毁的印章未登记造册或 未经有权负责人审批、未组成监销小组，随意销毁公章等等。 印章管理部门应该全面强化风险防范意识。 在实际工作当中，应该由办公室牵头，对系统印章管理 中存在的风险隐患进行专项排查，并结合检查出来的问题， 从印章刻制、使用、销毁及授权等方面，进一步完善印章管 理制度，及时消除管理漏洞和风险隐患。严格按照法律法规 审查制度，对印章的使用进行严格管理，尤其是对外出具的 法律性事务文件，必须认真落实法律审核预审批制度，确保 印章使用的正确性和合规性。 以上经常性问题的管理，审计部门已经有针对性地提出 各种整改办法和措施，对一经审查出来的岗位不相容等容易 造成风险点出现的现象，立即下发审计底稿，确保按制度整 改落实到位，以确保将风险防控工作提前到风险可见之前。 在日常管理工作当中，也要将风险防范前置，切实从源头保 障印章使用的严肃性，防止出现盲目或随意使用印章的现象， 杜绝风险、防患于未然。 二、严格管理，保障档案管理的合规性 档案是经营活动的重要历史凭证，档案保管的齐全、完整 意味着业务经营连续性。加强对档案工作的集中统一管理、 是银行档案齐全、完整、规范的重要保证。随着时间的流失， 一些档案的材料、要素会出现这样那样的缺失，会为日后的 资料查询设置障碍，因此，一份完整的档案材料保管，是档 案岗位操作必须坚持的原则。 档案管理的风险点最主要体现在档案的保管上。包括： 没有按照建行档案要求进行保管，造成档案的损坏或丢失； 没有按照期限保管，导致不够保管年限的档案提前销毁；没 有建立相关借阅手续将原始档案借出，或没有按时归还借阅 档案，导致档案的丢失；对销毁档案没有进行造册登记；销毁 档案时未经审批鉴定随意销毁档案等等。 为了防止风险点的出现，在档案形成初期即进行完整 性和合规性审查，对要件不齐全、丢失或缺少材料的档案， 第一时间内要与交接部门进行联系，及时沟通，及时对相关 材料进行补充、完善。同时，还要完善制度建设，修订岗位责 任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。因此无论 是在银行经营的各时期还是单位内的各个部门、都能从组织 上保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系 统化、规范化、标准化。严格按照银行档案管理规定进行归 档操作，要求档案管理人员要有高度的责任感和责任心，在 日常管理当中，认真履行借阅手续，按时催要归档；参照文件 规定，对定期进行销毁的档案严格执行审批及鉴定工作，及 时登记造册，完善档案资料，不随意、私自处理未到期或未 按规定执行的档案卷册，将风险点降到最低直至为零。 档案是建行的宝贵财富，具有非常重要的凭证和参考作 用。档案是不可再生资源，一旦遭到破坏，将会造成不可挽 回的损失，档案安全关系着档案的存亡，保证档案的安全是 档案工作人员第一要责，是档案工作的重中之重。因此，档 案管理人员必须时刻保持清醒的头脑，强化安全意识，克服 麻痹思想，消除各种隐患，这样才能保证档案这一财富不受 损失。 三、遵守制度，防控机要工作风险 机要工作知密度深、涉密广、岗位重要、责任重大。机要 工作是银行正常运行的保证，机要工作更是办公室工作的核 心，是秘密信息传输的主要手段，全行进出文件或重要机密， 全在机要岗位进行流转，稍有不慎，就会造成机密的泄露， 就容易出现不可控的风险。机要管理中的主要风险点包括： 对保密文件的保密范围、密级、期限的确定、变更和解密没 有按规定执行；对保密文件的制作、收发、传递、保管没有按 规定执行；对密码设备没有妥善保管、使用或没有按规定保 守建行、客户秘密等等。与防范业务风险相对比，防范机要 风险，更多地是要从具体工作人员的素质教育及品行教育入 手，要培养员工爱岗敬业的精神，要培养员工树立正确的人 生观和价值观，要有为建行事业发展的奉献精神。 （一）坚定信念。除坚决执行保密法和机要人员岗位职 责以外，还要在多方面加强自我管理，自我约束。要有坚定 的信念，更要有忠诚党的金融事业的信心和决心，牢固树立 正确的人生观、价值观，增加个人防风险的能力，从根本上 阻止风险的苗头。 （二）执行机要工作纪律。要熟悉业务、熟悉机要流转程 序，掌握保密工作法律法规及央行各项保密规章制度，在工 作中严格执行保密制度，按保密制度收发、传递、保管涉密 信息、档案和资料，确保准确无误，万无一失。养成良好的工 作作风，作风严谨，心细如发是对保密工作人员的基本要求， 因此，应在平时的工作中养成细致严谨的工作作风，万万不 可麻痹大意。 制度是防范风险的最有力保证。在各行各业，岗位职责、 岗位制度都是完善的，只要我们能够认真履行职责，认真执 行各项岗位制度，复杂的事务也会变得有序、简单。相反，不 按制度为依据，不以规矩为准则，自然无法达到有力规避风 险的目的。以上这些风险点看似复条、繁多，其实也很简单， 要想达到防范、化解最终杜绝风险的目的，在日常工作中应 熟知风险点，按制度办事，规范操作；无论从事什么行业，将 风险防范