会议管理制度(全面系统)

1 文件编号 文件版本 1/0 受控状态 生效日期 页 码 第 1 页 共 3 页会议管理制度 编 制 审 核 批 准 说明：1.本制度自 2013 年 11 月 30 日至 2014 年 1 月 30 日进行试运行。 2.试运行期间，由综合部对其制度的可操作性、实效性进行验证，并进行修改和完善。 1.0 目 的 为提高会议的质量和效率，规范会议有关事项的管理，特制定本制度。 2.0 适用范围 本制度适用于公司和各部门会议的管理。 3.0 定 义（无） 4.0 职 责 4.1 会议发起人和主持人 4.1.1 确定会议目的、会议议程、参加人员和审核会议通知。 4.1.2 控制会议节奏与进度，控制会议时间。 4.1.3 会议不能准时召开等其它变故的事前协调。 4.1.4 会议纪律的监督执行。 4.1.5 对会议决议核准、执行的明确。 4.2 通知人 4.2.1 编制、发放会议通知和对会议通知异常状况反馈主持人； 4.2.4 对会议因故取消或延迟，至少提前半小时通知相关人员。 4.3 记录人 4.3.1 组织会议签到。 4.3.2 记录会议内容(包括会议记录和会议决议事项)和对会议记录的发放。 4.4 会议决议跟踪验证人：检查跟进、验证会议决议执行状况，并反馈主持人。 4.5 参会人员 4.5.1 准备相关会议资料； 4.5.2 参与会议讨论和对会议议程进行建言； 4.5.3 传达会议精神和对会议决议责任事项的执行。 5.0 制度内容 5.1 会议安排 1）.公司每周组织一至两次管理运行讨论会 。 2）.各事业部应推行月度工作总结会 、 周产销协调会 。 3）.公司直属的其他部门和各事业部下属的各部门（包括部门下属的车间、仓管、采购）应 推行月度工作总结会 、 部门周例会和根据工作情况安排其他会议。 4）.各部门月度工作总结会的会议记录及会议决议应进行分发和上报直属主管、副总、 2 文件编号 文件版本 1/0 受 控 状 态会议管理制度 生效日期 页 码 第 2 页 共 3 页 总经理。 5.2 月度会议、周会应定时进行，无特殊情况不另行通知；紧急会议应至少提前 1 小时通知； 其它会议应至少提起 1 天以会议通知表进行书面通知，并明确会议主题、时间、地点、 与会人员、会议内容等。 5.3 会议时间不得超过 1.5 小时。 5.4 会议应具有针对性、目的明确、会而有果。 5.5 会议含异常处理、管理改进、工作落实内容的，主持人应安排记录人进行会议记录和 形成会议决议 。(注：宣导、表扬、活动类会议可以不用记录) 。记录人应在会议第二 日（遇节假日顺延）对会议记录与发言人对发言内容进行确认；对会议决议交主 持人进行审核，并发放各与会人员及相关部门。 5.6 与会人员不得无故缺席、迟到、早退。因特殊情况确实无法参会的，应提前通知会议主持 人，班组长级及以上人员应委任职务代理人参加。 5.7 与会人员应提前做好如汇报、提议等的会议准备。 5.8 会议主持人应提前 5 分钟入场，进行会议准备；与会人员应提前 2 分钟入场。 5.9 与会人员应注重仪表，坐姿端正、精神饱满、精力集中。 5.10 禁止吸烟、睡觉、随意走动和处理与会议无关的事。 5.11 禁止拨打电话，手机应进行关机或调至静音状态。若因要事需接听电话的，应征得主持 人同意后，进行离会接听。 5.12 未经主持人许可,不许交头讨论。需要提问时，应举手示意征得主持人同意或在主持人的 安排下发言。 5.13 发言、讨论和建议时： .与会人员应把握会议重点，紧扣会议议程，积极发言、讨论、建议。 .发言内容应“精短” 、 “务实” 、 “ 条理” 、 “ 通俗” 。 .不允许故意刁难逃避责任急于了事和专横自大。 5.14 若遇突发事件急须离会处理的，应知会主持人同意。 5.15 若会议决议的跟踪与反馈需变更责任人员的，主持人应在决议时进行明确。 5.16 会议决议处理： .与会人员应对会议议程进行决议。决议应包括：决议事项、责任人、完成时间、跟踪人、 结果验证。 .若与会人员无决议的，主持人应对议程进行决议。 .会议决议事项的责任人，应按要求完成决议事项。 .检查、验证责任人，应按要求对决议的执行进行跟踪，记录，并对跟踪结果反馈主持人。 3 6.0 违规约定 文件编号 文件版本 1/0 受 控 状 态会议管理制度 生效日期 页 码 第 3 页 共 3 页 违反本规定的责任人，扣除“管理行为”考核 2 分，并进行通报处理。 7.0 相关程序/制度 7.1信息交流控制程序XTT02-5-01 7.2员工培训控制程序XTT02-6-01 8.0 相关表单 8.1培训/会议通知表 XTT02-6-01-05 8.2签到表XTT02-6-01-03 8.3会议记录XTT03-02-38G-01/1 会议决议XTT03-02-38G-01/2 4 注：附会议记录和会议决议表单供参考（见第 4、第 5 页） 。 有限公司 会 议 记 录 部门： 年度：20 年 会议时间 月 日 时 时 主持人 记录人 会议名称 地 点 参会人员情况 应到 人 实到 人 缺席 人 迟到 人 早退 人 会 议 记 录（可另附页） 发言人 发 言 内 容 确 认 (其他说明) 5 会议决议 部门： 年度：20 年 会议时间 月 日 时 时