乾坤合同管理信息系统功能及优势特点

乾坤合同管理信息系统功能及优势特点 合同管理信息系统通过对企业合同全面的信息化、网络化管理，达到加强企业合 同的规范化管理、提高企业在合同管理流程环节的工作效率之目标。随着行业竞争的 加剧，企业对于经济活动和运作模式要求越来越严格，也越来越规范。如何在新形势 下增强企业的竞争力，是所有企业一直在探求的方向，其中控制企业成本是所有企业 最基本的目标，而企业的经营活动都是以经济合同的形式相连接的。因此合同管理自 然成为企业管理的核心。 一、手工合同管理难点 采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因 此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方 面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面： (1)文档管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参 考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时 间。 (2)进度控制困难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和 普通 word、excel 管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同 情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。 (3)信息汇总困难：采用手工或 EXCEL 管理时，由于不同部门的数据格式不统一， 采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策 时间有一定的影响。 (4)缺少预警机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近 期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。 二、乾坤合同管理系统功能组成 1.合同拟定，具有合同范本的管理维护功能。根据合同范本自动生成合同功能。 具有上传相关附件功能。非范本合同的在线编辑与保存功能。 2.合同办理（包括审查会签、审批），灵活的流程自定义功能。严格的流程控制 功能。支持多部门的同时会签。具有时限控制功能。支持网页虚拟签章功能。支持手 写体签名。 3.合同签署，审查后合同的在线打印，打印份数记录。支持审批人员的授权委托 他人审批、办理等机制。签署盖章后合同的扫描、上传，份数记录。 4.合同履行跟踪，企业可以查看所有下属单位（子公司）合同的履行情况。履行 情况的登记上报功能。履行过程中文件材料的上传功能。 5.合同违约跟踪，企业可以查看所有下属单位（子公司）合同的违约情况统计。 合同违约情况的登记上报功能。 6.合同归档，实现了合同的存档，自动生成各节点的时间表；实现与单位内其它 系统的数据对接，将最终合同文本传给其它业务系统。 7.合同综合查询，提供所有已签署完毕合同的综合查询功能，提供普通搜索和高 级搜索功能,根据自定义关键字或者匹配项进行搜索，以达到灵活多变的查询需求。 8.报表管理，可以灵活根据合同类型，办理环节、时间等不同条件生成所需报表， 并提供在线打印功能，提供报表格式的自定义功能，系统可以允许用户根据实际的需 要，自定义报表显示的内容。 9.决策分析，提供用柱状图、饼图等不同形式的图表进行统计分析。按照合同类 型等从整体到明细的统计分析；满足不同层次领导的查看需求。针对不同类型的合同、 不同项目、供应商等进行风险评估及统计，提高企业的风险管理水平，降低项目投资 风险，提高投资效益。通过对相关数据的分析，加强合同管理部门的管理重点及规范 性，使合同管理更加有序和规范化。 三、乾坤合同管理系统特点及意义 （1）建立一个集中的合同管理系统，面向企业和其下属单位（子公司）共同应用。 （2）提供合同电子信息化审批流程、监管查询的管理平台。实现合同从拟定起草 组织会签，到合同归档的全过程信息化管理。 （3）实现合同类型的管理配置，各类合同范文库建立，规范合同文本。 （4）实现合同灵活的报表展现、决策分析功能，为各级领导提供直观了解企业数 据的平台，为领导指挥决策服务。 （5）支持动态的流程自定义功能，可以适应不同单位间的流程差异性，以及不同 时间阶段流程差异性，并且流程调整即时生效。 （6）系统支持角色的动态定义，以支持不同层次人员对系统的使用权限。 四、乾坤合同管理系统适用领域 该系统针对合同管理业务而设计，具有较强的实用性，在进行业务处理的同时可 以提高合同签订效率，帮助各岗位人员及时了解合同拟定信息及执行信息，提高各部 门对接效率，从而提高企业对合同的规范管理。由于该系统设计全面，扩展性、灵活 性极强，它可适用于各种涉及签署合同的领域，如保险领域、银行领域、政府领域、 媒体领域、邮政领域、公共卫生、能源领域、民航领域等，对提高合同管理的规范性、 各部门协调性、合同履行过程的风险性把控有很大的帮助。 五、系统部署架构及运行环境 系统部署建议采用集中式部署方式进行部署（系统也能支持分布式部署方式）， 方面机构进行统一的业务操作和管理，系统采用 JAVAEnterpriseEdition 平台开发， 采用 JDK5.0 以上版本，能兼容 ORACLE、DB2、SQLServer 等数据库和 Tomcat、W