在一个单位,办公室主任是个十分重要的岗位,也是个富有挑战性的岗位

论 新 形 势 下 如 何 当 好 检 验 检 疫 办 公 室 主 任 体 会 黄启龙 检验检疫是一个涉外机构，始终处于风口浪尖，办公室主 任是个十分重要的岗位，也是个富有挑战性的岗位。本人自 08 年初任福清检验检疫办公室主任自今，深有体会，结合学习实 践科学发展观，对如何当好办公室主任，有以下几点体会。 一、明确工作定位，找准工作切人点 办公室主任的工作领域广、边界宽，哪些工作该做、哪些建 议该提，把握不准就容易越位或缺位。办公室主任要经常思考 应该做哪些工作，自的是准确定位，找准工作的切入点和着力 点。人们常称办公室主任为“管家” 在单 位这个“家”中办公室主 任应该“管 ”哪些事情，我 认为，主要应 抓好三个方面的工作，即 出主意，发挥参谋作用；抓协调，推动工作落实；管后勤，保障机 关正常运转。 (一)出主意、发挥参谋作用。 办公室主住要参与谋划单位的大事，提出建议，协助领导 决策。这是办公室主任应该努力做好的第一项工作。办公室主 任需要提出三个方面的建议，一是单位长远发展规划的建议。 长远发展规划是引领一个团体或个人发展的航标，是事业成功 解放思想大讨论交流文章 如何当好科长 的起点。正如古人所言：“凡事预则立，不预则废” ；“不谋全局者， 不足以谋一域；不谋长远者，不足以谋一时；。作为单位的“管家” ， 办公室主任要为这个“家” 的长远发展出 谋划策。努力做到想在 领导之前、谋在他人之上，在需要时拿得出来，在论证时经得起 推敲。二是周期性工作安排的建议。对单位的年度、季度、月度 等周期性工作，办公室主任要了如指掌，清楚目标是什么、重点 难点在哪里以及需要采取什么措施。所提建议应周密详尽、切 实可行，想领导之所想、急领导之所急。三是规章制度建设的建 议。规章制度相当于单位的“法律” 、“法规”，是机关工作协调、高 效运转的基础。办公室主任心中应清楚单位需要建立哪些规章 制度、各项规章制度需要解决什么问题以及由谁负责起草不适 时向领导提出建议，推动规章制度的建立和完善。 (二)抓协调、推动工作落实。 办公室主任应联系各方、凝聚力量，发挥桥梁和枢纽作用。 一是沟通意见。在重要工作、重大活动安排酝酿阶段，根据领导 意图，征求各方面意见、互相通气、达成共识、形成合力。二是 上传下达。即加强与上级机关的联系，争取支持；向下属单位传 达领导意图，将决策贯彻下去；了解和反馈决策落实情况，为领 导修正决策、总结经验提供依据。三是拾遗补缺。即别人没有考 虑到的事项，主动思考；没有人做的工，提出办理建议；没有人 管的事务，主动去管；发现矛盾和纠纷，及时化解。 二、把握注意事项，提高工作灵活性 办公室主任的岗位比较特殊，处在各种矛盾的焦点，往往 很难获得大多数同事的认同。经常思考应该注意哪些事项，有 利于把握好说话、做事的分寸，提高灵活性，避免不必要的麻烦。 (一)多建议，少拍板。 要把握好建议与拍板的关系。多建议，少拍板，是就单位工 作层面的来说。在办公室内部，办公室主任在该拍板时还得拍 板。如前所述，人们常称办公室主任为“ 管家” 。顾名思义，这个 “家 ”不是 办 公室主任的 “家”，而是单位 领导集体的“ 家”。 任何时候办公室主任都应牢记，在单位工作的层面，自己只有 建议权，没有决策权，要多建议少拍板，更不能乱拍板。同时要 克服怕“越位 ”的思想。 办公室主任对单 位工作不仅有建议的权 利，也有建议的责任。如果长期不向领导提出建议，领导就会觉 得你仅仅是“传声筒 ”、“跑腿”，没有起到参 谋作用。- (二)积极沟通，平等协商。 办公室主任在传达领导意图时，要多动脑筋，创造性地去 贯彻。一是准确传达，不能“假传圣旨”；二是态度诚恳，不可给 人高人一等的感觉，更不能发号施令；三是多做解释说明工作， 特别是碰到一些难事、急事时更应如此；四是及时反馈，尤其是 遇到不同意见时、要及时向领导反映，不让矛盾越积越多。 (三)主动协调，避免扯皮。 办公室主任要主动了解情况、化解矛盾，为领导分忧。如果 什么工作都要等领导指示才去办，发现矛盾不主动调解，整个 单位就很难高效运转，办公室主任的桥梁和枢纽作用就体现不 出来。一是在单位部署工作前夕，办公室主任需要主动去了解 下属单位的情况和上级机关的意图，以便发现问题、提出对策。 二是当主要领导就重要决定征求意见时，办公室主任需要主动 与其他领导成员、下属单位和普通群众沟通，广泛听取意见。三 是当工作出现扯皮、脱节、空档时，办公室主任需要主动调解， 及时补台。四是当工作需要外单位配合、支持时，办公室主任需 要主动去疏通关系，为工作开展创造良好的外部环境。 （四）注意规范，自我保护。 办公室主任在履行职责时往往有一定的风险性，需要有防 范意识，尽可能将风险降低到最小限度。一是按程序办事，规范 工作；二是坚持原则，不随波逐流，更不同流合污；三是谨言慎 行，不该说的话坚决不说、不能表的态不随便表；四是做好记录， 对单位重大事项的决策过程及结果、领导交办的重要工作及办 理结果，都要记录清楚，以便查对。 三、提高核心素质，增强岗位 一些同志曾总结说，办公室主任要具有“兔子的速度” 、“牛的 耐力” 、“狗的忠 诚”，说的都是领导心目中对办公室主任的素质要 求。从高要求来讲，办公室主任应该具备以下六项核心素质。 （一）奉献精神。即不过分计较个人的名利得失。办公室 主任处于各种矛盾的焦主任的工作要求高，费心劳神、压力较 大；办公室主任的工作繁杂，总有做不完的工作、忙不完的事务， 非常辛苦；办公室主任常常为他人作嫁衣裳，差错别人看见，成 绩不易总结。因此，办公室主任要具有奉献精神，淡然面对工作 得失。 (二)服务意识。即有协助他人、提供方便的意愿和生动性。 从本质上讲，办公室主任的工作几乎是从属性、服务性的工作， 是为完成单位各项任务提供服务的。办公室主任心中一定要清 楚为什么要服务、为谁服务和如何服务。 (三)大局观念。即想问题、办事情要站在单位的角度、代 表单位的利益。大局观念具体表现在三个方面：一是思考大局。 主动关注单位的整体工作，出大主意、当好参谋。二是服务大局。 围绕单位的整体工作，组织做好服务。三是维护全局。出于公心， 从有利于单位的整体利益出发去调解矛盾；有“多管闲事” 的精 神，将工作空档和脱节衔接好。只有这样，同事才觉得你不仅是 办公室的主任，同时还是这个单位的主任，也才会在心底认同 你，发自内心地支持你。 （四）预见能力。即预测、判断事物发展趋势的能力。办 公室主任要对单位的重要工作、重大活动提出安排建议、发挥 参谋作用，必须具有预见能力，一是预见上级机关的工作动向， 以便提前做好准备；二是预见单位工作的薄弱环节，以便及时补 救,三是预见单位未来发展可能出现的主要矛盾，以便抓住 关键环节；四是预见领导意图，以便提高工作的针对性。 （五）协调能力。即抓工作落实的能力。贯彻领导意图， 推动工作开展，是办公室主任的重要职责之一。没有协调能力， 就难以将各方面意见统一起来、将力量凝